Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 15: Sử dụng E-mail trên Outlook Express

@2008 - 2011 Khoa M&TT Email: fit@ispace.edu.vn 
MÔN HỌC:TIN HỌC VĂN PHÒNG 
1 
Trường Cao đẳng Nghề iSPACE 
Khoa Mạng & Truyền Thông 
fit@ispace.edu.vn 
Bài 1: GIỚI THIỆU BỘ ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG 
Bài 2: SỬ DỤNG MICROSOFTWORD SOẠN THẢO VĂN BẢN 
Bài 3: KỸ THUẬT GÕ BÀN PHÍM 
Bài 4: CHIA SẼ VÀ CÀI ĐẶT THÔNG SO TRONG MSWORD 
Bài 5: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 
Bài 6: TRỘN THƯ 
Bài 7: IN ẤN VĂN BẢN. 
Bài 8: GIỚI THIỆU PHẦN MỀM XỬ LÝ BẢNG TÍNH 
Bài 9: SỬ DỤNG MS EXCEL ĐỂ TẠO BẢNG TÍNH 
Bài 10: ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN BẢNG TÍNH 
Bài 11: GIỚI THIỆU ỨNG DỤNG TRÌNH CHIẾU 
Bài 12: SỬ DỤNG MS POWERPOINT ĐỂ TRÌNH CHIẾU 
Bài 13: GIỚI THIỆU CÁC ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG KHÁC 
Bài 14: TÌM KIẾM THÔNG TIN TRÊN INTERNET 
Bài 15: SỬ DỤNG E-MAIL TRÊN OUTLOOK EXPRESS 
Bài 16: HỘI THOẠI INTERNET 
MÔN HỌC:TIN HỌC VĂN PHÒNG 
2 
Đúng giờ 
Tắt chuông điện thoại 
Hỏi lại những gì 
chưa hiểu 
Đóng góp ý kiến 
và chia sẻ kinh 
nghiệm 
Lắng nghe 
Không hút thuốc 
trong lớp học 
QUY ĐỊNH HỌC TẬP 
3 
Bài 15: SỬ DỤNG E-MAIL TRÊN 
OUTLOOK EXPRESS 
• Giới thiệu E-mail 
• Cài đặt chương trình gởi/nhận E-mail (Desktop mail) 
• Cấu hình Desktop mail với MS Office Outlook 
• Thiết lập môi trường làm việc cho Desktop mail 
• Cấu hình và quản lý Webmail 
• Xử lý một số sự cố thông dụng 
• Câu hỏi bài tập 
Ứng dụng các chương trình gởi nhận thư điện tử nhằm trao đổi thông tin 
một cách nhanh chóng và tin cậy 
MỤC TIÊU BÀI HỌC 
• Hiểu được mô hình hoạt động của E-mail 
• Cài đặt, cấu hình trình quản lý E-mail cho các hộp thư cá 
nhân với MS Office Outlook (Desktop mail), Webmail 
Thiết lập môi trường làm việc, tại E-mail rules 
• Xử lý một số sự cố trình duyệt E-mail thông dụng 
Giới thiệu E-mail 
• Khái niệm về E-mail 
– Electronic mail (E-mail): thư tín điện tử 
– Cơ chế gởi và nhận thư qua mạng máy tính 
– Dịch vụ đầu tiên và phổ biến nhất của Internet 
– Cấu trúc: username@maildomain 
– Dịch vụ E-mail không là dịch vụ End to End 
– Hoạt động theo cơ chế lưu trữ và chuyển tiếp 
(Store – Forward) 
E-mail (electronic mail) là thư điện tử, là một hình thức trao đổi thư từ 
nhưng thông qua mạng Internet 
Giới thiệu E-mail 
• Các thuật ngữ 
– Mail Server: máy chủ phục vụ mail 
– Mail Client: máy truy cập mail thông qua phần mềm 
Mail Client (Webmail, Outlook Express, MS Outlook) 
– Mail Account: username (hoặc ID) và password 
– E-mail Address: dinh_danh@maildomain 
– Mailbox: hộp thư 
E-mail (electronic mail) là thư điện tử, là một hình thức trao đổi thư từ 
nhưng thông qua mạng Internet 
Giới thiệu E-mail 
• Mô hình hoạt động 
E-mail (electronic mail) là thư điện tử, là một hình thức trao đổi thư từ 
nhưng thông qua mạng Internet 
 Mail Box 
MTA 
Mail.ispace.edu.vn Mail client 
MTA 
MTA 
X.Y.Z 
 Mail Box 
Mail Server Mail Server 
Internet 
Giới thiệu E-mail 
• Các trình duyệt E-mail thông dụng 
– MS Outlook Express: tiện ích được tích hợp sẳn trong 
HĐH Windows 
– MS Office Outlook: ứng dụng của Microsoft Office 
– Webmail: trao đổi mail thông qua giao thức Web 
(http). 
E-mail (electronic mail) là thư điện tử, là một hình thức trao đổi thư từ 
nhưng thông qua mạng Internet 
Cài đặt chương trình gởi/nhận E-mail 
• Cài đặt Desktop mail 
– Cài đặt MS Outlook 2003: 
 Chọn: Office Enterprise 
Microsoft Office Outlook (Desktop mail) là một ứng dụng gởi nhận mail, 
được tích hợp trong bộ phần mềm MS Office 
Cài đặt chương trình gởi/nhận E-mail 
• Cài đặt Desktop mail 
– Cài đặt MS Outlook 2003: 
 Đánh dấu Check vào 
mục Outlook -> Click 
Update 
 Tiến trình cài đặt sẽ 
copy file vào thư mục 
Office 
 Click Finish để kết thúc 
Microsoft Office Outlook (Desktop mail) là một ứng dụng gởi nhận mail, 
được tích hợp trong bộ phần mềm MS Office 
Cài đặt chương trình gởi/nhận E-mail 
• Giới thiệu các thành phần Desktop mail 
– To: 
– Cc (Carbon copy): 
– Bcc (Blind carbon copy): 
– Subject: 
Microsoft Office Outlook (Desktop mail) là một ứng dụng gởi nhận mail, 
được tích hợp trong bộ phần mềm MS Office 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập một hoặc nhiều E-mail 
Account 
– Khởi động MS Outlook 
2003: 
 Start ->All Programs -> 
Microsoft Office -> 
Microsoft Office Outlook 
2003 
 Xuất hiện giao diện như 
sau 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập một hoặc nhiều E-mail 
Account 
– Nếu là lần khởi động lần 
đầu 
– Click Next để chọn kiểu 
Server mail 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập một hoặc nhiều E-
mail Account 
– Tại cửa sổ Server Type -> 
POP3 
– Click Next để thực hiện 
xác lập các thông số cấu 
hình E-mail 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập một hoặc nhiều E-mail 
Account 
– User Information 
 Nhập Your Name 
 Nhập địa chỉ E-mail 
– Server Infomation 
 Nhập tên máy chủ 
gởi/nhận thư đến và đi 
– Logon Information 
 Nhập tài khoảng mail/ 
password 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập một hoặc nhiều E-mail 
Account 
– Kiểm tra cài đặt E-mail 
 Nhấn Test Account 
Settings 
– Đóng cửa sổ Test Account 
Settings. Click Next hoàn 
tất quá trình cấu hình 
chương trình gởi/nhận E-
mail 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập Rules: E-mail và 
Message 
– Khởi động MS Outlook 
– Vào Tools -> Rules and 
Alerts 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập Rules: E-mail và 
Message 
– Tại tab E-mail Rules, chọn 
New Rule 
– Xuất hiện cửa sổ Rules 
Wizard 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập Rules: E-mail và 
Message 
– Chọn Start creating a rule 
from a Template 
– B1.1: -> Move messages 
from someone to a folder 
– B2.1: -> People or 
distribution list -> click 
Next 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập Rules: E-mail và 
Message 
– B2.1: Nhập tên hoặc chọn 
từ danh sách tài khoản 
muốn thiết lập Rule 
– Click Ok 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập Rules: E-mail và 
Message 
– B2.2: -> Specified để chỉ 
định thư mục lưu trữ E-mail 
– Click Next 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập Rules: E-mail và 
Message 
– B2.2: -> chọn thư mục 
muốn lưu trữ 
– Hoặc click New để tạo một 
thư mục mới 
– Click Ok để hoàn tất và 
quay trở về cửa số Rules 
and Alerts 
– Click Next 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập Rules: E-mail và 
Message 
– B1.2: chọn điều kiện tại 
mục Select condition(s) 
– Click Next 
– Lưu ý: nếu muốn thay đổi 
tài khoảng và thư mục tạo 
Rules -> B2 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập Rules: E-mail và 
Message 
– B1.3: chọn hành động muốn 
làm khi áp dụng Rules tại 
mục Select Action(s) 
– Click Next 
– Lưu ý: nếu muốn thay đổi 
tài khoảng và thư mục tạo 
Rules -> B2 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập Rules: E-mail và 
Message 
– B1.4: chọn điều kiện loại trừ 
tại mục Select 
Exception(s) (if 
necessary) 
– Click Next 
– Lưu ý: nếu muốn thay đổi 
tài khoảng và thư mục tạo 
Rules -> B2 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Cấu hình Desktop mail với MS Outlook 
• Thiết lập Rules: E-mail và 
Message 
– B1.5: đánh dấu check Run 
this rule now on message 
already in “Inbox” 
– Click Finish và quay trở về 
cửa số Rules and Alerts 
– Click Apply -> Ok hoàn tất 
tiến trình tạo Rules 
– Lưu ý: nếu muốn thay đổi 
tài khoảng và thư mục tạo 
Rules -> B2 
Thiết lập các thông số cho chương trình gởi/nhận E-mail, cho phép thực 
hiện trao đổi thông tin 
Thiết lập môi trường làm việc Desktop 
mail 
• Stationary and Fonts 
– Menu Tools -> Options 
– Tại tab Mail Format, 
Stationary and Fonts -> click 
chọn Fonts để tùy chọn font 
chữ cho messages 
– -> Stationary để tùy chọn 
backgroun cho messages 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Thiết lập môi trường làm việc Desktop 
mail 
• Tạo chữ ký (Signatures) 
– Tại tab Mail Format, click 
chọn Signatures -> chọn 
New 
 Nhập tên của chữ ký 
 Click chọn “Use this file 
as a template” -> 
Browse chọn file chữ ký 
 Lưu ý: file phải có phần 
mở rộng *.html 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Thiết lập môi trường làm việc Desktop 
mail 
• Tạo và quản lý Address Book 
– Tại cửa sổ ứng dụng mail click 
chọn biểu tượng (Icon) Address 
Book 
• Click chọn Icon “New Entry” để 
tạo một địa chỉ liên lạc mới 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Thiết lập môi trường làm việc Desktop 
mail 
• Tạo và quản lý Address Book 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Tên người liên lạc 
Nghề nghiệp 
Địa chỉ E-mail 
Tên hiển thị 
Nơi công tác 
Lưu và thoát 
Thiết lập môi trường làm việc Desktop 
mail 
• Tổ chức công việc: Calendar 
Chọn số ngày làm việc 
trong tuần, ngày bắt đầu 
của tuần, thời gian làm 
việc 
Các tùy chọn cơ bản khác: 
“Show week numbers in 
the Date Navigator”, 
“Allow attendees to 
propose new times for 
meetings you organize”,  
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Thiết lập môi trường làm việc Desktop 
mail 
• Message Format 
Menu Tools -> Options -> Mail 
Format 
Tại nhãn Message format -> 
International Options 
Thực hiện các tùy chọn: mã hóa 
message, cờ hiệu, headers cho 
message trả lời hoặc chuyển tiếp 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Cấu hình và quản lý Webmail 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Cấu hình và quản lý Webmail 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Mail rác (Spam) 
Spam Filter: bật/tắt 
chế độ bảo vệ Spam 
Mark Spam + Not 
Spam: xóa message và 
khóa địa chỉ mail 
Image Blocking: khóa 
hình ảnh chứa trong 
mail rác. 
Cấu hình và quản lý Webmail 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Quản lý E-mail 
Thêm một địa chỉ mail 
mới 
Cấu hình và quản lý Webmail 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Quản lý E-mail 
Tạo chữ ký mail 
Cấu hình và quản lý Webmail 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Quản lý E-mail 
Tạo E-mail trả lời tự động 
Cấu hình và quản lý Webmail 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Tạo và quản lý Address Book 
Import/Export 
Cấu hình và quản lý Webmail 
Thực hiện các thiết lập cần thiết, phù hợp với từng cá nhân sử dụng mail 
Tạo và quản lý Address Book 
In Address Book 
Xử lý một số sự cố thông dụng 
Khắc phục các sự cố thiết lập thông số E-mail address, Server mail 
Mail Account 
User name 
Server Options 
Incoming mail server 
Outgoing mail server 
Server Port Numbers 
 Incoming server 
 Outgoing server 
Câu hỏi bài tập 
Chủ đề thảo luận 
– Mô hình hoạt động mail 
 Mail Server, Mail Client, Protocol, port 
 Vẽ mô hình hoạt động 
– E-mail và Message Rules 
– Quản lý lưu trữ của chương trình gởi/nhận E-mail 
Bài tập thực hành 
@2008 - 2011 Khoa M&TT Email: fit@ispace.edu.vn 
43