Tài liệu Tin học đại cương

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 
TAØI LIEÄU 
TIN HOÏC ÑAÏI CÖÔNG 
TP. HOÀ CHÍ MINH – 2013 
Tài liệu Tin Học Đại Cương Trường Cao Đẳng Kinh Tế TP.HCM 
MỤC LỤC 
BÀI 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ TIN HỌC ......................................................................................... 1 
1.1. KHÁI NIỆM ................................................................................................................... 2 
1.1.1. Thông tin và dữ liệu (information and data) ............................................................... 2 
1.1.2. Tin học (informatics) ................................................................................................. 2 
1.1.3. Máy tính (computer).................................................................................................. 2 
1.1.4. Chương trình (program) ............................................................................................ 2 
1.1.5. Phần cứng (hardware) ............................................................................................... 2 
1.1.6. Phần mềm (software) ................................................................................................ 2 
1.2. THÀNH PHẦN HỆ THỐNG MÁY TÍNH .................................................................... 3 
1.2.1. Phần cứng (hardware) ............................................................................................... 3 
1.2.2. Phần mềm (software) ................................................................................................ 5 
1.3. BIỂU DIỄN DỮ LIỆU TRÊN MÁY TÍNH................................................................... 5 
1.3.1. Hệ nhị phân ............................................................................................................... 5 
1.3.2. Biểu diễn dữ liệu trên máy tính.................................................................................. 6 
1.4. TỔ CHỨC LƯU TRỮ THÔNG TIN TRÊN MÁY TÍNH ............................................ 6 
1.4.1. Ổ đĩa (Disk) .............................................................................................................. 6 
1.4.2. Tập tin (File) ............................................................................................................. 6 
1.4.3. Thư mục (Directory – hoặc Folder) ........................................................................... 7 
1.4.4. Đường dẫn (Path) ...................................................................................................... 8 
1.5. HỆ ĐIỀU HÀNH ............................................................................................................ 8 
1.5.1. Khái niệm ................................................................................................................. 8 
1.5.2. Chức năng của hệ điều hành ...................................................................................... 8 
1.6. INTERNET .................................................................................................................... 9 
1.6.1. Dịch vụ tìm kiếm thông tin ........................................................................................ 9 
1.6.2. Dịch vụ thư điện tử.................................................................................................... 9 
BÀI 2. HỆ ĐIỀU HÀNH MS-WINDOWS ............................................................................. 10 
2.1. GIỚI THIỆU WINDOWS ........................................................................................... 11 
2.1.1. Thao tác điều khiển mouse (chuột) .......................................................................... 11 
2.1.2. Khởi động và kết thúc phiên làm việc ...................................................................... 11 
2.2. ĐIỀU KHIỂN QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC CỦA ỨNG DỤNG .................................... 13 
2.2.1. Khởi động ứng dụng................................................................................................ 13 
2.2.2. Thành phần cửa sổ ứng dụng ................................................................................... 13 
2.2.3. Kết thúc ứng dụng ................................................................................................... 14 
Tài liệu Tin Học Đại Cương Trường Cao Đẳng Kinh Tế TP.HCM 
2.2.4. Chuyển đổi giữa các ứng dụng ................................................................................ 14 
2.3. QUẢN LÝ CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG WINDOWS ................................................ 14 
2.3.1. Duyệt các đối tượng trên máy .................................................................................. 14 
2.3.2. Tổ chức Files và Folders ......................................................................................... 15 
2.3.3. Tìm kiếm tài liệu bằng công cụ Search .................................................................... 17 
2.4. ĐIỀU CHỈNH MÔI TRUỜNG LÀM VIỆC – CONTROL PANEL .......................... 17 
BÀI 3. PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN ..................................................................... 21 
3.1. GIỚI THIỆU ............................................................................................................... 22 
3.1.1. Màn hình MS-Word ................................................................................................ 22 
3.1.2. Một số khái niệm..................................................................................................... 24 
3.1.3. Các phím sử dụng trong soạn thảo ........................................................................... 25 
3.2. TRÌNH TỰ SOẠN THẢO MỘT VĂN BẢN ............................................................... 25 
3.3. HIỆN THỰC VĂN BẢN TRÊN MÁY TÍNH ............................................................. 25 
3.3.1. Khởi động MS-Word............................................................................................... 25 
3.3.2. Thoát khỏi Word ..................................................................................................... 25 
3.3.3. Các thao tác cơ bản ................................................................................................. 26 
3.3.4. Chuyển đổi giữa chế độ gõ chèn và gõ đè ................................................................ 26 
3.3.5. Thao tác trên khối ô................................................................................................. 26 
3.4. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN.............................................................................................. 28 
3.4.1. Định dạng chữ ......................................................................................................... 28 
3.4.2. Định dạng đoạn ....................................................................................................... 29 
3.4.3. Kẻ khung và tạo bóng nền văn bản .......................................................................... 30 
3.4.4. Đặt và sử dụng Tab ................................................................................................. 31 
3.4.5. Các định dạng đặc biệt ............................................................................................ 33 
3.5. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN .............................................................. 35 
3.5.1. Hình ảnh ................................................................................................................. 35 
3.5.2. Chữ nghệ thuật (WordArt) ...................................................................................... 37 
3.5.3. Biểu thức toán học (Equation) ................................................................................. 38 
3.5.4. Đối tượng SmartArt................................................................................................. 39 
3.5.5. Chèn biểu đồ (Chart) ............................................................................................... 40 
3.6. PHÂN CỘT VÀ SỬ DỤNG BẢNG ............................................................................. 41 
3.6.1. Phân cột báo ............................................................................................................ 41 
3.6.2. Sử dụng bảng .......................................................................................................... 42 
3.7. TRỘN VĂN BẢN ......................................................................................................... 44 
3.7.1. Giới thiệu ................................................................................................................ 44 
Tài liệu Tin Học Đại Cương Trường Cao Đẳng Kinh Tế TP.HCM 
3.7.2. Tạo văn bản nguồn .................................................................................................. 44 
3.7.3. Tạo văn bản mẫu để trộn ......................................................................................... 45 
3.7.4. Trộn văn bản ........................................................................................................... 45 
3.8. IN ẤN TRONG MICROSOFT WORD ...................................................................... 46 
3.8.1. In ấn ........................................................................................................................ 46 
3.8.2. Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang, đánh số trang, trang bìa ....................................... 48 
BÀI 4. PHẦN MỀM TẠO LẬP BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL ................................ 50 
4.1. GIỚI THIỆU ................................................................................................................ 51 
4.1.1. Khởi động MS-Excel............................................................................................... 51 
4.1.2. Màn hình Excel ....................................................................................................... 51 
4.1.3. Một số khái niệm..................................................................................................... 51 
4.1.4. Thoát khỏi Excel ..................................................................................................... 52 
4.1.5. Hướng dẫn trực tuyến .............................................................................................. 52 
4.2. QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG BẢNG TÍNH ................................................................... 53 
4.2.1. Phân tích ................................................................................................................. 53 
4.2.2. Hiện thực bảng tính trên máy .................................................................................. 53 
4.2.3. Kiểm tra và cho chạy thử ......................................................................................... 53 
4.3. HIỆN THỰC BẢNG TÍNH TRÊN MÁY TÍNH ......................................................... 53 
4.3.1. Cập nhật dữ liệu ...................................................................................................... 53 
4.3.2. Định dạng bảng tính ................................................................................................ 56 
4.3.3. Thiết lập thông số in ................................................................................................ 56 
4.4. CÁC XỬ LÝ CHI TIẾT .............................................................................................. 59 
4.4.1. Xử lý trang tính ....................................................................................................... 59 
4.4.2. Định dạng ô............................................................................................................. 59 
4.4.3. Xử lý cột, hàng, ô .................................................................................................... 60 
4.4.4. Tham chiếu tuyệt đối, tương đối và hỗn hợp ............................................................ 62 
4.5. HÀM TRONG EXCEL ................................................................................................ 63 
4.5.1. Khái niệm ............................................................................................................... 63 
4.5.2. Một số hàm thuờng dùng ......................................................................................... 63 
4.5.3. Hàm điều kiện ......................................................................................................... 66 
4.5.4. Mã lỗi (Error code).................................................................................................. 66 
4.5.5. Sử dụng công cụ Function Wizard ........................................................................... 66 
4.5.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu VLOOKUP VÀ HLOOKUP ...................................... 67 
4.6. TẠO ĐỒ THỊ ............................................................................................................... 68 
4.6.1. Tổng quan ............................................................................................................... 68 
Tài liệu Tin Học Đại Cương Trường Cao Đẳng Kinh Tế TP.HCM 
4.6.2. Sử dụng nhóm Charts .............................................................................................. 69 
4.7. CƠ SỞ DỮ LIỆU ......................................................................................................... 69 
4.7.1. Các khái niệm ......................................................................................................... 69 
4.7.2. Đặt tên vùng ............................................................................................................ 70 
4.7.3. Thao tác lọc, xoá, rút trích và các hàm Database...................................................... 70 
4.7.4. Sắp thứ tự ................................................................................................................ 73 
Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 1 
BÀI 1 
ĐẠI CƯƠNG VỀ TIN HỌC 
Nội dung: 
 Một số khái niệm 
 Các thành phần trong máy tính 
 Biểu diễn dữ liệu trên máy tính 
 Tổ chức lưu trữ thông tin trên máy tính 
 Hệ điều hành 
 Internet 
Bài 1. Đại cương Tin Học Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 2 
1.1. KHÁI NIỆM 
1.1.1. Thông tin và dữ liệu (information and data) 
Thực ra không có sự khác biệt nhiều giữa khái niệm thông tin trong đời sống xã hội và khái niệm 
thông tin trong tin học. Trước mỗi thực thể (sự vật, sự kiện) tồn tại khách quan, con người luôn 
muốn biết rõ về nó càng nhiều càng tốt. Những hiểu biết có thể có được về một thực thể nào đó 
được gọi là thông tin về thực thể đó. 
Ví dụ: báo chí hàng ngày, sơ yếu lý lịch, ... 
Muốn đưa thông tin vào máy tính, con người phải tìm cách thể hiện thông tin sao cho máy tính 
có thể nhận biết và xử lý được. Dữ liệu là thông tin đã được đưa vào máy tính. 
1.1.2. Tin học (informatics) 
Tin học là ngành khoa học công nghệ nghiên cứu các phương pháp, các quá trình xử lý thông tin 
một cách tự động dựa trên các phương tiện kỹ thuật mà chủ yếu là máy tính điện tử. 
1.1.3. Máy tính (computer) 
Là một thiết bị  ... ,start_num,num_char) 
Hàm này trả về chuỗi con của chuỗi 
Text được trích từ vị trí Start_num và 
dài Num_char ký tự 
MID(“ABCD”,2,2) “BC” 
9 LEN(text) Hàm trả về kích thước (chiều dài) 
của chuỗi text 
LEN(“ABCD”) 4 
10 TRIM(text) Hàm này trả về chuỗi Text, trong đó 
các ký tự khoảng trắng ở đầu và 
cuối chuỗi đã được cắt bỏ 
TRIM(“ ABCD ”) “ABCD” 
11 VALUE(text) Hàm này đổi một chuỗi dạng số 
thành số 
VALUE(“1,500.25”) 1500.25 
12 UPPER(text) Hàm này trả về chuỗi Text đã được 
đổi sang chữ hoa 
UPPER(“abcd”) “ABCD” 
13 LOWER(text) Hàm này trả về chuỗi Text đã được 
đổi sang chữ thường 
LOWER(“AbCd”) “abcd” 
14 PROPER(text) Hàm này trả về chuỗi Text, trong đó 
ký tự đầu tiên mỗi từ được đổi sang 
chữ hoa 
PROPER(“tran tam”) “Tran Tam” 
Hàm xử lý ngày tháng 
15 DAY(Serial_number) Hàm trả về ngày của Serial_number DAY(“12/22/2005”) 22 
16 MONTH(Serial_number) Trả về tháng của Serial_number MONTH(“12/22/2005”) 12 
17 YEAR(Serial_number) Hàm trả về năm của Serial_number YEAR(“12/22/2005”) 2005 
18 DATE(YYYY,MM,DD) Hàm này trả về giá trị số ứng với 
ngày tháng năm 
DATE(2005,12,22) 22/12/05 
Hàm thống kê 
19 SUM (number1,number2,...) Hàm này trả về tổng Number1, 
Number2, 
SUM(1,2,3) 
SUM(A1:A3) 
SUM(A1:A3,4) 
6 
6 
10 
20 AVERAGE 
(number1,number2,...) 
Hàm này trả về trung bình cộng các 
số Number1, Number2, 
AVERAGE(1,2,3) 
AVERAGE(A1:A3) 
AVERAGE(A1:A3,4) 
2 
2 
2.5 
21 MIN 
(number1,number2,...) 
Hàm này trả về giá trị nhỏ nhất của 
dãy số Number1, Number2, 
MIN(1,2,3) 
MIN(A1:A3) 
MIN(A1:A3,0) 
1 
1 
0 
Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 65 
22 MAX 
(number1,number2,...) 
Hàm này trả về giá trị lớn nhất của 
dãy số Number1, Number2, 
MIN(1,2,3) 
MIN(A1:A3) 
MIN(A1:A3,4) 
3 
3 
4 
23 COUNT 
(value1,value2,) 
Hàm này trả về số phần tử có kiểu 
số trong dãy giá trị value1,value2 
COUNT(2,“ab”,5,4) 3 
24 COUNTA 
(value1,value2,) 
Hàm này trả về số phần tử có chứa 
giá trị (tức là đếm số phần tử khác 
trống) 
COUNT(2,“ab”,5,4) 
COUNT(A1:A4) 
4 
3 
25 COUNTIF(range,criteria) Hàm này trả về số phần tử của vùng 
Range thoả mãn điều kiện Criteria 
COUNTIF (A1:A3,“>2”) 1 
26 SUMIF 
(range,criteria,sum_range) 
Hàm này trả về tổng của những 
phần tử được chọn của vùng 
Sum_Range, những phần tử này 
được chọn ứng với những dòng của 
vùng Range có giá trị thoả mãn điều 
kiện Criteria 
SUMIF(A1:A3,“>1”, 
B1:B3) 
50 
27 RANK(number,ref,order) Xếp hạng của number trong ref với 
order như sau 
0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất 
xếp thứ nhất hay xếp theo thành tích 
học tập). 
1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất 
xếp thứ nhất hay xếp theo thành tích 
thể thao). 
RANK(A1,$A$1:$A$3,0) 3 
Hàm Logic 
28 AND(logical1,logical2,) Phép logic AND AND(3>2,55) 
AND(2>3,55) 
TRUE 
FALSE 
29 OR(logical1,logical2,) Phép logic OR OR(3<2,5<8,6<5) 
OR(3<2,8<5,6<5) 
TRUE 
FALSE 
30 NOT(logical) Phép phủ định biểu thức logic NOT(3>2) 
NOT(3<2) 
FALSE 
TRUE 
Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 66 
4.5.3. Hàm điều kiện 
IF(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false) 
Diễn giải : Nếu logic_test thì value_if_true không thì value_if_false. 
 Logic_test: là biểu thức điều kiện (dùng hàm And, Or để và, hoặc các điều kiện). 
 Value_if_true: là giá trị trả về nếu điều kiện đúng. 
 Value_if_false: là giá trị trả về nếu điều kiện sai (có thể là một hàm if khác, gọi là hàm if 
lồng nhau). 
 Hàm IF không được lồng nhau quá 64 cấp. 
4.5.4. Mã lỗi (Error code) 
Khi gặp công thức hoặc hàm “không thể tính toán được”, Excel sẽ báo lỗi : 
Mã lỗi Ý nghĩa Ví dụ 
#DIV/0! 
#N/A 
#NAME? 
#NUM! 
#REF! 
#VALUE! 
Chia cho zero. 
Tham chiếu trị không tồn tại. 
Sử dụng tên vùng mà Excel “không biết”. 
Sử dụng số sai. 
Tham chiếu đến địa chỉ ô không hợp lệ. 
Sử dụng tham số hay toán hạng sai kiểu. 
=35/0 
=VLOOKUP(“ABC”,Table,2,FALSE) 
=20*Giatri 
=Sqrt(-1) 
=A1*2 Lỗi khi xoá ô A1 
=20* “Giatri” 
4.5.5. Sử dụng công cụ Function Wizard 
Function Wizard là công cụ hỗ trợ nhập hàm bằng cách khai báo thay vì phải gõ hàm trực tiếp từ 
bàn phím. 
- Bước 1 : Khai báo hàm 
 Chuyển active cell đến ô sẽ nhập công 
thức. 
 Click vào nút Function Wizard. 
 Khai báo loại của hàm cần dùng trong 
danh mục Select a category. 
 Chọn tên hàm cần dùng trong mục Select a 
function. 
 Nhấn nút OK để chuyển sang khai báo 
tham số của hàm trong dialog box thứ hai. 
- Bước 2 : Khai báo tham số của hàm 
 Khai báo các tham số của hàm theo 1 trong các cách sau : 
 Drag lên bảng tính vùng chứa giá trị được dùng làm tham số của hàm 
 Nhập tên vùng tham số nếu có đặt tên. 
 Nhập địa chỉ trực tiếp từ bàn phím 
 Nhấn nút OK khi xong. 
Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 67 
4.5.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu VLOOKUP VÀ HLOOKUP 
Ý nghĩa, công dụng 
Excel cho phép tạo công thức trong đó toán hạng được trích ra trong danh sách khác. Ví dụ : 
trong hoá đơn, tên hàng hoá, đơn giá của một mặt hàng được trích ra từ bảng giá nếu biết được 
mã hàng hoá. 
Cú pháp hàm 
+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột - VLOOKUP. 
VLOOKUP sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là 
bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đó. 
= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup) 
 Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã). 
 Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ). 
 Column_index_num: số thứ tự của cột, nơi lấy giá trị trả về. 
 Range_lookup nhận một trong hai giá trị: 
0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu 
giống hệt nhau). 
1 : là tìm kiếm tương đối (giá ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải được Sắp xếp tăng 
dần). 
Hoạt động của hàm VLOOKUP như sau: 
Giá trị trong tham số lookup_value sẽ được dò tìm trong cột thứ nhất của danh sách table_array. 
Nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị chứa trong ở cột column_index_num. Nếu không tìm thấy thì tuỳ 
theo giá trị của range_lookup mà sẽ xử lý như sau: 
Giá trị FALSE / 0 – khi không tìm thấy sẽ trả về lỗi #N/A 
Giá trị TRUE / 1 – Excel trả về “trị gần đúng” trong hàng có giá trị cột 1 lớn nhất và nhỏ hơn trị 
dò tìm. Danh sách dò tìm phải được sắp thứ tự trước theo cột đầu tiên 
Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 68 
+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng - HLOOKUP. 
HLookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên hàng đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là 
bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đó. 
= HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) 
Tóm tắt 
 Hàm số học: INT, MOD, ROUND, SQRT, POWER 
 Hàm về xử lý chuỗi ký tự: LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM, VALUE, UPPER, LOWER, PROPER 
 Hàm xử lý ngày tháng: DAY, MONTH, YEAR, DATE 
 Hàm thống kê : SUM, AVERAGE, MIN, MAX, COUNT, COUNTA, COUNTIF, SUMIF, RANK 
 Hàm logic: AND, OR, NOT, IF 
 Hàm tìm kiếm và tham chiếu: VLOOKUP , HLOOKUP 
 Mã lỗi (error code) 
 Sử dụng công cụ Function Wizard 
4.6. TẠO ĐỒ THỊ 
4.6.1. Tổng quan 
Khái niệm, các đối tượng bên trong đồ thị 
Biểu đồ (Chart) : là dạng biểu diễn trực quan của dữ liệu. Chúng giúp cho số liệu trở nên rõ ràng, 
dễ hiểu khi xem cũng như khi so sánh đánh giá. 
Các thành phần của biểu đồ thường gặp mô tả như hình sau : 
Phân loại, công dụng các loại đồ thị 
Tuỳ theo yêu cầu biểu diễn, các loại biểu đồ thường dùng có thể phân thành các nhóm sau 
Chart title 
Value axis 
Legend 
Category axis 
Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 69 
 Các biểu đồ dùng so sánh – biểu đồ cột (Column). 
 Các biểu đồ dùng biểu diễn cơ cấu – biểu đồ hình bánh (Pies). 
 Các biểu đồ dùng biểu diễn xu hướng – biểu đồ đường (Line) và vùng (Area). 
 Các biểu đồ khác – XY, Stock, Bubble v.v... 
4.6.2. Sử dụng nhóm Charts 
Bước 1 : Chọn vùng dữ liệu click Insert 
 nhóm Charts 
Bước 2 : Chọn loại đồ thị 
Bước 3 : Chỉnh sửa đồ thị bằng thanh công cụ Chart Tools 
4.7. CƠ SỞ DỮ LIỆU 
4.7.1. Các khái niệm 
Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp thông tin có tổ chức được lưu trữ trên máy tính và được 
thiết kế để người sử dụng có thể truy xuất dễ dàng để lấy thông tin. 
 Cột (column) biểu diễn các field (trường chứa dữ liệu). 
 Hàng (row) biểu diễn các record (tập hợp thông tin các field). 
Danh sách (list) là tập hợp nhiều hàng kế tiếp nhau trong đó hàng đầu tiên chứa tên các cột 
(column labels), các hàng còn lại mỗi hàng chứa dữ liệu về một đối tượng trong danh sách. Danh 
sách trong Excel được xem như 1 Database với tổ chức như sau : (ví dụ vùng số 1) 
 Mỗi cột (column) trong danh sách tương ứng với một vùng (field) trong database. 
 Các tên cột (column labels) trong danh sách là tên vùng (field name) trong database. 
 Mỗi hàng (row) trong danh sách tương ứng với một mẫu tin (record) trong database. 
Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá hay rút trích. Vùng này gồm 
ít nhất hai dòng: (ví dụ vùng số 2) 
 Dòng đầu chứa tiêu đề 
 Các dòng còn lại chứa điều kiện. 
Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 70 
4.7.2. Đặt tên vùng 
Excel cho phép đặt tên vùng và dùng tên để tham chiếu đến vùng đó trong công thức 
 Để đặt tên 1 vùng : chọn vùng muốn đặt tên 
click vào Name box nhập tên muốn đặt cho 
vùng đã chọn Enter. 
 Để chọn vùng đã đặt tên : click vào mũi tên của 
hộp Name box click vào tên vùng muốn chọn. 
 Để tham chiếu vùng đã đặt tên trong công thức: 
sau khi vùng đã đặt tên ta có thể dùng tên vùng 
thay địa chỉ vùng khi muốn tham chiếu trong 
công thức. Việc sử dụng tên vùng làm cho công 
thức dễ hiểu hơn. Ta dùng phím F3 để truy xuất 
lấy tên vùng. 
Ghi chú : Excel mặc nhiên xem việc tham 
chiếu đến tên vùng là tham chiếu tuyệt đối 
đến địa chỉ vùng đó 
4.7.3. Thao tác lọc, xoá, rút trích và các hàm Database 
Nhấn Data chọn nhóm Sort & Filter 
chọn Advanced 
4.7.3.1.Lọc dữ liệu 
Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 71 
a) Di chuyển con trỏ ô vào một ô bất kỳ của danh 
sách 
b) Thực hiện lệnh Data chọn nhóm Sort & 
Filter chọn Advanced 
o Trong Action, chọn Filter the List, in 
place 
o Trong List range nhập địa chỉ danh sách 
o Trong Criteria range nhập địa chỉ vùng 
Criteria 
o Nếu chọn Unique record only, dữ liệu lọc 
ra nếu có những dòng trùng nhau sẽ trình 
bày chỉ một dòng 
c) Click nút OK, các mẫu tin không thoả điều 
kiện trong vùng Criteria sẽ bị dấu đi, chỉ trình 
bày các mẫu tin thoả điều kiện 
Ghi chú: muốn bỏ việc lọc các mẫu tin, thực 
hiện lệnh Data 
4.7.3.2.Rút trích dữ liệu 
Trong thao tác này cần tạo trước danh sách và vùng Criteria và vùng Extract 
a) Di chuyển con trỏ ô vào một ô bất kỳ của danh 
sách 
b) Thực hiện lệnh Data chọn nhóm Sort & 
Filter chọn Advanced 
o Trong Action, chọn Copy to another 
location 
o Trong List range nhập địa chỉ danh sách 
o Trong Criteria range nhập địa chỉ vùng 
Criteria 
o Trong Copy to nhập địa chỉ dòng đầu vùng 
Extract (bởi vì không thể xác định chính 
xác số dòng được trích) 
o Nếu chọn Unique record only, dữ liệu trích 
ra nếu có những dòng trùng nhau sẽ trình 
bày chỉ một dòng 
c) Click nút OK, các mẫu tin thoả điều kiện trong 
vùng Criteria sẽ đuợc chép vào vùng Extract 
4.7.3.3.Các dạng vùng tiêu chuẩn 
a) Tiêu chuẩn số 
Ô điều kiện có kiểu số 
Ví dụ: Tiêu chuẩn LUONG bằng 1,500,000 
LUONG 
1500000 
Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 72 
b) Tiêu chuẩn chuỗi 
Ô điều kiện có kiểu chuỗi 
Ví dụ: Tiêu chuẩn TEN bằng NAM 
TEN 
NAM 
c) Tiêu chuẩn so sánh 
Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh, các toán tử so sánh gồm: 
> Lớn hơn 
< Nhỏ hơm 
>= Lớn hơn hay bằng 
<= Nhỏ hơn hay bằng 
= Bằng 
 Khác 
Ví dụ: Tiêu chuẩn LUONG lớn hơn 1,500,000 
LUONG 
>1500000 
d) Tiêu chuẩn công thức 
Ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trường hợp sử dụng tiêu chuẩn này phải lưu ý hai yêu 
cầu sau 
 Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng 
Database 
 Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên (dòng thứ hai trong 
vùng Database) để so sánh 
Ví dụ: Tiêu chuẩn ký tự đầu của TEN khác “N” 
XYZ 
FALSE 
Công thức trong ô điều kiện là =LEFT(C2,1) “N” 
e) Liên kết tiêu chuẩn 
Có thể lọc, xoá hay rút trích các mẫu tin trong vùng Database bằng cách giao (AND) hay 
hội (OR) của nhiều điều kiện khác nhau. 
 Nếu các ô điều kiện khác cột có tính chất giao 
 Nếu các ô điều kiện khác dòng có tính chất hội 
Ví dụ: 
LUONG CHUC VU 
1500000 NV 
>1500000 TP 
Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện : (LUONG bằng 1500000 và CHUC VU là NV) 
hay (LUONG lớn hơn 1500000 và CHUC VU là TP) 
Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 73 
f) Tiêu chuẩn trống 
Nếu trong ô điều kiện không có dữ liệu, tiêu chuẩn là tuỳ ý. 
Ví dụ: 
LUONG CHUC VU 
1500000 
 TP 
Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện : LUONG bằng 1500000 hay CHUC VU là TP 
4.7.3.4.Các hàm Database 
Các hàm Database có tính chất thống kê những mẫu tin trong vùng Database thoả điều kiện của 
vùng tiêu chuẩn hay vùng điều kiện Criteria 
Cú pháp các hàm Database chư sau 
+ DSUM(,,) 
Hàm này tính tổng trên cột Field của vùng Database tại những dòng thoả điều kiện của vùng 
tiêu chuẩn Criteria 
Ví dụ: Tính tổng THÀNH TIỀN của các mặt hàng 
+ Nhập vào ô B20 công thức 
DSUM($A$3:$H$8,H3,H19:H20) 
+ Nhập vào ô C20 công thức 
DSUM($A$3:$H$8,H3,I19:I20) 
+ Nhập vào ô D20 công thức 
DSUM($A$3:$H$8,H3,J19:J20) 
+ DMAX(,,) 
Hàm này tính giá trị lớn nhất trên cột Field của vùng Database tại những dòng thoả điều kiện 
của vùng tiêu chuẩn Criteria 
+ DMIN(,,) 
Hàm này tính giá trị nhỏ nhất trên cột Field của vùng Database tại những dòng thoả điều kiện 
của vùng tiêu chuẩn Criteria 
+ DAVERAGE(,,) 
Hàm này tính giá trị trung bình trên cột Field của vùng Database tại những dòng thoả điều kiện 
của vùng tiêu chuẩn Criteria 
4.7.4. Sắp thứ tự 
4.7.4.1.Sắp thứ tự đơn giản 
 Di chuyển cho con trỏ ô vào cột cần sắp xếp 
 Nhấn vào biểu tượng trong nhóm Sort & Filter 
Bài 4. Phần mềm tạo lập bảng tính Microsoft Excel Tài liệu Tin Học Đại Cương 
Trang 74 
4.7.4.2.Sắp thứ tự nhiều chỉ tiêu 
 Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp 
 Nhấn Data chọn nhóm Sort & Filter 
 Sort 
 Tên cột cần sắp xếp (ở sort by) chọn thứ tự sắp xếp trong mục Order 
 Then by: trong trường hợp nếu trùng thì sắp xếp theo cột tiếp. 
 My data has headers: Sắp xếp và trừ hàng đầu tiên (tên cột). 
Tóm tắt 
1. Danh sách : 
 Cột tương ứng vùng dữ liệu (field), tên cột ứng với tên vùng (field name). 
 Hàng tương ứng với mẫu tin (record). 
2. Thao tác lọc, xóa, rút, trích dữ liệu 
3. Các hàm cơ sở dữ liệu (database) : DSUM , DMAX , DMIN , DAVERAGE 
4. Sắp thứ tự