Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project - Bài 8: Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án

Quản trị dự án trên máy tính 
với Microsoft Project 
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội 
Lộ trình môn học 
Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án 
Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP) 
Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án 
Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc 
Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch 
Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực 
Bài 7: Quản lý chi phí dự án 
Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án 
Bài 9: Ôn tập và kiểm tra 
BÀI 8 
THEO DÕI DỮ LIỆU VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN 
Nội dung chính 
Khái niệm và quy trình giám sát dự án 
Khái niệm Baseline 
Thiết lập Baseline 
Khái niệm Status Date 
Thiết lập Status Date 
Cập nhật trạng thái Task trên toolbar 
Cập nhật trạng thái Task đúng tiến độ 
Cập nhật task bằng Form 
Cập nhật dữ liệu dự án bằng Table \ Tracking 
Sử dụng Baseline 
Tổng hợp các tính năng lọc 
Kết hợp lọc+nhóm+đánh dấu 
Lọc tự động và sắp xếp 
Các cấp hiển thị 
Phương pháp giám sát Earned Value 
Bài toán ví dụ 
Tính BCWS, BCWP, ACWP trong MSP 
Tính SPI, CPI trong MSP 
Báo cáo Earn Value 
Giám sát và điều chỉnh dự án 
Giám sát dự án là công tác thu thập, đo lường các dữ liệu dự án nhằm đánh giá tình trạng hoàn thành công việc, nhân công và chi phí tiêu hao. 
Mục tiêu của giám sát dự án là tìm ra các sai lệch (variance) về năng suất, chất lượng, kết quả so với kế hoạch. 
Các sai lệch sẽ là cơ sở để xác định các vấn đề cần giải quyết nhằm điều chỉnh cho dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra 
Quy trình giám sát dự án 
1. Theo dõi các vấn đề phát sinh 
2. Thu thập số liệu sản phẩm, nhân công, chi phí 
3. Đối chiếu với kế hoạch tìm sai lệch 
4. Tiến hành phân tích các vấn đề của dự án 
5. Kiểm soát tình trạng nguồn lực 
6. Giám sát và cập nhật rủi ro 
7. Điều chỉnh đảm bảo các mục tiêu dự án 
8. Báo cáo tình hình dự án 
Giám sát dự án với MSP 
Lập kế hoạch 
Cân đối nguồn lực và chi phí 
Thiết lập Baseline 
Thiết lập Status Date 
Cập nhật số liệu thực tế dự án 
% Hoàn thành công việc 
Ngày công thực tế 
Thời gian bắt đầu kết thúc thực tế 
% sản phẩm hoàn thành 
Chi phí thực tế 
Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch 
Báo cáo tình hình dự án 
Status Date 
Baseline 
Khái niệm Baseline 
Baseline là một bản ghi (ảnh chụp) các công việc, phân công, nguồn lực, lịch trình của dự án tại một thời điểm 
Dữ liệu trong Baseline sẽ được dùng để so sánh các biến động hiện tại của dự án so với kế hoạch tại thời điểm trước đây 
Baseline là công cụ cơ sở để giám sát và đánh giá các thay đổi trong dự án so với một thời điểm trong quá khứ (thời điểm chốt baseline) 
Người ta thường thực hiện chốt baseline kế hoạch dự án sau khi bản kế hoạch được trao đổi và thống nhất với các bên. 
Thiết lập Baseline 
Thiết lập Baseline vào một trong 11 “ô” sẵn có của MSP 
“ Chụp” / ghi dữ liệu toàn dự án hoặc chỉ ghi các công việc được chọn 
Xóa bỏ Baseline 
Khái niệm Status Date 
Status Date là ngày theo dõi trạng thái dự án 
Được thiết lập để theo dõi tiến độ dự án, cho hệ thống biết thời điểm giám sát dự án là ngày nào 
Các số liệu thực tế nhập vào sẽ được tính là số liệu đến ngày Status Date 
Status Date ảnh hưởng đến các tính toán tự động của MSP và được đặt mặc định là ngày hiện tại 
Tab Project \ Status Date 
Thiết lập Status Date 
1 
2 
3 
4 
5 
8 
7 
6 
9 
Cập nhật trạng thái công việc 
Cập nhật bằng nút bấm trên Ribbon 
Cập nhật bằng Form 
Cập nhật trạng thái task đúng tiến độ theo Status Date 
Việc đúng lịch 
Cập nhật việc có phát sinh 
Tạm hủy công việc 
Cập nhật tình trạng hoàn thành 
Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế 
Ngày công thực tế 
Ngày công còn lại 
% hoàn thành 
Mọi việc đúng hạn đến ngày 22/5 
Cập nhật đúng hạn mọi công việc đến một thời điểm 
Cập nhật dữ liệu thực tế dự án bằng Table \ Tracking 
Thời gian KẾT THÚC thực tế 
Thời gian bắt đầu thực tế 
% hoàn thành công việc (tính theo giờ làm) 
% hoàn thành công việc tính theo sản phẩm 
Ngày công thực tế 
Ngày công Còn lại 
Chi phí thực tế 
Giờ công thực tế 
Sử dụng Baseline 
Baseline có thể sử dụng với Tracking Gantt để xem xét các sai lệch trực quan 
Baseline cũng được sử dụng trong các Variance Table hoặc Form cập nhật cho biết nội dung kế hoạch chốt lần cuối 
Các số liệu đã chốt trong Basline cũng được thể hiện trong các báo cáo và là cơ sở để tính sai lệch 
Kế hoạch hiện tại 
Kế hoạch ban đầu lưu trong Baseline 
View \ Tables \ Variance 
Các tính năng View hỗ trợ giám sát 
Highlight 
Đánh dấu các công việc cần chú ý giải quyết trên bảng danh sách côngviệc 
Filter 
Lọc các công việc và nguồn lực, chỉ hiển thị các công việc, nguồn lực theo tiêu chí đã định 
Group by 
Hiển thị toàn bộ các công việc, nguồn lực nhưng nhóm theo các tiêu chí đã định giúp quản lý và giám sát dễ dàng 
Đánh dấu các công việc cần chú ý 
Nhóm các công việc, nguồn lực 
Lọc 
công việc, nguồn lực 
Các tiêu chí Lọc và Đánh dấu 
Active Tasks 
Lọc các công việc đang có hiệu lực thực hiện 
Completed Tasks 
Lọc các công việc đã hoàn thành 
Critical 
Các công việc trọng yếu trên đường Găng 
Date Range 
Các công việc trong khoảng thời gian 
Incompleted Tasks 
Lọc các công việc chưa hoàn thành 
Late tasks 
Các công việc bị muộn 
Milestones 
Lọc riêng các điểm mốc của dự án 
Task With Estimated Duration 
Lọc công việc có thời gian ước lượng 
Using Resource 
Lọc các công việc theo một nguồn lực 
Tạo Lọc và Đánh dấu tùy biến 
Xóa lọc 
Tạo lọc 
Danh sách lọc 
Hiển thị lọc tự động 
Xóa đánh dấu 
Tạo đánh dấu 
Danh sách đánh dấu 
Các tiêu chí Nhóm 
Active v. Inactive 
Nhóm riêng công việc hiện tại và việc tạm hủy 
Auto Schedule v. Manually Scheduled 
Nhóm riêng việc đặt lịch tự động / bằng tay 
Complete and Incomplete Tasks 
Nhóm riêng việc đã xong, chưa xong 
Constraint Type 
Nhóm riêng việc theo kiểu ràng buộc 
Critical 
Nhóm riêng việc trọng yếu và không trọng yếu (Găng, không găng) 
Duration 
Nhóm theo số ngày công 
Duration and Priority 
Nhóm theo số ngày công và mức ưu tiên 
Milestones 
Nhóm theo các điểm mốc dự án 
Priority 
Nhóm theo mức ưu tiên 
Resource 
Nhóm theo nguồn lực sử dụng 
Bài tập kết hợp lọc + nhóm + đánh dấu 
TT 
Bài tập 
Đáp án 
1 
Hãy lọc ra các công việc chưa hoàn thành 
2 
Đánh dấu các công việc gần xong (> 70% complete) 
3 
Lọc các công việc sử dụng “Bàn xoay”, “Thợ nặn”, “Thợ vẽ” 
4 
Đánh dấu các công việc có chi phí > 3 triệu 
5 
Lọc các công việc bắt đầu trong tuần đầu tháng 5 
6 
Nhóm các công việc theo ngày thực hiện 
7 
Nhóm các công việc theo % hoàn thành & chi phí (cao -> thấp) 
Sắp xếp các công việc 
by Start Date 
Xếp theo ngày bắt đầu 
by Finish Date 
Xếp theo ngày kết thúc 
by Priority 
Xếp theo giá trị ưu tiên 
by Cost 
Xếp theo chi phí 
by ID 
Xếp theo mã 
Lọc, nhóm và sắp xếp tự động 
2 
1 
3 
Sắp xếp TĂNG DẦN theo các giá trị trên cột hiện tại 
Sắp xếp GiẢM DẦN theo các giá trị trên cột hiện tại 
NHÓM theo các giá trị trên cột hiện tại 
Gỡ bỏ NHÓM theo các giá trị trên cột hiện tại 
Xóa LỌC tự động đang áp dụng theo cột hiện tại 
Các cấp hiển thị 
+/- 
Ẩn hiện các công việc chi tiết 
All Subtasks 
Hiện tất các các cấp công việc 
Outline Level X 
Hiển thị các công việc đến cấp X 
Phương pháp giám sát Earned Value 
Earned Value là phương pháp giám sát dự án bằng định lượng dựa trên chi phí 
Hoạt động của dự án thực hiện nhiều/ít  chi phí phát sinh nhiều/ít => thông qua giám sát chi phí kế hoạch, chi phí theo sản phẩm hoàn thành và chi phí thực tế sẽ giám sát được tiến độ dự án 
Dự án được coi là đạt tiến độ nếu lịch trình và chi phí đạt các mục tiêu ban đầu đặt ra 
Status Date 
Baseline 
Dự án X1000 - may áo gửi Trường Sa 
May gia công 1000 áo lính 
Thời gian thực hiện: 10 ngày 
Chi phí dự án: 100.000 / 1 thợ / 1 ngày & sử dụng 10 thợ. 
Chi phí: 1 triệu/ngày 
Tổng chi phí: 10 triệu 
Lộ trình dự án X1000 
Ngày 1 
Ngày 2 
Ngày 3 
Ngày 4 
Ngày 5 
Ngày 6 
Ngày 7 
Ngày 8 
Ngày 9 
Ngày 10 
1 tr 
2 tr 
3 tr 
4 tr 
5 tr 
6 tr 
7 tr 
8 tr 
9 tr 
10 tr 
100 áo 
200 áo 
300 áo 
400 áo 
500 áo 
600 áo 
700 áo 
800 áo 
900 áo 
1000 áo 
Chi phí thu được theo sản phẩm dự kiến: 10.000 / áo EV – BCWP 
Sản lượng dự kiến 
Chi phí theo lịch trình dự kiến – PV – BCWS 
80 áo 
160 áo 
200 áo 
 800 + 100 
800 + 200 
400 
 900 
1.9 tr 
2.3 tr 
Giám sát dự án vào cuối ngày thứ 3 
PV – BCWS = 3 triệu 
EV – BCWP = 2 triệu (200 áo x 10.000 đ) 
AC – ACWP = 2.3 triệu (bảng theo dõi) 
Hết ngày thứ 3 số sản phẩm làm ra 200 /300 = 67% so với dự định 
Chỉ số đánh giá lịch – SPI = BCWP/ BCWS = 0.67 
Làm ra 200 cái áo, tiêu 2.3 tr , chi phí thực tiêu lớn hơn dự kiến 
Chỉ số đánh giá chi phí – CPI = BCWP/ ACWP = 0.87 
Phân tích tương quan dữ liệu 
% Thời gian 
30% (3 ngày) 
Chi phí tg ứng: 3 triệu 
% Sản phẩm 
20% (200 áo) 
Chi phí tg ứng: 2 triệu 
% Chi phí 
23% (2.3 triệu) 
Chi phí tg ứng: 2.3 triệu 
SPI = 0.67 < 1 
Làm chậm SPI < 1 
Làm đúng tiến độ SPI = 1 
Làm nhanh SPI > 1 
CPI = 0.87 < 1 
Tiêu nhiều CPI < 1 
Tiêu đúng CPI = 1 
Tiêu ít CPI > 1 
Nhỏ hơn 1 là xấu 
Dự báo thời gian và chi phí 
Dự báo tiến độ 
 Duration / SPI 
 10 ngày / 0.67 = 1 5 ngày 
Dự báo chi phí 
EAC = Cost / CPI 
 = 10 tr / 0.87 
 = 1 1.5 tr 
Dự án có khả năng chậm 5 ngày và vượt ngân quỹ 1.5 triệu dựa trên những số liệu thu thập được vào ngày thứ 3 
Cần tăng năng suất để SPI > 1 và cắt giảm chi phí 1.5 triệu cho 7 ngày tiếp theo để CPI > 1 nhằm đảm bảo mục tiêu 
Tra cứu các chỉ tiêu theo phương pháp Earned Value 
SV 
CV 
Status Date = 
Earned Value trên MSP : Lập kế hoạch 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
Earned Value trên MSP : Thiết lập Basline & Status Date 
1 
2 
3 
4 
Earned Value trên MSP : Cập nhật dữ liệu thực tế 
2 
1 
4 
5 
6 
7 
Hết 3 ngày công 
Làm 200 áo = 20% 
Chi phí thực tế 
Bắt đầu đúng KH 
3 
Earned Value trên MSP : Đánh giá dự án 
2 
1 
5 
6 
7 
3 
4 
Chi phí theo lịch tiến độ dự kiến vào ngày thứ 3 
Chi phí theo sản phẩm dự kiến từ đầu (200 áo x 10.000 = 2 triệu) 
5 
Chi phí thực tế 
Chi phí dự báo 
CPI tiêu nhiều vượt ngân sách 
SPI chậm tiến độ 
Lưu ý: 
+ Earned Value Method = Physical % Complete 
+ Nếu hệ thống không tự tính CPI, SPI: 
 - Thay đổi giá trị Physical % Complete 
 - Chọn Status Date tăng thêm 1 ngày sang 22/5 để khử sai số lịch 
Bài tập Earned Value 
# 
Bài tập (Các công việc trên đều kéo dài 10 ngày, giám sát ngày 3, cp 1tr/ngày) 
Đáp án 
1 
Công việc nào có khả năng chậm tiến độ? 
2 
Công việc nào có khả năng vượt mức chi phí? Dự báo vượt bao nhiêu? 
3 
Công việc nào có khả năng hoàn thành sớm? 
4 
Công việc nào có khả năng tiêu tốn chi phí ít hơn dự kiến? 
5 
Dự báo số ngày hoàn thành của việc số 5? 
Báo cáo Earned Value 
1 
2 
3 
4