Bài giảng Quản trị học - Chương 6: Thông tin và Quyết định - Trần Nhật Minh

Thông tin và Quyết định 
Phân biệt: dữ liệu (data), thông tin (information), tri thức (knowledge) 
Thông tin quản trị 
Quy trình và các yếu tố thông tin 
Nhiễu 
Mã hóa 
Mạch chuyển 
Giải mã 
Mã hóa 
Mạch chuyển 
Giải mã 
Nguồn phát 
Nguồn nhận 
Thông điệp dự định 
Thông điệp nhận được 
Thông điệp phản hồi 
Thông điệp phản hồi 
Thông tin, thông điệp 
Hình thức thông tin 
Những trở ngại 
Quản trị thông tin 
Khái niệm Thông tin 
Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh: 
trong quá trình quản trị 
trong môi trường quản trị 
và cần thiết cho việc: 
ra quyết định 
giải quyết vấn đề 
trong hoạt động quản trị của tổ chức. 
Thông tin 
Đặc điểm 
Nguyên tắc 
Chất lượng 
Không dự trữ 
Phải thu thập và xử lý mới có giá trị 
Càng cần thiết càng có giá trị 
Càng chính xác, đầy đủ, kịp thời càng tốt 
Chính xác 
Kịp thời 
Trung thực 
Khách quan 
Đầy đủ 
Liên tục 
Hiệu quả 
Mức độ thời sự 
Mức độ kịp thời 
Mức độ chính xác 
Mức độ quan trọng 
Vai trò của thông tin 
Trong việc ra quyết định 
Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định 
Xác định cơ hội, đe dọa cho tổ chức 
Lựa chọn phương án  
Trong các chức năng quản trị 
Nhận thức vấn đề 
Cung cấp dữ liệu 
Xây dựng các phương án 
Giải quyết vấn đề 
Điều chỉnh sai lệch 
Kiểm soát  
Trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro 
Phân tích 
Dự báo 
Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro  
Phương pháp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin 
Thu thập 
Quan sát, Thực nghiệm, Thăm dò dư luận, Thu thập tại bàn, Thu thập tại hiện trường 
Xử lý 
Thủ công, dùng máy tính, so sánh, tổng hợp, xác suất thống kê, giám định,  
Phổ biến 
Công văn, báo cáo, đề án, hội họp, truyền hình, radio, internet,  
Xây dựng nội dung thông tin 
Xác định mục tiêu 
Xác định những yêu cầu cơ bản về nội dung 
Chuẩn bị tư liệu 
Phác thảo sơ bộ nội dung 
Xem xét, đánh giá 
Sửa chữa và hoàn chỉnh 
Quy trình xây dựng nội dung thông tin 
Phân loại nội dung thông tin 
Phân loại: 
Thông tin đầu vào 
Thông tin đầu ra 
Thông tin phản hồi 
Thông tin về môi trường quản trị 
Thông tin về các đối tượng quản trị 
Thông tin về kết quả quản trị 
Thông tin về hoạt động quản trị 
Thông tin trong tổ chức 
Thông tin chính thức và không chính thức 
C hính thức: thông tin theo cấp hệ 
K hông chính thức: thông tin do nhân viên tạo ra bởi những giao lưu rồi thành những nhóm, phe. 
Chiều thông tin: 
Thông tin chiều trên xuống. 
Thông tin chiều dưới lên. 
Thông tin chiều ngang. 
Thông tin trong tổ chức 
Mạng thông tin 
Dây chuyền 
Chữ Y 
Vòng tròn 
Đủ mạch 
Bánh xe 
Những trở ngại trong thông tin 
Nguồn phát, nguồn nhận: 
Thiếu kế hoạch thông tin 
Những giả thiết không được làm rõ 
Không tin cậy, đe dọa, sợ hãi 
Ít lắng nghe, đánh giá vội vàng 
Không đủ thời gian để điều chỉnh 
Nội dung, mã hóa, giải mã: 
Ý nghĩa không rõ ràng 
Diễn tả kém 
Hình thức,mạch chuyển: 
Thất lạc do truyền đạt và ghi nhận kém 
Sử dụng sai hình thức truyền tin 
Quản trị thông tin 
Điều chỉnh dòng tin tức để tránh quá tải thông tin: 
Phân quyền 
Thông tin phải cô đọng 
Xác định mức độ ưu tiên  
Sử dụng phản hồi: 
Xác định thông tin không bị hiểu sai và không chính xác 
Đơn giản hóa ngôn ngữ: 
Để thông điệp rõ ràng, dễ hiểu 
Lắng nghe tích cực 
Hạn chế cảm xúc 
Tránh làm sai lệch sự rõ ràng của thông tin 
Sử dụng dư luận 
Nhà quản trị cần sử dụng dư luận vào lợi ích của mình mặc dù dự luận vốn chứa đựng những nhân tố bất lợi cần loại bỏ. 
Thu thập Thông tin tình báo về cạnh tranh 
Thông tin về đối thủ qua báo, tạp chí : tin tức, phỏng vấn, quảng cáo, bao bì  
Nghiên cứu website đối thủ: cơ cấu tổ chức, chính sách, giá trị của công ty, hệ thống phân phối, thông tin chi tiết sản phẩm,  
Thuê người từ đối thủ: giúp tìm hiểu rõ về ý tưởng, cách suy nghĩ và cách phản ứng 
Điều tra qua nhân viên bán hàng và trung gian của mình để biết về ý kiến, kinh nghiệm về đối thủ 
Xác lập chuẩn mực kết quả hoạt động của đối thủ qua trao đổi với khách hàng, nhà trung gian, tư vấn. 
Quyết định quản trị 
Khái niệm 
Quyết định quản trị là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị, nhằm 
định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức 
để giải quyết một vấn đề nào đó 
trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của tổ chức. 
Vai trò 
Đ ịnh hướng các họat động của tổ chức 
H ợp tác về phối hợp và ràng buộc các họat động của các bộ phận 
Á p đặt cưỡng bức hoặc động viên đối với hệ thống bị quản trị 
Đ ảm bảo các điều kiện , nguồn lực cho việc thực hiện mục tiêu chung 
Yêu cầu đối với các quyết định 
K hoa học : có căn cứ, có cơ sở, có thông tin, có nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị, phù hợp với các quy luật khách quan. 
P háp lý : phải đúng th ẩ m quyền, hợp pháp, đòi hỏi cấp dưới phải thực hiện 
H ệ thống, định hướng : phải thể hiện việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức và phải có điạ chỉ r õ ràng 
C ụ thể : phải ngắn gọn, dễ hiểu, cụ thể chi tiết và quy định rõ thời gian thực hiện. 
T ối ưu : vừa chính xác, vừa hiệu quả tốt nhất 
Kịp thời : không quá sớm hay quá muộn so với thời điểm quy định 
Các mô hình ra quyết định 
Ra quyết định hợp lý 
Bao gồm các bước phải tuân theo nhằm tăng tính logic và độ tin cậy 
Cho phép đạt tối đa mục tiêu trong giới hạn 
Ra quyết định hợp lý có giới hạn 
Nhấn mạnh những hạn chế về tính hợp lý của cá nhân người ra quyết định 
Giải thích tại sao các nhà quản trị thường có quyết định khác nhau với cùng thông tin 
Ra quyết định theo nhóm quyền lực 
Dựa trên mục tiêu và quyền lợi của các nhóm quyền lực trong tổ chức 
Nhận diện, xác định vấn đề 
Thiết lập các mục tiêu 
Đề xuất các giải pháp 
So sánh, đánh giá các giải pháp 
Lựa chọn giải pháp thích hợp 
Tổ chức thực hiện 
Đánh giá, kiểm tra 
Áp lực của môi trường bên trong và bên ngoài 
Ra quyết định hợp lý 
Ra quyết định hợp lý có giới hạn 
Phản ảnh một số khuynh hướng: 
Thỏa mãn: 
sự lựa chọn có thể được nhận diện và đạt được dễ dàng, ít gây tranh cãi 
Phạm vi tìm kiếm giải pháp, mục tiêu là có giới hạn 
Thường ta chỉ có phạm vi hạn chế để tìm kiếm các mục tiêu và giải pháp 
Quá trình tìm kiếm mục tiêu, giải pháp tốn nhiều nguồn lực 
Thiếu thông tin 
Thường không có đủ thông tin cần thiết 
Không kiểm soát được những ảnh hưởng khách quan 
Ra quyết định theo nhóm quyền lực 
Nhóm quyền lực là nhóm người có khả năng kiểm soát, tác động đến các quyết định và kết quả của nó. 
Tác động của nhóm quyền lực đến việc ra quyết định: 
Xác định vấn đề : thường mang tính chủ quan do lựa chọn vấn đề có lợi cho quyền lợi riêng của nhóm 
Lựa chọn mục tiêu : dễ xảy ra xung đột giữa các nhóm 
Lựa chọn giải pháp : thường lựa chọn giải pháp có lợi cho mình và hại cho nhóm khác. 
Phân loại quyết định 
Tính chất 
Chiến lược 
Chiến thuật 
Tác nghiệp 
Thời gian 
Dài hạn 
Trung hạn 
Ngắn hạn 
Chức năng quản trị 
Hoạch định 
Tổ chức 
Điều khiển 
Kiểm tra 
Phân loại quyết định 
Tiêu chí 
Phân loại 
Nội dung 
Theo tính chất 
Chiến lược 
Liên quan đến các mục tiêu tổng quát hoặc dài hạn của tổ chức 
Chiến thuật 
Liên quan mục tiêu hẹp, như mục tiêu các bộ phận, chức năng. 
Tác nghiệp 
Liên quan đến việc điều hành các công việc hàng ngày. 
Phân loại quyết định 
Tiêu chí 
Phân loại 
Nội dung 
Theo thời gian 
Dài hạn 
Hơn một chu kỳ hoạt động 
Trung hạn 
Trong một chu kỳ 
Ngắn hạn 
Ngắn hơn một chu kỳ 
Theo chức năng quản trị 
Hoạch định 
Liên quan đến mục tiêu, phương hướng hoạt động 
Tổ chức 
Bộ máy tổ chức, phân quyền 
Điều khiển 
Cách thức lãnh đạo và động viên 
Kiểm tra 
Tiêu chuẩn, hình thức kiểm tra 
Công cụ hỗ trợ ra quyết định 
Mô hình sáng tạo Osborn 
Giai đoạn tìm hiểu thực tế 
Giai đoạn tìm ý tưởng 
Giai đoạn tìm giải pháp 
Não công 
Tách quá trình giải quyết vấn đề thành 2 giai đoạn độc lập: 
Phát triển ý tưởng 
Đánh giá ý tưởng 
Nâng cao hiệu quả quyết định 
Những tiền đề của sự hợp lý 
Hướng về mục tiêu 
Mọi khả năng lựa chọn đều được biết 
Ư u tiên phải rõ ràng 
Những ưu tiên phải cố định 
Lựa chọn cuối cùng sẽ mang hiệu quả tối đa 
Những phẩm chất cá nhân 
Kinh nghiệm 
Xét đoán 
Sự sáng tạo 
Khả năng định lượng 
Tổ chức thực hiện quyết định 
Truyền đạt đến bộ phận, nhân sự liên quan 
Lập kế hoạch tổ chức thực hiện 
Kiểm tra, điều chỉnh quyết định 
Đánh giá, rút kinh nghiệm