Một số ý kiến nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả cho chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa của doanh nghiệp ở Việt Nam

77
Một số ý kiến . . .
MỘT SỐ Ý KIẾN NÂNG CAO TÍNH HỮU HIỆU VÀ HIỆU 
QUẢ CHO CHU KỲ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 
KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA CỦA 
DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM
Nguyễn Quốc Trung*
TÓM TẮT
Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán (CKPT HTTTKT) định hướng ứng dụng công 
nghệ thông tin là vấn đề đáng quan tâm của các doanh nghiệp tại Việt Nam trong thời gian sắp tới. 
Hiện nay, các công trình nghiên cứu về nội dung CKPT HTTTKT và nội dung triển khai ứng dụng 
hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)đã được công bố nhưng chủ yếu nghiên cứu tách biệt 
về hai vấn đề này. Xuất phát từ thực trạng đó, bài viết tập trung tìm hiểu tác động của ERP đến 
CKPT HTTTKT trong phạm vi nội dung tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. 
Từ kết quả phân tích, bài viết đề xuất các nhóm giải pháp để hạn chế, khắc phục các khó khăn khi 
chuyển đổi mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, từ đó góp phần tăng cường 
tính hữu hiệu và hiệu quả cho CKPT HTTTKT.
Từ khóa: Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán, tổ chức công tác kế toán, hệ 
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
SOME OPINION OF IMPROVING THE EFFECTIVENESS AND 
EFFICIENCY IN THE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM 
DEVELOPMENT LIFE CYCLE IN THE ERA OF INFORMATION 
TECHNOLOGY OF ENTERPRISES IN VIETNAM
ABSTRACT
The accounting information system development life cycle (AISDLC) based on applying 
information technology is an interesting matter of Vietnamese enterprise in the coming years. This has 
been a controversial topic which has not integrated ERP implementation into AISDLC for many years. 
Therfore, this paper focuses on seek to analize the impact of the enterprise resource planning (ERP) 
on AISDLC through the implementation of accounting information system’s scope in Vietnamese 
enterprises. Such findings allow author to suggest solutions with the purpose of overcoming obstacles 
and difficulties in the process of systems conversion of AISDLC into higher level of information 
technology application as well as enhancing the effectiveness and efficiency of AISDLC.
Keywords: Accounting information system development life cycle, implementation of 
accounting information system, enterprise resource plannin
* ThS.GV. Trường Đại học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh
78
Taïp chí Kinh teá - Kyõ thuaät
1. Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin 
kế toán (CKPT HTTTKT)
 1.1 Chu kỳ phát triển hệ thống
Vào cuối những năm 1970 và đầu những 
năm 1980, để phát triển thành công các ứng 
dụng vào một hệ thống, các nhà nghiên cứu đã 
tiếp cận khái niệm vòng đời phát triển hệ thống 
hay chu kỳ phát triển hệ thống (Avison và 
Fitzgerald, 2003). Chu kỳ phát triển hệ thống 
(CKPTHT) đề cập đến mô hình được sử dụng 
trong cấp quản lý chiến lược, nó mô tả các giai 
đoạn cấu thành nên một dự án phát triển hệ 
thống thông tin, dự án này xuất phát từ một 
nghiên cứu khả thi ban đầu với mục tiêu duy trì, 
cải tiến các ứng dụng hoàn chỉnh cho toàn hệ 
thống (J.A.Hoffer, J.F.George, và J.S.Valacich, 
2005). Mục tiêu chính của CKPTHT là đảm 
bảo hệ thống thông tin được vận hành với chất 
lượng cao, cung cấp cách thức kiểm soát hiệu 
quả trong quản lý dự án và tối ưu hóa hiệu suất 
của đội ngũ nhân viên của hệ thống thông tin. 
(K.Schwalbe, 2009). Bàn về nội dung các giai 
đoạn trong chu kỳ phát triển hệ thống, nhóm 
tác giả Marshall B.Romney và Paul J.Steinbart 
đưa ra các giai đoạn trong chu kỳ phát triển 
hệ thống gồm: phân tích hệ thống, thiết kế hệ 
thống (thiết kế về mặt ý niệm, thiết kế vật lý), 
thực hiện và chuyển đổi hệ thống, vận hành và 
bảo trì hệ thống. 
1.2. Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin 
kế toán (CKPT HTTTKT)
Trong doanh nghiệp có nhiều hệ thống 
cần được quan tâm phát triển: hệ thống thông 
tin bán hàng, hệ thống thông tin nhân sự, hệ 
thống thông tin tài chính,  trong đó có hệ 
thống thông tin kế toán (HTTTKT). Với sự 
kế thừa đầy đủ các đặc điểm từ CKPTHT, 
* ThS.GV. Trường Đại học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh
chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 
(CKPT HTTTKT) là một vòng lặp mô tả các 
giai đoạn cấu thành nên một dự án phát triển 
hệ thống thông tin kế toán (phân tích, thiết kế, 
thực hiện, vận hành) với mục tiêu duy trì, cải 
tiến hoặc thay đổi các ứng dụng hoàn chỉnh 
cho toàn HTTTKT khi hệ thống này gặp áp 
lực cần phải thay đổi. Có 4 nhóm áp lực tác 
động đến CKPT HTTTKT:
	Sự phát triển của doanh nghiệp: 
Qua một thời gian sử dụng, cùng với chiến 
lược phát triển của mình, doanh nghiệp sẽ gia 
tăng quy mô, mở rộng phạm vi sản xuất kinh 
doanh, số lượng đơn vị trực thuộc,  Điều này 
tạo ra một áp lực về khối lượng công việc kế 
toán gia tăng đối với HTTTKT hiện hành, nếu 
không thích ứng thay đổi theo sự phát triển của 
doanh nghiệp thì HTTTKT sẽ quá tải và không 
hoàn thành tốt các chức năng đã đặt ra.
	Nhu cầu thông tin, yêu cầu quản 
lý và kiểm soát: Cùng với sự phát triển của 
doanh nghiệp, các yêu cầu thông tin mới và 
yêu cầu kiểm soát mới sẽ phát sinh theo nhu 
cầu của nhà quản lý từ đó tạo áp lực lên tất cả 
các thành phần cấu thành nên HTTTKT cần 
được thiết kế, điều chỉnh thay đổi theo tình 
hình mới. 
	Quy định của pháp luật: Các văn 
bản pháp lý (như luật kế toán, chuẩn mực kế 
toán, thông tư hướng dẫn, ) của các cấp độ 
quản lý nhà nước quy định về quản lý, hướng 
dẫn, kiểm soát và điều chỉnh các nội dung 
trong hoạt động kế toán thuộc tất cả các lĩnh 
vực trong nền kinh tế. Điều này có nghĩa là 
khi có sự thay đổi trong văn bản pháp quy chi 
phối hoạt động chức năng kế toán thì tất cả 
các HTTTKT của các doanh nghiệp đều cần 
79
Một số ý kiến . . .
bắt buộc tuân thủ theo kể từ khi văn bản pháp 
quy thay đổi có hiệu lực. 
	Sự phát triển của công nghệ thông 
tin: Vấn đề đặt ra là ngay cả khi các thành 
phần của HTTTKT đã được phát triển, điều 
chỉnh theo sự thay đổi của chiến lược kinh 
doanh, yêu cầu quản lý và văn bản pháp quy 
thì chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 
vẫn còn một động cơ khác để khởi tạo vòng 
lặp của nó, đó chính là sự thay đổi của công 
nghệ thông tin vào công tác kế toán. Nhà quản 
lý cần đưa ra quyết định về việc có thay đổi 
HTTTKT bằng cách khởi tạo chu kỳ mới cho 
chu kỳ phát triển HTTTKT nhằm ứng dụng 
tiến bộ công nghệ thông tin vào công tác kế 
toán tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp 
hay là không.
Như vậy, với các yếu tố đã phân tích ở trên 
đã tạo áp lực lên HTTTKT phải thay đổi, khi 
đó chu kỳ phát triển HTTTKT được kích hoạt 
vòng lặp của nó bao gồm các giai đoạn sau:
	Phân tích hệ thống: xem xét, đánh 
giá hệ thống hiện hành và đưa ra các yêu cầu, 
giải pháp phát triển
	Thiết kế hệ thống: xây dựng các 
thành phần của HTTTKT theo yêu cầu của 
giai đoạn phân tích bằng mô hình, hình vẽ 
hoặc văn bản
	Thực hiện hệ thống: triển khai thực 
hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ thống 
vào trong doanh nghiệp và chuyển đổi sang 
hệ thống mới
	Vận hành hệ thống: tiến hành sử 
dụng và đánh giá mức độ đáp ứng của hệ 
thống mới
Tiếp theo, hệ thống mới này được sử dụng 
cho đến khi nhà quản lý doanh nghiệp nhận ra 
nó không còn đáp ứng nhu cầu hiện hành (do 
4 yếu tố áp lực đã phân tích ở trên tiếp tục tác 
động), dẫn đến tính hữu hiệu và hiệu quả của 
chu kỳ phát triển HTTTKT bị đe dọa và nó lại 
tiếp tục vòng lặp mới với các giai đoạn của 
mình nhằm hoàn thành mục tiêu của hệ thống.
2. Mức độ ứng dụng công nghệ thông 
tin vào công tác kế toán
Khi xét đến yếu tố tác động là sự phát triển 
của công nghệ thông tin lên CKPT HTTTKT, 
hiện nay có ba mức độ ứng dụng công nghệ 
thông tin trong HTTTKT:
	Mức 1: Xử lý bán thủ công (chẳng 
hạn doanh nghiệp làm kế toán thủ công có sử 
dụng công cụ Microsoft Excel để hỗ trợ thiết 
lập hệ thống báo cáo đầu ra)
	Mức 2: Tự động hóa công tác kế toán 
(chẳng hạn doanh nghiệp đánh giá, lựa chọn 
và sử dụng phần mềm kế toán vào tổ chức 
công tác kế toán của doanh nghiệp)
	Mức 3: Tự động hóa công tác quản 
lý, chẳng hạn doanh nghiệp sử dụng hệ 
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – 
Enterprise Resource Planning) vào tổ chức 
công tác kế toán nói riêng và vào tổ chức quản 
lý trên toàn doanh nghiệp nói chung (gồm các 
phân hệ: kế toán tài chính, hậu cần, sản xuất, 
quản lý dự án, dịch vụ, dự đoán và lập kế 
hoạch và công cụ lập báo cáo, )
Theo thống kê, “Báo cáo Ứng dụng công 
nghệ thông tin 2011” của Cục Ứng dụng công 
nghệ thông tin – Bộ Thông tin và Truyền 
thông – cho thấy tình hình ứng dụng phần 
mềm kế toán của các doanh nghiệp tại Việt 
Nam vào năm 2011 (số liệu này đã được hiệu 
chỉnh vào tháng 09/2012) như sau:
80
Taïp chí Kinh teá - Kyõ thuaät
Nguồn: Báo cáo Ứng dụng công nghệ thông tin 2011 của Cục Ứng dụng 
công nghệ thông tin – Bộ Thông tin và Truyền thông
Như vậy, các doanh nghiệp trong quá 
trình tổ chức công tác quản lý (trong đó có 
kế toán) đang dần có động thái chuyển đổi hệ 
thống của mình từ ứng dụng phần mềm riêng 
lẻ sang phần mềm ERP. Tuy nhiên, dù ERP 
được xem là một giải pháp tối ưu cho doanh 
nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh nhưng 
tại Việt Nam phải thẳng thắn nhìn nhận ứng 
dụng ở mức độ 3 vẫn còn nhiều hạn chế. Điều 
này có liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả 
của CKPT HTTTKT trong quá trình chuyển 
đổi hệ thống khi doanh nghiệp thay đổi mức 
độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác 
kế toán. Trong phạm vi của bài viết tác giả tập 
trung phân tích xu hướng chuyển từ mức 2 lên 
mức 3, nghĩa là khi doanh nghiệp chuyển từ 
sử dụng phần mềm kế toán riêng lẻ (không có 
sự khai thác và chia sẻ dữ liệu giữa hệ thống 
kế toán với các hệ thống khác) sang sử dụng 
hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 
ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp.
3. Tác động của môi trường máy tính 
đến CKPT HTTTKT
Theo nghiên cứu của T.F Gattiker và D.L. 
Goodhue (2002), ứng dụng công nghệ thông 
tin mà cụ thể ở đây là đưa hệ thống ERP vào 
doanh nghiệp cũng có nghĩa là doanh nghiệp 
cần phải hoạt động theo quy trình. Tùy theo 
doanh nghiệp mà sự lựa chọn quy trình nào có 
thể khác nhau, có 2 trường hợp doanh nghiệp 
cần cân nhắc:
	Thứ nhất, không thay đổi quy trình 
kinh doanh:
 y Quy trình đang tồn tại có thể áp dụng 
thành công trong hệ thống ERP
 y Hệ thống ERP cần phải thay đổi để phù 
hợp với quy trình đang tồn tại
	Thứ hai, thay đổi quy trình kinh 
doanh:
 y Hệ thống ERP không có khả năng mô 
hình hóa theo quy trình đang tồn tại. Quy trình 
cần thay đổi theo quy trình có sẵn trong hệ 
thống ERP để thực hiện hệ thống mà không 
cần chỉnh sửa.
 y Quy trình được thay đổi theo quy trình 
đã tích hợp trong hệ thống ERP vì quy trình 
này tốt hơn quy trình đang tồn tại.
Nghĩa là, trong điều kiện tin học hóa công 
tác kế toán sử dụng ERP sẽ kiến tạo những 
thay đổi trong xử lý kinh doanh và làm phát 
81
Một số ý kiến . . .
sinh nhu cầu tái cấu trúc quản lý cũng như 
tái tổ chức quy trình kinh doanh, điều này đã 
tạo ra nhiều lợi ích và không ít thách thức đối 
với chu kỳ phát triển HTTTKT nói chung và 
đối với bộ phận kế toán nói riêng khi doanh 
nghiệp ứng dụng ERP. Cụ thể, bộ phận kế 
toán cần thích ứng, điều chỉnh nội dung tổ 
chức công tác kế toán cho phù hợp với mức 
độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công 
tác kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn. Từ đó, 
trong bài viết này, tác giả chỉ tập trung trình 
bày tác động của ERP đến việc phân tích, 
thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống trong 
phạm vi nội dung tổ chức công tác kế toán xét 
trên 2 khía cạnh:
3.1. Xét trên khía cạnh tổ chức bộ máy 
kế toán
Khi ứng dụng ERP, sự thay đổi về quy 
trình làm việc, thay đổi về yêu cầu năng lực 
chuyên môn, về nhân sự,  là điều tất yếu. 
Chính vì vậy, để chuyển đổi thành công, bên 
cạnh việc đảm bảo tính khả thi về mặt công 
nghệ, về thời gian thực hiện, khả thi về mặt 
kinh tế,  thì tính khả thi về mặt tổ chức, vận 
hành liên quan đến nhà quản lý các cấp và các 
nhân viên – những người trực tiếp tác nghiệp 
với hệ thống cần được chú ý. Sự miễn cưỡng 
thay đổi của mọi người có thể là các vấn đề 
tiềm tàng của chất lượng dữ liệu khi ứng dụng 
ERP. (Hongjiang Xu và cộng sự, 2003). Như 
vậy, sự sợ hãi, chống đối ban đầu là một phản 
ứng không thể tránh khỏi, lúc này quyết tâm 
thực hiện dự án ứng dụng ERP vào HTTTKT 
và có sự hỗ trợ, huấn luyện cùng chính sách 
quản lý nguồn nhân lực rõ ràng cho các bên 
tham gia cần được xem xét kỹ lưỡng.
 ERP tác động trực tiếp đến cách thức 
làm việc và văn hóa doanh nghiệp, điều này 
là một thách thức cho doanh nghiệp cần phải 
vượt qua, vì suy cho cùng, dù ứng dụng công 
nghệ thông tin ở mức độ cao nhất thì yếu tố 
con người vẫn là yếu tố quyết định.
3.2. Xét trên khía cạnh tổ chức quy trình
	Tác động của ERP đến tổ chức thu 
thập dữ liệu đầu vào
Trong môi trường ERP, các dữ liệu thu 
thập về hoạt động kinh doanh không chỉ liên 
quan thông tin tài chính mà còn cả những 
thông tin phi tài chính (sự hài lòng của khách 
hàng, mức độ trung thành của nhân viên, ). 
Ngoài ra, dữ liệu nghiệp vụ kinh tế khi phát 
sinh được đưa ngay vào hệ thống ERP trong 
quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh, 
điều này làm thay đổi vai trò của nhân viên 
kế toán, đó là giảm bớt việc ghi chép, nhập 
liệu và lập báo cáo, thay vào đó chuyển sang 
việc phân tích dữ liệu, thông tin để hỗ trợ cho 
người ra quyết định (Booth và cộng sự, 2000).
	Tác động của ERP đến hoạt động 
xử lý
Khi áp dụng ERP, doanh nghiệp có thể 
áp dụng thêm nhiều phương pháp xử lý và 
phân tích dữ liệu như: hệ thống quản lý phi tài 
chính, trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận, 
kiểm soát tiền, kiểm soát hàng tồn kho, phân 
tích lợi nhuận theo khách hàng/hoạt động 
kinh doanh/mặt hàng, (Nguyễn Bích Liên, 
2012).
	Tác động của ERP đến tổ chức 
cung cấp thông tin đầu ra
Như đã phân tích, ERP là hệ thống cho 
phép dữ liệu công ty tích hợp ở tất cả các 
cấp và có thể kết nối với các ứng dụng quan 
trọng, chẳng hạn như quản lý chuỗi cung 
ứng (SCM – Supply Chain Management), 
quản lý nguồn nhân lực (HRM – Human 
Resource Management), quản lý quan hệ 
khách hàng (CRM - Customer Relationship 
Management), khám phá kinh doanh (BI – 
Business Intelligence) cùng với kho dữ liệu 
82
Taïp chí Kinh teá - Kyõ thuaät
hết sức phong phú cho nên ERP tác động 
mạnh đến thông tin đầu ra của doanh nghiệp: 
các báo cáo quản trị phân tích trên nhiều chiều 
hơn, thông tin được cập nhật liên tục và các 
quy luật kinh doanh được nhà quản lý phân 
tích, khám phá ra dễ dàng, từ đó hỗ trợ hiệu 
quả cho quá trình ra quyết định.
Tóm lại, hiện nay sử dụng ERP là trường 
hợp mà mức độ ứng dụng công nghệ thông 
tin được xem là cao nhất vào HTTTKT; bên 
cạnh những đặc điểm tác động đã trình bày 
ở trên, việc ứng dụng ERP cũng đặt ra nhiều 
thách thức cho doanh nghiệp cần quan tâm 
khi thực hiện và ứng dụng công nghệ thông 
tin nói chung và ERP nói riêng vào HTTTKT 
của mình.
4. Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến 
CKPT HTTTKT
Trước khi nhận diện các yếu tố ảnh hưởng 
đến CKPT HTTTKT cần xác định mục tiêu 
mong muốn đạt được. Trong phạm vi  ... mới phức tạp, các phòng ban không phối 
hợp với nhau, cũng là các yếu tố cần được 
lưu ý để đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả.
	Trong tổ chức quá trình phân loại, 
xử lý
Bên cạnh đó, nếu đặc điểm hoạt động 
kinh doanh, yêu cầu quản lý cũng như nhu 
cầu của người sử dụng càng đa dạng và phức 
tạp thì đơn vị càng mất nhiều thời gian xây 
dựng hệ thống tài khoản. Thông thường, các 
doanh nghiệp ERP phân cấp tài khoản rất chi 
tiết, có khi đến cấp 8, 9, 10. Điều này không 
phải là một công việc dễ dàng, gây khó khăn 
cho việc ghi nhớ và xử lý cũng như đòi hỏi 
doanh nghiệp cần phân tích và chú trọng xây 
dựng đáp ứng cho cả nhu cầu hiện tại đồng 
thời đảm bảo tính linh hoạt với các sự thay đổi 
trong tương lai. Tuy nhiên, do đặc điểm riêng 
của phần mềm ERP nên hệ thống tài khoản 
bắt buộc phải theo dõi chi tiết như vậy, do đó 
doanh nghiệp cần nhận thức rõ đặc thù này.
	Trong tổ chức cung cấp thông tin 
đầu ra
Từ kết quả thu thập được tác giả nhận thấy 
bốn nội dung: thông tin kế toán cần cung cấp 
theo hướng đảm bảo cả thông tin tài chính và 
phi tài chính, mức độ thỏa mãn về nội dung 
và thời điểm cung cấp thông tin đầu ra đáp 
ứng yêu cầu của người sử dụng, phương thức 
cung cấp thông tin cần phù hợp với đối tượng 
sử dụng thông tin và mức độ thường xuyên 
kiểm tra lại các kết xuất đầu ra của phần mềm 
chưa hoàn toàn đạt yêu cầu và cần được tiếp 
tục cải thiện. Yếu tố này có thể lý giải đến 
từ nhu cầu thông tin đầu ra đa dạng, đòi hỏi 
nhiều phương thức cung cấp khác nhau cả 
về thông tin tài chính lẫn về thông tin phi tài 
chính của nhà quản lý kỳ vọng, đặt ra cho hệ 
thống ERP, hơn nữa nhu cầu thông tin này 
thường xuyên thay đổi và ngày càng đa dạng 
về các đối tượng quản lý chi tiết cần theo dõi 
khiến bộ phận thu thập dữ liệu đầu vào và bộ 
phận xử lý chưa kịp xây dựng quy trình mới 
để đáp ứng, cung cấp kết xuất đầu ra kịp thời 
và phù hợp.
5. Định hướng và một số giải pháp
Để góp phần nâng cao tính hữu hiệu và 
hiệu quả cho CKPT HTTTKT trong điều kiện 
tin học hóa công tác quản lý nói chung và 
công tác kế toán nói riêng, tác giả đề xuất hai 
tiêu chí định hướng và hai nhóm giải pháp giải 
quyết tương ứng hai nhóm yếu tố ảnh hưởng 
đến CKPT HTTTKT.
5.1. Tiêu chí định hướng
	Hữu hiệu
Để đo lường được sự hữu hiệu, trước tiên 
doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu 
của HTTTKT hiện hành. Cụ thể, mục tiêu giai 
đoạn phân tích là đạt được sự hiểu biết về hệ 
thống hiện tại, nhận dạng các vấn đề cần giải 
quyết, đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới và 
thiết lập mối quan hệ với người sử dụng; mục 
tiêu giai đoạn thiết kế là phác thảo trình bày 
hệ thống trước khi chính thức thực hiện, nhận 
diện những vấn đề không mong đợi, đảm bảo 
tính khả thi cho dự án cũng như thiết lập tài 
liệu cho hệ thống mới làm căn cứ đánh giá, 
lựa chọn phần mềm cũng như làm nền tảng 
tiếp tục thực hiện triển khai chính thức cho 
HTTTKT theo định hướng ứng dụng ERP; 
giai đoạn thực hiện có mục tiêu là hệ thống 
mới chính thức cần được tạo ra trên thực tế 
85
Một số ý kiến . . .
và bắt đầu đưa vào vận hành, trong đó, mục 
tiêu huấn luyện là nhân viên, người dùng hệ 
thống có liên quan hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ 
và mối quan hệ công tác trong quy trình mới; 
mục tiêu của việc chuyển đổi tập tin là duy 
trì tính chính xác và hoàn hảo của các tập tin 
hiện hữu trong khi tạo ra các tập tin mới cần 
cho hệ thống trong môi trường ERP; giai đoạn 
cuối cùng của chu kỳ là vận hành với mục 
tiêu vận hành, khai thác và duy trì HTTTKT 
mới, đảm bảo hệ thống mới này đạt được các 
mục tiêu ban đầu đề ra, trong đó quan trọng 
nhất là giải quyết được tồn đọng của hệ thống 
hiện hành trước đây và đáp ứng được nhu cầu 
thông tin mới.
	Hiệu quả
Trong giai đoạn lựa chọn nguồn hình 
thành hệ thống trang thiết bị phần cứng và 
phần mềm doanh nghiệp cần định hướng luôn 
tuân thủ kết quả gợi ý từ giai đoạn thiết kế 
trước đó với các tiêu chí lựa chọn, đánh giá 
rõ ràng (tính phù hợp, kiểm soát, giá phí, ). 
Tiếp theo, để ước tính chi phí thu thập đầu 
vào cho hệ thống cần lưu ý các vấn đề: yêu 
cầu về tốc độ xử lý, thời điểm cung cấp thông 
tin, yêu cầu nâng cấp và mở rộng hệ thống, số 
lượng người dùng truy cập vào hệ thống và 
khối lượng dữ liệu cần xử lý tại một thời điểm 
nhất định. Đối với ước tính lợi ích đạt được 
từ HTTTKT mới, bên cạnh các thước đo tài 
chính doanh nghiệp cần định hướng xây dựng 
các thước đo phi tài chính với các thang đo 
chi tiết. Từ đó, trong mọi giai đoạn phân tích, 
thiết kế, thực hiện triển khai vận hành cho bộ 
máy kế toán luôn đặt trong mối quan hệ so 
sánh đảm bảo lợi ích đạt được lớn hơn chi phí 
bỏ ra thì chu kỳ mới được tiếp tục tiến hành, 
làm được như vậy nghĩa là CKPT HTTTHT 
đạt được tiêu chí tính hiệu quả.
5.2. Một số giải pháp
	Giải pháp liên quan đến tổ chức bộ 
máy kế toán của doanh nhiệp
Doanh nghiệp phân công tổ chuyên trách 
có nhiệm vụ xác định rõ số lượng nhân viên 
cần thiết cho từng phân hệ (trong đó có phân 
hệ kế toán tài chính) và các tiêu chuẩn đặt ra 
đối với nhân viên (trong đó có nhân viên kế 
toán). Tiếp theo là việc xác định mức độ đáp 
ứng tiêu chuẩn của các nhân viên hiện tại để 
từ đó lập kế hoạch huấn luyện nhân viên và 
tuyển dụng nhân sự mới nếu cần. Các tiểu 
chuẩn đặt ra đối với nhân viên kế toán trong 
doanh nghiệp ứng dụng ERP sắp xếp theo 
thứ tự quan trọng của các tiêu chuẩn là: có 
kiến thức về kế toán, có kỹ năng, có kiến 
thức về phần mềm ứng dụng, có đạo đức và 
kinh nghiệm.
Trong giai đoạn triển khai ERP, doanh 
nghiệp cần xác định rõ khối lượng công việc 
kế toán mà bộ máy kế toán cần xử lý thông 
qua việc xác định khối lượng dữ liệu đầu vào, 
trình tự và thủ tục xử lý dữ liệu, các kết xuất 
đầu ra cần được cung cấp và yêu cầu kiểm 
soát của doanh nghiệp để phân chia công việc 
kế toán một cách đầy đủ và hợp lý, công bằng 
thông qua các văn bản chính thức. Khi thực 
hiện công việc này cần căn cứ vào khả năng, 
trình độ và đạo đức của từng nhân viên kế 
toán hiện tại để lập kế hoạch phân chia công 
việc phù hợp với từng cá nhân và đặt ra các 
tiêu chuẩn chi tiết cho từng chức năng kế toán 
chưa có nhân viên đảm nhiệm.
Tổ chức một đội dự án bao gồm 3 nhóm 
đối tượng chính: lãnh đạo doanh nghiệp, 
người sử dụng hệ thống (trực tiếp tác nghiệp, 
sử dụng hệ thống thông tin kế toán như kế 
toán viên, nhân viên phòng bán hàng, trung 
tâm thu mua, ) và chuyên gia phân tích, tư 
vấn hệ thống (kiểm toán viên nội bộ, kiểm 
86
Taïp chí Kinh teá - Kyõ thuaät
toán viên độc lập, đại diện trưởng các phòng 
ban và nhà tư vấn, triển khai ERP).
Tiến hành các buổi giới thiệu và so 
sánh những khác biệt giữa HTTTKT cũ với 
HTTTKT mới khi ứng dụng phần mềm ERP 
cho tất cả các nhân viên kế toán để họ có hiểu 
tổng quát về phần mềm ERP, chuẩn bị tinh 
thần về những khác biệt sẽ xảy ra và thu hút 
sự ủng hộ của họ. Đồng thời, khuyến khích 
nhân viên kế toán đóng góp ý kiến cho công 
tác tổ chức hệ thống kế toán mới với phần 
mềm ERP nhằm nâng cao hiệu quả cho dự 
án. trong giai đoạn chuyển đổi hệ thống, 
doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược huấn 
luyện, cấp quản lý nào được huấn luyện trước 
và truyền đạt lại cho cấp dưới của mình đến 
phạm vi, nội dung nào. Tài liệu cho công tác 
huấn luyện cũng cần được chuẩn bị và trao 
đổi với nhà tư vấn triển khai.
Trong giai đoạn vận hành, cần tổ chức 
hoạt động huấn luyện, đào tạo cho nhân sự 
kế toán hiện tại và nhân sự mới được tuyển 
dụng về cách thức vận hành hệ thống ERP 
để họ hiểu rõ hoạt động xử lý mang tính quy 
trình của hệ thống ERP và chấp nhận tính phụ 
thuộc của công tác kế toán vào các phân hệ 
khác cũng như để các nhân viên kế toán nhận 
thấy những lợi ích từ việc ứng dụng ERP cho 
doanh nghiệp và từ đó mang lại lợi ích cho 
chính bản thân họ. 
Ngoài ra, nhằm nâng cao tính hiệu quả 
của bộ máy kế toán, đội ngũ lãnh đạo cần cam 
kết tham gia chỉ đạo, hỗ trợ, chia sẻ khó khăn 
với nhân viên thường xuyên khi doanh nghiệp 
đi vào triển khai ERP và thể hiện rõ quyết tâm 
thay đổi trong toàn doanh nghiệp. Bên cạnh 
công tác tuyên truyền quyết tâm của ban lãnh 
đạo về tổ chức công tác kế toán trong điều 
kiện ứng dụng ERP, doanh nghiệp cũng cần 
tuyên truyền để tất cả nhân viên kế toán hiểu 
rõ mọi tác động của bất kỳ của thành viên nào 
lên hệ thống đều có ảnh hưởng đến nhiều quy 
trình khác trong doanh nghiệp. Do đó việc 
tuân thủ quy trình và có tinh thần trách nhiệm 
cao luôn cần phải được phổ biến rộng rãi và 
hiệu quả.
Trong giai đoạn chuyển đổi này, doanh 
nghiệp ứng dụng ERP nên chọn các phương 
pháp chuyển đổi hệ thống nhằm giảm thiểu 
tối đa rủi ro như phương thức vận hành song 
song (vận hành đồng thời cả hai hệ thống cũ 
và mới, so sánh kết quả và giải quyết các khác 
biệt, lúc này hệ thống cũ giữ vai trò như hệ 
thống dự phòng) hay hệ thống thử nghiệm 
(triển khai cài đặt tại một phần giới hạn của 
doanh nghiệp như một chi nhánh, một đơn vị 
trực thuộc, sau khi giải quyết xong các khác 
biệt mới điều chỉnh và nhân rộng cho toàn 
doanh nghiệp). Tuy nhiên từ đó khối lượng 
công việc của nhân viên kế toán sẽ bị gia 
tăng đáng kể cho nên ngoài việc huấn luyện 
về kỹ thuật công nghệ, quy trình tác nghiệp 
và quy trình quản lý, doanh nghiệp cần cung 
cấp những thông tin về khả năng gia tăng khối 
lượng công việc trong giai đoạn chuyển đổi 
cũng như nên có chính sách hỗ trợ về mặt tài 
chính cho nhân viên kế toán trong giai đoạn 
chuyển đổi hệ thống để họ nhiệt tình trong 
công việc.
Thường xuyên có cơ chế giám sát định kỳ 
và đánh giá mức độ phù hợp của các bảng mô 
tả công việc cho từng nhân viên kế toán cũng 
như tiếp nhận ý kiến phản hồi của nhân viên 
kế toán về hệ thống mới nhằm điều chỉnh, 
hoàn thiện các bảng mô tả công việc khi vận 
hành hệ thống.
	Giải pháp liên quan đến tổ chức 
quy trình của doanh nhiệp
Để thuận tiện cho doanh nghiệp tổ chức 
thu thập dữ liệu đầu vào, xử lý và cung cấp 
87
Một số ý kiến . . .
thông tin đầu ra hữu ích đến đúng đối tượng 
trong điều kiện ứng dụng ERP, trước tiên 
doanh nghiệp cần tái cấu trúc hệ thống quản 
lý vì ERP là một giải pháp công nghệ đòi hỏi 
quản lý doanh nghiệp bằng quy trình. Tái cấu 
trúc doanh nghiệp bao gồm tái tổ chức về cơ 
cấu bộ máy, tái bố trí chức năng, nhiệm vụ, 
quyền hạn của các bộ phận, cấp quản lý cũng 
như thay đổi các quy trình làm việc và tái cấu 
trúc quy trình kinh doanh. 
Đặc điểm của hệ thống ERP là tính tích 
hợp rất cao, liên quan đến nhiều lĩnh vực, do 
đó trong một thời điểm có thể có nhiều dự 
án cần được triển khai tại doanh nghiệp. Lúc 
này, tác giả kiến nghị nên ưu tiên cho dự án tổ 
chức công tác kế toán vì tổ chức công tác kế 
toán hiệu quả không chỉ ảnh hưởng tích cực 
đối với những người làm công tác kế toán mà 
còn đối với các bộ phận khác cũng như ban 
lãnh đạo. Ngoài ra, chất lượng thông tin đầu 
ra cũng cần được đánh giá thường xuyên từ 
những phản hồi của người sử dụng
Doanh nghiệp cần xây dựng và đánh giá 
bộ tiêu chí lựa chọn giải pháp ERP (khả năng 
đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp; khả năng 
thay đổi để đáp ứng yêu cầu mới; tính tương 
thích với hệ thống phần cứng hiện tại ở doanh 
nghiệp và với các phần mềm thuộc các phân 
hệ, phòng ban khác không triển khai ERP; 
tính năng kiểm soát chung và kiểm soát ứng 
dụng của hệ thống; khả năng hỗ trợ người sử 
dụng; kinh nghiệm triển khai và chi phí triển 
khai, cài đặt, chi phí huấn luyện, bảo trì,  
của nhà tư vấn, triển khai ERP) nhằm đảm 
bảo tính khả thi
Ngoài ra, bộ phận kế toán cũng cần xây 
dựng quy trình mới dành riêng cho kế toán và 
cần thống nhất với quy trình chung của toàn 
doanh nghiệp 
Bên cạnh đó, ERP có hệ thống mạng và 
quy trình chuẩn cũng như để lại dấu vết kiểm 
toán rõ ràng hơn so với các phần mềm kế toán 
thông thường nên đây là môi trường thuận 
lợi để doanh nghiệp có thể vận dụng COBIT 
(do ISACA – Information Systems Audit 
and Control Association – phát triển một hệ 
thống kiểm soát trong môi trường máy tính 
được gọi là COBIT – Control Objectives for 
Information and Related Technology) phục 
vụ kiểm soát HTTTKT, từ đó hưởng được 
“lợi kép” từ ERP và COBIT mang lại.
	Ý kiến đề xuất cho nhà cung cấp 
phần mềm, trường đại học, tổ chức nghề 
nghiệp 
Nhà cung cấp ứng dụng ERP nên quan 
tâm nhiều hơn đến các giải pháp dành cho 
doanh nghiệp nhỏ và vừa. Ông Ngô Đức Chí, 
Tổng giám đốc của công ty Global Cybersoft 
từng nhận định: ”Để tiết giảm chi phí đầu tư 
cả về công nghệ lẫn nhân lực, các nhà cung 
cấp cũng sẽ phải cạnh tranh nhau, tìm hướng 
đi mới. Các dự án ERP sẽ được triển khai trên 
“đám mây”. Như vậy, với dịch vụ cung cấp 
giải pháp ERP trên nền điện toán đám mây, 
đầu tư của người dùng thấp, không tốn nhiều 
chi phí để mua trang thiết bị, máy chủ. Tuy 
nhiên, nhà cung cấp cần nghiên cứu về bảo 
mật và an ninh dữ liệu liên quan đến điện toán 
đám mây để đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu 
quả cho khách hàng.
Xuất phát từ việc các doanh nghiệp hiện 
nay có nhu cầu rất lớn đối với người lao động 
vừa có kiến thức chuyên ngành kế toán vừa 
có kiến thức về hệ thống nên các trường đại 
học nên tổ chức thêm các buổi sinh hoạt ngoại 
khóa cho sinh viên năm cuối cũng như liên 
kết với các nhà tư vấn triển khai ERP các khóa 
đào tạo ngắn hạn cho sinh viên. Ngoài ra, các 
đơn vị đào tạo cần có sự đầu tư mạnh mẽ về 
nguồn lực và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ 
88
Taïp chí Kinh teá - Kyõ thuaät
môn, phòng ban (đặc biệt là phòng công nghệ 
thông tin) và Hội kế toán Việt Nam để cùng 
nhau xây dựng mô hình phòng kế toán ảo với 
đầy đủ các cơ sở dữ liệu của các doanh nghiệp 
thuộc nhiều loại hình kinh doanh khác nhau, 
số liệu minh họa chi tiết theo nhiều kỳ kế toán 
nhằm hỗ trợ sinh viên kết hợp giữa kiến thức 
chuyên ngành kế toán kiểm toán với ứng dụng 
ERP vào giải quyết, xử lý các tình huống của 
các môn học trong chuyên ngành. Làm được 
như vậy, sinh viên sẽ có kiến thức và kỹ năng 
xử lý, phối hợp giữa các bộ phận, phần hành 
kế toán với nhau để vận hành HTTTKT trong 
điều kiện tin học hóa.
6. Kết luận
CKPT HTTTKT định hướng ứng dụng 
ERP đã, đang và sẽ là xu hướng phát triển của 
các doanh nghiệp tại Việt Nam trong thời gian 
sắp tới. Do đó việc tăng cường tính hữu hiệu 
và hiệu quả cho quá trình chuyển đổi hệ thống 
của chu kỳ khi triển khai ERP là nhu cầu cấp 
thiết để đưa các ứng dụng công nghệ thông tin 
mới vào công tác quản lý nói chung và công 
tác kế toán nói riêng. Để thực hiện được điều 
này, trước mắt doanh nghiệp cần tập trung giải 
quyết vấn đề tái cấu trúc quy trình và tổ chức 
bộ máy kế toán theo định hướng nâng cao tiêu 
chí hữu hiệu và hiệu quả cũng như từng bước 
hoàn thiện các giai đoạn phân tích, thiết kế, 
thực hiện và vận hành hệ thống với sự tham 
gia giúp sức đồng thời của nhà tư vấn, cung 
cấp triển khai phần mềm, nhà trường và các 
tổ chức nghề nghiệp. Làm được như vậy thì 
trong dài hạn doanh nghiệp có thể tạo ra giá 
trị gia tăng và lợi thế cạnh tranh cho chính 
mình và xã hội một cách bền vững.