Bài giảng Quản lý dự án - Chương 4: Hoạch định tiến độ dự án - Nguyễn Quốc Ấn

CHƯƠNG 4:
HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
• Hoạch định dự án nhằm giải quyết các 
vấn đề: Sắp xếp các công việc, lập thời 
gian biểu cho công việc và phân phối 
nguồn lực để thực hiện dự án.
• Hoạch định là cơ sở để kiểm soát và 
đánh giá quá trình thực hiện dự án.
Các bước hoạch định dự án:
Xác định 
mục tiêu
Mô tả công 
việc
Tổ chức
Hoạch định 
nguồn lực
Lập tiến độ
Hoạch định việc 
kiểm soát
Trình bày chi tiết 
thiết kế dự án
1. Những vấn đề chung:
1.1 Khái niệm:
 Hoạch định tiến độ dự án là lập kế hoạch 
để tiến hành các công việc của dự án nhằm 
đạt mục tiêu đã đề ra với chất lượng mong 
muốn và trong các điều kiện ràng buộc về 
thời gian, chi phí.
HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ - Khái niệm
 Theo nguyên tắc quản trị, việc tổ chức thực 
hiện và giám sát các công việc càng dễ dàng 
khi công việc có quy mô càng nhỏ, kết cấu 
càng đơn giản.
1.2. Yêu cầu:
 Dự án chia ra thành các công việc cơ bản (công 
việc nhỏ nhất). 
 Mỗi công việc cơ bản phải xác định được:
- Mục tiêu (với yêu cầu cụ thể về chất lượng; 
thời gian hoàn thành; chi phí và các nguồn lực 
cần huy động; người chịu trách nhiệm).
-Tất cả điều kiện kỹ thuật về trình tự thực hiện 
các công việc.
Yêu cầu
Các công việc cơ bản được tập hợp lại thành 
từng nhóm gọi là các công việc sơ cấp (Gói 
công việc). 
Số lượng các công việc sơ cấp đặt dưới sự 
theo dõi của một nhà quản lý không nên quá 
nhiều, trung bình là khoảng 50-100 CV cho 
mỗi cấp quản lý.
1.3. P/p Phân chia công việc:
Có 2 p/p :
- Từ trên xuống: Từ mục tiêu của dự án, 
người ta chia thành các mục tiêu nhỏ hơn và tiếp 
tục cho đến không còn có thể phân chia được 
nữa. Ta được các công việc cơ bản. Tùy số lượng 
công việc mà ta xác định mục tiêu nào là công 
việc sơ cấp (WP: gói công việc).
P/p Phân chia công việc:
 Từ dưới lên: Đầu tiên ta liệt kê các công việc cơ 
bản cần hoàn thành để đạt mục tiêu của dự án. Sau 
đó, tập hợp các công việc cơ bản thành từng nhóm 
công việc theo tiêu chí: xác định được mục tiêu 
chung, thời gian hoàn thành và chi phí (hay loại
nguồn lực quan trọng nhất). Tùy số lượng công 
việc của dự án mà ta xác định nhóm nào sẽ là các 
công việc sơ cấp (WP) cần theo dõi.
 Từ trên xuống: 
Dự án
Nhóm1
N1.1
N1.2
N1.1.1
N1.1.2
N1.2.1
N1.2.2
Nhóm 2
 Từ dưới lên
 Công việc sơ cấp
... Công 
việc cơ bản
2. Tiêu chuẩn thành công và lý do 
hoạch định dự án (HĐDA) thất bại:
2.1. Tiêu chuẩn HĐDA thành công:
 Nội dung (content): 
+ HĐDA nên đầy đủ chi tiết cần thiết, nhưng không phức 
tạp.
+ Nội dung hoạch định phải rõ ràng.
 Có thể hiểu được (Understandability).
 Có thể thay đổi được (Changeability): Một HĐDA hiệu 
quả là nó dễ dàng cập nhật và sửa đổi.
 Có thể sử dụng được (Usability): HĐDA phải tạo điều 
kiện dễ dàng cho việc kiểm soát tiến trình thực hiện dự án 
và truyền đạt thông tin.
2.2. Tại sao hoạch định dự án bị thất bại:
 HĐDA dựa trên thông tin không đầy đủ.
 Mục tiêu và các đặc điểm của dự án không được 
hiểu ở các cấp.
 HĐDA do một người làm, còn việc thực hiện lại 
do một người khác.
 HĐDA thiếu phần giám sát, kiểm soát và điều 
chỉnh.
 HĐDA thiếu các chỉ số đánh giá tiến trình cụ thể 
hoặc có nhưng không đúng.
3. Dùng phương pháp sơ đồ mạng kiểm 
tra quá trình thực hiện dự án:
Các dự án lớn thường bao gồm nhiều công 
việc phụ thuộc lẫn nhau mà việc tiến hành chậm 
trễ có thể gây ách tắc toàn bộ dự án. Do đó, cần 
phải xác định những công việc chủ yếu có ảnh 
hưởng quan trọng đến tiến trình thực hiện toàn bộ 
dự án, và sắp xếp để có thể hoàn tất dự án đồng 
thời thỏa mãn được các hạn chế về kỹ thuật, về 
thời gian, cũng như trình tự tiến hành các công 
việc. 
Vấn đề đặt ra là trả được lời được các câu 
hỏi:
• Làm thế nào đảm bảo được thời hạn đã ấn 
định, hoặc nhanh nhất có thể?
• Những công việc nào (công việc sơ cấp) là 
gây trở ngại nhất (công việc găng) cần tập 
trung theo dõi và tăng cường các phương tiện 
hỗ trợ?
• Nếu cần rút ngắn thời gian hoàn thành dự án 
thì chi phí là bao nhiêu?
• Để giải đáp các vấn đề trên người ta đề 
xuất phương pháp PERT (Program 
Evaluation and Research Task) hay còn 
gọi là Phương pháp sơ đồ mạng.
3.1. Điều kiện áp dụng:
 Dự án được chia thành các công việc sơ cấp 
với thời gian thực hiện xác định (chính xác hoặc 
trong một khoảng nào đó, từ sớm nhất đến muộn 
nhất).
 Tất cả hạn chế về trình tự thực hiện các công 
việc phải được xác định rõ ràng.
3.2. Đặc điểm (Phương pháp sơ đồ mạng):
 Mỗi công việc được biểu diễn bằng một cung 
(đường mũi tên). Tên công việc ghi bằng chữ có 
kèm thời gian cần thiết để hoàn thành công việc 
ghi trong ngoặc.
 Thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc được gọi 
là sự kiện (nút), ký hiệu O.
Đặc điểm (Phương pháp sơ đồ mạng):
 Công việc giả được biểu diễn bằng một đoạn 
không liên tục, và có thời gian thực hiện bằng 
0 (CV giả thêm vào khi có CV phải thực hiện 
sau 2 hay nhiều công việc cùng bắt đầu từ 
một sự kiện).
Thí dụ:
 Công việc a: thời gian thực hiện 6 ngày
 Công việc b: thời gian thực hiện 2 ngày
 Công việc c: thời gian thực hiện 5 ngày
 Công việc d: thời gian thực hiện 8 ngày
* Điều kiện:
a và b bắt đầu đồng thời
d bắt đầu sau khi hoàn thành b
c bắt đầu sau khi hoàn thành a và d.
3.3 Xác định đường găng:
Các công việc căng thẳng của dự án (tức thời 
gian thực hiện chúng quyết định thời gian hòan 
thành dự án) được gọi là công việc găng. Đường 
nối các công việc găng được gọi là Đường găng.
Độ dài đường găng chính là thời gian hoàn thành 
toàn bộ dự án.
Để xác định đường găng, ta cần xác định thời 
gian sớm nhất (ti) và thời gian muộn nhất (t’i).
Xác định đường găng:
ti: thời gian sớm nhất
 là thời gian nhanh nhất để có thể đạt tới sự kiện i.
ti = max {th + thi} ; 
h T(i);
T(i): tập hợp tất cả các sự kiện đứng trước i.
thi : độ dài cung (hi) (thời gian hoàn thành 
công việc hi).
Xác định đường găng:
t’i: thời gian muộn nhất
 là thời gian chậm nhất phải đạt đến sự kiện i nếu 
không muốn kéo dài thời gian hoàn thành toàn bộ 
dự án.
t’i= min {t’j – tij};
j S(i);
S(i): tập hợp tất cả các sự kiện đứng sau i.
Xác định đường găng:
Theo định nghĩa, đường găng là đường nối các công 
việc và sự kiện găng, tức các sự kiện mà thời gian 
sớm nhất bằng thời gian muộn nhất (ti=t’i), vì 
chúng không có thời gian nhàn rỗi.
Thí dụ:
Tính thời gian sớm nhất và muộn nhất của sự kiện 6
Tên 
công 
việc
Thời gian 
thực hiện
(ngày)
Điều kiện Ghi chú
e
f
g
h
10
20
15
30
Sau sự kiện 4
Sau sự kiện 5
Sau e và f
Sau e và f
t4 = 35
t5 = 20
t’7 = 70
t’8 = 90
Thí dụ: Để tiến hành khai thác một mỏ quặng mới, 
người ta cần làm các công việc sau:
Ký 
hiệu
Công việc Thgian hoàn thành Điều kiện
a
b
c
d
e
f
g
h
i
j
k
l
Xin giấy phép
Làm đường
Đặt 2 máy khoan
Dựng lán trại tạm thời
Rải nhựa con đường (mục b)
Làm đường dẫn nước
Đền bù giải tỏa
Khoan và làm giếng
Đưa thiết bị xuống giếng
Xây dựng nhà ở cho CNV
Bố trí giếng mỏ
Xây nhà máy rửa quặng 
32 tuần 
24 tuần
1 tuần
3 tuần
8 tuần
28 tuần
16 tuần
20 tuần
6 tuần
20 tuần
44 tuần
28 tuần 
Bắt đầu
Sau a
Sau b
Sau b
Sau b
Sau b
Sau c, d
Sau e, f, g
Sau h, j
Sau e, f, g
Sau h, j
Sau h, j
Gọi 1 là sự kiện bắt đầu, 12 là sự kiện kết thúc dự án. Ta có sơ đồ mạng 
(Sơ đồ Pert):
5
59 
68
4
57 
68
3
56 
56
2
32 
32
1
0 0
7
84 84
11
132 
148
12
148 148
10
110 
148
6
84 
84
9
104 
104
8
104 
104
d(3)
c’(0) g(16)
a(32) b(24)
c(1)
e(8)
f(28)
f’(0)
j(20)
h(20)
i(6)
i’(0)
k(44)
l'(0)
l(28)
j ‘ (0)
3.4. Các khoảng dư của sự kiện và công 
việc:
Các khoảng dư là những khoảng thời gian còn 
thừa của các sự kiện và công việc. Các công việc 
găng và sự kiện găng sẽ không có các khoảng dư 
này.
 Khoảng dư thả nổi của sự kiện i (t’i-ti): là khoảng 
thời gian có thể dịch chuyển sự kiện i mà không 
làm thay đổi thời gian hoàn thành dự án (hay thời 
gian của các công việc). Sự kiện găng có khoảng 
dư thả nổi bằng 0.
• Khoảng dư tự do của công việc ij:
là khoảng thời gian có thể kéo dài việc thực 
hiện công việc ij mà không làm ảnh hưởng đến sự 
kiện j phía sau. Công việc găng cũng có khoảng dư 
tự do bằng 0.
Ktd(ij) = min {tj – ti – tij}
j S(i)
• Khoảng dư toàn phần của công việc ij:
là khoảng thời gian tối đa có thể kéo dài việc 
thực hiện công việc ij mà không ảnh hưởng đến 
thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Trong trường 
hợp trì hoãn tối đa công việc ij bằng khoảng dư 
toàn phần thì thời điểm bắt đầu sự kiện j sẽ bị đẩy 
lùi một khoảng thời gian bằng đúng (t’j – tj) và 
trở thành sự kiện găng.
Ktp(ij) = min {t’j – ti – tij}
j S(i)
• Khoảng dư chắc chắn của công việc ij:
Là khoảng thời gian còn thừa của bản thân 
công việc ij (không tính đến khoảng dư của sự 
kiện i phía trước nó). Việc trì hoãn công việc ij 
bằng khoảng dư này cũng không làm ảnh hưởng 
đến sự kiện j phía sau:
Kcc (ij) = min {tj – t’i - tij} = Ktd - (t’i – ti)
j S (i) 
3.5. Sơ đồ mạng và chi phí:
Để xác định được thời gian thực hiện dự án nhanh 
nhất (có thể được) với chi phí hợp lý nhất, ta cần tìm 
cách thúc đẩy các công việc găng. Phương pháp này 
được tiến hành qua các bước như sau:
- Dự kiến một kế hoạch bình thường, tìm đường 
găng và các công việc găng.
- Tính thời gian có thể thúc đẩy nhanh các công việc 
và chi phí bổ sung cho mỗi đơn vị thời gian này (kế 
hoạch tích cực do cán bộ kỹ thuật lập).
Sơ đồ mạng và chi phí:
- Chọn giảm thời gian của công việc găng có chi 
phí bổ sung thấp nhất cho đến khi: 
+ Đạt thời gian cần thiết để thực hiện 
công việc (tức giảm tối đa thời gian theo yêu cầu 
của cán bộ kỹ thuật).
+ Hoặc xuất hiện một công việc găng 
mới. 
Sơ đồ mạng và chi phí:
- Trong trường hợp xuất hiện thêm một công việc 
găng mới, tức nếu giảm tiếp một đơn vị thời gian 
vào lúc này, ta sẽ có 2 trường hợp để lựa chọn: 
+ Tăng chi phí của công việc găng có chi 
phí bổ sung cao kế tiếp.
+ Hoặc tăng chi phí của 2 công việc găng 
(một cũ và một mới xuất hiện).
Ta chọn trường hợp có chi phí thấp nhất.
Sơ đồ mạng và chi phí:
- Tiếp tục tiến hành giảm thời gian của các công 
việc găng theo cách như trên cho đến khi có được 
thời gian thực hiện tối thiểu.
Tùy theo yêu cầu thực tế mà ta chọn thời gian 
thực hiện mong muốn với chi phí tương ứng.
Thí dụ:
Một dự án có thời gian thực hiện là 37 tháng với 
chi phí 350 triệu đồng. Để rút ngắn thời gian, người 
ta thấy rằng có thể tập trung các nguồn lực để thi 
công nhanh hơn. Nhưng việc thi công nhanh cũng sẽ 
làm chi phí tăng lên đến 528 triệu đồng. Thời gian 
và chi phí của từng bước công việc được mô tả chi 
tiết như sau. Hãy lập kế hoạch rút ngắn thời gian thực 
hiện dự án với chi phí thấp nhất :
Công 
việc 
CV 
đứng 
trước 
Thời 
gian 
bình 
thường 
Chi phí 
Bình
thường 
Thời
gian 
Rút
ngắn 
Chi 
phí thi 
công 
nhanh 
Chi phí đẩy CV
nhanh lên 1 tháng 
(triệu đồng) 
a bđ 4 5 2 15 5
b a 6 11 5 30 19
c bđ 4 3 2 11 4
d bđ 12 150 9 180 10
e b,c 10 10 8 20 5
f b,c 24 147 19 212 13
g a 7 18 6 30 12
h d,e,g 10 4 7 25 7
i f,h 3 2 2 5 3
TC 37 350 28 528
Các công việc có thể giảm bớt một khoảng thời gian với chi phí 
tương ứng như sau.
Công việc Thời gian có thể giảm tối đa
(tháng)
Chi phí bổ sung (triệu 
đồng/tháng)
a*
b*
c
d
e
f*
g
h
i*
2
1
2
3
2
5
1
3
1
5
19
4
10
5
13
12
7
3
 Ta tính được các thời gian thực hiện với chi phí của 
chúng như sau : 
Thời gian
(tháng)
37 36 35 34 33 32 31 30 29 28
Tổng chi 
phí
(triệu 
đồng)
350 353 358 363 376 389 402 415 433 452
Công việc 
sẽ rút ngắn
bth i a a f f f f f+e b
4. Điều phối các nguồn lực khi quản trị tiến 
trình dự án:
Khi thực hiện dự án, nếu việc điều phối nguồn lực (nguồn lực 
không thể thay thế) của nhà quản trị không được tính toán chuẩn xác 
thì sẽ xảy ra những giai đoạn căng thẳng do thiếu hụt nguồn lực hay 
tình trạng dư thừa. Các nguồn lực này gồm có:
- Nguồn vốn
- Máy móc
- Nhân lực
- Đất đai, kho tàng
- Vật tư, ...
Để biểu diễn tình hình huy động nguồn lực cho dự án, ta có thể sử 
dụng sơ đồ GANTT (lấy tên nhà hóa học người Mỹ, Henry L. Gantt, 
từ 1917) 
4.1. Sơ đồ Gantt biểu diễn nguồn lực:
4.1.1. Nguyên tắc:
Sơ đồ Gantt biểu diễn thời gian thực hiện dự án 
bằng một hệ trục tọa độ với:
- Trục tung: phần phía trên biểu diễn trình tự tiến hành 
các hoạt động, phần bên dưới biểu diễn sơ đồ điều 
phối nguồn lực theo thứ tự từ công việc có thời gian 
thực hiện dài nhất đến ngắn nhất.
- Trục hoành biểu diễn thời gian thực hiện các hoạt 
động.
- Độ dài thời gian thực hiện công việc được 
biểu diễn bằng một đoạn thẳng. Thời điểm bắt 
đầu và kết thúc công việc được biểu diễn bằng 
mũi tên ( ↔ ).
- Mỗi sơ đồ chỉ biểu diễn cách phân phối một 
nguồn lực với cùng đại lượng như nhau. Thí 
dụ: Số công nhân cần huy động cho một công 
việc, diện tích kho tàng, ... (Một dự án chỉ 
chọn 1 nguồn lực quan trọng nhất để tính) ...
 4.1.2. Td: Dự án xây dựng khu biệt thự vườn bao gồm các công việc 
xếp theo trình tự sau:
Công việc Ký 
hiệu
Công việc đứng 
trước
Thời gian 
(ngày) 
Nguồn lực
(tổ công nhân)
San lấp mặt bằng. a Bắt đầu 10 2
Dựng lán trại tạm 
thời và lắp đặt thiết 
bị.
b Bắt đầu 5 2
Đổ móng, cột. c a, b 30 4
Xây tường, lắp cửa 
và thiết bị nội thất.
d c 10 4
Lợp mái, làm trần. e c 15 2
Xây hàng rào, cây 
cảnh
f a 5 4
Sơn, quét, lắp đặt hệ 
thống điện, nước.
g e, f, d 5 2
• Sơ đồ Pert:
2
10 
10
3
10 
10
1
0 0
6
55 
55
7
60 
60
5
55 
55
4
40 
40
a(10)
b(5)
a’(0)
C(30) e(15)
d(10)
e’(0)
g(5)
f(5)
4.2. Sử dụng phối hợp sơ đồ Pert để điều phối nguồn lực:
Để điều phối nguồn lực, người ta phối hợp giữa sơ đồ Gantt và 
sơ đồ Pert bằng cách biểu diễn thời gian thực hiện các công việc trên 
một trục tọa độ theo các nguyên tắc sau:
- Biểu diễn thứ tự các công việc và thời gian thực hiện nó trên sơ đồ 
Gantt.
- Nối các công việc găng bằng một đường liên tục biểu thị đường 
găng (căn cứ theo sơ đồ Pert).
- Nối các công việc không găng vào công việc kế tiếp bằng đường 
không liên tục, nó thể hiện thời gian nhàn rỗi của công việc này mà 
ta có thể lợi dụng để điều phối nguồn lực.
- Lập sơ đồ phân phối nguồn lực cho dự án theo thứ tự thấp nhất là 
công việc găng rồi đến các công việc có thời gian thực hiện giảm 
dần.
-Lúc này ta thấy xuất hiện những cực lồi và cực lõm (thể 
hiện các giai đoạn căng hay lãng phí) cần phải san bằng. 
Kết hợp với thời gian nhàn rỗi thể hiện trên sơ đồ để tìm 
cách điều hòa nguồn lực.
4.3. Cân bằng nguồn lực:
Là phương pháp điều phối các công việc của dự án để đạt 
được mức huy động các nguồn lực như nhau trong tất cả 
thời gian thực hiện dự án (cân bằng tuyệt đối) hoặc gần như 
nhau (cân bằng tương đối).
Lặp lại thí dụ trên, ta thấy sơ đồ phân phối nguồn 
lực lúc đầu có hai cực lồi và một cực lõm (1). 
Chúng ta sẽ điều phối sau cho sơ đồ trở về dạng 
một Parapol: