Bài giảng Quản trị học - Chương 7: Hoạch định - Trần Nhật Minh

Hoạch định 
Khái niệm 
Nền tảng của hoạch định 
Phân loại hoạch định 
Tiến trình hoạch định 
Các công cụ hoạch định 
Khái niệm 
Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. 
Vai trò, lợi ích 
Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống. 
Phối hợp các nguồn lực của tổ chức hiệu quả hơn. 
Tập trung vào mục tiêu và sứ mạng của tổ chức . 
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức trong quan hệ hợp tác và phối hợp với các nhà quản trị khác trong tổ chức. 
Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài. 
Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm làm cho các hoạt động đó đúng mục tiêu. 
Yêu cầu về hoạch định 
Để hoạt động hoạch định đạt kết quả phải đáp ứng những đòi hỏi về: 
Khoa học 
Khách quan 
Hệ thống 
Nhất quán 
Khả thi 
Cụ thể 
Linh hoạt 
Phù hợp (với hoàn cảnh cụ thể) 
Nội dung hoạch định 
Mục tiêu 
Rõ ràng 
Tương quan giữa các mục tiêu 
Thời hạn thực hiện 
Cách đo lường hiệu quả 
Biện pháp 
Các biện pháp quan trọng để đạt mục tiêu 
Thuận lợi, khó khăn của môi trường, của tổ chức 
Tài nguyên 
Các nguồn tài nguyên cần thiết 
Dự toán ngân sách 
Việc thực hiện 
Các chính sách cần thiết 
Các bộ phận, đơn vị ảnh hưởng 
Kiểm soát 
Phân loại hoạch định 
Mục tiêu 
Kế hoạch chiến lược 
Kế hoạch tác nghiệp 
Kế hoạch đơn dụng 
Ngân sách 
Chương trình 
Dự án 
Kế hoạch thường trực 
Chính sách 
Thủ tục 
Quy định 
Cách phân loại hoạch định khác 
Phân loại hoạch định 
Quy mô 
Chiến lược 
Tác nghiệp 
Thời gian 
Dài hạn 
Ngắn hạn 
Tính cụ thể 
Định hướng 
Cụ thể 
Mức độ sử dụng 
Đơn dụng 
Thường trực 
Phân loại theo quy mô 
Kế hoạch chiến lược 
Phạm vi áp dụng cho toàn bộ tổ chức 
Thiết lập những mục tiêu tổng thể cho tổ chức 
Định vị tổ chức trong môi trường hoạt động 
Áp dụng trong thời gian dài 
Kế hoạch tác nghiệp 
Chỉ rõ cách thức đạt được những mục tiêu tổng thể 
Áp dụng trong thời gian ngắn 
Theo thời gian và tính cụ thể 
Kế hoạch dài hạn 
Những kế hoạch có thời gian trên 3 năm 
Kế hoạch ngắn hạn 
Kế hoạch có thời gian dưới 1 năm 
Kế hoạch cụ thể 
Được xác định rõ ràng và không thể diễn giải theo cách khác được 
Kế hoạch định hướng 
Kế hoạch linh hoạt, thiết lập những định hướng chung, cho phép lựa chọn khi thực hiện 
Theo mức độ sử dụng 
Kế hoạch đơn dụng 
Được lập cho một tình huống đặc thù 
Kế hoạch thường trực 
Cung cấp hướng dẫn cho các hoạt động lặp đi lặp lại 
Yếu tố cấu thành của hoạch định 
Các mục tiêu 
Những kết quả cho cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ tổ chức 
Cung cấp định hướng và tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động 
Các kế hoạch 
Những văn bản thể hiện cách thức đạt được mục tiêu 
Mô tả các nguồn lực được phân bổ và thiết lập kế hoạch thực hiện 
Mục tiêu 
Thể hiện kết quả, không phải hành động 
Thể hiện điểm cuối cùng chứ không phải cách thức đạt được 
Đo lường và định lượng được 
Xác định cụ thể kết quả sẽ được đánh giá ra sao và mức độ mong đợi là bao nhiêu 
Khung thời gian thực hiện rõ ràng 
Thời điểm sẽ đánh giá kết quả đạt được 
Yêu cầu về mục tiêu 
Yêu cầu về mục tiêu (tt) 
Thách thức và có thể đạt được 
Những mục tiêu thấp không mang tính thúc đẩy. 
Những mục tiêu cao sẽ thúc đẩy nếu họ có thể đạt được 
Được ghi ra cụ thể 
Tập trung, xác định và làm cho mục tiêu được thấy rõ ràng 
Truyền bá cho tất cả các thành viên cần thiết của tổ chức 
Để tất cả mọi người đều hiểu đúng vấn đề 
Đặt mục tiêu kiểu truyền thống 
Dựa trên cơ sở nhà quản trị cấp cao hiểu biết tốt nhất do họ có thể nhìn thấy tổng thể vấn đề 
Nhà quản trị cấp cao đặt các mục tiêu tổng thể 
Các mục tiêu được chia thành các mục tiêu nhỏ cho từng cấp bậc trong tổ chức 
Mục tiêu mang ý nghĩa chỉ đạo, hướng dẫn, và bắt buộc từ cấp trên . 
Các mục tiêu bị mất tính rõ ràng và tập trung do các nhà quản trị cấp thấp hơn cố gắng giải nghĩa và xác định mục tiêu theo lĩnh vực họ chịu trách nhiệm. 
Đặt mục tiêu kiểu truyền thống 
Quản trị bằng mục tiêu (MBO) 
Management By Objectives: là cách quản trị thông qua việc mọi thành viên tự mình xác định mục tiêu, tự mình quản lý và thực hiện các mục tiêu mà họ đề ra 
Quản trị bằng mục tiêu (MBO) 
Các mục tiêu thực hiện cụ thể cùng được nhân viên và nhà quản lý xác lập 
Tiến độ hoàn thành các mục tiêu được định kỳ xem xét lại 
Phần thưởng được phân bổ trên cơ sở tiến độ thực hiện các mục tiêu 
Các yếu tố chủ yếu của MBO: 
Mục tiêu rõ ràng, có sự tham gia vào việc ra quyết định, thời gian thực hiện/đánh giá rõ ràng, có sự phản hồi 
Các bước cơ bản của MBO 
Xây dựng các mục tiêu, chiến lược tổng thể của tổ chức 
Các mục tiêu chính được phân chia cho các đơn vị 
Trưởng đơn vị và các trưởng phòng cùng thống nhất xây dựng mục tiêu của đơn vị 
Các trưởng phòng và tất cả nhân viên cùng thống nhất các mục tiêu của phòng 
Các kế hoạch hành động được tất cả mọi thành viên trong phòng thống nhất 
Các kế hoạch hành động được thi hành 
Tiến độ hoàn thành các mục tiêu thường xuyên được xem xét lại và cung cấp phản hồi 
Thực hiện thưởng theo kết quả hoàn thành mục tiêu 
Ư u điểm của MBO 
Khuyến khích tính chủ động, tính sáng tạo của cấp dưới tham gia vào việc lập và thực hiện kế hoạch. 
 Kiểm soát dễ hơn. 
 Tạo cơ sở khách quan để thưởng phạt. 
 Tổ chức được phân định rõ ràng. 
Tạo điều kiện, cơ hội phát triển của mọi thành viên 
Khuyết điểm của MBO 
Thời gian xác lập mục tiêu thường bị kéo dài 
Các mục tiêu cá nhân có thể khó thực hiện do thiếu hướng dẫn, giải thích của nhà quản lý 
Khuynh hướng tập trung vào công việc ngắn hạn, các mục tiêu dài hạn ít được quan tâm 
Không hoàn toàn hiệu quả trong môi trường năng động, khi mà mục tiêu thường phải được thiết lập lại. 
Có thể gây ra khó khăn cho nhóm làm việc khi quá tập trung vào thành quả của cá nhân 
Tiến trình hoạch định 
Tiến trình hoạch định chiến lược 
Hoạch định tác nghiệp 
Tiến trình hoạch định cơ bản 
Mục tiêu / Vấn đề 
Dữ kiện thực tế 
Các phương án 
Đánh giá 
Lựa chọn phương án 
Thực hiện 
Xem xét 
Vấn đề phát sinh 
Có đủ 
Không đủ 
Giả định 
Tiến trình hoạch định chiến lược 
1. Xác định sứ mệnh, mục tiêu của tổ chức 
3. Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu 
2. Phân tích cơ hội, nguy cơ 
4. Xây dựng các kế hoạch chiến lược để lựa chọn 
5. Triển khai kế hoạch chiến lược đã chọn 
6. Triển khai các kế hoạch tác nghiệp 
7. Kiểm tra, đánh giá kết quả 
8. Lặp lại quá trình hoạch định 
Tiến trình hoạch định chiến lược 
1. Xác định sứ mệnh, mục tiêu: 
Chúng ta là ai? 
Chúng ta muốn trở thành tổ chức như thế nào? 
Các mục tiêu định hướng là gì? 
2. Phân tích nguy cơ, cơ hội của môi trường 
Các xu hướng trong môi trường vĩ mô 
Các xu hướng trong môi trường vi mô 
3. Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức 
1. sứ mệnh, mục tiêu 
3. điểm mạnh, điểm yếu 
2. cơ hội, nguy cơ 
4. Các kế hoạch chiến lược 
5. Triển khai kế hoạch 
6. Các kế hoạch tác nghiệp 
7. Kiểm tra, đánh giá kết quả 
8. Lặp lại quá trình hoạch định 
Tiến trình hoạch định chiến lược 
4. Xây dựng các chiến lược để lựa chọn 
Thâm nhập thị trường : Tìm kiếm cơ hội phát triển thị trường đang hoạt động với sản phẩm hiện có 
Tăng sức mua của khách hàng hiện hữu 
Thu hút khách hàng từ đối thủ cạnh tranh 
Biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng hiện tại 
Mở rộng thị trường : tìm kiếm thị trường mới cho sản phẩm hiện có 
Tìm kiếm khu vực thị trường mới 
Tìm những thị trường mục tiêu mới 
Tìm những người tiêu dùng mới 
1. sứ mệnh, mục tiêu 
3. điểm mạnh, điểm yếu 
2. cơ hội, nguy cơ 
4. Các kế hoạch chiến lược 
5. Triển khai kế hoạch 
6. Các kế hoạch tác nghiệp 
7. Kiểm tra, đánh giá kết quả 
8. Lặp lại quá trình hoạch định 
Tiến trình hoạch định chiến lược 
4. Xây dựng các chiến lược để lựa chọn (tt) 
Phát triển sản phẩm 
Phát triển sản phẩm mới 
Cải tiến sản phẩm: về chất lượng, tính năng, bao bì, quy cách, mẫu mã,  
Đa dạng hóa sản phẩm 
Đưa các sản phẩm mới thâm nhập thị trường mới 
1. sứ mệnh, mục tiêu 
3. điểm mạnh, điểm yếu 
2. cơ hội, nguy cơ 
4. Các kế hoạch chiến lược 
5. Triển khai kế hoạch 
6. Các kế hoạch tác nghiệp 
7. Kiểm tra, đánh giá kết quả 
8. Lặp lại quá trình hoạch định 
Tiến trình hoạch định chiến lược 
5. Triển khai chiến lược 
Cần chỉ rõ những hoạt động để đạt mục tiêu 
Dự kiến các yếu tố liên quan: công nghệ, tài chính, marketing, nhân lực, R&D, cơ cấu tổ chức, kỹ năng quản lý,  
6. Xây dựng các kế hoạch tác nghiệp 
Phải xuất phát từ các chiến lược của tổ chức 
1. sứ mệnh, mục tiêu 
3. điểm mạnh, điểm yếu 
2. cơ hội, nguy cơ 
4. Các kế hoạch chiến lược 
5. Triển khai kế hoạch 
6. Các kế hoạch tác nghiệp 
7. Kiểm tra, đánh giá kết quả 
8. Lặp lại quá trình hoạch định 
Tiến trình hoạch định chiến lược 
7. Kiểm tra và đánh giá kết quả 
Tiến hành đồng thời với quá trình hoạch định chiến lược và tác nghiệp 
Cơ sở để xem xét lại mục tiêu, chiến lược, biện pháp kiểm tra và đưa ra điều chỉnh 
8. Lặp lại tiến trình hoạch định 
Khi những điều kiện thay đổi, tác động đến hoạt động của tổ chức 
Hoạch định là quá trình liên tục, là phương tiện để đạt mục tiêu 
1. sứ mệnh, mục tiêu 
3. điểm mạnh, điểm yếu 
2. cơ hội, nguy cơ 
4. Các kế hoạch chiến lược 
5. Triển khai kế hoạch 
6. Các kế hoạch tác nghiệp 
7. Kiểm tra, đánh giá kết quả 
8. Lặp lại quá trình hoạch định 
Khái niệm : Hoạch định tác nghiệp liên quan đến triển khai các chiến lược đã xác định trong thời gian ngắn. 
Nội dung : 
Định ra các chương trình hoạt động ngắn 
Sử dụng các nguồn lực được phân bố. 
Hai loại kế hoạch tác nghiệp : 
Kế hoạch đơn dụng 
Kế hoạch thường trực 
Hoạch định tác nghiệp 
Kế hoạch đơn dụng 
Chương trình 
Những bước chính trong hoạt động để đạt mục tiêu 
Thứ tự và thời gian mỗi bước 
Đơn vị hay cá nhân phụ trách mỗi hành động 
Dự án 
Quy mô nhỏ hơn, một phần tách rời của chương trình 
Giới hạn nghiêm ngặt về thời gian và nguồn lực sử dụng. 
Ngân sách 
Quản lý nguồn lực tài chính được phân bổ 
Kiểm tra hiệu quả hoạt động trong chương trình, dự án 
Những hoạt động không có khả năng lặp lại trong tương lai 
Kế hoạch thường trực 
Chính sách 
Đường lối chỉ đạo tổng quát 
Được các nhà quản trị cấp cao thiết lập chính thức 
Thủ tục 
Những quy định chi tiết để thực hiện chính sách. 
Hướng dẫn chi tiết để xử lý những sự việc thường xảy ra 
Quy định 
Những tuyên bố về những việc nào phải làm hay không được làm trong một thời gian nhất định. 
Những hoạt động có khả năng hoặc chắc chắn được lặp lại trong tương lai