Bài giảng Tin văn phòng - Chủ đề: Microsoft Office - Trương Xuân Nam (Phần 13)

Chủ đề: Microsoft Office
TIN VĂN PHÒNG
Nội dung
 Khái niệm cơ bản
 Sắp xếp dữ liệu
 Lọc dữ liệu
 Các hàm cơ sở dữ liệu
 Tổng kết theo nhóm
2Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Khái niệm cơ bản
 Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các dữ liệu 
được sắp xếp trên một vùng chữ nhật (gồm ít 
nhất 2 hàng) của bảng tính với:
 Hàng đầu tiên ghi các tiêu đề của dữ liệu, mỗi tiêu đề 
trên một cột. Các tiêu đề này được gọi là trường 
(field) 
 Từ hàng thứ hai trở đi chứa dữ liệu, mỗi hàng là một 
bản ghi (record) 
3Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Khái niệm cơ bản
 Chú ý : 
 Tên các trường phải là dạng ký tự, không được dùng 
số, công thức, toạ độ ô...).Nên đặt tên trường ngắn 
gọn, không trùng lặp. 
 Không nên có miền rỗng trong CSDL 
4Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Sắp xếp dữ liệu
 Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay 
giảm dần trên một cột:
 Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp
 Kích nút Sort & Filter trên tab Home
 Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-
A)
 Để sắp xếp nhiều hơn một cột: chọn “Sort and 
Filter” sau đó lần lượt chọn các cột để sắp thứ tự, 
máy tính sẽ so sánh theo từng cột, nếu bằng nhau sẽ 
sử dụng cột tiếp theo
5Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Lọc dữ liệu
6Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Lọc dữ liệu
 Để lọc dữ liệu cần xác định các yếu tố cơ bản sau
 Miền dữ liệu: toàn bộ dữ liệu cần xử lý, kể cả tiêu đề
 Miền tiêu chuẩn: chứa các tiêu chuẩn
 Hàng đầu chứa tiêu đề. Các tiêu đề này hoặc là tên trường 
hoặc là tên bất kỳ phụ thuộc vào phương pháp thiết lập tiêu 
chuẩn trực tiếp hay gián tiếp)
 Từ hàng thứ hai trở đi là tiêu chuẩn của CSDL
 Miền đích: miền trống trên bảng tính, dùng để chứa 
các bản ghi đạt tiêu chuẩn
7Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Lọc dữ liệu
 MTC so sánh trực tiếp: cho phép đưa vào các 
tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu trong một trường 
với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh trực 
tiếp được tạo ra theo nguyên tắc sau:
 Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn, lấy tên 
trường làm tiêu đề
 Hàng thứ hai trở đi để ghi các tiêu chuẩn so sánh, 
trước các giá trị đó (có thể thêm các toán tử so sánh)
8Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Lọc dữ liệu
 Chú ý
 Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (thường được gọi là 
điều kiện và - and) được thực hiện đồng thời. 
 Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau (thường 
được gọi là điều kiện hoặc là - or) được thực hiện 
không đồng thời.
9Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Ví dụ
 Để lọc ra những người đạt điểm Trung bình từ 5 
đến 8 (trong khoảng) làm như sau:
 Trên hàng tiêu đề của tiêu chuẩn phải có 2 ô đều ghi 
trường Trung bình, ngay phía dưới ghi điều kiện (trên 
cùng một hàng)
Trung bình Trung bình
>=5 <=8
10Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Ví dụ
 Để lọc ra những người Xếp loại Kém hoặc Giỏi, 
Xuất sắc (tức là điểm Trung bình dưới 5 hoặc 
trên 8 (ngoài khoảng) làm như sau:
 Ngay phía dưới ghi điều kiện (trên hai hàng):
Trung bình
<5
>8
11Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Ví dụ
 Để lọc ra danh sách Nam hoặc Tuổi trên 21. Điều 
kiện ghi trên hai hàng
Giới tính Tuổi
Nam
>21
12Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Lọc dữ liệu
 Lọc tự động (Auto Filter):
 Sử dụng nhiều nhất, cho phép xem dữ liệu trực quan
 Cho phép lọc theo tiêu chuẩn hoặc lựa chọn dữ liệu
 Cho phép kết hợp nhiều tiêu chuẩn lọc
 Cho phép thực hiện sắp xếp ngay trên công cụ
13Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Các hàm CSDL
 Dùng để trả lại một giá trị từ CSDL theo một 
điều kiện nào đó. CSDL sau dùng minh họa cho 
các ví dụ
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 14
Các hàm CSDL
 DSUM (database, field, criteria): Tính tổng 
trên một cột (field) của CSDL (database) thoả 
mãn điều kiện ghi trong miền tiêu chuẩn (criteria)
 Ví dụ: để tính tổng Lương của Nữ của CSDL trên
15Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Các hàm CSDL
 DAVERAGE (database, field, criteria) Tính 
giá trị trung bình cộng trên một cột (field) của 
CSDL (database) thoả mãn điều kiện ghi trong 
miền tiêu chuẩn (criteria)
 Ví dụ : để tính tuổi trung bình của Nữ
16Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Các hàm CSDL
 DMAX (database, field, criteria) Tính giá trị 
lớn nhất trên một cột (field) của CSDL (database) 
thoả mãn điều kiện ghi trong miền tiêu chuẩn 
(criteria)
 Ví dụ : để tính Lương cao nhất của những người 
28 tuổi
17Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Các hàm CSDL
 DMIN (database, field, criteria) Tính giá trị 
nhỏ nhất trên một cột (field) của CSDL 
(database) thoả mãn điều kiện ghi trong miền tiêu 
chuẩn (criteria)
 Ví dụ : để tính Lương thấp nhất của những người 
28 tuổi
18Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Các hàm CSDL
 DCOUNT (database, field, criteria) Đếm số 
bản ghi của CSDL (database) trên cột số (field) 
thoả mãn điều kiện ghi trong miền tiêu chuẩn 
(criteria). 
 Ví dụ : để đếm số người là Nữ có Lương từ 50 trở lên
 Ví dụ : để đếm số người có chữ cái đầu của Tên là H
19Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Các hàm CSDL
 Chú ý: tại vị trí tham biến thứ 2 (field) của hàm 
DCOUNT chỉ được ghi số thứ tự (hoặc tên) của 
trường số bất kỳ chứ không được ghi số thứ tự 
(hoặc tên) của trường ký tự hoặc ngày tháng
20Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Các hàm CSDL
 DCOUNTA (database, field, criteria) Đếm số ô 
không rỗng của cột bất kỳ (field) thoả mãn điều 
kiện ghi trong miền tiêu chuẩn (criteria)
21Trương Xuân Nam - Khoa CNTT
Tổng kết theo nhóm
 Công cụ phân tích dữ liệu cực mạnh. Cho phép 
tính toán và tổng hợp dữ liệu nhiều chiều
 Các bước thực hiện:
 Bước 1: nhập số liệu
 Bước 2: tạo PivotTable (Insert => PivotTable)
 Bước 3: thiết lập báo cáo (PivotTable Field List)
22Trương Xuân Nam - Khoa CNTT