Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project - Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án

Quản trị dự án trên máy tính 
với Microsoft Project 
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội 
Lộ trình môn học 
Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án 
Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP) 
Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án 
Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc 
Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch 
Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực 
Bài 7: Quản lý chi phí dự án 
Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án 
Bài 9: Ôn tập và kiểm tra 
BÀI 1 
DỰ ÁN VÀ CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Nội dung chính 
Khái niệm dự án 
Ý nghĩa của dự án 
Công tác lập và phê duyệt dự án 
Lộ trình dự án 
Tổng quan về quản lý dự án 
Quy trình quản lý yêu cầu 
Quy trình lập kế hoạch 
Quy trình quản lý rủi ro 
Quy trình giám sát dự án 
Quy trình đóng dự án 
Dự án xuyên Việt 
Thu thập yêu cầu dự án 
Ước lượng thời gian, chi phí, nhân công, khối lượng 
Lập kế hoạch dự án 
Thiết lập lịch trình dự án 
Phòng chống rủi ro dự án 
Giám sát và điều chỉnh dự án 
Đóng dự án 
Thảo luận ý nghĩa của các quy trình quản lý dự án 
Khái niệm dự án 
Dự án là một khối lượng công việc cần thực hiện nhằm đạt các kết quả và mục tiêu nhất định trong giới hạn về quy mô, phạm vi , giới hạn về thời gian, chi phí, tài nguyên cho trước. 
Dự án có tính duy nhất , tính tạm thời và tính bất định , đòi hỏi phải được quản lý sát sao liên tục để đảm bảo thành công 
Việc đạt các kết quả và mục tiêu được đánh giá dựa trên các tiêu chí chất lượng gắn với các yêu cầu đặt ra. 
Hãy cho ví dụ về dự án? 
Dự án 1: 
Mục tiêu: 
Sản phẩm/công trình: 
Quy mô/phạm vi: 
Giới hạn thời gian: 
Giới hạn chi phí: 
Giới hạn tài nguyên khác: 
Dự án 2: 
Mục tiêu: 
Sản phẩm/công trình: 
Quy mô/phạm vi: 
Giới hạn thời gian: 
Giới hạn chi phí: 
Giới hạn tài nguyên khác: 
Ý nghĩa của dự án 
Là công cụ để thực hiện những công việc mang tính duy nhất, bất định và tạm thời 
Tăng cường khả năng quản lý các gói công việc có rủi ro cao đạt được mục tiêu trong giới hạn thời gian và tài nguyên 
Là cơ sở để liên kết các bên liên quan trong quá trình thực hiện công việc 
Thẩm định, cấp vốn 
Xin phép đầu tư, nhập khẩu, vay vốn 
Giám sát, đánh giá hiệu quả 
Lập và phê duyệt dự án 
Môi trường vĩ mô 
Thị trường 
Kỹ thuật 
Tài chính 
Kinh tế xã hội 
Triển khai 
Lựa chọn 
Môi trường vĩ mô 
Thị trường 
Kỹ thuật 
Tài chính 
Kinh tế xã hội 
Triển khai 
Lộ trình dự án 
Tổng quan về quản lý dự án 
Mục tiêu 
Đảm bảo dự án đạt mục tiêu, kết quả, đạt yêu cầu chất lượng trong giới hạn thời gian, chi phí, tài nguyên cho trước 
Nội dung thực hiện 
Là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm/dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép 
Áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật để lập kế hoạch, điều phối, giám sát dự án đạt mục tiêu 
Các mục tiêu của quản lý dự án 
Chủ đề thảo luận 
Đi chợ có phải là một dự án? 
Thế nào là người đi chợ giỏi? 
Thế nào là người quản lý dự án giỏi? 
Những yếu tố cần để ý khi đi chợ? 
Những yếu tố cần quản lý trong dự án? 
Tại sao phải quản lý dự án? 
Mô hình quản lý dự án 
Lập kế hoạch 
Thiết lập mục tiêu 
Dự tính nguồn lực 
Xây dựng kế hoạch 
Điều phối 
Bố trí tiến độ thời gian 
Phân phối nguồn lực 
Phối hợp các hoạt động 
Khuyến khích động viên 
Giám sát 
Đo lường kết quả 
So sánh với mụct tiêu 
Báo cáo 
Giải quyết các vấn đề 
Quản lý 
dự án 
Các lĩnh vực cần quản lý trong dự án 
Kế hoạch tổng quan 
Lập kế hoạch 
Thực hiện kế hoạch 
Quản trị thay đổi 
Quản trị phạm vi 
Xác định phạm vi 
Lập kế hoạch phạm vi 
Quản trị thay đổi phạm vi 
Quản trị thời gian 
Xác định công việc 
Dự tính thời gian 
Quản trị tiến độ 
Quản trị chi phí 
Lập kế hoạch nguồn lực 
Tính toán chi phí 
Lập dự toán 
Quản trị chi phí 
Quản trị chất lượng 
Lập kế hoạch chất 
Đảm bảo chất lượng 
Quản trị chất lượng 
Quản trị nhân lực 
Lập kế hoạch nhân lực 
Tuyển dụng 
Phát triển nhóm 
Xây dựng đội 
Quản trị thông tin 
Kế hoạch quản trị thong tin 
Phân phối thông tin 
Báo cáo tiến độ 
Quản trị rủi ro 
Xác định rủi ro 
Chương trình quản trị rủi ro 
Phản ứng đối với rủi ro 
Quản trị cung ứng 
Kế hoạch cung ứng 
Lựa chọn nhà cung ứng 
Quản trị hợp đồng 
Quản trị tiến độ cung ứng 
Các quy trình cho quản trị dự án 
Quản lý yêu cầu dự án 
Lập kế hoạch dự án 
Xác định rủi ro và phòng chống rủi ro 
Giám sát và điều chỉnh dự án 
Đóng dự án 
Quy trình quản lý yêu cầu dự án 
Xác định các bên liên quan đến dự án 
Khách hàng, người sử dụng 
Nhà đầu tư, tài trợ 
Các cơ quản lý 
Tìm hiểu yêu cầu 
Tìm hiểu nhu cầu, mong đợi, ràng buộc của bên liên quan 
Lập danh sách yêu cầu 
Phân thứ tự ưu tiên thực hiện các yêu cầu 
Quản lý trạng thái thực hiện yêu cầu 
Quản lý các thay đổi yêu cầu 
Kiểm soát sự ăn khớp giữa kế hoạch dự án với các yêu cầu 
Quy trình lập kế hoạch dự án 
Xác định các yêu cầu bằng quy trình quản lý yêu cầu 
Thiết kế sản phẩm, dịch vụ, công trình sẽ thực hiện 
Phân rã công việc, ước lượng công việc cần làm 
Xác định nhân công, chi phí, vật tư, cơ sở vật chất cho dự án 
Xây dựng lịch trình dự án: 
phân công ai làm việc gì với vật tư, chi phí như thế nào 
Xác định các rủi ro có thể có bằng quy trình quản lý rủi ro 
Cập nhật kế hoạch dự án để phòng chống rủi ro 
Xác nhận kế hoạch, lấy cam kết với các bên liên quan 
Tiến hành khởi động dự án 
Quy trình quản lý rủi ro dự án 
Xác định các nguồn rủi ro (con người, môi trường, vật tư, công cụ, công nghệ, phối hợp, yêu cầu, sản phẩm) 
Xác định các rủi ro gắn với từng nguồn 
Đánh giá rủi ro: Khả năng xảy ra? Mức độ ảnh hưởng? 
Lựa chọn chiến lược xử lý rủi ro 
Chuyển / Tránh / Giảm nhẹ / Chấp nhận 
Xây dựng kế hoạch phòng chống, khắc phục 
Thực hiện cập nhật kế hoạch dự án để thực hiện kế hoạch phòng chống rủi ro 
Quy trình giám sát và điều chỉnh 
Theo dõi các vấn đề phát sinh về công việc, nhân công, công nghệ, vật tư 
Thu thập các số liệu về sản phẩm làm được, nhân công bỏ ra, chi phí đã tiêu hao, thời gian thực hiện 
Tiến hành đối chiếu với kế hoạch để xác định sai lệch 
Tiến hành phân tích các vấn đề của dự án 
Tiến hành kiểm soát tình trạng nguồn lực dự án 
Thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo các mục tiêu dự án 
Báo cáo tình hình dự án cho các bên liên quan 
Giám sát và cập nhật rủi ro dự án 
Quy trình đóng dự án 
Thống kê các sản phẩm hoàn công 
Thống kê các vấn đề chất lượng 
Thống kê nhân công, chi phí, thời gian đã bỏ ra 
Phân tích lợi nhuận trên cơ sở đối chiếu với kế hoạch 
Xem xét mức độ đạt mục tiêu cấp 1, cấp 2 
Rút ra bài học kinh nghiệm 
Tiến hành các thủ tục nghiệm thu, bàn giao 
Giải phóng các nguồn lực cho dự án 
Dự án đi xe máy xuyên Việt 
Mục tiêu dự án 
Du lịch 
Quảng bá về tiết kiệm năng lượng 
Các bên liên quan 
Điện lực Việt nam 
Xí nghiệp bóng đèn-phích nước Rạng Đông 
Sinh viên lớp. 
Xác định yêu cầu dự án 
Điện lực Việt nam 
Nâng cao nhận thức cộng đồng về tiết kiệm năng lượng 
Cổ vũ phong trào sử dụng đèn compact 
Xí nghiệp Rạng Đông 
Quảng cáo cho đèn compact Rạng Đông 
Đảm bảo hơn 10.000 dân tại các thành phố lớn dọc quốc lộ 1A biết đến đèn Rạng Đông 
Đoàn xe máy gây chú ý bằng, áo, mũ, cờ đồng phục 
Tuân thủ luật giao thông, đi ban ngày 
Thiết kế lộ trình 
Lập lộ trình các cung đường 
Chặng 1: Hà Nội – Hải Phòng – Thái Bình – Nam Định 
Chặng 2: Nam Định – Ninh Bình – Thanh Hóa - Vinh 
Chặng 3: Vinh – Hà Tĩnh – Quảng Bình – Quảng Trị 
Chặng 4: Quảng Trị - Quảng Ngãi – Huế - Đà Nẵng 
Chặng 5: Đà Nẵng – Quy Nhơn – Nha Trang – Phan Thiết 
Chặng 6:Phan Thiết – Vũng Tàu – TP. Hồ Chí Minh 
Ước lượng ‘khối lượng’ - độ dài đường: 
Ước lượng ‘năng suất’ – tốc độ đi: 
Ước lượng ‘thời gian’ – thời gian chạy: 
Lập kế hoạch dự án 
Mục tiêu 
KL:  km NC:  giờ LT:  ngày CP:  triệu 
Giai đoạn 
Nhân lực 
Cơ sở vật chất 
Đào tạo 
Phối hợp các bên 
ID 
TG 
Công việc 
Thời lượng 
T1 
07:00 
Dậy 
T2 
07:30 
Ăn sáng 
T3 
08:00 
Xuất phát 
T4 
09:30 
Nghỉ uống nước 
T5 
10:00 
Chạy tiếp 
T6 
11:30 
Ăn trưa 
T6 
12:30 
Ngủ trưa 
T8 
13:30 
Xuất phát 
T9 
15:30 
Nghỉ uống nước 
T10 
16:00 
Chạy tiếp 
T11 
16:30 
Nghỉ ăn tối 
T12 
22:00 
Ngủ 
Rủi ro 
Khả năng 
Ảnh hưởng 
Mức độ 
Chiến lược 
Phòng chống 
Khắc phục 
Dậy muộn 
Đau bụng 
Thủng lốp 
Đứt phanh 
Đứt xích 
Hết xăng 
Mưa to 
Say nắng 
Lạc đường 
Lịch trình & rủi ro 
Thảo luận 
Nhận xét lịch trình và kế hoạch trước và sau khi thực hiện phòng chống rủi ro? 
Ý nghĩa của việc phòng chống rủi ro? 
Ngân quỹ và tài nguyên cho phòng chống rủi ro? 
Tính biến động của rủi ro? 
Có thu lợi nhuận khi phòng chống rủi ro? 
Giám sát dự án 
Những dữ liệu thu thập hàng ngày? 
Số km chạy được 
Số giờ chạy xe 
Số tiền đã tiêu 
Thời gian đã quan 
Các vấn đề phát sinh trên đường 
So sánh với kế hoạch trước đó, tìm sai lệch 
Tiến hành điều chỉnh kế hoạch các chặng tiếp theo, giải quyết sai lệch 
Điều chỉnh dự án 
Hãy tiến hành giám sát điều chỉnh dự án theo các tình huống sau: 
Ngày 1: Mưa tầm tã phải dừng 1h, đi chậm -10km/h trong 3h 
Ngày 2: Thủng lốp xe, mất 1 tiếng sửa 
Ngày 3: Chủ quán xinh, nghỉ uống nước thêm 1h 
Ngày 4: Ăn trưa bị đau bụng, chiều chạy chậm -10 km/h 
Ngày 5: Tắc đường chỉ chạy được 20km/h trong 2h 
Ngày 6: Công an bắn tốc độ, nộp phạt 500K 
Ngày 7: Bị trúng gió nghỉ mất 1h 
Đóng dự án 
Tổng kết dữ liệu gì ở Sài gòn? 
Các yêu cầu đã hoàn thành 
Khối lượng thực tế so với kế hoạch 
Nhân công thực tế so với kế hoạch 
Thời gian thực tế so với kế hoạch 
Chi phí thực tế so với kế hoạch 
Việc tốt cần phát huy, việc xấu cân tránh 
Những bài học kinh nghiệm cần rút ra? 
Thảo luận kết thúc bài 1 
Liệu có cần sự hỗ trợ của máy tính để quản lý dự án? Lý do? 
Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp ích những gì? 
Ưu và nhược điểm của việc quản lý trên máy?