Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project - Bài 7: Quản lý chi phí dự án

Quản trị dự án trên máy tính 
với Microsoft Project 
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội 
Lộ trình môn học 
Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án 
Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP) 
Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án 
Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc 
Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch 
Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực 
Bài 7: Quản lý chi phí dự án 
Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án 
Bài 9: Ôn tập và kiểm tra 
BÀI 7 
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 
Nội dung chính 
Các loại hình chi phí 
Thiết đặt tiền tệ 
Khai báo chi phí các loại 
Phân biệt Std. / Ovt. / Cost.Use 
Phân biệt cách tính Prorated / Start / End 
Nhập chi phí theo công việc 
Thí nghiệm các tình huống tính chi phí 
Bảng dữ liệu chi phí 
Lọc, xếp, đánh dấu và nhóm công việc theo chi phí 
In bảng tiến độ giải ngân 
In các báo cáo tổng hợp chi phí 
Theo dõi chi phí thực tế 
Xây dựng biểu đồ chi phí 
Biểu diễn kế hoạch dự án 
Timeline view 
Đặt task vào timeline 
Tạo milestone 
Đưa milestone vào timeline 
Copy timeline gửi các bên 
Menu format chuẩn 
Format theo resource sheet 
Format theo tracking gantt 
Các dạng format khác 
Cái gì là chi phí? 
Những chi phí trọng yếu nhất trong bất kỳ dự án nào đều là chi phí nhân công làm việc cho dự án, cũng như phí tư vấn và các chi phí thuê ngoài các đối tác mà chúng ta ký hợp đồng. 
Cũng có các chi phí gắn với vật tư, như xi măng, gạch ngói, vôi vữa, giáo hay các máy móc thi công. 
Và nếu bạn lên kế hoạch để đi công tác, bạn cũng cần quan tâm đến các chi phí vé máy bay, đi lại, khách sạn, công tác phí bổ sung vào chi phí dự án. 
Các loại hình chi phí 
Std. Rate (Standard Rate) 
Chi phí nhân công hoặc chi phí máy móc làm việc trong khung thời gian đã đăng ký 
Ovt. Rate (Overtime Rate) 
Chi phí nhân công hoặc chi phí máy móc làm việc ngoài khung thời gian đã đăng ký 
Cost/Use 
Chi phí một lần tính theo lần phân công sử dụng của nguồn lực 
Fixed Cost 
Chi phí cố định gắn với từng công việc chứ không phải gắn với nguồn lực 
Cách tính chi phí 
Prorated 
Tính chi phí theo số giờ hoặc số đơn vị phát sinh sử dụng cho công việc dự án. Dùng tới đâu tính tới đó 
Start 
Tính chi phí vào thời điểm bắt đầu sử dụng nguồn lực. Chi phí trả trước 
End 
Tính chi phí vào thời điểm kết thúc sử dụng nguồn lực. Chi phí trả sau. 
Thiết đặt tiền tệ 
Chọn menu File \ Options \ Display để thiết đặt tiền tệ riêng cho dự án 
Có thể đặt riêng loại tiền, số chữ số thập phân cũng như cách viết số tiền cho dự án 
Currency : Loại tiền 
Decimal Digits : Số chữ số sau dấu thập phân 
Symbol : biểu tượng tiền 
Placement : các viết số tiền 
Các thiết đặt hỗ trợ quản lý chi phí khác 
Chọn menu File \ Options \ Schedule 
Cách tính chi phí 
Đơn vị tính 
Resource Sheet 
Giá trong giờ 
Giá ngoài giờ 
Hướng dẫn thao tác nhập chi phí 
Nhập mức chi phí theo giờ cho nguồn lực dạng work 
Nhập chi phí một lần cho nguồn lực dạng work 
Nhập chi phí cố định cho một công việc 
Nhập chi phí thực tế theo một hạng mục 
Nhập chi phí theo đơn vị (unit) cho nguồn lực dạng material 
Nhập chi phí một lần cho nguồn lực dạng material 
Chi phí cố định 
Chi phí theo giờ 
Bảng chi phí 
Thời gian bắt đầu hiệu lực 
5 bảng chi phí khác nhau cho cùng 1 nguồn lực: A, B, C, D, E 
Khai báo chi phí theo khoảng thời gian 
Bài tập nhập chi phí 
# 
Đề bài 
Hướng dẫn 
1 
Lập dự án “Tuần lễ Hướng về biển Đông” bắt đầu thứ 6 đầu tháng với các công việc: 
 In treo băng rôn 
 Chương trình văn nghệ 3 ngày 
 In treo bản đồ chủ quyền 
2 
Nhập các hạng mục chi phí cho việc “In treo băng rôn”, “In treo bản đồ” 
+ Chi phí thiết kế => 500.000 VND 
+ Chi phí in ấn => 2.000.000 VND 
+ Tình nguyện viên => 100K/ngày, 30K/h 
3 
Nhập các hạng mục chi phí cho việc “Chương trình văn nghệ 3 ngày” gồm: - Tình nguyện viên , Đạo diễn , Diễn viên, Âm thanh , Ánh sáng , Tiền điện , Tiền vận chuyển , Tiền vật tư trang trí , N ước uống , Bánh mỳ 
4 
Lập bảng chi phí Đạo diễn: Thứ 2-6 giá 1tr/ngày, thứ 7 1.5tr/ngày, CN 2tr/ngày. Tiền thuê Âm thanh, Ánh sáng T2-6 : 2tr / ngày T7-CN: 4tr/ngày 
5 
Tính tổng chi phí toàn bộ chương trình 
6 
Tính chi phí các ngày thứ 7 và chủ nhật 
Các dạng bảng nhập liệu của MSP 
Cost 
Bảng nhập và theo dõi chi phí kế hoạch, thực tế 
Entry 
Bảng kế hoạch ban đầu 
Schedule 
Bảng nhập và theo dõi lịch 
Work 
Bảng nhập và theo dõi nhân công 
Summary 
Bảng tổng hợp 
Tracking 
Bảng hỗ trợ theo dõi dữ liệu thực tế 
Usage 
Bảng theo dõi mức độ sử dụng nguồn lực 
Bài tập lọc, nhóm và đánh dấu chi phí 
# 
Bài tập 
Đáp án 
1 
Tìm các công việc có chi phí lớn nhất, nhỏ nhất 
2 
Lọc các công việc có chi phí > 2 triệu 
3 
Đánh dấu các công việc có chi phí từ 1-3 triệu 
4 
Nhóm các công việc theo chi phí 
5 
Đánh dấu đỏ các công việc có chi phí vượt quá 3 triệu 
6 
Lọc các công việc có chi phí còn lại >0 
7 
Đánh dấu các công việc đã có chi phí thực tế phát sinh >0 
In bảng tiến độ giải ngân 
1 
2 
3 
4 
5 
Lập biểu đồ chi phí 
1 
2 
3 
4 
Theo dõi chi phí thực tế 
Chọn Table Tracking 
Kiểm kê chi phí thực tế từng công việc và nhập vào cột Act. Cost 
Các loại báo cáo chi phí 
Cash Flow 
Báo cáo dòng tiền tiến độ giải ngân của dự án 
Budget 
Báo cáo ngân quỹ dự trù của dự án 
Overbudget Tasks 
Báo cáo các công việc có chi phí vượt dự trù 
Overbudget Resource 
Báo cáo các nguồn lực có chi phí vượt dự trù 
Earned Value 
Báo cáo độ lệch chi phí dự án theo phương pháp Earned Value 
Trình bày kế hoạch dự án trên Timeline 
+ Click chuột phải 
+ Chọn Add to Timeline 
Hướng dẫn thao tác 
Tạo Summary Task 
Tạo task lặp đi lặp lại Recurring Task 
Tạo Milestone 
Đưa Milestone vào Timeline 
Copy Timeline gửi các bên liên quan 
Copy cho E-mail 
Copy cho trình chiếu 
Copy Full-size 
Kết hợp Timeline và Gantt Chart 
Các màn hình Format 
Các màn hình Format