Bài giảng Quản trị dịch vụ khách sạn du lịch - Chương 7: Quản trị tài chính và thông tin trong khách sạn

CHƢƠNG 7. 
QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH 
VÀ THÔNG TIN 
TRONG KHÁCH SẠN 
DHTM_TMU
292 
7.1. Tổ chức bộ phận tài chính trong KS 
7.2. Khái quát quản trị tài chính trong KS 
7.3. Dự báo và lập ngân sách 
7.4. Mua sắm trong KS 
7.5. Quản trị thông tin trong KS 
CHƢƠNG 7. 
QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH VÀ TT TRONG KS 
 DHTM_TMU
7.1. Tổ chức bộ phận tài chính trong KS 
7.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của BP tài chính KS 
7.1.2. Mô hình cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính KS 
7.1.3. Nhiệm vụ một số chức danh của bộ phận tài 
chính KS 
293 
DHTM_TMU
294 
7.1.1. Chức năng, nhiệm vụ 
 của BP tài chính KS 
 Chức năng 
 Chịu trách nhiệm quản lý thu chi tài chính của KS 
nhằm duy trì sự chủ động về tài chính của KS. 
 Nhiệm vụ 
 Quản lý thu chi tài chính của KS. 
DHTM_TMU
7.1.2. Mô hình cơ cấu tổ chức BP tài chính KS 
295 
GĐ tài chính/ 
Kế toán trƣởng 
QL phòng mua QL máy 
tính 
Trợ lý phòng mua Thƣ ký phòng mua 
NV kho 
NV 
phòng 
mua 
NV vận 
chuyển 
Thủ 
quỹ 
Kế toán 
công nợ 
Kế toán 
thanh 
toán 
Kế toán 
ngân 
hàng 
Kế 
toán 
giá 
NV 
phòng 
máy 
tính 
Trợ lý QL 
máy tính 
Kế toán 
tổng hợp 
Trợ lý 
kế toán 
giá 
Kế 
toán 
hệ 
thống 
Thu 
ngân 
Trợ lý 
kế toán 
doanh 
thu 
Kế toán 
doanh 
thu 
DHTM_TMU
7.1.3. Nhiệm vụ của các chức danh 
BP tài chính KS 
 Giám đốc tài chính 
 Trợ lý giám đốc tài chính 
 Phòng kế toán 
• Kế toán tổng hợp 
• Kế toán doanh thu 
• Kế toán công nợ 
• Kế toán giá 
• Kế toán ngân hàng 
• Kế toán thanh toán 
• Thủ quỹ 
 Quản lý máy tính 
 Quản lý phòng mua 
• Nhân viên phòng mua 
• Nhân viên kho 
296 
DHTM_TMU
7.2. Khái quát quản trị tài chính trong KS 
 Khái niệm hoạt động tài chính trong KS: 
  là hệ thống các quan hệ kinh tế dưới hình thức tiền 
tệ nảy sinh trong quá trình tạo lập và sử dụng các quỹ 
tiền tệ của KS, nhằm đáp ứng nhu cầu KD KS. 
 Khái niệm quản trị tài chính trong KS: 
 là việc nghiên cứu, phân tích để đưa ra các quyết định 
điều chỉnh các mối quan hệ tài chính nhằm đạt được 
hiệu quả KD cao nhất cho KS. 
 Nội dung quản trị tài chính: 
 Dự báo và lập ngân sách 
 QL việc mua, bán hàng hóa 
 QL kiểm kê tài sản của KS; 
 QL lợi nhuận, CF và thất thoát 
 297 
DHTM_TMU
 Mục tiêu quản trị tài chính trong KS 
• Tạo ra lợi nhuận 
• Trách nhiệm xã hội 
 Vai trò của quản trị tài chính 
 Giữ vai trò quyết định trong việc SD tối ưu các nguồn lực 
trong KS 
 Là cơ sở cho việc phân phối và SD hiệu quả nguồn lực 
trong KS. 
 Giám sát, kiểm tra chặt chẽ các hoạt động SXKD của 
KS. 
298 
7.2. Khái quát quản trị tài chính trong KS 
DHTM_TMU
7.3. Dự báo tài chính và lập ngân sách 
7.3.1. Dự báo tài chính 
7.3.2. Lập ngân sách 
7.3.3. Kiểm soát tài chính 
7.3.4. Kiểm soát điểm hòa vốn 
7.3.5. Quản lý tận thu 
299 
DHTM_TMU
7.3.1. Dự báo tài chính 
 KN Dự báo tài chính trong KS là một kỹ 
thuật dựa vào lịch sử các dữ liệu sẵn có kết 
hợp với những mong muốn của KS, xu 
hướng KD và kinh nghiệm của người dự báo 
để đưa ra các biến với các giá trị nào đó ở 
một TG nhất định trong tương lai. 
300 
DHTM_TMU
301 
7.3.1. Dự báo tài chính 
Căn cứ để dự báo: 
• Mục tiêu của KS 
• Lịch sử các dữ liệu cùng kỳ KD 
• Sự cạnh tranh 
• Hình ảnh KS và rủi ro trong KD 
• Tình hình lãi suất, lạm phát, tỷ giá ngoại tệ 
• Các yếu tố kinh tế khác 
• Cần có điều chỉnh phù hợp với thực tiễn và mong 
muốn của KS 
DHTM_TMU
 Mô hình dự báo trong KD KS 
302 
DỰ BÁO 
Các số liệu thống kê Phán đoán 
Dự 
đoán 
xu 
hƣớng 
Xu 
hƣớng 
theo 
mùa 
Ý kiến 
chuyên 
gia 
Xử lý 
dữ liệu 
Điều tra 
thị 
trƣờng 
Kỹ 
thuật 
Delphi 
7.3.1. Dự báo tài chính 
DHTM_TMU
 Ngân sách 
• Dự báo về tài chính trong tương lai 
• Tóm lược trong thời kỳ 12 tháng 
• Chỉ rõ các khoản doanh thu và chi phí 
• Là kế hoạch hoạt động tài chinh cho kỳ tới 
• Là công cụ kiểm soát 
 Lập ngân sách 
• là ước tính số doanh thu và chi phí phát 
sinh trong năm 
303 
7.3.2. Lập ngân sách 
DHTM_TMU
7.3.2. Lập ngân sách 
 Nội dung hoạch định ngân sách BP: 
1. Dự báo biến động vốn cố định và vốn lưu động 
2. Ước tính doanh thu 
3. Chi phí 
4. BP hỗ trợ 
5. Lãi/lỗ lũy tiến 
6. Các tỉ số 
304 
DHTM_TMU
 Quy trình xây dựng kế hoạch ngân sách: 
• Lập KH tháng 9 hàng năm, nộp giữa tháng 10 
• KH năm được duyệt vào nửa đầu tháng 11 
• KH năm được duyệt thì lập KH cho từng tháng 
• Bảng dự tính tháng tiếp theo phải được hoàn tất 
vào tuần thứ ba trong tháng hiện tại. 
305 
7.3.2. Lập ngân sách 
DHTM_TMU
7.3.3. Kiểm soát tài chính 
306 
Quá trình kiểm soát hoạt động KD khách sạn 
Kế hoạch, mục đích 
và tiêu chuẩn về 
kinh doanh KS 
So sánh kết quả đạt 
đƣợc với mục đích, 
tiêu chuẩn 
Hoạt động kinh 
doanh 
Điều chỉnh, phân 
bổ ngân sách 
DHTM_TMU
7.3.3. Kiểm soát tài chính 
1. Kiểm soát tiền mặt 
2. Kiểm soát doanh thu 
3. Kiểm soát tài sản cố định (**) 
4. Kiểm soát chi phí 
5. Kiểm soát lợi nhuận của KS (*) 
307 
 Nội dung kiểm soát tài chính 
Phƣơng pháp kiểm soát: 
 PP tỉ lệ, tức là so sánh giá trị các tỉ lệ của KS 
với giá trị các tỉ lệ định mức 
DHTM_TMU
7.3.4. Phân tích điểm hòa vốn 
 Điểm hòa vốn là điểm tại đó không lãi cũng không lỗ 
 Công thức: 
Điểm hòa vốn = chi phí cố định/lãi gộp 
Trong đó: 
 Lãi gộp = Giá bán 1 đơn vị SP – CF biến đổi của 1 đơn vị SP 
 Giá bán cho 1 đơn vị có thể là mức chi tiêu bình quân cho 1 
khách; 
 CF biến đổi trên 1 đơn vị có thể là CF biến đổi trên 1 khách. 
 Cách tính điểm hòa vốn?: 
• Tính điểm hòa vốn bằng tiền 
• Tính điểm hòa vốn theo số khách 
308 
DHTM_TMU
 Quản trị doanh thu tối ƣu 
là PP tối ưu hóa doanh thu hoạt động KD thông qua 
việc tính toán định mức giá SPDV của DN một cách 
hợp lý nhất cho các phân đoạn thị trường khác 
nhau dựa trên thống kê cầu thực tế theo thời gian 
thực và các thuật toán tối ưu hóa. 
7.3.5. Quản lý tận thu 
Giá bán Số phòng bán Công suất Doanh thu 
$115 100 100% $11.500 
$150 60 60% $ 9.000 
$185 35 35% $ 6.475 
Bán kiểu tận thu 
$185 35 $ 6.475 
$150 60 $ 9.000 
$115 5 $ 575 
Tổng cộng 100% $16.050 
DHTM_TMU
7.3.5. Quản lý tận thu 
 Định nghĩa: 
 Bán đúng loại chỗ cho đúng đối tượng khách với 
mức giá đúng vào đúng thời điểm (American Airline, 
1987) 
• Lấy được càng nhiều tiền từ khách càng tốt 
• PP gắn kết k.soát giá bán với SL buồng để tối đa 
hóa LN 
 Định hƣớng: 
• Cầu cao: tăng giá bán để tối đa hóa doanh thu 
• Cầu thấp: tối đa hóa công suất buồng 
310 
DHTM_TMU
Nhà Hàng 
ĐỐI 
TƢỢNG 
Hàng không Khách sạn 
7.3.5. Quản lý tận thu 
DHTM_TMU
7.3.5. Quản lý tận thu 
 Đo lƣờng hiệu quả tận thu : 
Doanh thu/ buồng = Doanh thu buồng 
thực tế /Tổng số buồng KS có 
312 
Tỷ lệ tận thu = (Doanh thu buồng thực tế / 
Doanh thu buồng tối đa tiềm năng) x 100 % 
DHTM_TMU
7.3.5. Quản lý tận thu 
= Tổng số buồng KS có x Giá 
công bố 
Doanh thu 
buồng tối đa 
tiềm năng 
Doanh thu 
buồng thực tế 
= Tổng số buồng x Công suất 
buồng x Giá bán buồng thực tế TB 
Công suất phòng tận thu tƣơng tự 
= Công suất buồng hiện tại x (Giá bán hiện 
tại/Giá bán mới) x100% 
DHTM_TMU
7.3.6. Báo cáo kết quả kinh doanh 
 Báo cáo 
• Phân tích tổng chỉ tiêu doanh thu 
• Phân tích chỉ tiêu tổng chi phí 
• Phân tích lợi nhuận của khách sạn 
 Sử dụng báo cáo kết quả KD 
• So sánh doanh số từng tháng, năm; 
• So sánh các khoản DT, CF với các thời điểm của kỳ 
trước; 
• So sánh kết quả giữa các BP để đánh giá hiệu quả KD; 
• SD các chỉ số để đánh giá. 
 Các chỉ số 
• (1) Chỉ số hiệu quả hoạt động 
• (2) Chỉ số lợi nhuận 
314 
DHTM_TMU
7.4. Mua sắm trong KS 
 Định nghĩa 
• Mua sắm trong KS là việc tiến hành áp dụng các 
biện pháp để tập trung hàng hóa từ các nguồn 
khác nhau đưa vào KS nhằm phục vụ tốt cho việc 
cung ứng DV và đáp ứng nhu cầu của KH. 
315 
DHTM_TMU
 Trách nhiệm Phòng thu mua: 
 Xác định thời gian đặt hàng 
 Kiểm soát mức tồn kho 
 Thiết lập và XD quy chuẩn chất lượng 
 Cụ thể hóa tiêu chuẩn và tiêu chí kỹ thuật 
 Tổ chức lấy báo giá cạnh tranh 
 Kiểm tra và đánh giá nhà CC 
 Lập kế hoạch tài chính, thời hạn và cách thức 
thanh toán 
 Giám sát công việc giao nhận HH 
 Thương lượng điều khoản trả HH 
 Chỉnh sửa và thay đổi kế hoạch mua hàng 
 Sắp xếp và bố trí lưu kho 
316 
7.4. Mua sắm trong KS 
DHTM_TMU
Quy trình mua hàng trong khách sạn 
317 
1. Xác định nhu cầu 
- Trao đổi với các BP liên 
quan về nhu cầu hàng 
giá, vật tƣ 
- Hợp tác với BP hoặc 
đối tác liên quan nhằm 
xây dựng đặc tính kỹ 
thuật đối với HH, vật tƣ 
sẽ mua 
3. Lựa chọn NCC 
- Kinh nghiệm 
- Uy tín 
- Giá 
- Địa điểm 
- Quy mô 
4. Đánh giá quy trình cung cấp 
- Xác định ngƣời đánh giá 
- Chất lƣợng 
- Mức độ chia sẻ, hợp tác, thông tin 
- Đảm bảo và tôn trọng tiến độ giao hàng 
- Sự linh động trong quá trình cung cấp 
- Mức độ phụ thuộc vào nhà cung cấp 
2. Tìm kiếm thông tin 
- Theo sự giới thiệu của các 
công ty, đối tác đã sử dụng 
NCC 
- Quan hệ cá nhân 
- Danh bạ 
7.4. Mua sắm trong KS 
DHTM_TMU
7.5. Quản trị thông tin trong KS 
7.5.1. Khái niệm và nội dung quản trị thông 
tin trong KS 
7.5.2. Tổ chức cơ sở dữ liệu 
318 
DHTM_TMU
 7.5.1. Khái niệm và nội dung 
 quản trị thông tin trong KS 
 Thông tin trong KS 
• Thông tin trong KS được hiểu là sự phản 
ánh nội dung và hình thức vận động, liên hệ 
giữa các đối tượng, thành phần trong KS và 
giữa KS với môi trường bên ngoài. 
319 
DHTM_TMU
 Quản trị thông tin trong KS 
• Là việc KS sử dụng các phương thức để lập kế 
hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm 
soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các 
thông tin của KS. 
• Quản trị nguồn thông tin 
• Quản trị công nghệ thông tin 
• Quản trị xử lý thông tin 
• Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách 
320 
7.5.1. Khái niệm và nội dung 
 quản trị thông tin trong KS 
 DHTM_TMU
 Các hoạt động quản lý thông tin 
• Phân tích hoạt động 
• Xác định nhu cầu thông tin 
• Xây dựng kho thông tin 
• Xác định các thông tin thừa và thiếu 
• Duy trì danh mục nội dung thông tin 
• Xác định chi phí và giá trị các thông tin của 
KS 
• Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn 
• Khai thác tiềm năng của thông tin trong KS 
 321 
7.5.1. Khái niệm và nội dung 
 quản trị thông tin trong KS 
 DHTM_TMU
 Nội dung quản lý thông tin 
• Quản lý khách hàng 
• Quản lý việc đăng ký thuê và trả phòng 
• Quản lý hiện trạng từng phòng 
• Quản lý các DV mà KS cung cấp 
• Quản lý tài chính của KS 
• Quản lý phòng, nhân viên 
322 
7.5.1. Khái niệm và nội dung 
 quản trị thông tin trong KS 
 DHTM_TMU
 PP quản lý thông tin hiệu quả 
• Thông tin bên trong 
• Thông tin bên ngoài 
323 
7.5.1. Khái niệm và nội dung 
 quản trị thông tin trong KS 
 DHTM_TMU
7.5.2. Tổ chức cơ sở dữ liệu 
324 
DHTM_TMU
325 
7.5.3. Khai thác dữ liệu 
Mô hình quản lý thông tin tại bộ phận lễ tân khách sạn 
Modul quản lý chung 
•Phân tích doanh thu, số liệu hoạt 
động 
•Phân tích tài chính, lƣu hồ sơ khách 
Modul đặt phòng 
•Dự báo công suất phòng 
•Bảng ghi đặt phòng 
•Xác nhận đặt phòng 
•Tính giá phòng 
•Quản lý doanh thu 
Modul kế toán khách 
•Quản lý hóa đơn tổng 
•Quản lý tín dụng 
•Theo dõi các giao dịch 
Modul quản lý phòng 
•Tình trạng phòng 
•Đăng ký phòng 
•Phân bổ phòng 
•Thông tin về giá phòng 
DHTM_TMU
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 7 
1. Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của 
từng chức danh trong bộ phận tài chính? 
2. Trình bày khái niệm quản trị tài chính, vai trò, chức 
năng, nhiệm vụ của bộ phận tài chính trong khách sạn. 
3. Phân tích nội dung dự báo và lập ngân sách trong 
khách sạn. 
4. Phân tích nội dung mua sắm trong khách sạn. 
5. Trình bày khái niệm và nội dung quản trị thông tin 
trong khách sạn. 
326 
DHTM_TMU