Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project - Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc

Quản trị dự án trên máy tính 
với Microsoft Project 
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội 
Lộ trình môn học 
Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án 
Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP) 
Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án 
Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc 
Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch 
Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực 
Bài 7: Quản lý chi phí dự án 
Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án 
Bài 9: Ôn tập và kiểm tra 
BÀI 4 
XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC 
Nội dung chính (1/2) 
Khái niệm, ý nghĩa của phân rã công việc (WBS) 
Phương pháp phân rã công việc 
Phân rã công việc theo thiết kế sản phẩm 
Phân rã công việc theo quy trình 
Phân rã công việc theo tổ chức 
Lập danh sách công việc trên MSP 
Xác định ngày hoàn thành 
Đặt lịch bằng tay và tự động 
Liên kết các công việc 
Bằng Predecessor 
Bằng thao tác kéo thả 
Bằng nút bấm liên kết 
Bằng Form nhập Task Information 
Các loại liên kết công việc 
Tìm ví dụ 4 loại LK 
Thể hiện liên kết trên MSP 
So sánh khác biệt trên cùng cặp 2 công việc 
Thiết lập độ trễ các công việc 
Đặt lag bằng tay 
Đặt lag kéo thả 
Tách nhập công việc 
Chú thích công việc 
Gỡ bỏ liên kết công việc 
Dịch chuyển công việc 
Dịch chuyển toàn bộ dự án 
Nội dung chính (2/2) 
PERT và CPM 
Kiểu mạng AOA và AON 
Cách vẽ sơ đồ AOA 
Cách vẽ sơ đồ AON 
Định nghĩa đường Găng – Critical Path 
Tính chất đường Găng và công việc Găng 
Ý nghĩa của đường Găng 
Phương pháp tìm đường Găng 
Xác định đường Găng trong MSP 
3 bài tập tìm đường Găng 
Nhập và kiểm tra kết quả so với MSP 
Khái niệm, ý nghĩa của phân rã công việc 
Sau khi xác định các yêu cầu của dự án, người quản lý dự án cần lên kế hoạch cho các công việc cần làm bằng WBS 
WBS là viết tắt của W ork B reak-down S tructure, là cấu trúc phân rã các công việc của dự án thành các công việc nhỏ hơn 
WBS vừa được sử dụng để xác định công việc, thời gian, vừa để phân bổ nhân công, chi phí cho từng hạng mục dự án 
Phương pháp phân rã công việc 
Có 3 phương pháp cơ bản để phân rã công việc 
Theo thiết kế sản phẩm 
Theo quy trình thực hiện 
Theo tổ chức con người 
Phân rã công việc theo thiết kế sản phẩm 
Các công việc cần thực hiện được phân chia theo các hạng mục thành phần của sản phẩm dự án 
Cách phân rã này thường phải dựa trên thiết kế sản phẩm 
Thuận lợi cho quá trình giám sát chất lượng sản phẩm và điều phối vật tư, điều phối nhân lực theo chuyên môn 
Phân rã công việc theo quy trình thực hiện 
Các công việc dự án được chia theo từng giai đoạn hàng tuần, tháng, quý gắn liền với quy trình thực hiện dự án 
Cách phân rã này thường dựa trên quy trình sản xuất, quy trình thi công và lấy thời gian làm trục chính 
Cách phân rã này thuận lợi cho việc giám sát và đảm bảo tiến độ thời gian cho dự án, thuận lợi cho việc điều phối các nguồn lực KỊP THỜI với các công việc 
Phân rã công việc theo tổ chức con người 
Công việc được phân chia theo từng phòng ban, đội nhóm, từng vai trò cụ thể trong tổ chức con người trong/ngoài dự án 
Cách phân chia này cần dựa trên sơ đồ tổ chức trong dự án hoặc sơ đồ tổ chức nơi thực hiện dự án vai trò con người làm trục chính 
Cách phân rã này thuận lợi cho phân công công việc và điều khiển dự án. 
Có thể kết hợp với các phương pháp phân rã khác tùy tính chất dự án 
Lập danh sách công việc trên MSP 
Sử dung Gantt Chart view hoặc Task Sheet 
Nhập các công việc vào cột Task Name 
Xác định thời gian hoàn thành trong cột Duration 
Xác định ngày bắt đầu và kết thúc trong cột Start và Finish 
Điều chỉnh chế dộ đặt lịch bằng tay và tự động 
Điều chỉnh quan hệ mẹ-con giữa các công việc 
Các thuộc tính ràng buộc 
Loại task 
Duration 
Units 
Work 
Fixed Duration 
Work 
Work 
Units 
Fixed Units 
Work 
Duration 
Duration 
Fixed Work 
Units 
Duration 
Duration 
2. Khi người quản lý thay đổi 
3. MSP sẽ cập nhật lại 
1. Nếu loại task là.. 
Fixed Units 
Giao 1 thợ sơn làm full-time 100% để sơn phòng trong 4 ngày. Số giờ công cần làm là 32 giờ. 
Nếu ta tăng số giờ làm việc lên 40 giờ. MSP sẽ tính toán lại thời gian làm - DURATION =5 ngày. Như vậy thợ sơn phải làm thêm 1 ngày nữa.Nếu thêm 1 người thợ sơn full-time nữa, sẽ chỉ mất 2 ngày. 
Fixed Work 
Nếu hai thợ sơn được giao 100% thời gian để sơn tường trong 2 ngày (giờ công = 32, một người làm 16 giờ) 
Nếu ta tăng thời gian làm từ 2 ngày lên 4 ngày. MSP sẽ tính lại số đơn vị nhân công thành 50% để đảm bảo số giờ làm cố định 32 giờ. 
Fixed Duration 
Thợ sơn được giao sơn căn phòng trong 4 ngày. Số giờ làm việc Work = 32 giờ 
2. Khi ta giảm số giờ làm việc của thợ sơn xuống còn nửa ngày, MSP giữ nguyên thời gian 4 ngày và tính lại Work = 16 giờ 
Effort-driven 
Nếu ban đầu phân công 2 nguồn lực cho một công việc với khoảng thời gian là 24 giờ. Như vậy tổng số giờ công của cả hai là 48h, mỗi người làm 24h trong suốt khoảng thời gian 24 giờ đã lên kế hoạch cho công việc 
T iếp tục tạo một công việc giống như vậy với thời lượng 24h, chỉ cấp 1 người 100% cho công việc này, số giờ công sẽ là 24. 
Sau đó thêm một nguồn lực thứ 2 làm full-time 100%. Cơ chế lập lịch effort-driven sẽ tính toán lại để mỗi nguồn lực sẽ làm việc 12h trên 1 task 
Tổng giờ công cho task vẫn giữ nguyên 24 giờ nhưng thời gian dự án giảm xống con 23r 
Liên kết các công việc 
Liên kết bằng nhập giá trị Predecessor 
Liên kết bằng thao tác kéo thả 
Liên kết bằng nút bấm liên kết 
Liên kết bằng Form nhập Task Information 
Gỡ bỏ liên kết 
Các loại liên kết công việc 
Loại 
Tên đầy đủ 
Ý nghĩa 
Ví dụ 
FS 
Finish-to-Start 
Xong việc này mới bắt đầu việc khác 
SS 
Start-to-Start 
Cùng bắt đầu 
FF 
Finish-to-Finish 
Cùng kết thúc 
SF 
Start-to-Finish 
Bắt đầu việc khác khi xong việc hiện tại 
Thiết lập độ trễ các công việc 
Đặt lag bằng tay 
Đặt lag bằng thao tác kéo thả 
Lag dương 
Lag âm 
Các thao tác khác trên công việc 
Dịch chuyển task 
Dịch chuyển project 
Chú thích 
Tách/nhập task 
Liên kết hyperlink 
Khái niệm và ý nghĩa mạng công việc 
Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ quan hệ giữa các công việc, công việc trên mạng được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau 
Mạng công việc là sự kết nối các công việc và sự kiện trong dự án. 
Giúp xác định trực quan các chuỗi công việc để hoàn thành dự án, giúp xác định chuỗi công việc trọng yếu chi phối thời gian hoàn thành dự án 
AOA và AON 
Sơ đồ mạng công việc có hai dạng 
Việc trên mũi tên - AOA 
Việc trên nút - AON 
AON 
AOA 
Vẽ sơ đồ mạng công việc cho các dự án sau 
Khái niệm đường găng 
Đường găng là chuỗi công việc dài nhất trong các chuỗi công việc nối từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối. 
Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án, là đường các chứa các công việc trọng yếu trong dự án 
Giúp xác định thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án 
Được sử dụng để đảm bảo thời gian và tối ưu hóa dự án 
Tìm đường găng trong các sơ đồ sau 
Dựng sơ đồ mạng công việc và tìm đường găng với MSP 
Nhập danh sách các công việc vào Gantt Chart 
Thiết lập thời gian và quan hệ các công việc 
Chuyển sang view Network Diagram 
Sử dụng các chức năng format định dạng lại sơ đồ mạng, xác định rõ các công việc màu đỏ - các công việc trên đường găng	 
Đối chiếu kết quả với các bài tập trước