Bài giảng Tin văn phòng - Chủ đề: Microsoft Office - Trương Xuân Nam (Phần 1)

Chủ đề: Microsoft Office
TIN VĂN PHÒNG
Cấu trúc môn học
 Thời lượng: 45 tiết (3 x 15 buổi ~ 7.5 tuần)
 Nội dung: 3 phần
 Tin học cơ bản
 Giới thiệu về máy tính
 Hệ điều hành Windows
 Microsoft Word
 Microsoft Excel
 Thi: 2 lần (giữa kỳ và cuối kỳ, đều thi thực hành)
Trương Xuân Nam 2
Giảng viên & cách học
 Trương Xuân Nam, khoa CNTT
 Email: truongxuannam@gmail.com
 Trong một buổi học (3 tiết):
 Giảng viên sẽ trình bày kiến thức trên slide
 Sinh viên làm theo trên máy tính và làm bài tập
 Slide bài giảng, bài tập, điểm thi, được đưa lên 
mục “BÀI GIẢNG” của website 
sinh viên có thể vào xem và tải về
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 3
Phần 1: Tin Học Cơ Bản
 Công nghệ thông tin và máy tính
 Biểu diễn thông tin trong máy tính
 Kiến trúc chung của máy tính
 Phần cứng, phần mềm
 Các thiết bị ngoại vi thông dụng
 Soạn thảo tiếng Việt
 Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt
 Cách gõ các kí tự tiếng Việt
 Phần mềm Windows Explorer
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 4
Công nghệ thông tin 
và máy tính
Biểu diễn thông tin trên máy tính
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 5
Biểu diễn thông tin trên máy (1/7)
 Thông tin là tất cả những gì liên quan đến một 
đối tượng giúp hiểu được về đối tượng đó
 Thông tin có ở khắp nơi và tồn tại dưới nhiều 
dạng (tiếng nói, chữ viết, hình ảnh, âm thanh,...)
 Thông tin bao gồm những kiến thức, những số 
liệu được ghi chép, thống kê, những nhận định, 
dự báo, những chương trình, kế hoạch,...
 CNTT = ngành công nghệ về xử lý thông tin
Trương Xuân Nam 6
Biểu diễn thông tin trên máy (2/7)
 Muốn biết về một đối tượng Lấy các thông tin 
về đối tượng đó
 Mọi thông tin đều có thể chuyển về dạng số:
 Các số giữ nguyên số
 Các chữ cái mã hóa số
 Âm thanh số hóa (tần suất, công suất) số
 Hình ảnh số hóa (ma trận điểm ảnh) số
 ...
 Máy tính xử lý các thông tin ở dạng số
Trương Xuân Nam 7
Biểu diễn thông tin trên máy (3/7)
 Máy tính xử lý mọi số liệu đều ở dạng nhị phân
 Lý do: dễ biểu diễn bởi các tín hiệu điện/điện tử
Trương Xuân Nam 8
Trương Xuân Nam 9
Biểu diễn thông tin trên máy (4/7)
 Đơn vị cơ sở: 1 bit (Binary digit)
 1 byte = 8 bit
 1 KB (Kilobyte) = 1024 byte
 1 MB (Megabyte) = 1024 KB = 220 byte
 1 GB (Gigabyte) = 1024 MB = 230 byte
 1 TB (Terabyte) = 1024 GB = 240 byte
 1 PB (Petabyte) = 1024 TB = 250 byte
 1 EB (Exabyte) = 1024 PB = 260 byte
Trương Xuân Nam 10
Biểu diễn thông tin trên máy (5/7)
 Bảng mã ASCII (American Standard Code for 
Information Interchange): Quy định cách thức mã 
hóa các kí tự sử dụng trên máy tính
 Mỗi một ký tự sử dụng trên máy tính ứng với một 
con số
 Máy tính xử lý kí hiệu giống xử lý số
 Bảng mã mở rộng Unicode cho phép máy tính xử 
lý nhiều kí hiệu hơn (bao gồm cả tiếng Việt)
Biểu diễn thông tin trên máy (6/7)
 Cấu trúc bảng mã:
 32 ký tự đầu tiên (từ 0 đến 31): Hầu hết là các ký tự 
điều khiển (#27: Esc, #13: Enter, #7: Bell,...)
 96 ký tự tiếp theo (từ 32 đến 127): Các ký tự tiếng 
Anh, các ký hiệu thường dùng trong cuộc sống,...
 128 ký tự còn lại (từ 128 đến 255): Các ký tự phục vụ 
cho việc trình bày màn hình, một số ký hiệu toán học, 
tiếng Pháp,...
 Nhiều ký hiệu không có trong bảng ASCII
Trương Xuân Nam 11
Biểu diễn thông tin trên máy (7/7)
Ký tự 
ASCII
Mã
Ký tự 
ASCII
Mã
Ký tự 
ASCII
Mã
A 65 0 48 ( 40
B 66 1 49 ) 41
    + 43
a 97 , 44 - 45
b 98 . 46  
Trương Xuân Nam 12
Công nghệ thông tin 
và máy tính
Kiến trúc chung của máy tính 
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 13
Thời đại trước máy tính điện tử
 Tính toán bằng tay: người nguyên thủy
 Tính toán bằng ký hiệu: Ai Cập, Lưỡng Hà, Ấn 
Độ, Hi Lạp, La Mã,
 Tính toán bằng bàn tính: Trung Quốc
 Tính toán bằng máy tính cơ học:
 Châu Âu (thế kỷ 17)
 Hoa Kỳ (thế kỷ 19)
 Tính toán bị hạn chế bởi công nghệ
Trương Xuân Nam 14
Các thế hệ máy tính điện tử
 Thế hệ 1: sử dụng đèn điện tử, thập niên 1940
 Thế hệ 2: sử dụng bóng bán dẫn, 1950-1960
 Thế hệ 3: sử dụng mạch tích hợp, 1970-1980
 Thế hệ 4: sử dụng mạch tích hợp cỡ lớn, từ 1981 
đến hiện nay
 Thế hệ 5 (?): máy tính song song (dự án này của 
Nhật Bản nhưng thất bại)
 Tương lai: máy tính quang học, sinh học,...
Trương Xuân Nam 15
Phân loại máy tính (1/2)
 Có nhiều tiêu chuẩn để phân loại máy tính (theo 
công suất, theo thiết kế,...)
 Theo công suất:
 Siêu máy tính (super computer)
 Máy tính lớn (mainframe)
 Máy tính cỡ nhỏ (mini computer)
 Máy tính cá nhân, máy vi tính (personal computer, 
micro computer)
 Máy tính bỏ túi
Trương Xuân Nam 16
Phân loại máy tính (2/2)
 Theo thiết kế:
 Máy tính tập trung
 Máy tính phân tán (distributed)
 Máy tính liên cụm (cluster)
 Máy tính nhúng (embedded)
 Trạm đầu cuối (terminal)
 Thiết bị di động (mobile)
 ...
Trương Xuân Nam 17
Lịch sử các bộ vi xử lý máy PC
 Bộ xử lý đầu tiên: 8088 của hãng Intel (Hoa Kỳ)
 Các thế hệ sau (cũng của Intel):
 8086, 80286, 80386, 80486
 Pentium, Pentium II, Pentium III, Pentium IV
 Một số các bộ xử lý tương đương:
 Motorola
 AMD
Trương Xuân Nam 18
Trương Xuân Nam 19
Lịch sử các hệ điều hành máy PC
 Hệ điều hành đầu tiên: MS-DOS 1.0 của hãng 
Microsoft (Hoa Kỳ)
 Các hệ điều hành khác:
 MS-DOS 2.0, 3.0, 3.3, 4.0, 5.0, 6.0, 6.2, 7.0,...
 OS/2 (IBM)
 Unix, NextStep, Linux,...
 Microsoft Windows (1.0, 2.0, 3.0, 3.1, 95, 98, XP)
 Microsoft Windows NT (3.5, 4.0, 2000, 2003,...)
Các bộ phận của máy vi tính
Trương Xuân Nam 20
Ba khối cơ bản trong máy tính (1/2)
Trương Xuân Nam 21
Ba khối cơ bản trong máy tính (2/2)
 Input: các thiết bị để nhập số liệu vào máy tính 
(bàn phím, chuột, máy quét, webcam,)
 Output: các thiết bị để máy tính có thể kết xuất 
số liệu tính toán, kết quả công việc ra ngoài (màn 
hình, máy in, máy vẽ,)
 Processor: các thiết bị để xử lý số liệu trong máy 
tính (bộ vi xử lý, bộ nhớ,)
Trương Xuân Nam 22
Thuật ngữ
 Phần cứng (hardware): là các linh kiện cơ, điện, 
điện tử, cơ khí, quang học,...dùng để lắp ráp máy 
tính và các thiết bị dùng với nó
 Bộ vi xử lí trung tâm (central processing unit -
CPU): vi mạch tích hợp điều khiển mọi hoạt 
động của máy
 Bộ nhớ (memory): vi mạch có khả năng nhớ, 
được dùng để lưu trữ số liệu trong thời gian hoạt 
động của máy
Trương Xuân Nam 23
Tổng quan về phần mềm (1/3)
 Phần mềm máy tính (software): chỉ các chương 
trình máy tính được viết sẵn
 Để máy có thể thực hiện công việc mà người sử dụng 
muốn, phải viết trước chương trình làm việc cho máy 
và nạp nó vào bộ nhớ của máy. Một chương trình 
thường bao gồm nhiều lệnh, mỗi lệnh là một chỉ thị 
cho máy thực hiện
 Tương tự như sách hướng dẫn cho con người, người 
học phải thuộc và làm theo đúng để đạt kết quả tốt
Trương Xuân Nam 24
Tổng quan về phần mềm (2/3)
 Hệ điều hành (operating system): phần mềm điều 
khiển hoạt động chung của máy tính
 Các ứng dụng (applications): là các chương trình 
để xử lý các công việc thuộc phạm vi một chuyên 
ngành nào đó (Word – Soạn thảo văn bản, 
AutoCAD – hỗ trợ vẽ kỹ thuật, MATLAB – tính 
toán và giải các bài toán ở các lĩnh vực khác nhau 
trên máy tính,)
Trương Xuân Nam 25
Tổng quan về phần mềm (3/3)
 Các phần mềm tiện ích (utilities): các chương 
trình ứng dụng mang tính phổ biến, cần thiết cho 
hầu hết các đối tượng sử dụng máy, trợ giúp cho 
các hoạt động thông thường trên máy tính của 
người dùng
 Chương trình biên dịch (compiler): loại phần 
mềm đặc biệt, chuyên dùng để sinh ra các phần 
mềm khác
Trương Xuân Nam 26
Soạn thảo tiếng Việt
Phần mềm hỗ trợ gõ và cách gõ tiếng Việt
Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt 
 Tiếng Việt có một số ký tự đặc biệt và hệ thống 
đánh dấu thanh không có trong tiếng Anh phải 
mã hoá những ký tự này
 Xử lý tiếng Việt áp dụng vào đâu:
 Hỗ trợ việc hiển thị / in ấn tiếng Việt
 Hỗ trợ việc nhập dữ liệu tiếng Việt
 Hỗ trợ việc xử lý tiếng Việt (sắp xếp, kiểm tra chính 
tả, tìm kiếm, thống kê,)
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 28
Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt 
 Có nhiều giải pháp
 Bộ mã TCVN3, thường được sử dụng ở các tỉnh miền 
Bắc, hiện đã không còn được dùng
 Bộ mã VNI, thường được sử dụng ở các tỉnh miền 
Nam và hải ngoại, hiện đã không còn được dùng
 Bộ mã Unicode: chữ Unicode có sẵn trong mọi máy 
tính cài đặt hệ điều hành Windows. Ví dụ: Times 
New Roman, Arial,
 Hiện nay Unicode là chuẩn quốc gia được chính phủ 
sử dụng trong khối cơ quan hành chính Nhà nước
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 29
Phần mềm Unikey
 Unikey hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt thông dụng 
nhất hiện nay: TCVN3, VNI, Unicode (pre-
composed, decomposed, VIQR, VPS, VISCII, 
BK.HCM2, BK. HCM1, Vietware-X, Vietware-
F, UTF-8, NCR(Hex/Decimal), Windows CP 
1258
 Cài đặt: 
 Copy file: unikey.exe về máy tính
 Địa chỉ download: 
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 30
Bảng điều khiển chính của Unikey
 Thiết lập chế độ làm việc cho bộ gõ
 Nhấp nút Đóng để thu nhỏ vào thanh trạng thái
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 31
Chọn bảng mã
Chọn kiểu gõ
Chuyển nhanh chế 
độ gõ Việt, Anh
Hộp thoại này sẽ hiển thị 
khi khởi động
Khởi động chương trình 
cùng Windows
Phương pháp gõ TELEX
Phím Dấu
s Sắc
f Huyền
r Hỏi
x Ngã
j Nặng
z Xóa dấu đã đặt. Ví dụ: toansz = toan
w Dấu trăng trong chữ ă, dấu móc trong các chữ ư, ơ.
Chữ w đơn lẻ tự động chuyển thành chữ ư.
aa â
dd đ
ee ê
oo ô
[ ơ
] ư
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 32
Phương pháp gõ VNI
Phím Dấu
1 Sắc
2 Huyền
3 Hỏi
4 Ngã
5 Nặng
6 Dấu mũ trong các chữ â, ê, ô
7 Dấu móc trong các chữ ư, ơ
8 Dấu trăng trong chữ ă
d9 đ
0 Xóa dấu thanh
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 33
Chuyển đổi giữa các cách gõ
 Kích phải chuột vào biểu tượng Unikey (taskbar)
 Thiết đặt các thông số phù hợp
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 34
Bộ mã Font chữ Kiểu gõ Thiết lập bộ gõ
VNI VNI-Times
VNI-Helve
VNI-Book
Telex
Vni
VIQR
Chọn kiểu gõ + bảng mã 
VNI Windows
TCVN3
(ABC)
.VnTime
.VnArial
.VnCourier
Telex
Vni
VIQR
Chọn kiểu gõ + bảng mã 
TCVN3 (ABC)
Unicode TimesNewRoman
Arial
Tahoma
Verdana
Telex
Vni
VIQR
Chọn kiểu gõ + bảng mã 
Unicode
 Có thể chuyển đổi một 
đoạn hoặc file văn bản từ 
bảng mã này sang bảng 
mã khác
 Chỉ có thể chuyển được 
các file dạng Text và 
Rich Text Format
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 35
Chuyển mã tiếng Việt
Phần mềm Windows Explore
Các thao tác quản trị file đơn giản
Windows Explore
 Là một tiện ích có sẵn trong Windows cho phép 
ta quản lý file và thư mục
 Các cách khởi động Windows Explore từ 
Windows 7 
 Kích đúp chuột vào biểu tượng Computer trên 
desktop
 Kích chọn Start -> All programs -> Accessories -> 
Windows Explore
 Kích đúp chuột vào bất cứ thư mục nào
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 37
Làm việc với thư mục và tệp tin
 Thư mục: được sử dụng để chứa các tệp tin và 
các thư mục con
 Tệp tin: dùng để chứa nội dung thông tin. Đuôi 
tệp tin đặc trưng cho nội dung của tệp tin
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 38
Tạo một thư mục mới
 Chọn ví trị để đặt thư mục
 Kích chuột phải vào vùng trống, di chuyển đến 
mục New, chọn Folder
 Nhập tên thư mục sau đó nhấp Enter
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 39
Sao chép, di chuyển thư mục, tệp tin
 Chọn thư mục, tệp tin cần thao tác, kích chuột 
phải vào biểu tượng của chúng, một thực đơn tắt 
sẽ xuất hiện
 Nếu muốn di chuyển chọn Cut, nếu muốn sao 
chép chọn Copy
 Chọn vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép thư 
mục, tệp tin đến, kích chuột phải vào vùng trống, 
chọn Paste
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 40
Xóa thư mục, tệp tin
 Chọn thư mục, tệp tin cần thao tác, kích chuột 
phải vào biểu tượng của chúng, một thực đơn tắt 
sẽ xuất hiện
 Chọn Delete, máy sẽ thông báo người dùng có 
chắc chắn xóa không, nếu đồng ý ta nhấn Yes
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 41
 Thư mục và tệp tin sau 
khi bị xóa được đưa vào 
thùng rác gọi là Recycle 
Bin
 Nếu muốn phục hồi lại 
đối tượng đã xóa chúng ta 
vào Recycle Bin chọn đối 
tượng, sau đó chọn 
“Restore this item”
Trương Xuân Nam - Khoa CNTT 42
Khôi phục tệp tin, thư mục