Bài giảng Quản trị học - Chương 9: Chức năng kiểm tra

CHỨC NĂNG KIỂM TRA
CHƯƠNG 9:
NỘI DUNG
KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC KIỂM TRA1
TIẾN TRÌNH KIỂM TRA2
CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA3
CÁC CÔNG CỤ KIỂM TRA4
1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN 
TẮC
1.1 Khái niệm:
- Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực tế 
và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện 
sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ 
sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời 
nhằm khắc phục sự sai lệch, đảm bảo tổ chức 
đạt được mục tiêu của nó.
1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC
1.1 Khái niệm:
- Trọng điểm của chức năng kiểm tra:
 Kiểm tra là một quá trình.
 Kiểm tra các hoạt động đã xảy ra, đang xảy ra và 
sẽ xảy ra.
 Phát hiện ra những sai lệch và nguy cơ sai lệch.
 Kiểm tra để thực hiện các biện pháp khắc phục 
nhằm hoàn thành mục tiêu.
1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC
1.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế KT:
 Kiểm tra phải căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ 
chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra.
 Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo yêu cầu 
của các nhà quản trị.
 Việc kiểm tra phải được thực hiện tại các khâu 
trọng yếu.
 Kiểm tra phải khách quan.
1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC
1.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế KT:
 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không 
khí của tổ chức.
 Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính 
hiệu quả kinh tế.
 Việc kiểm tra phải đưa đến hành động
2. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA
2.1 Xác định các tiêu chuẩn
Thiết lập các tiêu chuẩn cần chú ý:
 Không đưa ra các tiêu chuẩn không đúng hay 
không quan trọng.
 Mang tính hiện thực.
 Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.
 Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu 
chuẩn đề ra.
 Dễ dàng cho việc đo lường.
2.2 Đo lường thành quả
 Tiến hành đo hay lường trước nhằm phát hiện sự 
sai lệch hay nguy cơ sai lệch so với mục tiêu.
 Hiệu quả đo lường phụ thuộc vào phương pháp 
đo lường và công cụ đo lường.
 Đo lường những tiêu chuẩn định lượng sẽ dễ 
dàng hơn các tiêu chuẩn định tính.
2. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA
2. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA
2.3 Điều chỉnh các sai lệch
 Khi đo lường xong, kết quả có sự sai lệch thì cần 
phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch. 
 Đề ra các biện pháp khắc phục sai lệch.
Lập kế
hoạch
Bao gồm các loại hình sau:
3. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA
Thực hiện
kế hoạch
Kết quả
đạt được
Kiểm tra
lường trước Kiểm tra sau
khi thực hiện
Kiểm tra trong
khi thực hiện
3. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA
3.1 Kiểm tra lường trước
 Hoạt động kiểm tra trước khi hoạt động xảy ra, 
bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể xảy ra để 
ngăn chặn trước.
 Giúp cho tổ chức thực hiện kế hoạch chính xác, 
dự liệu được những vấn đề có thể ảnh hưởng từ 
thời điểm lên kế hoạch cho đến lúc thực hiện.
 Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đoán về 
sự biến đổi của môi trường
3. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA
3.2 Kiểm tra trong khi thực hiện
 Hoạt động kiểm tra bằng cách theo dõi trực tiếp 
những diến biến trong quá trình thực hiện kế 
hoạch. 
 Mục tiêu nhằm kịp thời tháo gỡ những vướng 
mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để 
đảm bảo tiến độ dự kiến.
3.3 Kiểm tra sau khi thực hiện
 Hoạt động kiểm tra bằng cách đo lường kết quả 
thực tế và đối chiếu với kế hoạch ban đầu. 
 Mục tiêu nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình 
thực hiện kế hoạch, rút kinh nghiệm.
 Nhược điểm của loại hình kiểm tra này là độ trễ 
về thời gian. 
3. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA
4. CÁC CÔNG CỤ KIỂM TRA
4.1 Kiểm tra tài chính:
 Ngân quỹ: thấy được những khoản chi phí và 
nguồn thu do ai sử dụng và quản lý. 
 Các dạng ngân quỹ:
 Ngân quỹ thu và chi.
 Ngân quỹ về thời gian, không gian, sản phẩm.
 Ngân quỹ dạng vật lý (số đv vật liệu, số đv sp)
 Ngân quỹ về tiền mặt.
4. CÁC CÔNG CỤ KIỂM TRA
4.2 Kỹ thuật phân tích thống kê: Dựa vào dữ 
liệu quá khứ để tổng hợp và phân tích. 
4.3. Báo cáo và phân tích chuyên môn: sử 
dụng những chuyên gia trong từng lĩnh vực trọng 
yếu của doanh nghiệp để phát hiện những sai lệch.
4.4. Quan sát cá nhân: sử dụng các giác quan để 
quan sát nhân viên trong quá trình thực hiện công 
việc và điều chỉnh ngay những sai phạm.