Bài giảng Quản trị các tổ chức dịch vụ thông tin thị trường và thương mại - Chương 3: Tổ chức điều hành cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC ĐiỀU HÀNH CUNG ỨNG DỊCH 
VỤ THÔNG TIN THỊ TRƯỜNG VÀ THƯƠNG MẠI
3.1. Một số mô hình tổ chức cung ứng dịch vụ 
thông tin thị trường và thương mại
3.2. Các bước thiết lập cung ứng dịch vụ 
thông tin thị trường và thương mại
3.3. Tổ chức hoạt động của hệ thống cung ứng 
dịch vụ thông tin thị trường và thương mại
DHTM_TMU
3.1. Một số mô hình tổ chức cung ứng dịch vụ 
thông tin thị trường và thương mại
3.1.1. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và 
thương mại giản đơn
3.1.2. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và 
thương mại chức năng
3.1.3. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và 
thương mại theo sản phẩm
3.1.4. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và 
thương mại theo khu vực địa lý
3.1.5. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và 
thương mại định hướng theo khách hàng
3.1.6. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và 
thương mại dạng ma trận
3.1.7. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và 
thương mại hỗn hợp
DHTM_TMU
3.1.1. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM đơn giản
Bộ, ban, ngành
Sỏ A Vụ Viện
DHTM_TMU
3.1.1. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM đơn giản
Đặc điểm: 
• Quyền hành quản trị 
tập trung cao độ vào 
tay một người
• Có ít cấp quản trị 
trung gian, số lượng 
nhân viên không 
nhiều
• Mọi thông tin đều 
được tập trung về cho 
người quản lý cao 
nhất
Ưu điểm:
• Gọn nhẹ, linh hoạt
• Chi phí quản lý ít
• Kiểm soát và điều 
chỉnh dễ dàng
Nhược điểm:
• Mỗi nhà quản trị phải
làm nhiều công việc
khác nhau cùng một
lúc
• Tình trạng quá tải đối
với cấp quản trị
DHTM_TMU
3.1.2. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ
TTTT & TM theo chức năng
Bộ X
Sỏ A Sở B Sở C
DHTM_TMU
3.1.2. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM theo chức năng
Đặc điểm: 
• Chia tổ chức thành các
“tuyến” chức năng, mỗi
tuyến là một bộ phận
hay đơn vị đảm nhận
thực hiện một hay một
số chức năng, nhiệm vụ
nào đó
• Các hoạt động giống
nhau hoặc gần giống
nhau được tập trung lại
trong một tuyến chức
năng
Ưu điểm:
• Phản ánh logic chức 
năng
• Tuân thủ nguyên tắc 
chuyên môn hoá công 
việc
• Nêu bật vai trò của các 
chức năng chủ yếu
• Đơn giản hoá việc đào 
tạo và huấn luyện nhân 
sự
• Dễ kiểm soát
Nhược điểm:
• Chỉ có cấp quản trị cao
nhất mới có trách nhiệm
về lợi nhuận
• Tầm nhìn bị hạn chế
• Tính phối hợp kém giữa 
các bộ phận chức năng
• Tính hệ thống bị suy 
giảm
• Kém linh hoạt
DHTM_TMU
3.1.3. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT 
& TM theo sản phẩm
Trung tâm thông tin
Nhóm thông tin A Nhóm thông tin B Nhóm thông tin C
DHTM_TMU
3.1.3. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM 
theo sản phẩm
Đặc điểm: 
• Chia tổ chức thành các
“nhánh”, mỗi nhánh đảm
nhận toàn bộ hoạt động
kinh doanh theo các loại
hoặc nhóm sản phẩm
nhất định
• Mỗi nhánh vẫn có thể sử
dụng các bộ phận chức
năng hoặc các chuyên
gia chuyên môn tập hợp
xung quanh các giám
đốc bộ phận để hỗ trợ
hay giúp việc
Ưu điểm:
• Hướng sự chú ý và nỗ 
lực vào tuyến sản phẩm
• Trách nhiệm lợi nhuận 
thuộc các nhà quản trị 
cấp dưới
• Phối hợp tốt giữa các bộ 
phận 
• Rèn luyện kỹ năng tổng 
hợp cho các nhà quản trị
• Linh hoạt trong việc đa
dạng hoá
Nhược điểm:
• Cần nhiều nhà quản trị
tổng hợp
• Công việc có thể bị trùng
lắp ở các bộ phận khác
nhau
• Khó kiểm soát
• Cạnh tranh nội bộ về
nguồn lực
DHTM_TMU
3.1.4. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ TTTT & TM 
theo khu vực địa lý
Các bộ
Sở 1 Sở 2 Sở 3
DHTM_TMU
3.1.4. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM 
theo khu vực địa lý
Đặc điểm: 
• Chia tổ chức cung ứng 
dịch vụ thông tin thị 
trường và thương mại 
thành các nhánh, mỗi
nhánh đảm nhận thực
hiện hoạt động của tổ
chức theo từng khu vực
địa lý
• Mỗi nhánh ở khu vực địa 
lý chịu trách nhiệm truyền 
thông tin thị trường và 
thương mại theo một 
vùng địa lý cụ thể
Ưu điểm:
• Các nhà quản trị cấp thấp 
thấy rõ trách nhiệm của 
mình
• Chú ý đến những đặc
điểm của thị trường địa
phương
• Tận dụng tốt các lợi thế
theo vùng
• Quan hệ tốt với các đại
diện địa phương
• Tiết kiệm thời gian đi lại
của nhân viên
Nhược điểm:
• Cần nhiều nhà quản trị 
tổng hợp
• Công việc có thể bị trùng
lặp ở các khu vực khác
nhau
• Phân tán nguồn lực
• Khó kiểm soát
DHTM_TMU
3.1.5. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT & 
TM theo khách hàng
Trung tâm thông tin
Nhóm khách hàng A Nhóm khách hàng B Nhóm khách hàng C
DHTM_TMU
3.1.5. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM 
theo khách hàng
Đặc điểm: 
• Chia tổ chức cung ứng 
dịch vụ thông tin thị 
trường và thương mại 
thành các nhánh, mỗi
nhánh đảm nhận toàn bộ
hoạt động cung cấp thụng 
tin nhằm phục vụ một đối
tượng khách hàng nào đó
• Mỗi đơn vị khách hàng
tập trung vào việc thoả
mãn nhu cầu của từng
nhóm khách hàng chuyên
biệt
Ưu điểm:
• Tạo sự hiểu biết khách
hàng tốt hơn, phục vụ các
dạng khách hàng khác
nhau
• Toàn bộ hoạt động của tổ
chức cung ứng dịch vụ 
thông tin thị trường và 
thương mại hướng vào
hoạt động cung cấp thụng 
tin để đạt kết quả cuối
cùng
• Rèn luyện kỹ năng tổng
hợp cho các nhà quản trị
Nhược điểm:
• Cần nhiều nhà quản trị
tổng hợp
• Công việc có thể bị trùng
lắp ở các bộ phận khách
hàng khác nhau
• Khó kiểm soát
• Cạnh tranh nội bộ về
nguồn lực
DH
M_TMU
3.1.6. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV 
TTTT & TM dạng ma trận
Bộ, ban ngành
Sở 1 Vụ Viện Sở 2
Doanh nghiệp
Doanh nghiệp
DHTM_TMU
3.1.6. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM 
dạng ma trận
Đặc điểm: 
• Cấu trúc ma trận là cấu
trúc kết hợp các cấu trúc
tổ chức cung ứng dịch vụ 
thông tin thị trường và 
thương mại trên để tận
dụng các ưu điểm của
mỗi loại và hạn chế tối đa
những nhược điểm của
chúng
• Cấu trúc ma trận có hai
hệ thống chỉ huy cặp đôi
(theo chức năng và theo
sản phẩm hoặc theo khu
vực địa lý, theo khách
hàng)
Ưu điểm:
• Cho phép tổ chức cung
ứng dich vụ thông tin thị 
trường và thương mại đạt
được đồng thời nhiều
mục đích
• Trách nhiệm của từng bộ
phận được phân định rõ
• Phối hợp tốt giữa các bộ
phận
• Rèn luyện kỹ năng tổng
hợp cho các nhà quản trị
Nhược điểm:
• Tồn tại song song hai
tuyến chỉ đạo trực tuyến, 
vì vậy dễ nảy sinh mâu
thuẫn trong việc thực hiện
mệnh lệnh
• Có sự tranh chấp quyền
lưc giữa các bộ phận
• Khó kiểm soát
DHTM_TMU
3.1.7. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT & TM hỗn hợp
Chớnh phủ
Bộ B Bộ C Bộ D Bộ EBộ A
Sở F Sở G
Trung tõm thụng tin 
H
Trung tõm thụng tin I
Giám đốc
khu vực II
Trung tõm thụng tin 
K
iám đốc
khu vực I
Trung tõm thụng tin L
Giám đốc
khu vực II
DHTM_TMU
3.1.7. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM 
hỗn hợp
Đặc điểm: 
• Kết hợp logic các loại cấu
trúc tổ chức cung ứng
dịch vụ thông tin thị 
trường và thương mại để
khai thác hiệu quả mọi
nguồn lực trong tổ chức
• Cấu trúc hỗn hợp có thể
tận dụng các ưu điểm và
hạn chế những nhược
điểm của các cấu trúc kết
hợp
Ưu điểm:
• Giải quyết được những
tình huống phức tạp
• Cho phép chuyên môn 
hoá một số cấu trúc tổ 
chức
• Rèn luyện kỹ năng tổng 
hợp cho các nhà quản trị
• Trách nhiệm của từng bộ
phận được phân định rõ
• Phối hợp tốt giữa các bộ
phận
• Rèn luyện kỹ năng tổng
hợp cho các nhà quản trị
Nhược điểm:
• Cấu trúc tổ chức phức tạp
• Quyền lực và trách nhiệm
của các nhà quản trị có
thể bị trùng lặp nhau, tạo
ra sự xung đột
DHTM_TMU
3.2. Các bước thiết lập cung ứng dịch vụ thông tin thị 
trường và thương mại
3.2.3. Chu kỳ
sống của hệ
thống cung
ứng DV 
TTTT & TM
3.2.2. Các
bước thiết lập
cung ứng DV 
TTTT & TM
3.2.1. Quan
điểm xây
dựng hệ thống
cung ứng DV 
TTTT & TM
DHTM_
MU
3.2.1. Quan điểm xây dựng hệ thống 
thông tin thị trường và thương mại
QUAN 
ĐIỂM
Quan
điểm
chính trị
Quan
điểm hệ
thống
Quan
điểm khả
thi
Quan
điểm
hiệu quả
DHTM_TMU
Quan điểm chính trị
• Hệ thống cung ứng
DV TTTT & TM 
phải được xây dựng
nhằm phục vụ cho
mục đích và nhiệm
vụ chính trị của
Đảng và Nhà nước, 
không được phép đi
ngược lại với lợi ích
của xã hội
Quan điểm hệ thống
• Hệ thống cung ứng
DV TTTT & TM là 
một hệ thống thứ
bậc và thống nhất, 
hệ thống TTTT & 
TM vĩ mô có quan
hệ với các hệ thống
thông tin khác như
hệ thống thông tin 
văn hóa, xã hội, hệ
thống thông tin 
khoa học và kỹ
thuật, hệ thống
thông tin quản lý
của các chủ thể
khác
Quan điểm khả thi
• Hệ thống cung ứng
DV TTTT & TM 
được lập ra phải
theo hướng hiện đại
hóa, nhưng không
thể thoát ly thực tế, 
theo nghĩa hẹp hơn
là phải tính đến khả
năng tài chính, khả
năng kỹ thuật, khả
năng thu thập số
liệu và tính toán, 
trình độ người sử
dụng...
Quan điểm hiệu quả
• Hệ thống cung ứng
DV TTTT & TM 
phải đảm bảo sử
dụng các nguồn
nhân lực, vật lực, 
tài lực với hao phí ít
nhất, phù hợp với
trình độ và khả
năng của cơ quan
quản lý, điều quan
trọng nhất là đạt
mục tiêu đề ra, cung
cấp được lượng tin 
có chất lượng, theo
nhu cầu của những
cơ quan và những
người sử dụng một
cách kịp thời
DH
M_TMU
3.2.2. Các bước thiết lập cung ứng DV TTTT & TM
Phân tích hệ thống các
quyết định cung ứng
DV TTTT & TM
Xác định nhu cầu
thông tin cho các quyết
định cung ứng DV 
TTTT & TM
Tổng hợp các quyết
định cung ứng DV 
TTTT & TM
Thiết kế hệ thống quản
lý và xử lý cung ứng
DV TTTT & TM
DHTM_TMU
3.2.3. Chu kỳ sống của hệ thống cung ứng DV TTTT & TM
Giai đoạn chuẩn bị
Giai đoạn hình thành 
và phát triển
Giai đoạn khai thác và 
sử dụng
Giai đoạn thay thế
DHTM_TMU
3.2.3.1. Giai đoạn chuẩn bị
• Tính từ khi tổ chức xuất hiện xây dựng hệ thống cung
ứng DV TTTT và TM mới nhằm cung cấp thông tin chính
xác, kịp thời cho việc điều hành các hoạt động kinh doanh
của tổ chức
• 3.2.3.2. Giai đoạn hình thành và phát triển
• Các dự định xây dựng hệ thống cung ứng DV TTTT và
TM được triển khai thực hiện trong thực tế. Các chuyên
gia phân tích hệ thống cung ứng DV TTTT và TM, nhà
quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát,
phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống cung ứng DV
TTTT và TM. Hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin được
thử nghiệm, cài đặt và chuẩn bị đưa vào sử dụng.
DHTM_TMU
3.2.3.3. Giai đoạn khai thác và sử dụng
• Thông thường đây là giai đoạn dài nhất trong vòng
đời của hệ thống cung ứng dịch vụ thông tin thị
trường và thương mại. Trong giai đoạn này hệ thống
cung ứng dịch vụ được vận hành phục vụ cho nhu cầu
khai thác và sử dụng thông tin trong bộ, ban ngành,
quốc gia. Trong quá trình sử dụng hệ thống cung ứng
dịch vụ thông tin thị trường và thương mại được bảo
trì hoặc sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về hệ
thống cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và
thương mại hoặc nhu cầu hệ thống cung ứng dịch vụ
thông tin thị trường và thương mại.
DHTM_TMU
3.2.3.4.Giai đoạn thay thế
• Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống cung
ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại, luôn
gặp phải sự thay đổi về thông tin (thay đổi về dung
lượng và về cấu trúc) và những sửa chữa, thay đổi
trong hệ thống làm cho nó trở nên cồng kềnh, hoạt
động kém hiệu quả. Vì vậy, hệ thống cung ứng dịch
vụ thông tin cũ cần phải được thay thế bởi hệ thống
cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại
mới hoặc nâng cấp.
DHTM_TMU
3.3. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CUNG ỨNG 
DỊCH VỤ THÔNG TIN THỊ TRƯỜNG VÀ THƯƠNG MẠI
3.3.1. Quá trình cung ứng dịch vụ thông tin 
thi ̣ trường và thương mại
3.3.2. Tô ̉ chức hoạt động vận hành quá
trình cung ứng dịch vụ thông tin thị trường
và thương mại
DHTM_TMU
3.3.1. Quá trình cung ứng dịch vụ 
thông tin thị trường và thương mại
• Khái niệm: Quá trình cung ứng dịch vụ thông tin thị
trường và thương mại là quá trình các hoạt động
được sắp xếp và liên hệ, phối hợp với nhau nhằm
tạo ra và cung cấp những thông tin thị trường và
thương mại cần thiết cho người sử dụng tin.
DHTM_TMU
Các bước của quá trình thông tin thị trường 
và thương mại
Xác định nhu cầu
thông tin thị
trường và thương
mại
Thu thập thông
tin thị trường và
thương mại
Xử lý thông tin 
thị trường và
thương mại
Lưu trữ và
truyền thông
thông tin thị
trường và thương
mại
DHTM_TMU
3.3.1.1. Xác định nhu cầu thông tin thị trường và 
thương mại
Nhu cầu thông tin thị trường và thương mại là một tất yếu của đời sống xã hội
Nhu cầu thông tin thị trường và thương mại khác nhau
xác định các nhu cầu thông tin thị trường và thương mại một cách cụ thể, rõ ràng
nhu cầu về thông tin thị trường và thương mại rất đa dạng, phong phú
Nhu cầu vê ̀ thông tin thi ̣ trường va ̀ thương mại chñ yếu xuất phát từ các cơ quan
quản lý 
DHTM_TMU
3.3.1.2. Thu thập thông tin 
thị trường và thương mại
Mục tiêu Yêu cầu Quá trình Nguồn
Phương
pháp
DHTM_TMU
Mục tiêu của thu thập thông tin 
Mục tiêu: Thu thập thông tin thị trường và thương mại nhằm
đáp ứng nhu cầu của người sử dụng: cơ quan quản lý, tổ
chức kinh tế, doanh nghiệp, để phục vụ cho việc ra các
quyết định quản lý.
DHTM_TMU
Yêu cầu của thu thập thông tin 
Yêu
cầu
Trung
thực
Khách
quan
Kịp
thời
DHTM_TMU
Quá trình thu thập thông tin thị trường và 
thương mại cần giải quyết tốt các nội dung sau:
Bước 1
• Xác định
hệ thống
thước đo
Bước 2
• Biểu
tượng hóa
Bước 3
• Xác định
sử dụng
phương
pháp
DHTM_TMU
Nguồn thu thập thông tin
Nguồn mua từ
nước ngoài
Downjones
Reuters
Tổ chức
khác
Nguồn bên
trong
Tổng cục hải
quan
Tổng cục
thống kê
Nguồn nội bộ
Vụ XNK
Vụ Châu
Âu, châu Á
Nguồn tự điều
tra, khảo sat
Dự án
Đề tài
DHTM_TMU
Phương pháp thu thập thông tin
Nghiên cứu tài
liệu
• Tài liệu
truyền thống
• Tài liệu điện
tử
Quan sát, ghi
chép
• Trực tiếp
• Gián tiếp
Phỏng vấn, 
điều tra
• Phỏng vấn
• Khảo sát
DHTM_TMU
3.3.1.3. Xử lý thông tin thị trường và thương mại
• Xử lý thông tin thị trường và thương mại là khâu biến đổi cần thiết để
cung cấp các thông tin thích hợp cho người sử dụng tin.
• Xử lý thông tin là một trong những nhiệm vụ của hệ thống thông tin
thương mại, là một giai đoạn trong quá trình thông tin.
• Xử lý thông tin là tập hợp các thao tác áp dụng lên thông tin để nhằm
chuyển thông tin về một dạng trực tiếp sử dụng được làm cho chúng trở
thành dễ hiểu tổng hợp hơn truyền đạt được hay có dạng đồ họa.
DHTM_TMU
3.3.1.3. Xử lý thông tin thị trường và thương mại
• Chất lượng của thông tin ngoài việc phụ thuộc vào các yếu tố như
độ chính xác, tính thời sự và giá trị mà nó mang lại còn phụ thuộc
vào trình độ của người nhận tin. Về mặt nguyên lý, truyền tin chưa
phải là tất cả, bởi vì truyền tin mang từ nguồn phát đến nơi nhận
chưa phải là thông tin, đó mới chỉ là dữ kiện thông tin.
DHTM_TMU
3.3.1.3. Xử lý thông tin thị trường và thương mại
• Tự bản thân chúng, các tin tức, thông báo, hình ảnh
chỉ có thể được xem là các dữ kiện thông tin chứ chưa
phải là thông tin. Để trở thành thông tin, dữ kiện thông
tin cần phải được sử dụng theo ý nghĩa của điều khiển
học, tức là phải được xử lý cho một mục đích nhất định.
DHTM_TMU
3.3.1.3. Xử lý thông tin thị trường và thương mại
• Xử lý thông tin thị trường và thương mại là quá trình
phân tích, đánh giá các dữ kiện thông tin nhận được
nhằm xác định các thuộc tính bản chất của sự vật, hiện
tượng.
DHTM_TMU
Nội dung của xử lý thông tin thị trường và thương mại
• Phân loại thông tin
• Nhóm & loại bỏ
Phân loại, chọn
lọc
• Xác định đặc tính thông tin
• Thiết kế mô hình
Mô hình hóa
• Dự báo xu hướng phát triển
• Dự báo tiến trình
Dự đoán
DHTM_TMU
Quá trình xử lý thông tin thị trường và thương mại
- Sau khi thu thập thông tin thị trường và thương
mại, tiến hành loại bớt tin nhiễu.
- Phân loại, loại bỏ và hệ thống hóa thông tin vì
thông tin có tính liên tục, kế thừa nên khi hệ thống
cần sắp xếp theo trình tự để dễ theo dõi, tìm ra quy
luật và xu hướng phát triển của nó.
- Tùy từng đối tượng sử dụng: phân tích tìm ra mối
liên hệ, tương tác giữa các nhân tố, phân tích tìm ra
mối liên hệ cánh kéo giữa chúng.
DHTM_TMU
Quá trình xử lý thông tin thị trường và thương mại
Khi phân tích đánh giá thông tin thị trường và thương mại cần
đặt thông tin trong bối cảnh của thế giới, của Việt Nam, của
ngành, đặt trong môi trường động, đặt trong mối quan hệ chi
phối nó để xử lý, có như vậy thông tin thị trường và thương
mại mới có ý nghĩa. Để phân tích tốt cần cập nhật thường
xuyên liên tục các nguồn tin và kế thừa là cơ sở để tìm ra quy
luật (có những thông tin chưa sử dụng ngay nhưng trong quá
trình thu thập vẫn cập nhật và xử lý để sử dụng lần sau
hoặc khi cần thiết).
DHTM_TMU
Quá trình xử lý thông tin thị trường và thương mại
Sau khi xử lý thông tin thị trường và thương mại, tiến hành
đánh giá đưa ra kết luận, đưa ra dự báo và đưa ra các kiến
nghị với chính phủ, cơ quan quản lý, doanh nghiệp,
Sau quá trình xử lý, đánh giá thông tin thị trường và thương
mại, trung tâm thông tin, viện nghiên cứu cho ra các sản
phẩm của thông tin, giúp cho đối tượng sử dụng tin phục vụ
mục tiêu của họ, định hướng cho đối tượng sử dụng để họ có
chiến lược, xu hướng diễn biến để có kịch bản đối phó.
DHTM_TMU
Các dạng sản phẩm của thông tin thị trường và thương 
mại
• Các dạng sản phẩm của thông tin thị trường và 
thương mại:
- Cung cấp tin cho cơ quan quản lý
- Công bố rộng rãi: bản tin, tạp chí, ấn phẩm
- Tổ chức hội thảo
- Cung cấp thông tin hàng ngày cho đài truyền 
hình
- Sản phẩm đột xuất
DHTM_TMU
3.3.1.4. Lưu trữ và truyền thông thông
tin thị trường và thương mại
• Lưu trữ truyền thống
• Lưu trữ điện tử
• Lập kho dữ liệu
Lưu trữ
• Truyền thông nội bộ
• Truyền thông bên ngoài
Truyền thông
DHTM_TMU
3.3.2. Tổ chức hoạt động vận hành quá trình cung ứng 
dịch vụ thông tin thị trường và thương mại
Hợp đồng triển khai hê ̣ thống thông tin thi ̣ trường và thương mại
Dự tru ̀ thiết bị va ̀ kinh phí
Tô ̉ chức nhóm làm việc
Điều hành, tiến trình hoạt động của dự án hê ̣ thống thông tin thi ̣ trường và 
thương mại
DHTM_TMU
3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống thông 
tin thị trường và thương mại
Khi có dự án xây dựng hệ thống thông tin thị trường và
thương mại đã được xác định. Cần có một hợp đồng giữa bên
sử dụng hệ thống thông tin thị trường và thương mại và bên
xây dựng hệ thống để chốt những nội dung chủ yếu của dự án
hệ thống thông tin thị trường và thương mại này và các điều
khoản kèm theo.
DHTM_TMU
3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống thông 
tin thị trường và thương mại
• Các nội dung chủ yếu của hợp đồng:
- Những vấn đề đặt ra và các nhu cầu về thông tin thị trường và
thương mại: thông tin thành lập liên quan đến lĩnh vực nào
của thị trường và thương mại, thông tin này khi nào được
cung cấp, cung cấp cho ai, ai là người được thông tin
- Phạm vi hoạt động và những hạn chế về nguồn lực cho việc
cung cấp thành lập tổ chức của hệ thống.
DHTM_TMU
3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống 
thông tin thị trường và thương mại
• Trong hệ thống thông tin thị trường và thương mại, thường có 2 loại
cơ quan chủ quản:
+ Cơ quan lớn, cỡ quốc gia hay quốc tế gồm nhiều đơn vị phân bố trên
địa bàn rộng hay một cơ quan hành chính cấp bộ, cơ quan quản lý
Nhà nước
+ Cơ quan cỡ trung bình thường chỉ là một đơn vị, doanh nghiệp, phòng
trực thuộc UBND, cơ quan quản lý các cấp cơ sở
DHTM_TMU
3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống 
thông tin thị trường và thương mại
- Mục tiêu và sự ưu tiên trong thực hiện mục tiêu của hệ thống thông tin
thị trường và thương mại
- Phác thảo về giải pháp và đánh giá tính khả thi của các giải pháp này
để có thể lựa chọn ra một giải pháp phù hợp nhất.
- Dự trù thiết bị, kinh phí thực hiện triển khai hệ thống
- Phân công chức trách nhiệm vụ và nhân sự
- Phương pháp và tiến trình triển khai hoạt động hệ thống thông tin thị
trường và thương mại
DHTM_TMU
3.3.2.2. Dự trù thiết bị và kinh phí
- Dự trù thiết bị: Việc dự trù thiết bị cần tiến hành làm sớm để kịp
thời gian thực hiện kế hoạch triển khai. Dự trù thiết bị được
ước lượng dựa trên một số căn cứ:
+ Khối lượng dữ liệu thông tin cần lưu trữ lâu dài
+ Các dạng xử lý: theo lô, trực tuyến hay tương tác
+ Số lượng người dùng tối đa
+ Khối lượng thông tin cần thu thập
+ Khối lượng thông tin đầu ra
+ Các tài liệu cần in ấn và truyền tin
DHTM_TMU
3.3.2.2. Dự trù thiết bị và kinh phí
• Trên cơ sở đó, xác định cấu hình của thiết bị, các thiết bị ngoại
vi, các phần mềm cơ bản, đường truyền
- Dự trù kinh phí: Kinh phí này được thỏa thuận giữa đôi bên
tham gia dự án căn cứ trên các mặt: Khối lượng công việc, số
người tham gia thực hiện các giai đoạn, mức độ đòi hỏi chất
lượng sản phẩm, thời hạn hoàn thành, bảo hành sản
phẩmdự trù kinh phí:
+ Kinh phí mua lắp đặt thiết bị
+ Kinh phí xây dựng địa điểm
+ Kinh phí cho quá trình triển khai hoạt động của dự án
DHTM_TMU
3.3.2.3. Tổ chức nhóm làm việc
Tổ chức theo nhóm
hành chính
• Trong một nhóm
làm việc, chỉ định ra
một trưởng nhóm
dự án. 
• Các thành viên
trong nhóm được
giao các nhiệm vụ
khác nhau
Tổ chức theo nhóm
lập trình
• chỉ định một nhóm
làm việc bình đẳng
• cấu trúc mềm dẻo
DHTM_TMU
3.3.2.4. Điều hành, tiến trình hoạt động của dự án hệ thống 
cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại 
- Khi quy mô của dự án bé, nhiệm vụ của hệ thống đơn giản thường quyền
điều hành dự án được giao cho chính các nhà tin học và người sử dụng
hệ thống thông tin ít tham gia hoặc không quan tâm.
- Khi dự án có tầm cỡ lớn, phạm vi rộng, nhiệm vụ nhiều, phức tạp thì
quyền điều hành dự án tập trung trong tay người sử dụng hệ thống thông
tin. Khi đó cần tìm trong ban lãnh đạo người có khả năng tin học, nắm
được nhu cầu tin và khả năng điều hành hoạt động của hệ thống đạt được
nhu cầu đó một cách có hiệu quả.
DHTM_TMU
3.3.2.4. Điều hành, tiến trình hoạt động của dự án 
hệ thống thông tin thị trường và thương mại
- Trong nhiều trường hợp tuỳ theo quy mô và độ phức tạp, người ta có thể
thành lập ban điều hành bao gồm số lượng hạn chế các thành viên, nhà
tin học và người sử dụng, được tổ chức bên trong nhóm làm việc của dự
án chịu trách nhiệm đưa ra quyết định và định hướng của dự án.
- Ban điều hành làm việc theo kiểu nhóm họp đều kỳ, ở đó người trưởng
nhóm làm việc báo cáo lại các việc đã làm, vạch ra các việc cần làm, các
khoảng cách so với kế hoạch, các khó khăn vấp phải. Ban điều hành cân
nhắc tình hình đưa ra các quyết định để khắc phục các khó khăn hay
phát sinh, điều chỉnh các hoạt động theo đúng kế hoạch.
DHTM_TMU