Bài giảng Quản lý dự án - Chương 3: Tổ chức quản lý dự án - Nguyễn Quốc Ấn

CHƯƠNG 3:
TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. KHÁI NIỆM
Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức
thực hiện, theo dõi và bao quát tất cả các phương 
diện, cũng như các thành phần can dự trong dự 
án, nhằm đạt được mục tiêu một cách chắc chắn 
trong những tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và 
chất lượng của dự án.
2. ĐẶC ĐIỂM
2.1 Các thành phần liên quan
Dự án phải đạt được mục tiêu trong các 
giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng và 
sự thỏa mãn của các thành phần liên quan, 
gồm:
Các thành phần liên quan
- Chủ đầu tư.
- Nhà thầu.
- Những người thụ hưởng lợi ích tạo ra bởi dự án.
- Các nhà tư vấn.
- Chính phủ và những người có quyền lực ở địa 
phương.
- Các nhà tài trợ.
- Dân chúng tại địa phương thực hiện dự án.
2.2. SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ 
DỰ ÁN
Là do dựa vào tính chất duy nhất và do ảnh 
hưởng rộng lớn của dự án.
Vì vậy, phải thường xuyên kiểm tra chặt chẽ 
mục tiêu, tiến độ, chi phí và chất lượng của từng 
giai đoạn Đó là nguyên tắc chính của quản lý dự 
án.
2.3 NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA
 Không có một dự án quan trọng nào được làm đúng 
thời gian, trong mức ngân sách và với cùng một đội 
ngũ mà đã bắt đầu nó. Dự án của bạn cũng không 
phải là cái đầu tiên.
 Dự án tiến triển một cách nhanh chóng cho đến khi 
nó hoàn thành được 90%, sau đó nó sẽ duy trì ở mức 
hoàn thành 90% mãi mãi.
 Một lợi thế của những mục tiêu dự án không rõ 
ràng là nó để cho bạn tránh được sự lúng túng 
trong việc ước lượng các chi phí tương ứng.
 Khi mọi thứ đang tốt, thì một vài thứ sẽ sai. Khi 
mọi thứ xuất hiện dường như tốt hơn, bạn đã có 
cường điệu vài điều.
NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA
 Nếu nội dung dự án được phép thay đổi một cách 
tự do, thì tỷ lệ thay đổi sẽ cao hơn tỷ lệ tiến bộ 
của dự án.
 Không có một hệ thống nào là hoàn toàn không 
có lỗi. Sự cố gắng khắc phục lỗi của hệ thống sẽ 
không tránh khỏi việc dẫn đến một lỗi mới mà nó 
rất khó tìm thấy.
NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA
 Một dự án được hoạch định một cách cẩu thả sẽ 
làm thời gian dài hơn gấp ba lần thời gian kỳ 
vọng. Một dự án được hoạch định một cách cẩn 
thận sẽ chỉ kéo dài gấp hai lần.
 Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến 
trình bởi vì nó biểu lộ một cách rõ ràng sự chậm 
trễ tiến trình của họ.
NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA
2.4. TIÊU CHUẨN THÀNH CÔNG 
CỦA DỰ ÁN
Chất lượng của 
kết quả dự án
Sự thỏa 
mãn của những 
người liên quan 
đến dự án.
Chi phí Thời gian
2.5. LÝ DO THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN
2.5.1. Dự án kinh doanh:
 Dự báo lạc quan về thị trường và mức cầu của thị 
trường.
 Sai lầm khi lựa chọn công nghệ.
 Quản lý kém.
 Đánh giá không đúng phản ứng của các đối thủ 
cạnh tranh.
 Rủi ro do các yếu tố khách quan.
2.5.2. Dự án công ích:
 Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án.
 Hoạch định dự án không rõ ràng, chính xác, 
thiếu đồng bộ.
 Quản lý kém.
 Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ.
 Thông tin không kịp thời.
3. HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN:
Là sự sắp xếp các bộ phận trong một tổ 
chức thành một thể thống nhất với quan hệ về 
nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo 
nên một môi trường nội bộ thuận lợi hướng 
tới hoàn thành mục tiêu chung.
3.1. Tổ chức theo chức năng:
Phòng kế 
hoạch
Ban lãnh đạo
Nhân sựTài chính Kỹ thuật ...
Dự án
Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ 
phận theo chức năng chuyên môn. Thí dụ 
phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng nhân 
sự, ... Các bộ phận chuyên môn cùng tham gia 
theo dõi dự án.
Tổ chức theo chức năng
Ưu điểm:
- Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực 
chuyên môn khác nhau nên có điều kiện trao dồi và nâng 
cao năng lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình 
thường của đơn vị.
- Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án 
khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực cho các 
dự án.
- Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi 
và quản lý dự án khi được yêu cầu.
- Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm 
toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án).
- Các bộ phận chức năng không tập trung cho 
một dự án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ.
- Không khuyến khích được sự đóng góp tích 
cực của các thành viên tham gia (vì dự án không 
được quản lý tập trung, không có chủ nhiệm).
Nhược điểm:
3.2 Hình thức tổ chức theo dự án:
Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ nhiệm (hay 
giám đốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại có các bộ phận 
chuyên môn như trong các xí nghiệp nhỏ (SBU: Small 
business units).
Ban lãnh đạo
Dự án BDự án A Dự án C
- Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho chủ 
nhiệm dự án. Giúp chủ nhiệm dự án có điều kiện 
tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án.
- Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng kích 
thích tính tích cực của các thành viên dự án.
- Dễ dàng quản lý công việc từng người và tiến 
độ thực hiện dự án.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
- Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc 
trùng lắp ở các dự án).
- Cạnh tranh giữa các dự án khi huy động 
nguồn lực của đơn vị.
- Nguy cơ dự án đi chệch mục tiêu chung 
của đơn vị. 
3.3. Hình thức tổ chức hỗn hợp (Mix):
Là hình thức dự án được thực hiện đan xen với 
các bộ phận chức năng của tổ chức.
Ban lãnh đạo
Kế 
hoạch
Tài 
chính
Dự án A Nhân sựDự án B
- Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ chức 
theo chức năng và theo dự án.
- Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một số 
vài dự án với qui mô không lớn.
(Còn tồn tại nhược điểm của hình thức tổ chức 
chức năng).
Ưu điểm:
3.4. Hình thức tổ chức tham mưu:
Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc lập nhưng 
có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng của 
đơn vị.
 Đặc điểm: 
- Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên 
dự án với các bộ phận chức năng.
- Khắc phục nhược điểm của các hình thức tổ chức 
hỗn hợp.
- Chỉ áp dụng khi công ty thực hiện một số ít dự án 
nhưng quan trọng.
Sơ đồ tổ chức tham mưu:
Ban lãnh đạo
Dự án
Kế hoạchTài chánh Nhân sự
3.5. Hình thức tổ chức theo ma trận:
Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ 
chức thực hiện nhiều dự án khác nhau. Mỗi dự 
án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự án 
và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ 
phận chuyên môn. 
Hình thức tổ chức theo ma trận:
• Ưu điểm:
- Sử dụng tối đa và phân phối hợp lý 
nguồn lực của đơn vị.
- Cùng lúc thực hiện nhiều công trình 
khác nhau.
• Nhược điểm:
- Có sự chồng chéo và va chạm về quyền 
lực của các chủ nhiệm dự án với trưởng các 
bộ phận.
- Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ.
Các Dự án A
chủ
nhiệm Dự án B
dự
án Dự án C
Ban lãnh đạo
Nhân sự Tài chính Tiếp thịKế hoạch