Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project - Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

BÀI 2 
Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP) 
Các thành phần cần quản lý 
Công việc 
Tổ chức phân rã công việc 
Tình trạng hoàn thành 
Thứ tự ưu tiên 
Mối quan hệ với các công việc khác 
Nguồn lực 
Danh sách các loại nguồn lực 
Tình trạng từng nguồn lực 
Số lượng, phân bố nguồn lực 
Tải công việc 
Bảng phân công nhiệm vụ 
Bảng theo dõi thời gian 
Thời gian 
Thời gian kế hoạch 
Thời gian thực tế 
Độ sai lệch thời gian 
Lịch làm việc chung dự án 
Lịch làm việc từng cá nhân, nhóm 
Lịch làm việc của máy móc thiết bị 
Chi phí 
Chi phí kế hoạch 
Chi phí thực tế 
Các hạng mục chi phí 
Sai lệch chi phí 
Chi phí làm việc, chạy máy theo giờ 
Chi phí vật tư theo sản phẩm 
Các khoản điện, nước, vận chuyển. 
Mục tiêu quản lý công việc 
Trình tự công việc đúng theo yêu cầu kỹ thuật 
Đảm bảo các công việc được liệt kê đầy đủ 
Đảm bảo nắm tình trạng công việc đã hoàn thành, còn dở dang 
Đảm bảo quản lý công việc tổng thể đến chi tiết, việc mẹ-việc con 
Quản lý được mối quan hệ giữa các công việc 
Quản lý thời gian bắt đầu, kết thúc 
Đảm bảo quản lý các nguồn lực gắn với công việc 
Mục tiêu quản lý nguồn lực 
Quản lý các loại nguồn lực con người, máy móc, vật tư 
Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực 
Quản lý tải và thời gian hoạt động 
Quản lý lịch làm việc 
Quản lý phân công nguồn lực 
Cân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực 
Điều chuyển nguồn lực và cập nhật các thay đổi 
Mục tiêu quản lý thời gian 
Quản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạch 
Quản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gian 
Quản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúc 
Quản lý các giai đoạn, các mốc thời gian dự án 
Quản lý giờ công đã thực hiện theo từng công việc, từng nguồn lực 
Quản lý lịch làm việc cả dự án và từng cá nhân, nhóm 
Cập nhật chính xác các thay đổi dây chuyền về thời gian trong dự án 
Mục tiêu quản lý chi phí 
Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực 
Quản lý chi phí gắn với từng công việc 
Quản lý chi phí kế hoạch và chi phí phát sinh thực tế, sai lệch chi phí 
Quản lý chi phí theo giờ, chi phí ngoài giờ, chi phí theo lần sử dụng 
Quản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo công suất sử dụng 
Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án 
Quản lý giới hạn chi phí 
Thuật ngữ tiếng Anh khi sử dụng Microsoft Project 
Thuật ngữ 
Giải thích 
Project 
Dự án 
Task 
Công việc 
Resource 
Nguồn lực 
Duration 
Khoảng thời gian 
Calendar 
Lịch 
Cost 
Chi phí 
Usage 
Mức độ sử dụng 
Team 
Đội ngũ 
Schedule 
Lịch trình 
Network 
Mạng 
Diagram 
Biểu đồ, đồ thị 
Timeline 
Trục thời gian 
Thuật ngữ 
Giải thích 
Ribbon 
Nhóm thanh công cụ 
Tab 
Mục trên nhóm thanh công cụ 
Chart 
Bảng, biểu đồ 
Sheet 
Bảng dữ liệu 
Form 
Màn hình nhập liệu 
Planner 
Công cụ lập kế hoạch 
Tracking 
Theo dõi 
Gantt 
Henry Gantt 
View 
Màn hình hiển thị 
Format 
Định dạng 
Entire 
Toàn bộ 
Selected 
Được chọn 
Giới thiệu công cụ MS Project 
Là phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ người quản trị dự án trong công tác lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực cho các công việc, theo dõi tiến độ, quản lý ngân quỹ và phân tích tải công việc dự án. 
Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển bởi Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard và Professional 
Phiên bản sử dụng cho môn học: Microsoft Project Professional 2010 
Tổng quan lợi ích MS Project 
Hỗ trợ lập kế hoạch 
Quản lý công việc 
Phân công nguồn lực theo công việc 
Xác định lịch và thời gian cho từng công việc 
Hỗ trợ điều phối nguồn lực 
Quản lý danh sách nguồn lực 
Quản lý chi phí và lịch theo nguồn lực 
Phân bổ và tối ưu hóa nguồn lực 
In các bảng phân công công việc 
In lộ trình tiến độ giải ngân 
Hỗ trợ giám sát dự án 
Ghi lại các điểm chốt 
Theo dõi dữ liệu thực tế về thời gian, chi phí, tiến độ hoàn thành 
Lập các báo cáo tiến độ, chi phí, nguồn lực 
Cập nhật tự động các thay đổi liên quan 
Các thiết lập hệ điều hành cho MS Project 
Công tác lập lịch, khai báo chi phí và in ấn báo cáo là đặc biệt quan trọng đối với quản lý dự án 
Cần thiết đặt hệ điều hành để đảm bảo sử dụng lịch, tiền tệ và in ấn báo cáo thuận lợi 
Các thiết đặt bao gồm 
Thiết đặt ngày tháng 
Thiết đặt tiền tệ 
Cài đặt máy in 
Thiết đặt ngày tháng 
Mở Start\Control Panel 
Chọn thiết đặt Region and Language 
Chọn Customize hoặc Additional Settings 
Chọn tab Date 
Đặt lại ngày tháng trong Sort Date theo khuôn dạng: dd/MM/yyyy 
Thiết đặt tiền tệ 
Mở Start\Control Panel 
Chọn thiết đặt Region and Language 
Chọn Customize hoặc Additional Settings 
Chọn tab Currency và thiết đặt các mục 
Currency symbol = đ 
Positive currency format = 1.1 $ 
Negative currency format = (1.1$) 
No. of digits after decimal = 0 
Bấm Apply - OK 
Cài đặt máy in 
Mở Start\Devices and Printers 
Chọn Add Printer và theo các bước để cài đặt 1 máy in HP Laserjet bất kỳ 
Bắt đầu sử dụng MS Project 
Thiết lập ngày tháng cho hệ điều hành 
Cài đặt máy in 
Chọn Start\Programs 
Chọn Microsoft Office \ Microsoft Project 2010 
Khái niệm Task, Duration, Resource, Cost 
Task là đối tượng để quản lý công việc, điểm mốc trong dự án. 
Task có thể chứa các task nhỏ hơn 
Có 3 loại: Task thường, Summary, Milestone 
Duration là khoảng thời gian thực hiện task 
Tính theo nhiều đơn vị 
d – ngày 
h – giờ 
w – tuần 
mo – tháng 
Resource là đối tượng để quản lý nguồn lực trong dự án 
Có 3 loại: Work, Material, Cost 
Có thể có lịch làm việc và thời gian khả dụng riêng 
Được gắn với từng task cụ thể để tính toán chi phí, thời gian 
Cost là đối tượng quản lý chi phí trong dự án, là một dạng Resource 
Tồn tại dưới dạng danh mục giá trị sẽ được nhập theo từng công việc 
Gantt Chart 
Do Henry Gantt phát minh vào những năm 1910 
Liệt kê các công việc trong dự án và biểu thị mối quan hệ giữa các công việc một cách trực quan. 
Độ dài thời gian và lịch trình cũng được biểu diễn trực quan cho từng công việc. 
Được hiển thị mặc định cho các dự án mới 
Hãy tìm hiểu các thành phần của Gantt Chart 
Biểu diễn quan hệ và lịch trình 
Danh sách công việc 
Bài tập Gantt Chart 
# 
Bài tập 
Đáp án 
1 
Xác định mối quan hệ giữa việc 2 và việc 3? 
2 
Làm phôi sản phẩm có bao nhiêu việc con? 
3 
Việc 17 "Trang trí đĩa" sẽ phải làm sau khi xong việc nào? 
4 
Sau khi xong việc 3 - "Mua thạch cao" sẽ có những việc nào có thể bắt đầu? 
5 
So sánh sự khác nhau giữa việc 11 và việc 12? 
6 
Xác định các công việc đã hoàn thành? 
7 
Nhận xét sự khách nhau giữa việc 6 và 7 
8 
Giai đoạn làm phôi sản phẩm kéo dài bao nhiêu ngày? 
9 
Giai đoạn "Làm phôi..." và "Trang trí..." giao nhau bao nhiêu ngày? 
Task Usage 
Là bảng thể hiện mức độ sử dụng nguồn lực của từng công việc 
Thời gian sử dụng 
Chi phí sử dụng 
Thống kê kế hoạch, thực tế, lũy kế 
Công việc - Task 
Nguồn lực 
Chi phí sử dụng 
Thời gian sử dụng 
Trục thời gian 
Task Usage 
Team Planner 
Là công cụ cho phép quan sát trực quan công việc của từng nguồn lực 
Cho phép người quản lý dễ dàng nắm được tải nguồn lực và tiến hành điều phối tải bằng thao tác kéo thả 
Công cụ cũng thể hiện trạng thái của các công việc đã xong chưa xong, dở dang và thể hiện các công việc chưa lập lịch, chưa được phân công cho ai, chưa được gắn với bất kỳ nguồn lực nào 
Phân bố các công việc theo nguồn lực và thời gian 
Danh sách nguồn lực 
Việc chờ phân công 
Việc chờ chưa có lịch 
Team Planner 
Resource Sheet 
Là bảng khai báo các nguồn lực cho dự án bao gồm nguồn lực con người, vật tư, chi phí, máy móc thiết bị 
Bảng này cũng giúp định nghĩa lịch làm việc của từng cá nhân hoặc máy móc 
Giá làm việc trong giờ, ngoài giờ hay theo lần sử dụng cũng được định nghĩa rõ ràng 
Cơ chế tính chi phí hỗ trợ 3 chế độ: 
Start – trả trước 
End – trả sau 
Prorated – dùng đến đâu tính đến đó 
Resource Sheet 
Cách tính chi phí 
Danh sách nguồn lực 
Đơn vị tính 
Loại nguồn lực 
Resource Sheet 
Giá trong giờ 
Kiểu lịch làm việc 
Giá ngoài giờ 
Network Diagram 
Là sơ đồ mạng công việc 
Giúp quan sát trực quan mối quan hệ giữa các việc dưới dạng đồ thị 
Đánh dấu đỏ những việc quan trọng cần thực hiện phòng chống rủi ro để đảm bảo thành công dự án 
Calendar 
Màn hình hiển thị các công việc dưới dạng lịch làm việc 
Hỗ trợ kiểm tra lịch làm việc theo thời gian 
Hữu dụng cho những tình huống có sự kiện bất thường xảy ra vào một thời điểm => cần xác định thời điểm đó có việc gì? 
Resource Usage 
Màn hình hiển thị các mức độ sử dụng các nguồn lực theo thời gian 
Cho biết chi tiết từng ngày từng nguồn lực nào được sử dụng bao nhiêu giờ, chi phí bao nhiêu 
Có thể điều chỉnh để theo dõi cả số liệu lũy kế và xem thời gian chi phí đồng thời 
Bấm chuột phải để hiện menu điều chỉnh 
Resource Graph 
Biểu đồ kiểm soát tải nguồn lực 
Cho biết số lượng nguồn lực được dùng theo từng ngày 
Cảnh báo quá tải nguồn lực 
Cho phép xem nhiều nguồn lực, vẽ biểu đồ nguồn lực cho các loại nguồn lực dạng nhân công, máy móc có giới hạn về số lượng tối đa. 
Bấm View \ Entire Project để xem toàn dự án 
Số nguồn lực cần sử dụng theo từng ngày 
Trục thời gian dự án 
Vạch chỉ số lượng tối đa 
Nguồn lực 
Thanh cuộn để chuyển xem nguồn lực khác 
Quá tải 
Timeline 
Biểu diễn các điểm mốc dự án 
Trình bày vòng đời dự án theo trục thời gian 
Thể hiện các điểm mốc và những công việc chính yếu 
Thể hiện ngày bắt đầu và kết thúc dự án 
Dùng kết hợp với Gantt Chart để hỗ trợ xem lịch dự án 
Những công việc chính 
Ngày bắt đầu 
Ngày kết thúc 
Tracking Gantt 
Theo dõi dữ liệu thực tế dự án 
Theo dõi tỷ lệ hoàn thành 
Biểu diễn các sai lệch so với KH ban đầu 
Theo dõi việc quan trọng (màu đỏ) 
Resource Form 
Màn hình nhập liệu master-detail, kê chi tiết công việc theo từng nguồn lực 
Cho phép điều chỉnh số lượng nguồn lực cần dùng cũng như thời gian sử dụng 
Có thể điều chỉnh để xem/cập nhật cả thời gian làm việc và chi phí 
Hỗ trợ ghi chú 
Bấm chuột phải để hiện menu điều chỉnh 
Bấm Next / Previous để chuyển nguồn lực 
Task Form 
Màn hình nhập liệu master-detail, kê chi tiết nguồn lực gắn với từng công việc 
Cho phép điều chỉnh danh sách nguồn lực, số lượng nguồn lực, cũng như nhập các chi phí 
Có thể điều chỉnh để xem/cập nhật cả thời gian làm việc và chi phí 
Hỗ trợ ghi chú 
Bấm chuột phải để hiện menu điều chỉnh 
Bấm Next / Previous để chuyển nguồn lực 
Task Sheet 
Màn hình nhập liệu dạng bảng, tương tự như Gantt Chart nhưng không có phần biều đồ trực quan 
Thích hợp cho việc thiết kế các trường thông tin tự định nghĩa để phục vụ các mục tiêu quản lý khác như quản lý yêu cầu, quản lý rủi ro 
Bài tập về nhà 
Chia nhóm và tìm hiểu các nút bấm trên toolbar 
Bỏ qua 2 nhóm Clipboard và Font trong tab Task 
Phần Format có thể biến đổi khác nhau tùy thuộc view, tìm hiểu Format cho Gantt Chart, Tracking Gantt, Resource Sheet và Team Planner