Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project - Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

Quản trị dự án trên máy tính 
với Microsoft Project 
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội 
Lộ trình môn học 
Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án 
Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP) 
Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án 
Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc 
Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch 
Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực 
Bài 7: Quản lý chi phí dự án 
Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án 
Bài 9: Ôn tập và kiểm tra 
BÀI 5 
PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH 
Nội dung chính 
Luyện tập sơ đồ mạng công việc và đường găng 
Đảm bảo và tối ưu hóa đường Găng 
Xác định rủi ro trên đường Găng 
Quét các nguồn rủi ro 
Đánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi ro 
Tính giá trị rủi ro 
Xác định chiến lược phòng chống rủi ro 
Xây dựng file quản lý rủi ro 
Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro 
Lọc, sắp xếp và phân nhóm rủi ro 
Đánh dấu rủi ro trọng yếu 
Tính chi phí và nhân lực phòng chống rủi ro 
Giám sát rủi ro 
Xác định số ngày làm việc để hoàn thành dự án 
Tính ngày kết thúc dự án 
Nhập ngày tháng trong MSP 
Các loại lịch MSP 
Thử nghiệm 3 loại lịch chuẩn: Standard, 24 Hours, Night Shifts 
Tự định nghĩa lịch 
Phân tích ảnh hưởng lịch với dự án 
Đăng ký ngày nghỉ 
Các thiết đặt lịch của MSP 
Luyện tập vẽ sơ đồ mạng công việc và tìm đường găng 
ID 
Công việc 
Thời gian (h) 
Trình tự 
A 
Làm cọc tre 
5 
Làm ngay 
B 
Vót nan tre 
6 
Làm ngay 
C 
Chọn mặt bằng 
1 
Làm ngay 
D 
Trồng cọc chuồng thỏ 
4 
Sau A, C 
E 
Đan rào ch. thỏ 
8 
Sau B 
F 
Lót chuồng thỏ 
4 
Sau D, E 
G 
Mua thỏ 
8 
Sau C 
H 
Thả thỏ vào chuồng 
2 
Sau F, G 
I 
Làm máng thức ăn 
2 
Sau F 
K 
Phục vụ khách 
3 
Sau I 
Đảm bảo và tối ưu hóa đường găng 
Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án công việc trên đường găng bị ảnh hưởng  tổng thời gian hoàn thành dự án bị ảnh hưởng theo 
Đường găng thể hiện thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án đảm bảo thành công các công việc trên đường găng giúp dự án hoàn thành đúng hạn nhanh nhất 
Tối ưu hóa các công việc trên đường găng nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí sẽ giúp thu ngắn thời gian tổng thể của dự án và tối ưu hóa các nguồn lực. 
Công tác phòng chống rủi ro được thực hiện nhằm đảm bảo các công việc trên đường găng được thành công 
Công tác điều phối cân bằng nguồn lực giúp tối ưu hóa các công việc trên đường găng 
Quy trình phòng chống rủi ro 
0. Xác định đường găng 
1. Xác định các nguồn rủi ro 
2. Xác định các rủi ro 
3. Đánh giá rủi ro 
4. Lựa chọn chiến lược xử lý rủi ro 
5. Xây dựng kế hoạch phòng chống, khắc phục 
6. C ập nhật kế hoạch dự án để thực hiện phòng chống rủi ro 
Xác định rủi ro trên đường găng 
Thiết lập ma trận các công việc trên đường găng và nguồn rủi ro 
Tiến hành xác định rủi ro với từng nguồn trên mọi công việc thuộc đường găng 
Lập danh sách các rủi ro 
Tiến hành đánh giá và cập nhật các thuộc tính rủi ro 
Tính toán phương án phòng chống rủi ro 
Tính toán chi phí phòng chống rủi ro 
# 
Công việc 
Thời gian 
Làm sau 
1 
Xin cấp đất 
1 tuần 
2 
Chuẩn bị mặt bằng 
4 tuần 
1 
3 
Xây phân xưởng 
8 tuần 
2 
4 
Xây nhà làm việc 
10 tuần 
2 
5 
Lắp đặt thiết bị 
6 tuần 
3 
6 
Lắp đặt hệ thống điện 
2 tuần 
4, 5 
7 
Lắp hệ xử lý nước thải 
3 tuần 
6 
8 
Chạy thử 
2 tuần 
6 
9 
Băt đầu sản xuất 
2 tuần 
8 
Ma trận xác định rủi ro 
Công việc 
Con người 
Máy móc 
Vật tư / Tài chính 
Phối hợp / Khác 
Xin cấp đất 
Sai thủ tục 
Chuẩn bị mặt bằng 
Thiếu máy ủi 
Xây phân xưởng 
Tai nạn lao động 
Thiếu xi măng 
Lắp đặt thiết bị 
Sai quy trình 
Lắp đặt hệ thống điện 
Thiếu vật tư 
Chạy thử 
Chưa quen hệ thống 
Quá tải do sai công suất 
Thiếu nhiên liệu 
Băt đầu sản xuất 
Mất điện 
Đánh giá rủi ro 
Đánh giá khả năng xảy ra 
Xác định xác suất xảy ra rủi ro tùy theo tình hình dự án và các biện pháp phòng chống đã thực hiện 
Thường tính bằng giá trị % hoặc mức độ: Cao, Trung bình, Thấp 
Đánh giá mức độ ảnh hưởng 
Đánh giá mức độ ảnh hưởng về chi phí, thời gian, chất lượng khi rủi ro xảy ra 
Thường sử dụng thang mức độ 1-5 hoặc giá trị: Cao, Trung bình, Thấp 
Tính giá trị rủi ro 
Khả năng xảy ra 
Mức độ ảnh hưởng 
Giá trị rủi ro 
Chiến lược xử lý rủi ro 
Giảm thiểu 
Tác động làm giảm khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng 
Né tránh 
Triệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi công nghệ, lịch trình bằng các giải pháp thay thế nhằm né tránh rủi ro 
Chuyển 
Chuyển công việc và nguồn rủi ro cho đối tác khác thực hiện 
Chấp nhận 
Chấp nhận sự tồn tại của rủi ro mà không chủ động giảm thiểu do chi phí “quá lớn” hoặc không có khả năng giảm thiểu 
Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục và theo dõi đều đặn rủi ro. 
Lập danh sách rủi ro 
ID 
Rủi ro 
Khả năng 
Mức độ 
Giá trị 
Chiến lược 
1 
Thiếu xi măng 
50% 
4 
2.0 
Giảm thiểu 
Phòng chống: Mua dư 20% 
Khắc phục: Vay bên cạnh 
2 
Hỏng máy ủi 
Tính chi phí phòng chống rủi ro 
Khai báo thời gian thực hiện các công việc phòng chống 
Khai báo các loại chi phí cho phòng chống rủi ro 
Khai báo chi phí cụ thể theo từng loại chi phí 
Sử dụng task usage, resource usage thống kê chi phí 
In báo cáo chi phí 
Xác định số ngày làm việc để hoàn thành dự án 
Vẽ sơ đồ mạng công việc 
Liệt kê các chuỗi công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án 
Tìm đường găng – chuỗi công việc có số ngày dài nhất 
Độ dài đường găng chính là thời gian làm việc để hoàn thành dự án 
Tính ngày kết thúc dự án 
MSP tính ngày kết thúc từng công việc hay dự án dựa vào ngày bắt đầu, cộng thêm thời gian làm việc theo từng loại lịch khác nhau và có tính đến ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật) cũng như ngày lễ (giỗ Tổ, Quốc khánh) 
NGÀY BẮT ĐẦU 
Số ngày làm việc 
Số ngày nghỉ, lễ 
NGÀY KẾT THÚC 
Chức năng đăng ký lịch trong MSP 
Người quản lý dự án có thể đăng ký lịch nghỉ và các ngày lễ theo thực tế dự án 
Các thiết đặt lịch sẽ được sử dụng làm cơ sở cho các tính toán thời gian trong dự án 
Các loại lịch cơ bản bao gồm lịch làm việc thông thường 8h/ngày, làm suốt 24h hoặc làm đêm 
Loại lịch 
Ngày nghỉ 
Ngày làm việc 
Ngày lễ 
Danh sách ngày lễ 
Lịch tuần làm việc thông thường 
Tạo lịch mới tùy chọn 
Các loại lịch trong Microsoft Project 
Loại lịch 
Diễn giải 
Standard 
chuẩn truyền thống, bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h chiều 
và mỗi ngày nghỉ 1h. 
Night Shift 
được tính bắt đầu từ đêm thứ 2 cho đến sáng thứ 7, từ 23h đêm đến 8h sáng và mỗi ngày nghỉ 1h. 
24 Hours 
không có thời gian nghỉ. 
Tạo lịch riêng cho dự án 
Chế độ làm việc / nghỉ 
Đăng ký khung giờ 
Chọn ngày làm việc (thứ mấy?) 
Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ 
1. Click đúp 
4. Sửachi tiết định kỳ 
3. Đăng kýlịch đặc biệt 
2. Thay đổi lịch 
Resource Sheet 
5. Đặt giờ làm/nghỉ 
6. Đăng ký định kỳ tuần/tháng/năm 
Các thiết đặt lịch cho dự án 
Schedule from : Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết thúc 
Calendar : Lịch cơ sở cho dự án 
Các thiết đặt lịch của MSP 
Chọn menu File \ Options \ Schedule 
Bài tập thiết đặt lịch 
# 
Câu hỏi 
Đáp án 
1 
Nhập công việc “Sơn tường” kéo dài 4 ngày. Không thay đổi DURATION, xác định số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trong các trường hợp ngày bắt đầu là : 1/4, 2/4, 3/4, 4/4/2014 
2 
Giải thích sự khác nhau của ngày kết thúc trong các trường hợp 2, 3, 4 của câu trên 
Đăng ký nguồn lực 3 thợ sơn. Thợ 1 làm việc lịch thông thường, thợ 2 làm nửa ngày buổi sáng, thợ 3 làm lịch thường nhưng nghỉ ăn giỗ 2/4 
3 
Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn 3 cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 1/4 phân tích sự khác nhau của ngày kết thúc 
4 
Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào các thứ 5 trong 3 tuần đầu tháng 5 cho “Thợ sơn 3” 
5 
So sánh sự khác nhau khi thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 4/4