Giáo trình Quản trị hành chánh văn phòng - Nguyễn Thị Ngọc An (Phần 1)

Tài liệu quản trị hành chính văn phòng gồm có ba phần, tổng cộng là 11

chương.

 Phần một: Đại cương về quản trị hành chiùnh văn phòng, giúp chúng ta nắm

một cách tổng quát tại sao phải quản trị hành chiùnh văn phòng, những ai

quản trị hành chánh văn phòng, vai trò của thư ký trong các doanh nghiệp,

và làm cách nào hoạch định, tổ chức, kiểm tra hành chính văn phòng.

 Phần hai: Quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học, giúp chúng ta

biết đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng, biết cách quản trị thời

gian, quản trị thông tin, quản trị hồ sơ một cách khoa học và hiện đại.

 Phần ba: Nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp chúng ta biết hoạch định,

tổ chức các cuộc họp/hội nghị và các chuyến đi công tác; Biết phân loại và

phân cấp phát hành văn bản pháp quy; Biết cách tiếp khách và gọi điện

thoại.

pdf 58 trang phuongnguyen 26950
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Quản trị hành chánh văn phòng - Nguyễn Thị Ngọc An (Phần 1)", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

Tóm tắt nội dung tài liệu: Giáo trình Quản trị hành chánh văn phòng - Nguyễn Thị Ngọc An (Phần 1)

Giáo trình Quản trị hành chánh văn phòng - Nguyễn Thị Ngọc An (Phần 1)
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA 
QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET 
ThS. NGUYỄN THỊ NGỌC AN 
Năm 2006 
GIÁO TRÌNH 
QUẢN TRỊ 
HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG 
TS Nguyễn Thị Ngọc An
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 3 
DẪN NHẬP 
Bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng 
của mình gọi là quản trị hành chính văn phòng. 
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu 
chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. 
Cấp quản trị nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, 
cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc 
hội họp, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo cáo tường trình, 
thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách, gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm 
việc theo luồng công việcTất cả các hoạt động hành chính văn phòng nêu trên 
đều được quản trị bằng các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế. 
Quản trị hành chính văn phòng ngày nay trở thành một ngành học lớn trên 
thế giới. Các nước phát triển đều có các Hiệp hội quản trị hành chính. Ví dụ ở 
Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA (The National Office 
Managent Association), Hiệp hội nghiên cứu các hệ thống và thủ tục SPA 
(Systems and Procedures Association) 
Tài liệu quản trị hành chính văn phòng gồm có ba phần, tổng cộng là 11 
chương. 
 Phần một: Đại cương về quản trị hành chiùnh văn phòng, giúp chúng ta nắm 
một cách tổng quát tại sao phải quản trị hành chiùnh văn phòng, những ai 
quản trị hành chánh văn phòng, vai trò của thư ký trong các doanh nghiệp, 
và làm cách nào hoạch định, tổ chức, kiểm tra hành chính văn phòng. 
 Phần hai: Quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học, giúp chúng ta 
biết đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng, biết cách quản trị thời 
gian, quản trị thông tin, quản trị hồ sơ một cách khoa học và hiện đại. 
 Phần ba: Nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp chúng ta biết hoạch định, 
tổ chức các cuộc họp/hội nghị và các chuyến đi công tác; Biết phân loại và 
phân cấp phát hành văn bản pháp quy; Biết cách tiếp khách và gọi điện 
thoại. 
Với số tiết giảng dạy trên lớp hạn hẹp là 45 tiết, chúng tôi hy vọng giáo 
trình này sẽ giúp cho sinh viên nắm vững những điều cơ bản nhất về nguyên tắc 
và thực tiễn của Quản Trị Hành Chính Văn Phòng. 
Tài liệu tham khảo 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 4 
 Tài liệu pháp quy 
 Hiến pháp Nước Công Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam 1992. Hà Nội: 
Sự Thật, 1992. 
 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001. Hà nội: Sự Thật, 2001 
 Phan Văn Khải. Nghị Định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của 
Thủ Tướng Chính Phủ về công tác văn thư. 
 Phan Văn Khải. Nghị Định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của 
Thủ Tướng Chính Phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của 
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. 
 Tài liệu sách báo 
 Bùi Xuân Lự và các tác giả. Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức. Hà 
Nội: 2002 
 Nguyễn Hữu Thân. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng. TP.HCM: NXB 
Thống Kê, 2002. 
 Vương Thị Kim Thanh. Soạn thảo văn bản. TP. HCM 2004 
 Trường Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng II. Giáo trình văn thư. TP. HCM 
2002 
 Nguyễn Hoàng Tun. Successful office management. TP.HCM 2004 
CHƯƠNG 1 
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG LÀ GÌ? 
1. CÁC KHÁI NIỆM 
1.1. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG 
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu 
thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực 
dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, 
tổ chức. 
1.2. KHÁI NIỆM HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. 
Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm 
mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. 
1.3. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ 
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch 
định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. 
1.4. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 5 
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu 
chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. 
1.5. PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
Soạn thảo các hồ sơ công văn giấy tờ, các bản tường trình 
 Duy trì, ghi nhớ các hồ sơ kể cả việc sắp xếp phân loại và thiêu huỷ các hồ 
sơ 
 Tính toán hoá đơn, sổ sách, giá cả 
 Thông đạt dưới các hình thức thư từ, điện thoại, các bản tường trình, hội 
nghị, hội thảo, các cuộc hẹn, tiếp tân 
Vậy công việc hành chính chủ yếu là xử lý thông tin. 
1.6. PHẠM VI CỦA QUẢN TRỊ 
Trong các công ty rất nhỏ hay các cơ sở sản xuất, chủ cơ sở là cấp quản trị 
duy nhất. Tại các công ty lớn và vừa có từ 500 công nhân trở lên thường có 3 
cấp quản trị. (Xem hình 2.1) 
Hình 1.1: Các cấp quản trị phổ biến trong các công ty lớn và vừa 
 Cấp 
 QT cao cấp 
 Cấp QT trung gian 
 hay trung cấp 
 Cấp QT tuyến thứ nhất 
 hay cấp QT cơ sở 
2. CHỨC NĂNG 
 Chức năng của quản trị 
 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng 
2.1. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ 
 Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa 
chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. 
 Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong doanh 
nghiệp để đảm 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 6 
 Nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, 
quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. 
 Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ 
thể để đạt được mục tiêu của tổ chức. 
 Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai 
trái đi lệch với mục tiêu. 
2.2. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG: 
 Hoạch định công việc hành chính 
 Tổ chức công việc hành chính văn phòng 
 Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng 
 Kiểm soát công việc hành chính 
 Dịch vụ hành chính văn phòng 
Hình 1.2: Hoạt động của doanh nghiệp ví như 
một chiếc xe ô tô, các chức năng dịch vụ HCVP là 4 bánh xe 
3. PHÂN BIỆT CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ CÔNG 
VIỆC QUẢN TRỊ 
3.1. 
Công việc hành chính văn phòng: Do nhân viên thực hiện, họ làm các công 
việc HCVP đơn thuần như điện thoại, xử lý công văn đến, đi, soạn thảo văn 
bản Họ thường sử dụng đồ nghề và các trang thiết bị hành chính văn phòng để 
hoàn thành công việc. 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 7 
Công việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp, từ phòng 
hành chánh đến phòng kế toán, kinh doanh Từ các nhân viên hành chính sự 
nghiệp đến tất cả các cấp quản trị, mọi người ở mức độ khác nhau, đều làm công 
việc hành chính. 
3.2. CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ 
 Do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức và kiểm 
tra. Họ làm việc với con người và với các ý tưởng. 
Mối tương quan của công việc HCVP và công việc quản trị tuỳ thuộc các 
cấp quản trị khác nhau. Cấp quản trị càng cao, hầu hết công việc là thuộc về lãnh 
vực quản trị. Cấp quản trị càng thấp, hầu hết công việc là những hoạt động 
chuyên môn, thực tiễn. Xem hình 2.3 
Hình 1.3: Công việc quản trị và công việc HCVP 
 Công việc 
 Quản trị 
Công việc 
HCVP 
4. HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 
Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa 
học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp 
hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hoá công tác văn phòng 
là một đòi hỏi bức xúc của các nhà quản trị. 
Theo hướng: 
 “Văn phòng điện tử” 
 “Văn phòng không giấy” 
 “Văn phòng tự động hoá” 
 “Văn phòng của thế kỷ 21” 
Phương pháp 
 Tổ chức bộ máy văn phòng tinh, gọn, đúng chức năng. 
 Từng bước tin học hoá công tác văn phòng. Sử dụng các mạng nội bộ 
(LAN), mạng quốc tế internet (WAN). 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 8 
 Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp như: máy tính, máy FAX, máy 
photocopy, điện thoại, Internet 
 Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Khái niệm văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị, quản trị hành chính 
văn phòng là gì? 
2. Hãy liệt kê bốn loại công việc hành chính văn phòng? Trình bày 5 chức 
năng của quản trị hành chính văn phòng? 
3. Hãy trình bày phạm vi của quản trị theo quy mô? 
4. Phân biệt thế nào là công việc hành chính văn phòng, công việc quản trị? 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 9 
CHƯƠNG 2 
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP 
1. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHIÙNH VĂN PHÒNG 
1.1. KHÁI NIỆM 
 Nhà quản trị: “Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và 
giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu”. (Theo Reinecke). Hoặc: Nhà quản trị là 
người điều khiển, giám sát công việc của những người khác. Đó là người ra 
quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng 
quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp. 
 Nhà quản trị hành chính: Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị. 
Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: Hoạch định, tổ 
chức, lãnh đạo, và kiểm tra bộ phận của mình. 
1.2. TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH 
Nhà quản trị hành chính cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau: 
 Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo 
chuyển về hoạt động quản trị hành chính văn phòng 
 Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng 
 Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn 
công ty 
 Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp 
làm việc mở 
 Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn 
đề của nhân viên 
 Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn 
 Phong cách lịch sự 
 Kiểm soát cảm xúc 
 Cóù óc sáng kiến 
 Tự tin 
 Có óc phán đoán 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 10 
 Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới 
1.3. CÁC CHỨC VỤ CỦA CẤP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH 
 Trợ lý hành chính 
 Trưởng phòng hành chính/TP xử lý văn bản/TP hồ sơ 
 Giám đốc hành chính 
 Phó Tổng Giám đốc hành chính. 
2. THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP 
2.1. KHÁI NIỆM THƯ KÝ 
Thư ký (Tiếng Anh là Secretary) là một từ rất thông dụng trên thế giới, chỉ 
một loại công việc, một loại nghề nghiệp phổ biến và quan trọng trong xã hội, 
đặc biệt là trong mối quan hệ với hoạt động quản lý. 
Theo IPS (International Professional Secretaries) – Hiệp hội thư ký chuyên 
nghiệp quốc tế: “Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị, là người nắm vững các 
nghiệp vụ hành chính văn phòng (Office skills), có khả năng chịu trách nhiệm 
mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các 
quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”. 
2.2. CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ 
 Nhóm chức năng liên quan đến việc tổ chức công tác thông tin: Xử lý văn 
bản đi, đến 
 Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: Tiếp khách, điện thoại, hoạch 
định và tổ chức các cuộc họp, hội nghị; hoạch định và tổ chức các chuyến đi 
công tác 
2.3. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ 
2.3.1. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng 
 Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao 
phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp 
 Biên tập văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu 
 Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của doanh nghiệp 
 Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho 
hoạt động của doanh nghiệp. 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 11 
2.3.2. Nhiệm vụ của thư ký Giám đốc 
 Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân Thủ trưởng: Tiếp khách, điện 
thoại, chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp do thủ trưởng điều 
hành; chuẩn bị các chuyến đi công tác của thủ trưởng 
 Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản: Thực hiện quy trình văn bản 
đến, đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, quản lý và sử dụng con dấu 
 Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc: Lập kế hoạch công tác hàng 
ngày, tuần, tháng của thủ trưởng; thống kê và kiểm tra việc thực hiện các 
chỉ thị của thủ trưởng; chăm lo sắp xếp phòng làm việc của thủ trưởng 
 Những nhiệm vụ khác: Báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, 
những lần đi liên hệ công tác, những sự kiện quan trọng trong doanh 
nghiệp; tổ chức một số công việc thuộc hành chính, sự vụ có tính chất cá 
nhân (của những bộ phận của thủ trưởng), các vấn đề thuộc phương tiện đi 
lại 
2.4. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ 
 Bản chất lao động của thư ký là hỗ trợ, giúp việc. 
 Hoạt động của thư ký được xác định trong phạm vi mối quan hệ trực tiếp và 
thường xuyên với nhà quản trị và các đồng nghiệp. 
 Thách thức đặt ra đối với thư ký là những áp lực về công việc, thời gian, và 
đôi khi là vấn đề tình cảm. 
 Kết quả lao động của thư ký được đo thông qua sự đóng góp của mình vào 
vào kết quả lao động của Thủ trưởng. 
2.5. TIÊU CHUẨN CỦA THƯ KÝ 
2.5.1. Tiêu chuẩn về kỹ năng 
 Kỹ năng tổ chức công việc một cách khoa học 
 Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng như: Các máy 
điện thoại, điện tín, photocopy, computer 
 Kỹ năng giao tiếp tốt: đọc nghe, nói, viết 
 Kỹ năng ghi chép nhanh và chính xác 
 Kỹ năng soạn thảo và biên tập văn bản 
 Kỹ năng lưu trữ văn bản 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 12 
 Kỹ năng điều hành 
2.5.2. Tiêu chuẩn về kiến thức cơ bản 
 Có kiến thức về quản trị 
 Có kiến thức về luật kinh doanh và các qui định của nhà nước 
 Có kiến thức về kinh tế học 
 Kiến thức về toán học và kế toán 
 Kiến thức quản trị hành chánh văn phòng 
 Kiến thức tổng quát 
 Biết ngoại ngữ 
2.5.3. Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp 
 Tính thẳng thắn: Cởi mở trong công tác 
 Chân thành: Chu đáo với mọi người 
 Trung thực: Vững vàng 
 Nhanh nhẹn; kiên quyết, công bằng 
 Kịp thời: Kỷ luật 
 Bền bỉ: Chính xác, nhanh chóng 
Tóm lại: Thư ký phải được thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với sự tin cậy 
đó. 
3. ĐẠI CƯƠNG VỀ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH,BỐI CẢNH TỪ NHÂN 
HCVP ĐẾN CẤP QUẢN TRỊ HCVP 
 Cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng 
 Cấp bậc thư ký 
 Cấp bậc quản trị 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 13 
Hình 2.1. Chức vụ hành chính văn phòng 
 Chức vụ 
 Nhân viên Thư ký Cấp quản trị 
Yêu 
cầu 
Có nghiệp vụ 
chuyên môn, có kinh 
nghiệm trong nghề ở 
mức tối thiểu 
Có nghiệp vụ 
chuyên môn 
cao/trình độ học vấn 
và có kinh nghiệm 
trong nghề 
Có kỹ năng quản trị 
cộng với kinh 
nghiệm/có trình độ 
học vấn chuyên 
ngành về công việc 
HCVP 
Chức 
vụ 
 Nhân viên tiếp 
tân và nhân viên 
HC (nhân viên 
thư tín hoặc nhân 
viên lưu trữ hồ 
sơ) 
 Tốc ký viên 
 Nhân viên đánh 
máy 
 Nhân viên điều 
hành xử lý thông 
tin 
 Thư ký chuyên 
ngành luật, y 
khoa 
 Thư ký tổng quát 
(thư ký cho cấp 
quản đốc, giám 
đốc hoặc tổng 
giám đốc) 
 Chuyên viên xử 
lý thông tin: Thư 
ký hành chánh 
hoặc thư ký văn 
phòng 
 Trợ lý hành 
chánh, trưởng 
phòng/giám đốc 
hành chính 
 Trưởng phòng 
thông tin 
 Trưởng phòng hồ 
sơ 
 Trưởng ph ... ác phòng làm việc, nhà QTHC cần tuân theo một số nguyên 
tắc sau: 
 Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của công ty 
 Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí 
phòng ban 
 Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau 
 Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay làm việc với các cơ 
quan bên ngoài ở gần lối ra vào thang máy hoặc khu vực tiếp dân 
 Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy 
bẩn thỉu 
 Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người lui 
tới 
4.2. BỐ TRÍ PHÒNG BAN HOĂÏC BÀN LÀM VIỆC THEO LUỒNG 
CÔNG VIỆC 
Bố trí phòng ban hoăïc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu 
hoá việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc. 
Hình 5.7: Mô hình sắp xếp lại bàn nghế, 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 46 
phòng ban theo thủ tục và luồng công việc 
Files 
D E 
 
C 
 
 B 
F 
Copier 
 A 
Ghi chú: 
 Văn thư đến Luồng công việc 
 Văn thư đi Sự di chuyển của nhân viên 
4.3. HẠN CHẾ SỬ DỤNG PHÒNG RIÊNG 
Hạn chế sử dụng phòng riêng với một số lý do sau: 
 Phòng riêng chiếm từ 2 – 10 lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc 
 Làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, trang thiết bị văn 
phòng 
 Phòng riêng ít uyển chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí 
 Khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc. 
4.4. SỬ DỤNG PHÒNG LÀM VIỆC CÓ VÁCH NGĂN 
Công ty thường bố trí vách ngăn để ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy 
nhau và trò chuyện. Giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. 
Hình 5.8: Phòng làm việc có vách ngăn thấp 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 47 
Lợi điểm: Giúp cho mỗi người làm việc có tính cách riêng tư mà không gây 
gián đoạn luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió, Nó dễ dàng trong 
việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng 
4.5. BỐ TRÍ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CẤP LÃNH ĐẠO 
Văn phòng làm việc của cấp lãnh đạo thường có: 
 Một phòng tiếp khách 
 Một phòng họp 
 Các phòng làm việc khác 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 48 
Hình 5.9: Phòng làm việc của Lãnh đạo 
4.6. BỐ TRÍ PHÒNG HỌP CHUNG 
Nên sắp xếp bàn nghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, 
mặt đối mặt (face to face). Cần có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 49 
Hình 5.10: Bố trí phòng họp sao cho thấy mặt nhau 
5. KHUNG CẢNH VĂN PHÒNG 
Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày nay người ta chú trọng đến sự tạo 
ra hoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy hoàn cảnh ảnh 
hưởng vào năng suất rất nhiều, thể hiện ở hai phương diện: 
 Ảnh hưởng tâm lý 
 Ảnh hưởng về sinh lý 
Sau đây là các yếu tố ảnh hưởng 
5.1. KHÔNG KHÍ 
Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng. Tiêu chuẩn về khối lượng 
không khí cần thiết cho một người/4 giờ làm việc/phòng là 7m3 không khí sạch. 
Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khoẻ của con người. Ở nhiệt độ thấp, phần lớn 
năng lượng của cơ thể bị tiêu phí không phải làm việc mà để chống lạnh vì vậy 
khả năng tập trung chú ý của nhân viên bị giảm nhanh, làm giảm năng suất lao 
động. 
Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt 
độ cơ thể được bình thường. Làm cho hô hấp tăng nhanh, tăng sự bài tiết mồ hôi, 
giảm hàm lượng muối trong cơ thể. Kết quả nhân viên làm việc uể oải, các động 
tác thực hiện lao động sẽ chậm, năng suất lao động giảm. 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 50 
Tuỳ thuộc vào nhiệt độ mà chúng ta sử dụng các thiết bị bảo hộ lao động 
khác nhau như hệ thống thông gió, quần áo đặc biệt, máy điều hoà không khí, 
màu sắc tương ứng của các bức tường 
5.2. ÂM THANH 
Âm thanh, tiếng động có ảnh hưởng đến thần kinh của con người.Khung 
cảnh làm việc quá ồn ào làm cho con người bị đãng trí, không tập trung. Nếu 
tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh. 
Tiêu chuẩn được ấn định để đo cường độ tiếng động là decibel. Ví dụ: 
 0d: Không có tiếng động 
 10d: Tiếng động của hơi thở 
 30d: Tiếng động thường ở một nơi yên tĩnh 
 50d: Tiếng động trong nhà 
 70d: Tiếng động trong phòng đánh máy 
 90d: Tiếng xe lứa chạy 
Theo quy định: từ 0 – 40d có thể nghỉ ngơi được. Từ 90 d trở lên là nguy 
hiểm cho sức khoẻ. 
Nguyên nhân gây tiếng động trong văn phòng và các giải pháp: 
 Nhân viên nói chuyện với nhau lớn tiếng quá.Khuyên họ nói nhỏ lại. 
 Cánh cửa khi khép lại gây tiếng động lớn. Dùng cánh cửa có nẹp cao su. 
 Tiếng chuông điện thoại lớn. Nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu hoặc có 
tiếng nhạc reo đặt gần người trực điện thoại. 
 Nhân viên nói điện thoại lớn, nhắc họ nói nhỏ lại. 
 Nhân viên đứng lên, ngồi xuống đụng ghế gây tiếng động. Nên lót dưới đế 
chân ghế một miếng cao su cho êm. 
 Người đi lại trong phòng quá nhiều nên sắp xếp các nhân viên thường 
liên hệ công tác với nhau ngồi gần nhau và nền nhà thường được trải thảm. 
5.3. MÀU SẮC 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 51 
Màu sắc có ảnh hưởng đến cảm xúc của con người, làm chán nản hay kích 
thích, làm cho các hoạt động thần kinh phấn chấn hay trì trệ. Màu sắc tạo một 
tổng thể hình dáng bên ngoài của văn phòng. Phòng làm việc có màu sắc quá 
sáng, có thể kích thích nhân viên quá độ. Một văn phòng ảm đạm, u tối thì 
không hấp dẫn và buồn tẻ. 
5.3.1. Nguyên tắc cơ bản về màu sắc 
Tất cả các màu sắc đều xuất phát từ ba màu chính: 
 Màu đỏ (red) 
 Màu vàng (yellow) 
 Màu xanh da trời (blue) 
Phối hợp ba màu chính này chúng ta sẽ có các màu khác nhau. 
Hình 5.11: Vòng quay màu sắc 
5.3.2. Phân loại màu sắc 
Có hai loại màu sắc: Màu ấm và màu mát 
 Màu ấm (Warm colors) là các loại màu: đỏ, vàng, cam. Các màu này gợi lên 
ánh nắng mặt trời, sự ấm áp và tươi vui. Màu ấm có khuynh hướng tiến lên. 
 Màu mát (Cool colors) là các màu xanh da trời, tím, và xanh lá cây. Chúng 
làm cho phòng làm việc mát hơn. Màu mát có khuynh hướng thụt lùi. 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 52 
Khi nắm được các nguyên tắc cơ bản về màu sắc, chúng ta dễ dàng cải thiện 
khung cảnh văn phòng. Có thể làm cho phòng làm việc dài hơn hoặc ngắn hơn, 
trần nhà cao hơn hay thấp hơn.Sử dụng màu sắc thích hợp không những nâng 
cao vẻ đẹp hình thức của doanh nghiệp mà còn nâng cao tinh thần làm việc của 
nhân viên. Kết quả, hiệu suất lao động tăng lên. 
5.4. ÁNH SÁNG 
Ánh sáng là yếu tố đầu tiên nhà quản trị cần quan tâm khi bố trí khung cảnh 
văn phòng. Ánh sáng có ảnh hưởng lớn đến năng suất lao động và chất lượng 
công việc. 
Có hai loại ánh sáng: 
 Ánh sáng thiên nhiên: Là ánh sáng mặt trời, nên tận dụng. Các văn phòng 
được thiết kế gần cửa sổ để nhận ánh sáng thiên nhiên dễ dàng hơn. 
 Ánh sáng nhân tạo: Do những ngọn đèn điện cung cấp. Khi dử dụng ánh 
sáng nhân tạo cần lưu ý đến hệ số phản chiếu ánh sáng. Tường nhà càng 
sáng, hệ số phản chiếu ánh sáng càng tăng. 
Ví dụ: 
 Màu trắng có hệ số phản chiếu ánh sáng 85% 
 Màu xanh da trời 50% 
 Màu đỏ thắm 20% 
 Trường hợp tường nhà bẩn, làm giảm 50 % năng suất đèn chiếu. 
Nếu chiếu ánh sáng chói và gần quá làm rối loạn thị giác và tăng sự mệt 
mỏi. Nên cung cấp ánh sáng vừa đủ và phù hợp cho từng loại công việc. 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Đơn giản hoá công việc hành chính là gì? 
2. Hệ thống là gì? Thủ tục là gì? Cho ví dụ. 
3. Sơ đồ phân phối công việc là gì? Lưu chuyển đồ là gì? 
4. Liệt kê một vài quy tắc cố gắng tối thiểu mà bạn cho là quan trọng nhất. 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 53 
5. Sắp xếp chỗ làm việc thế nào là khoa học và có hiệu quả? 
6. Trình bày tầm quan trọng của khung cảnh văn phòng hay khung cảnh làm 
việc. 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 54 
CHƯƠNG 6 
QUẢN TRỊ THỜI GIAN 
1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN 
Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức, và kiểm soát việc sử 
dụng quỹ thời gian vô giá của chính mình một cách có hiệu quả. 
Phần lớn các nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản. Hơn thế nữa, đó là 
thứ tài sản có một không hai. Báo Tuần Kinh Doanh của Mỹ đã cho rằng: Chính 
là thời gian chứ không phải là tiền bạc mới là tài sản quý nhất của một doanh 
nghiệp. 
Tục ngữ Việt Nam có câu:”Thời gian là vàng bạc”. Phương Tây có 
câu:’’Time is money’’. Cũng như mọi thứ tài sản, thời gian có thể được kiểm 
soát có hiệu quả hoặc không được kiểm soát gì cả. Bởi vì: ’’Tất cả mọi vấn đề 
suy ra cho cùng là vấn đề tiết kiệm thời gian’’ (Theo Karl Marx).”Tranh thủ 
được thời gian là tranh thủ được tất cả’’ (Theo Lenine) 
2. NGUYÊN NHÂN LÀM MẤT THỜI GIAN 
Trong quá trình làm việc, mất thời gian do các nguyên nhân sau: 
 Các cuộc gọi điện thoại 
 Các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách 
 Các câu hỏi của nhân viên 
 Đọc và trả lời thư tín 
 Các cuộc họp kéo dài 
 Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn 
 Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh 
 Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự trí lo ra. 
Tính theo hiệu quả thì: 1 giờ của thời gian làm việc không bị gián đoạn giá 
trị bằng 3 giờ của thời gian làm việc bị gián đoạn. 
3. CÁC BIỆN PHÁP QUẢN TRỊ THỜI GIAN 
3.1. CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN BIỂU 
3.1.1. Lịch thời gian biểu công tác hằng ngày (Time schedule) 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 55 
Theo luật 20 – 80: Chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho các công 
việc tương đối không quan trọng hoặc không cần thiết, và chỉ có 20% cho các 
công việc thực sự là quan trọng hoặc có năng suất cao. 
Hình 6.1: Thời gian thường được sử dụng 
và nên được sử dụng như thế nào 
Thời gian Hoạt động 
Các hoạt động kém hiệu quả 
20% các công việc kém hiệu quả 80% thời gian dành cho các hoạt 
động này 
20% các công việc có hiệu quả 
80% thời gian dành cho công việc có 
hiệu quả những cái quan trọng có 
mục tiêu dài hạn 
Thường làm Nên làm 
Ray Panko đã rút ra các bài học giá trị khi nghiên cứu các cấp quản trị sử 
dụng thời gian như thế nào: 
 50% thời gian được sử dụng trong các cuộc họp đối mặt (đọc vào máy và 
làm việc với thư ký) 
 6% thời gian được sử dụng để gọi điện thoại 
 20% thời gian được sử dụng để đọc và viết 
 24% thời gian còn lại được sử dụng để phân tích, lên lịch thời biểu, và làm 
các công việc hành chánh văn phòng, các việc khác. 
3.1.2. Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn 
Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn là công cụ giúp ích cho các bạn ghi nhớ các 
công việc phải làm. Có 4 lời khuyên: 
 Phải cập nhật hoá kế hoạch làm việc của mình. 
 Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải 
theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất. 
 Đừng lúc nào để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước, 
đó là con đường đã dọn sẵn để đi đến thất vọng. 
 Loại khỏi kế hoạch của bạn tất cả mọi việc có thể phân công cho người 
khác. 
Hình 6.2: Mẫu ghi chép các cuộc hẹn hoặc các việc cần giải quyết 
THỨ HAI NGÀY 21/02/2005 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 56 
8giờ 
9giờ 
10 
11 
12 
13 
14 
15 
16 
3.1.3. Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký (Tickler/Card file) 
Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký là các công cụ rất hữu ích cho các nhà quản 
trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm từng ngày trong tháng. 
Hình 6.3: Mẫu thẻ hồ sơ nhật ký 
3.2. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TRONG THƯ TÍN 
Theo thống kê, các cán bộ cao cấp mỗi ngày đã bỏ ra từ 2 – 3 giờ để đọc và 
trả lời thư từ. Để tiết kiệm thời gian trong thư tín nên tập trung toàn bộ thư mang 
về nhà đọc hoặc tranh thủ trong lúc đi máy bay, ngồi trên xe lửa, trên ôtô đọc 
thư 
3.3. TIẾT KIỆM THỜI GIAN BẰNG CÁCH SỬ DỤNG MÁY ĐỌC 
HAY MÁY GHI ÂM (DICTATINGMACHINE) 
Kỳ hạn 19 tháng mười hai 
Lập ngân sách cho năm tài khoá 2005 
(Dự kiến tăng 8.3% doanh thu) 
Nguyễn Thành Công 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 57 
Theo thống kê: 1 giờ ngồi ghi âm bằng 5 giờ ngồi viết tay.Nghe máy ghi âm 
mà đánh máy cô thư ký có thể làm nhanh hơn 33% so với thời gian đọc bản viết 
tay của giám đốc hoặc bản ghi tốc ký của mình. 
3.4. TIẾT KIỆM THỜI GIAN BẰNG PHƯƠNG PHÁP ĐỌC NHANH 
Qua điều tra, khoảng 83% giám đốc nói là họ không có thời gian đọc để 
nắm được tình hình.Biện pháp giải quyết: 
 Phân công cho người khác đọc 
 Đọc nhanh 
Nếu bạn áp dụng phương pháp đọc nhanh thì trong 3 năm, bạn sẽ tiết kiệm 
được một khoảng thời gian là 6 tháng (= 1/6 thời gian). 
Một số phương pháp đọc nhanh như sau: 
 Trong khi đọc một hàng chữ, đừng lắc đầu từ trái sang phải. 
 Đừng xướng âm trong khi đọc. 
 Đừng bao giờ quay ngược trở lại. 
 Mở rộng vùng đọc của mình bằng cách nhìn bao quát một nhóm chữ thay vì 
đọc từng chữ một. 
 Bắt đầu bằng chữ thứ hai hoặc chữ thứ ba của mỗi dòng để khỏi lãng phí 
vùng đọc vì nhìn ra ngoài lề. 
Các nguyên tắc trong phương pháp đọc nhanh 
 Hãy xem đồng hồ bạn đọc được bao nhiêu từ trong 10 phút chẳng hạn. 
Ngày hôm sau cũng đọc lâu như vậy nhưng hãy cố đọc nhiều hơn. 
 Trong lúc đọc, hãy tập trung tối đa để đạt kết quả mau chóng. Đừng bao giờ 
đọc chậm lại. Đừng bao giờ đọc ngược trở lại đoạn trước vì sợ để sót. 
3.5. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TIẾP KHÁCH 
Qua điều tra, tổng giám đốc mỗi ngày đã tiếp khách (phần lớn là cấp dưới 
của ông ta) khoảng 3, 5 giờ. 
Các biện pháp tiết kiệm thời gian tiếp khách: 
 Làm chủ việc tiếp khách: 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 58 
 Đến chỗ làm việc của cấp dưới 
 Tiếp khách ngoài phòng làm việc 
 Đứng để tiếp khách 
 Nhờ cô thư ký kiểm soát thời gian cuộc nói chuyện với khách 
 Quy định thời gian tiếp khách 
 Đừng cho gián đoạn công tác 
 Hãy tiếp xúc tại phòng ăn 
 Đừng quên đóng cửa phòng làm việc. 
 Quan hệ xã hội 
3.6. TIẾT KIỆM THỜI GIAN GỌI VÀ TRẢ LỜI ĐIỆN THOẠI 
 Những cuộc điện thoại gọi từ bên ngoài 
 Sử dụng phương pháp gọi lại 
 Điện thoại gọi ra ngoài 
 Làm sao kết thúc một cuộc nói chuyện 
3.7. TIẾT KIỆM THỜI GIAN HỘI HỌP 
Hội họp là 1 trong 3 nguyên nhân làm mất nhiều thời gian. Hội họp có hiệu 
quả phải: 
 Có mục đích rõ ràng là phối hợp hoạt động , trao đổi thông tin, đề ra các 
chính sách 
 Cuộc họp cần có nhiều người tham gia để giải quyết vấn đề và ra quyết định 
3.8. SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC KHOA HỌC 
Để năng suất làm việc nâng cao, tâm hồn thoải mái, đỡ bị căng thẳng, đỡ 
mệt mỏi. Vì vậy phải biết: 
 Tổ chức nơi làm việc 
 Trang trí nơi làm việc 
 Hãy để bàn giấy trống trải. 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Quản trị thời gian là gì? Các nguyên nhân làm mất thời gian? 
2. Tại sao phải sử dụng các công cụ hoạch định thời gian biểu? 
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 
Trang 59 
3. Làm thế nào để tiết kiệm thời gian trong thư tín, trong tiếp khách, trong hội 
họp? 
4. Giá trị thời gian có thể tính bằng tiền không? Một Giáo sư người Anh đã 
đưa ra một công thức toán học cho phép bạn tính được thời gian bằng tiền. 
Công thức: 
V = (W (100 – t)/100)/C 
Trong đó: V là giá trị của 1 giờ, W là lương tính theo giờ của một người; t là 
mức thuế và C là chi phí sinh hoạt tại nơi sinh sống của người đó. 
Bạn hãy tính giá trị thời gian làm việc của bạn trong 1 ngày, 1 giơ, 1 phút, 1 
giây làm việc. 

File đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_quan_tri_hanh_chanh_van_phong_nguyen_thi_ngoc_an.pdf