Bài giảng Quản trị các loại tiệc - Đỗ Thiện Dụng (Phần 1)

0 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG 
BỘ MÔN DU LỊCH 
BÀI GIẢNG 
QUẢN TRỊ CÁC LOẠI TIỆC 
Người biên soạn: Thạc sỹ Đỗ Thiện Dụng 
Hà Nội, năm 2017 
1 
LỜI NÓI ĐẦU 
Tổ chức kinh doanh phục vụ tiệc là một loại hình dịch vụ đã chiếm được chỗ 
đứng quan trọng trong dịch vụ ẩm thực. Xã hội ngày càng có nhiều sự kiện có nhu 
cầu phục vụ ăn uống ở mức sang trọng thì loại hình kinh doanh tiệc càng được các 
doanh nghiệp du lịch quan tâm. 
Một số nhà hàng, khách sạn đã thật sự thành công với dịch vụ tiệc, thu được lợi 
nhuận cao, song cũng có nhiều nhà hàng, khách sạn không được khách hàng lựa 
chọn. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song yếu tố quyết định vẫn là khả năng 
nhận biết nhu cầu khách hàng và cách thức tổ chức, quản lý hiệu quả. 
Môn học Quản trị tiệc là một môn học trong chương trình khung đào tạo chuyên 
ngành quản trị khách sạn và nhà hàng tại trường Đại học Thăng Long Hà Nội. Thông 
qua môn học, người học có khả năng nhận biết một cách cơ bản về bản chất của dịch 
vụ tiệc, được trang bị những kiến thức, kỹ năng tổ chức, điều hành và quản lý tiệc. 
Với những kiến thức tổng hợp từ các tài liệu khác nhau kết hợp với kinh 
nghiệm thực tiễn, chúng tôi biên soạn cuốn giáo trình Quản trị tiệc nhằm đáp ứng nhu 
cầu dạy và học của các cán bộ quản lý nhà hàng và sinh viên đại học. 
Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của các giảng viên, giáo viên, các nhà 
quản trị khách sạn, nhà hàng để cuốn giáo trình được bổ sung hoàn thiện hơn. 
Mặc dù đã có nhiều cô gắng trong quá trình biên soạn, tuy nhiên tập bài giảng 
này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được 
những ý kiến góp ý của các chuyên gia trong ngành và bạn đọc để tài liệu này ngày 
càng được hoàn thiện hơn. 
 Tác giả 
2 
 MỤC LỤC Trang 
Lời nói đầu........1 
Chƣơng 1: Tổng quan về dịch vụ Tiệc 
1.1. Khái niệm về Tiệc. ..................................................................... 4 
1.2. Lợi ích của loại hình kinh doanh Tiệc .................................................. ..5 
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ phận Tiệc. .......................... 9 
1.4. Chức năng của các chức danh bộ phận Tiệc .......................................... 11 
1.5. Trách nhiệm phục vụ Tiệc .................................................................... 15 
1.6. Các yếu tố quyết định của bữa Tiệc ...................................................... 17 
1.7. Các loại hình phục vụ Tiệc .................................................................... 18 
1.8. Các sự kiện tổ chức Tiệc ...................................................................... 26 
Chƣơng 2: Kế hoạch tổ chức Tiệc 
2.1. Mục đích lập kế hoạch tổ chức Tiệc ...................................................... 29 
2.2. Nội dung kế hoạch tổ chức Tiệc ............................................................ 30 
2.3. Nhận đặt Tiệc ........................................................................................ 31 
2.4. Đàm phán và ký hợp đồng ..................................................................... 33 
2.5. Dự toán ngân sách bữa Tiệc .................................................................. 33 
2.6. Lựa chọn địa điểm tổ chức Tiệc ............................................................ 34 
2.7. Kế hoạch cơ sở vật chất ........................................................................ 35 
2.8. Trang trí phòng Tiệc ............................................................................ 37 
2.9. Lựa chọn loại hình phục vụ .................................................................. 40 
2.10. Lựa chọn dạng bàn Tiệc .................................................................... 41 
2.11. Bố trí chỗ ngồi khách dự Tiệc ............................................................ 49 
2.12. Thực đơn Tiệc .................................................................................... 51 
2.13. Lựa chọn đồ uống cho bữa Tiệc .......................................................... 55 
2.14. Kế hoạch nhân sự ................................................................................ 57 
2.15. Kế hoạch phục vụ tiệc ........................................................................ 59 
3 
Chƣơng 3: Quản lý điều hành Tiệc 
3.1. Quản lý chi phí ........................................................................................ 64 
3.2. Quản lý doanh thu Tiệc ............................................................................ 72 
3.3. Dự toán lợi nhuận ................................................................................ 76 
3.4. Quản lý và điều hành bữa Tiệc ................................................................ 77 
3.5. Hệ thống báo cáo thu ngân ....................................................................... 79 
Chƣơng 4: Tổ chức phục vụ Tiệc 
4.1. Tổ chức phục vụ tiệc Buffet .................................................................... 82 
4.2. Tổ chức phục vụ tiệc ngồi ...................................................................... 104 
4.3. Tổ chức phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo, tiệc trà ................................... 127 
4.4. Tổ chức phục vụ tiệc cưới ...................................................................... 137 
4.5. Tổ chức phục vụ tiệc Cocktail ................................................................ 147 
4.6. Tổ chức phục vụ tiệc ngoài trời .............................................................. 151 
4.7. Quốc yến ................................................................................................. 156 
Tài liệu tham khảo...... 161 
4 
CHƢƠNG 1 
TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ TIỆC 
Sau khi học xong chương này, học viên có khả năng: 
- Hiểu được những lợi ích do kinh doanh tiệc mang lại. 
- Trình bày và phân tích được cơ cấu tổ chức của bộ phận tiệc. 
- Nhận biết được các chức năng cơ bản của bộ máy tổ chức tiệc. 
- Phân biệt được các loại hình tiệc và hiểu được các đặc điểm của từng loại hình 
tiệc. 
- Biết khai thác các cơ hội sự kiện để tổ chức kinh doanh tiệc. 
1.1. Khái niệm tiệc 
Song song với việc phát triển của nền kinh tế xã hội là sự nâng cao chất lượng 
cuộc sống của con người trong đó nhu cầu về thưởng thức ẩm thực ở mức cao là một 
trong những nguyên nhân khiến dịch vụ phục vụ ăn uống phát triển. Các mối quan hệ 
xã hội trong sản xuất, kinh doanh, giao tiếpđã tạo ra các sự kiện mà trong quá trình 
diễn ra sự kiện hoặc kết thúc một sự kiện bằng việc tổ chức các bữa ăn chiêu đãi long 
trọng, cao sang. 
Về bản chất, Tiệc là một hình thức ăn uống ở mức cao hơn bữa ăn bình thường 
về mọi mặt và thường gắn liền với một sự kiện dù lớn hay nhỏ. Tiệc được xem là bữa 
ăn long trọng, thịnh soạn, lượng khách đông hơn, thực đơn tối thiểu từ 5 món trở lên 
và có chương trình nghi lễ được ấn định. 
Ngày nay dịch vụ kinh doanh Tiệc đã chiếm được chỗ đứng quan trọng trong 
dịch vụ ẩm thực. Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp rất chú trọng về việc phát triển 
loại hình kinh doanh Tiệc. Có những doanh nghiệp chuyên tổ chức phục vụ Tiệc mà 
hầu như không phục vụ bữa ăn thường ngày. Điều đó chứng tỏ rằng loại hình dịch vụ 
Tiệc đã có chỗ đứng trong làng ẩm thực. Các khách sạn, nhà hàng ngày nay không 
chỉ phục vụ đơn thuần món ăn, đồ uống mà còn khéo léo khoác lên vai thực khách cái 
mác “đẳng cấp” khi đến ăn uống ở những bữa tiệc sang trọng. 
5 
Nhiều người trong xã hội kinh tế phát triển ngày nay có mức sống cao đòi hỏi 
hưởng thụ những dịch vụ đắt tiền sang trọng đã kích thích các chủ khách sạn, nhà 
hàng lao vào cuộc đua tìm kiếm sự khác biệt nơi kinh doanh để thu hút khách, đó là 
loại hình kinh doanh tiệc. 
1.2. Lợi ích của kinh doanh tiệc 
1.2.1. Tăng nguồn thu và lợi nhuận 
Khi hoạt động kinh doanh buồng cạnh tranh ngày càng gay gắt, một số khách 
sạn đạt công suất sử dụng buồng không cao, thì kinh doanh ẩm thực chiếm một vị trí 
quan trọng và là chiến lược nhằm tạo ra nguồn thu và lợi nhuận. Trong đó đóng góp 
của dịch vụ tiệc là rất lớn, có khách sạn doanh thu này đạt đến 35% tổng doanh thu. 
Kinh doanh dịch vụ tiệc là loại hình kinh doanh ẩm thực mà khách sạn hoặc nhà 
hàng chủ động định giá dựa trên đẳng cấp của doanh nghiệp, chi phí và chất lượng 
dịch vụ. Thường thì giá cả những bữa tiệc do nhà cung cấp đưa ra, ít có sự mặc cả. 
Do quy mô tổ chức và phục vụ tiệc long trọng, hấp dẫn nên giá suất ăn, bữa ăn cao 
hơn nhiều so với bữa ăn bình thường, cộng thêm lượng khách tham gia bữa tiệc đông 
nên doanh thu có được từ phục vụ tiệc cao hơn. Xuất phát từ đặc điểm của tiệc là 
thực đơn có nhiều món, nhiều đồ uống, đặc biệt là những món ăn và đồ uống đắt giá, 
cao sang, nên doanh thu và lợi nhuận có được từ dịch vụ này là rất lớn. 
1.2.2. Chi phí đầu tư ban đầu thấp 
Thực chất kinh doanh dịch vụ tiệc là một hoạt động trong hoạt động kinh doanh 
của nhà hàng, khách sạn. Đối với các khách sạn có quy mô từ 50 buồng ngủ trở lên 
thường có bộ phận nhà hàng phục vụ khách ăn uống. Tùy theo điều kiện về 
diện tích mà nhiều khách sạn thiết kế nhà hàng đủ diện tích để phục vụ các bữa tiệc 
dưới nhiều hình thức và lượng khách khác nhau. 
Do có sự tính toán ban đầu khi thiết kế, nên chi phí đầu tư cho dịch vụ tiệc nằm 
trong chi phí đầu tư cho nhà hàng và chủ yếu đầu tư một lần sử dụng trong thời gian 
dài mới cần thiết đầu tư trở lại. Những thiết bị đầu tư cho nhà hàng hay dịch vụ tiệc 
6 
thường là thiết bị có chi phí không cao lắm, thời gian khấu hao nhanh, sau thời gian 
khấu hao vẫn có thể sử dụng nhiều năm. 
1.2.3. Dễ kiểm soát giá thành 
Giá của một thực đơn tiệc thường do nhà cung cấp lập ra. Các khách sạn, nhà 
hàng lập ra nhiều thực đơn với những mức giá khác nhau. Giá một bữa Tiệc do sự lựa 
chọn của khách hàng nằm trong khung giá do nhà cung cấp quy định. Giá của một 
thực đơn tiệc là giá trọn gói cho tất cả các món ăn có trong thực đơn, Như vậy khi 
khách đặt một thực đơn tiệc là khách sạn, nhà hàng bán được các món ăn đồng bộ 
trọn gói. Trong trường hợp khách hàng không đồng ý với tất cả các món trong thực 
đơn trọn gói thì họ có thể đề xuất sự lựa chọn của mình và khách sạn, nhà hàng sẽ 
tính lại giá của thực đơn tiệc phù hợp với các món ăn. Khi tính giá thực đơn khách 
sạn, nhà hàng chủ động căn cứ vào chí phí phù hợp với đặc điểm riêng của mình. Do 
vậy khách sạn, nhà hàng đã dự toán và kiểm soát được chi phí. 
Một số thí dụ về thực đơn tiệc trọn gói: 
Thực đơn 1 
Đơn giá: 2.690.000VND/bàn 10 người 
 1 - Súp bắp, gà 
 2 - Gỏi rau tiến Vua 
 3 - Tôm sú bóc vỏ chiên ngự thiện 
 4 - Gà hấp lá chanh, xôi 
 5 - Đà điểu lúc lắc, khoai tây chiên 
 6 - Cá tai tượng chiên xù 
 7 - Rau xào thập cẩm 
 8 - Bò ragou, bánh mì 
 9 - Bưởi Năm roi 
Thực đơn 2 
Đơn giá: 2.900.000VND/bàn 10 người 
 1 - Súp hải sản 
 2 - Salat trộn 
7 
 3 - Tôm hấp bia 
 4 - Gà xối mỡ, xôi chiên 
 5 - Cá mú chưng tương 
 6 - Nho Mỹ 
Thực đơn 3 
Đơn giá: 2.890.000VND/bàn 10 người 
 1 - Gỏi hoa chuối 
 2 - Tôm sú nướng muối ớt 
 3 - Gà hấp lá chanh, xôi gấc 
 4 - Bò sốt tiêu, bánh bao 
 5 - Cá lóc nướng chui 
 6 - Rau hấp thập cẩm 
1.2.4. Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng 
Một bữa tiệc được tổ chức thường có số đông khách tham dự với giá cả cao hơn 
bữa ăn bình thường, công việc trang trí tốn kém nên không thể giữa nhà tổ chức và 
khách hàng thỏa thuận với nhau bằng miệng mà phải có hợp đồng chính thức bằng 
văn bản. Hợp đồng tiệc được lập sau khi hai bên đã thống nhất về các điều kiện và 
yêu cầu liên quan. Thường thì hợp đồng do nhà tổ chức soạn sẵn và được điền các chi 
tiết của bữa tiệc vào bản hợp đồng đó. Sau khi ký hợp đồng khách hàng được yêu 
cầu đặt cọc một số tiền theo quy định. Một số khách sạn, nhà hàng yêu cầu khách 
hàng đặt cọc lần 1khi hợp đồng được ký. Sau đó từ 5 đến 7ngày trước khi tiệc diễn ra 
người đặt tiệc đến báo lại chính thức số lượng khách hoặc điều chỉnh những điều cần 
thiết để nhà tổ chức tiến hành công tác chuẩn bị cho bữa tiệc. Lúc này nhà tổ chức có 
thể yêu cầu khách hàng đặt cọc lần hai để khẳng định giá trị chắc chắn của hợp đồng. 
1.2.5. Quảng bá thương hiệu 
Xây dựng và quảng bá thương hiệu là vấn đề quan trọng hàng đầu cho tất cả các 
doanh nghiệp. Có một thương hiệu độc đáo và biết cách quảng bá sẽ khiến doanh 
nghiệp nổi bật trên thị trường và thu hút được sự chú ý của khách hàng. Các chương 
8 
trình quảng cáo, trong đó thông qua việc tổ chức phục vụ các bữa tiệc là hình thức 
làm tăng giá trị thương hiệu và chia sẻ thị phần. 
Để một thương hiệu thành công và nổi tiếng trên thương trường, các doanh 
nghiệp cần phải triển khai rất nhiều kế hoạch cụ thể trong hiện tại cũng như tương lai. 
Việc đầu tư thích đáng cho công tác thiết kế thương hiệu và quảng bá sẽ mang lại sự 
tự tin, tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm, dịch vụ của của doanh 
nghiệp trong tâm trí khách hàng. 
Quảng bá thương hiệu có nhiều hình thức nhưng hình thức rẻ tiền và hiệu quả 
nhất là thông qua các bữa tiệc. Bởi vì thông qua những bữa tiệc thương hiệu của 
doanh nghiệp tức khách sạn, nhà hàng sẽ được nhiều người biết đến. Tuy nhiên để 
quảng bá hiệu quả phải cần nhiều yếu tố để tạo nên một ấn tượng đẹp, hấn dẫn. Tất cả 
các yếu tố cấu thành thương hiệu phải được kết hợp sinh động và hài hòa với nhau. 
Nó phải truyền tải cùng một thông điệp, thể hiện cùng một phong cách, và cùng gây 
một ấn tượng đối với khách hàng. Làm sao khi khách hàng nhìn thấy thương hiệu của 
bạn ở bất cứ đâu, trên đường phố, trong các cửa hiệu, đồ dùng văn phòng hay sách và 
tạp chí nó đều tạo cho họ một cảm giác quen thuộc. 
Những người đến dự tiệc là nguồn khách tiềm năng của khách sạn, nhà hàng. Họ 
sẽ đặt tiệc với những doanh nghiệp nào họ yêu mến và có cảm giác tin cậy về năng 
lực kinh doanh. Các doanh nghiệp đều mong muốn rằng khách hàng sẽ nghĩ đến 
doanh nghiệp khi họ có nhu cầu giao dịch kinh doanh và sẽ chọn doanh nghiệp làm 
đối tác. Một bữa tiệc được tổ chức hiệu quả sẽ là thông điệp bán hàng hướng tới khả 
năng thích ứng với khách hàng. Sự tin tưởng của khách hàng luôn luôn có ý nghĩa 
quan trọng nhất đối với doanh nghiệp dịch vụ. Những nhu cầu của họ cần được đặt 
lên hàng đầu. Trong khi diễn ra và sau khi bữa tiệc kết thúc chúng ta cần phải lắng 
nghe những ý kiến phản hồi từ khách hàng và những người tham dự, biết rõ những lợi 
ích họ quan tâm tới, những lo lắng của họ là gì để tập trung vào các nhân tố này. Hãy 
luôn linh động và thích nghi với các khách hàng, đừng mong đợi họ thích nghi với 
doanh nghiệp. Và chúng ta cũng cần nhớ rằng nếu doanh nghiêp du lịch của chúng ta 
không đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, thì một ai đó trong thị trường du lịch sẽ 
9 
thay chúng ta làm tốt điều này. Và như vậy thương hiệu của doanh nghiệp sẽ trở 
thành một điều dễ quên đối với khách hàng. 
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ phận tiệc 
Thông thường phục vụ tiệc nằm trong dịch vụ nhà hàng và do bộ phận nhà hàng 
đảm trách. Tuy nhiên những khách sạn lớn, dịch vụ tiệc được tổ chức thường xuyên 
với quy mô chuyên nghiệp thì việc tổ chức một bộ phận tiệc chuyên biệt là 
điều cần thiết. Bộ máy bộ phận tiệc về cơ bản có những chức danh sau ... việc lên kế hoạch xây dựng thực đơn là công việc 
quan trọng trong quá trình phục vụ bữa tiệc. Trước khi bắt đầu một kế hoạch xây 
dựng thự đơn, các nhà quản trị tiệc cần nắm vững những yêu cầu quan trọng mà thực 
đơn cần được đáp ứng như sau: 
- Thực đơn pjải thỏa mãn mong muốn của khách hàng chứ không phải của đầu 
bếp, của giám đốc tiệc hay của người quản lý. 
- Bản thân thực đơn pải đạt mục tiêu tiếp thị. Mặc dù một phần của tiếp thị là là 
xác định điều khách muốn là gì, thì phần khác cũng quan trọng không kém, đó là 
cung cấp những gì khách muốn vào đúng lúc và đúng nơi thích hợp với mức giá 
mà khách sẵn lòng chi trả. Thực đơn phải đạt được mục đích là làm cho khách quay 
trở lại khi họ có nhu cầu đặt tiệc. 
- Chi phí cho thực đơn phải được tính toán một cách hiệu quả. Chi phí của 
51 
những món ăn trong thực đơn mà chúng ta lựa chọn phải nằm trong ước tính chi phí 
tiêu chuẩn thức ăn cho phép phù hợp với cấp hạng của khách sạn, nhà hàng. 
- Thực đơn phải đòi hỏi sự chính xác về nguyên vật liệu sử dụng. 
- Loại hình tiệc, số lượng, thành phần khách . 
- Thiết bị và dụng cụ chế biến, dụng cụ phục vụ. 
- Số lượng nhân viên phục vụ. 
- Chi phí và thành phần thực phẩm. 
- Khả năng duy trì mức độ chất lượng. 
- Sự quan tâm của khách hàng về vấn đề sức khỏe. 
- Không gian phục vụ. 
- Thời gian chuẩn bị và chế biến. 
- Số lượng món ăn. 
- Lượng thức ăn cần có, tránh dự thừa, lãng phí. 
- Giá suất ăn. 
Một khi đã xem xét những yêu cầu trên, có nghĩa là chúng ta đã sẵn sàng lựa 
chọn các món ăn cho thực đơn và nên nhớ luôn tập trung vào nhu cầu của khách. Tuy 
nhiên cũng cần lưu ý rằng có những món ăn khách hàng muốn có nhưng chúng ta 
không tể đáp ứng vì một vài nguyên nhân như một số nguyên liệu chế biến không có 
trên thị trường do tính chất mùa vụ, hoặc giá bán quá cao, khó thực hiện hay khó giữa 
được chất lượng cao của món ăn; không đủ người thực hiện hoặc trang thiết bị không 
phù hợp. 
Đối với thực đơn tiệc Buffet cần lưu ý thêm những điều quan trọng như: 
- Chi phí cho tổng khẩu phần. 
- Khẩu phần thức ăn 
- Số lượng thức ăn khả thi 
- Số lần thêm thức ăn. 
- Sự duy trì chất lượng món ăn. 
- Dụng cụ phục vụ. 
52 
- Dụng cụ ngăn chặn thức ăn bị nhiểm khuẩn hay giữ nhiệt. 
- Số lượng nhân viên phục vụ. 
- Khả năng sử dụng thức ăn còn thừa. 
2.13. Lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc 
2.13.1. Nguyên tắc lựa chọn đồ uống 
Việc lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc không phải là vấn dề quá khó khăn. Thường 
thì chủ tiệc sẽ quyết định sử dụng những loại thức uống nào. Song các nhà quản lý 
tiệc cũng phải nắm vững một số nguyên tắc để tư vấn cho khách hàng, chẳng hạn: 
- Dựa vào chủ đề, nội dung, tính chất bữa tiệc, số lượng khách, thực đơn và 
ngân sách để xác định loại đồ uống. 
- Tiệc đẳng cấp phù hợp với rượu Gin, Scotch và Vodka, rượu vang hoặc Sâm-
panh, phù hợp khách hàng là doanh nhân, người trung lưu trở lên. 
- Tiệc có tính thân mật người ta thường sử dụng bia. 
- Tuổi trung niên thích uống rượu mạnh, phụ nữ và người trẻ tuổi thường thích 
rượu vang nhẹ, sâm-panh hay bia. 
- Ngoài ra còn phụ thuộc vào thói quen của từng vùng, miền. 
2.13.2. Sự phù hợp của đồ uống với thức ăn 
Sự phù hợp giữa đồ uống với thức ăn là vấn đề quan trọng mà không phải khách 
hàng nào cũng nắm được. Đó là một khoa đảm bảo sự hấp thụ của cơ thể con 
người và làm tăng chất lượng món ăn. Một loại đồ uống không phù hợp với món ăn 
sẽ làm giảm chất lượng món ăn mà thực khách có cảm nhận là do chất lượng chế 
biến. Chính vì vậy, cần lưu ý: 
- Đồ uống phải thích hợp với thức ăn. 
- Rượu vang nhẹ sử dụng trước rượu vang nặng. 
- Vang trắng và hường thường đi kèm với các món ăn có hương vị thanh, ít 
mùi như salad, cá, hải sản hay các loại thịt trắng như thịt gia cầm 
53 
- Vang đỏ thường được dùng để che đi mùi tanh khá nặng của các món thịt 
màu sẫm như bê, cừu, bò.... 
- Các món có sốt nặng mùi, nước sốt đặc hay thịt, cần một loại rượu mạnh đủ 
sức át mùi trong món ăn. 
- Rượu ngọt hợp với các món cay. 
- Rượu khô (không ngọt) nên dùng trước rượu ngọt. 
- Rượu trắng và rượu hường nên dùng trước rượu đỏ. 
- Rượu ít tuổi nên dùng trước rượu nhiều năm tuổi. 
- Rượu nhẹ nên dùng trước rượu mạnh. 
- Rượu vang đỏ không hợp với Phomat 
- Rượu ngọt không hợp với các món chua ngọt. 
- Rượu đỏ nhẹ uống kèm món cá hồi hoặc chocolate tráng miệng. 
- Rượu vang trắng nhẹ phù hợp với món pho mat. 
- Đồ uống tiếp đón khách nên sử dụng: Rượu vang, Coctail, nước trái cây. 
- Đồ uống khai tiệc chúc mừng: Rượu Champagne, rượu vang. 
- Rượu tiêu vị giúp tiêu hóa tốt và tan mùi thức ăn: Nên sử dụng rượu trái cây 
cho phái nữ, rượu mạnh như whisky hay brandy cho nam giới. 
Không phải tất cả khách hàng đều có hiểu biết về nghệ thuật chọn đồ uống cho 
bữa tiệc. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào ngân sách dành cho bữa tiệc. Vì vật 
các nhà tổ chức tiệc cần tư vấn cho khách hàng. 
2.13.3. Xác định số lượng đồ uống 
Cần sử dụng bao nhiêu cho từng loại đồ uống là vấn đề hết sức quan trọng. Nó 
liên quan đến ngân sách dành cho bữa tiệc và ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng 
bữa tiệc. Để xác định sử dụng bao nhiêu loại đồ uống và mỗi loại bao nhiêu, các nhà 
quản trị tiệc cần tính toán một số chỉ số và lưu ý tới những vấn đề cơ bản sau đây: 
- Tỷ trọng ngân sách dành cho đồ uống trong tổng ngân sách của bữa ăn. 
Chẳng hạn chủ tiệc dự tính chi cho một suất ăn trong một bữa tiệc có 300 khách là 20 
USD. Trong đó ngân sách dành cho đồ uống là 30%. Như vậy,ngân sách dành 
54 
cho đồ uống sẽ là: 
20 USD x 30% x 300 khách = 1.800 USD 
- Ước tính số lượng khách tham dự có thể sử dụng thức uống có cồn, kông 
cồn. 
- Lượng thức uống trung bình mỗi khách sử dụng trong một giờ tiệc. 
- Thời gian tiệc được ấn định khỏng bao nhiêu giờ. 
- Có bao nhiêu loại đồ uống sử dụng cho suốt bữa tiệc. 
- Mỗi khách dùng 1-2 ly cho một món ăn. Nếu bữa tiệc sử dụng ít loại đồ 
uống thì mỗi khách có thể sử dụng nhiều hơn. 
- Tiệc nhẹ buổi chiều dùng ít rượu hơn tiệc chính buổi tối. 
- Tập quán của đối tượng khách các vùng miền. 
- Số lượng đồ uống dự phòng. 
2.14. Kế hoạch nhân sự 
Những người quản lý và điều hành yến tiệc là những người trực tiếp mang lại 
thành công cho dịch vụ tiệc, họ biết rằng thị trường của họ cơ bản là những hội nghị 
của các nhóm đoàn thể, công ty kinh doanh, những nhóm hoạt động xã hội và cá 
nhân khách hàng. Các nhà quản lý tiệc phải nhận biết được khách hàng muốn gì và 
tổ chức cung cấp tiệc như thế nào, và làm thế nào để thương lượng một hợp đồng 
thoả mãn giữa cả hai phía, khách hàng và đơn vị phục vụ. Dĩ nhiên cách thức tiếp thị 
hiệu quả nhất là danh tiếng vững chắc của đơn vị dịch vụ đối với công việc phục vụ 
tiệc hoàn hảo. 
Trong nhiều bộ phận tiệc, giám đốc ẩm thực là người giám sát những giám đốc 
điều hành tiệc và những người này lại giám sát người quản lý kinh doanh tiệc và quản 
lý điều hành tiệc. Một nhu cầu hiển nhiên cho việc giao tiếp và phối hợp chặt chẽ 
giữa giám đốc điều hành tiệc và bộ phận kinh doanh & tiếp thị, bộ phận này kinh 
doanh những buổi tiệc có liên quan đến những dịch vụ khác trong khách sạn. Trách 
nhiệm bày trí phòng tiệc theo yêu cầu của khách và phục vụ ăn uống trong buổi tiệc 
nói chung thuộc về quản lý tiệc và những trợ lý của họ. 
55 
Giám đốc phụ trách kinh doanh tiệc hay Quản đốc phụ trách tiệc phân công 
công việc để các bộ phận chủ động làm việc như: Bếp chuẩn bị nguyên liệu và chế 
biến các món ăn, Bar chuẩn bị pha chế thức uống, bộ phận Bàn trực tiếp chuẩn bị lau 
rửa, vận chuyển, đón tiếp khách và phục vụ khách ăn uống. Nhóm nhân viên phục vụ 
phụ trách đồ vải cung cấp khăn trải bàn, khăn ăn, vải bọc ghế, nhóm kỹ thuật trang trí 
phòng tiệc, v.v.... 
Khi lập kế hoạch về nhân sự cần chú trọng đến những yếu tố sau: 
- Khối lượng công việc cần hoàn thành 
- Lượng khách dự tiệc: Lượng khách dự tiệc liên quan đến số lượng nhân viên 
phục vụ tiệc. Do đó đòi hỏi phải lên kế hoạch số lượng nhân viên phục vụ. 
- Loại hình tiệc; Loại hình tiệc ngồi hay tiệc đứng hay các loại tiệc khác 
quyết định đến số lượng nhân viên và các công việc cần làm. 
- Loại hình phục vụ món ăn: Món ăn được phục vụ như thế nào liên quan đến 
số lượng và kỹ năng, kỹ xảo phục vụ. vì vậy, nhân viên phục vụ phải được huấn 
luyện trước về cách thức phục vụ món ăn. 
- Phong cách, nghệ thuật phục vụ: Phong cách và nghệ thuật phục vụ là cách 
thức sắp xếp đội hình nhân viên, cách thức phục vụ từng loại đồ uống, món ăn. Vì 
vậy cần phải có kế hoạch phân công công việc phù hợp với kỹ năng chuyên môn của 
nhân viên. 
- Chi phí nhân công: Kế hoạch nhân sự còn phụ thuộc vào ngân sách dự trù 
cho nhân công và tiền lương bình quân của mỗi người phục vụ một bữa tiệc. Nếu 
nhân viên quá đông so với sự cần thiết thì sẽ ảnh hưởng đến thu nhập cá nhân và nếu 
quá ít thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ. 
- Tiêu chuẩn phục vụ: Mỗi món ăn và thức uống phải được quy dịnh về tiêu 
chuẩn phục vụ. Đây là quy trình, quy chuẩn để tất cả các nhân viên phục vụ với chất 
lượng đồng đều. 
- Năng lực phục vụ của nhân viên: Năng lực phục vụ của nhân viên ảnh 
hưởng đến nang suất, hiệu quả phục vụ. cần xác định một nhân viên phục vụ bao 
nhiêu bàn, bao nhiêu khách. 
56 
2.15. Kế hoạch phục vụ tiệc 
2.15.1. Đón tiếp khách 
Quy trình phục vụ một bữa tiệc bao giờ cũng bắt đầu từ khâu đón tiếp khách dự 
tiệc. Trong bản kế hoạch, khâu phục vụ tiệc phải thể hiện rõ: 
- Giờ đón khách 
- Giờ nhập tiệc 
- Giờ diễn ra Nghi lễ (nếu có) 
- Giờ phát biểu, diễn văn (nếu có) 
- Giờ phục vụ thức uống các loại 
- Giờ phục vụ món ăn các loại 
- Loại hình phục vụ đồ uống, thức ăn 
- Bố trí khu vực phục vụ cố định cho nhân viên 
- Giờ đón tiếp 
- Nhân viên có mặt tại vị trí đón tiếp ít nhất 5 phút trước giờ mời khách 
- Hình thức đón tiếp 
- Số lượng nhân viên đón tiếp 
- Số lượng nhân viên phục vụ đồ uống đón tiếp 
- Trang phục 
- Vị trí, diện tích đón tiếp 
- Hướng dẫn khách về chỗ ngồi theo sơ đồ bàn tiệc 
- Vài nhân viên ở lại đón khách đến muộn 
2.15.2. Phục vụ bữa tiệc 
Kế hoạch phục vụ rất quan trọng cho nhân viên. Thông qua kế hoạch này, nhân 
viên phục vụ hiểu rõ công việc họ làm, khu nào, khách nào, bàn tiệc nào, phục vụ 
những món gì và trình tự phục vụ ra sao. Với đồ uống, tiệc rượu cần có người rót 
rượu cho khách. Nếu có khu quầy bar riêng thì phải có quản lý, phân chia tốt để 
không tập trung quá đông tại cùng một thời điểm. 
57 
2.15.2.1. Phục vụ đồ uống trong bữa tiệc 
Phân công nhân viên chuyên phục vụ đồ uống cho suốt bữa tiệc hoặc trong giai 
đoạn đầu khi bữa tiệc diễn ra sẽ thuận lợi hơn việc để nhân viên vừa phục vụ thức ăn 
vừa phục vụ đồ uống. 
Phục vụ đồ uống trong bữa tiệc cần chú ý: 
- Chuẩn bị các loại đồ uống đúng nhiệt độ thích hợp. 
- Chuẩn bị sẵn dụng cụ phục vụ: đồ khuy, khăn, xô đá 
- Bố trí nhân viên: Số lượng, hình thức tiếp cận bàn khách, vị trí bắt đầu phục 
vụ, giờ phục vụ, hình thức di chuyển 
- Cách thức, quy chuẩn phục vụ 
- Chú ý lượng rượu rót vào ly đúng quy chuẩn. 
- Phục vụ đúng nguyên tắc, quy trình, kỹ thuật 
- Không để chai đồ uống trên bàn ăn, để ở bàn phục vụ 
- Bố trí hai nhân viên phục vụ đứng hai bên chủ và khách chính và rót cùng 
lúc, đi theo hướng đi tới, không giáp mặt nhau. 
2.15.2.2. Phục vụ món ăn trong bữa tiệc 
Phục vụ thức ăn là khâu hết sức quan trọng. Trong khâu này, các nhà quản trị 
tiệc cần thực hiện các công việc quan trọng như: 
- Đánh số bàn, có sơ đồ bàn tiệc để nhân viên tiện theo dõi. 
- Nhân viên phải thuộc thực đơn ăn và uống của bữa tiệc. 
- Nhân viên phải hiểu rõ công việc phải làm, bàn nào, khách nào, khi nào 
- Không tập trung nhân viên vào một chỗ, mà phải bố trí đồng đều các khu 
vực bàn tiệc. 
- Sắp xếp đội hình phục vụ cho từng món ăn. 
- Xác định số lượng khách, số lượng món ăn một nhân viên phục vụ. 
- Lựa chọn loại hình phục vụ cho từng món ăn. 
- Lưu ý nhân viên phục vụ đúng quy trình kỹ thuật. 
58 
- Nhân viên phải thường xuyên có mặt trong khu vực làm việc. 
- Nên mặc trang phục Việt (Đều bếp, nhân viên đón tiếp, nhân viên phục vụ, 
quản lý mặc trang phục khác nhau). 
- Không phục vụ thức ăn hay đồ uống trong khi có bài phát biểu tranh sự lộn 
xộn mất sự tập trung, thiếu tôn trọng đối với người phát biểu. 
- Huấn luyện, tập dợt nhân viên đối với những món ăn hay đồ uống đòi hỏi kỹ 
Năng, kỹ xảo cao. 
- Cần chú trọng áp dụng những nghệ thuật phục vụ đặc sắc đối với những 
món ăn đặc biệt. 
- Nhân viên phải quan sát, chú ý các cử chỉ, ánh mắt và các dấu hiệu khác để 
nhận biết các nhu cầu của khách. 
- Nhân viên phải luôn niềm nở, nhiệt tình và chu đáo trong việc phục vụ 
khách. Lời nói, cử chỉ lễ phép, lịch sự theo phong cách Việt. 
- Phải thường xuyên liên hệ, báo với chủ tiệc hay người đại diện về tình hình 
thức ăn, thức uống hay các nhu cầu phát sinh trong bữa tiệc. 
2.15.3. Tiễn khách 
Phân cuối của bũa tiệc là tiễn khách rời phòng tiệc. Tùy theo từng loại tiệc mà 
khách tham dự có thể rời phòng tiệc theo từng thời điểm khác nhau. Trong khâu này 
người quản lý và nhân viên cần chú ý: 
- Quan sát khách rời bữa tiệc để trực tiếp chào tạm biệt và cảm ơn khách. 
- Bố trí nhân viên tiễn khách ở khu vực cửa ra vào. 
- Lựa chọn hình thức tiễn khách long trọng và thân thiện. 
- Ghi nhận ý kiến khen ngợi hay đóng góp của khách để rút kinh nghiệm. 
2.15.4. Thanh toán 
Việc thanh toán chi phí của bữa tiệc thường do kế toán thực hiện với chủ tiệc 
hay đại diện của chủ tiệc. Trong khâu này cần chú trọng các vấn đề như: 
- Rà soát lại các chi phí theo dự toán. Phải kiểm tra thật kỹ lưỡng từng chi 
59 
tiết về món ăn, thức uống mà khách sử dụng và báo với chủ tiệc hay người đại diện 
trước khi ra hoá đơn thanh toán. 
- Kiểm tra chính xác các chi phí phát sinh. 
- Kiểm tra số lượng khách, số bàn (nếu cần). 
- Hỏi khách về các thủ tục thanh toán liên quan như xuất hoá đơn đỏ, nội dung 
hoá đơn 
- Lập hóa đơn tổng hợp. 
- Viết hóa đơn thanh toán. 
- Thanh toán theo hợp đồng. 
- Xin ý kiến về buổi tiệc, tiễn khách, cám ơn và hẹn gặp lại khách hàng của 
mình. 
Về căn bản, việc thanh toán do khách sạn, nhà hàng quy định và được thỏa thuận 
trước với khách hàng thông qua hợp đồng riệc. Có khi khách sẽ được yêu cầu trả 
trước một phần hoặc cũng có lúc là trả hết 100% chi phí dự tính cho buổi tiệc ít nhất 
là hai tuần trước ngày diễn ra bữa tiệc, số tiền còn lại (nếu có) sẽ thanh toán 
trong vòng 10 ngày sau khi tiệc đã được tổ chức. Khi buổi tiệc diễn ra, người đại diện 
tổ chức tiệc phải đếm chính xác số lượng khách hay số lượng bàn được phục vụ để 
xác nhận số tiền thanh toán nếu việc thanh toán dựa trên số khách hay số lượng bàn 
được phục vụ 
Câu hỏi thảo luận 
1. Tại sao phải lập kế hoạch tổ chức tiệc? 
2. Kế hoạch tổ chức tiệc phải phản ảnh được những nội dung gì? 
3. Khi nhận đặt tiệc, thư ký tiệc cần chú trọng và dựa trên những nguyên tắc nào 
để đảm bảo ký được hợp đồng tổ chức tiệc? 
4. Nêu đặc điểm của những loại hình tiệc phổ biến! 
5. Những dạn bàn nào thường được sử dụng trong các bữa tiệc ở Việt Nam? 
6. Trình bày các nuyên tắc lựa chọn món ăn cho thực đơn?