Bài giảng Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin - Chương 2: Khảo sát thực trạng & xác định yêu cầu hệ thống

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG & XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG 
Khảo sát 
Xác định yêu cầu 
Phân tích 
Thiết kế logic 
Thiết kế vật lý 
Nội dung 
Cách tiếp cận và khảo sát một hệ thực 
Các phương pháp xác định và thu thập yêu cầu 
Tổng hợp kết quả khảo sát 
Các giai đoạn khảo sát 
Khảo sát sơ bộ 
Mục tiêu: 
Có dự án khả thi khi phát triển hệ thống 
Nội dung: 
Xác định chức năng chính, các ràng buộc chính, môi trường hệ thống 
Khảo sát chi tiết 
Mục tiêu: 
Xác định yêu cầu cụ thể cho hệ thống cần xây dựng 
Nội dung: 
Thu thập thông tin và dữ liệu chi tiết các bộ phận liên quan đến hệ thống cần phát triển 
Hệ thống 
Cách tiếp cận một tổ chức 
Một tổ chức có 3 đặc trưng: 
Hoạt động nghiệp vụ 
Mô hình quản lý 
Cơ cấu tổ chức 
Chiến lược tiếp cận 
Từ trên xuống (top-down) 
Từ dưới lên (bottom-up) 
Tổ chức 
Quản lý 
Nghiệp vụ 
Cách tiếp cận một tổ chức 
Nguyên tắc từ trên xuống (top-down) 
Tổ chức: bộ phận cao nhất thấp nhất 
Quản lý: người quản lý cao nhất thấp nhất 
Nghiệp vụ: chức năng chung nhất cụ thể nhất 
Nguyên tắc từ dưới lên (bottom-up) 
Từ: 
Chỗ làm việc 
Công việc cụ thể 
Người cụ thể 
Tích hợp dần lên 
Sơ đồ tiếp cận khảo sát 
Các bước khảo sát thông tin 
Thu thập dữ liệu bằng các phương pháp khác nhau 
Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả 
Tổng hợp kết quả 
Hợp thức hóa kết quả 
Yêu cầu của khảo sát hệ thống 
Người phân tích cần: 
Tính xông xáo 
Tính chủ động 
Sự nghi ngờ 
Chú ý đến mọi chi tiết 
Đặt ngược mọi vấn đề 
Kết quả hình thành theo mẫu và chuẩn mực 
Dữ liệu cần thu thập 
Sơ đồ tổ chức, nhân sự và vai trò 
Công việc, trình tự thực hiện, phương tiện, khối lượng và thời gian 
Các quy tắc nghiệp vụ 
Các loại tài liệu & đặc trưng sử dụng 
Tổ chức, chính sách và hướng dẫn 
Các nguồn lực 
Các điều kiện môi trường 
Sự mong đợi về hệ thống mới 
Các phương pháp xác định yêu cầu 
Phương pháp truyền thống 
Phỏng vấn 
Quan sát tại chỗ 
Điều tra bằng bảng hỏi 
Nghiên cứu tài liệu, thủ tục 
Phương pháp hiện đại 
Thiết kế ứng dụng liên kết 
Hệ thống trợ giúp nhóm 
Các công cụ CASE 
Phương pháp làm bản mẫu 
PHỎNG VẤN 
Tổng quan 
Chuẩn bị 
Câu hỏi 
Tiến hành 
Mục tiêu 
Hỏi trực tiếp người liên quan để thu thông tin 
Các yếu tố ảnh hưởng 
Sự chuẩn bị 
Chất lượng câu hỏi 
Phương pháp, phương tiện ghi 
Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp 
Đặc điểm 
Là phương pháp chính 
Thu nhiều thông tin 
Khó tổng hợp 
Tổng quan 
Chuẩn bị 
Lập danh sách và chọn người cần hỏi 
Hẹn gặp ( địa điểm, thời gian, nội dung, chương trình ) 
Tìm hiểu, xác định câu hỏi thích hợp 
Chuẩn bị phương tiện hỗ trợ ( mẫu phỏng vấn, máy ghi âm ) 
Lập kế hoạch phỏng vấn 
Câu hỏi 
Câu hỏi 
Câu hỏi đóng: câu trả lời đã xác định 
Câu hỏi mở: tùy thuộc vào người trả lời 
Câu hỏi chiến lược/chéo: từ các nội dung hỏi khác nhau nhằm biết điều nằm sau nó 
Cách hỏi 
Bắt đầu - tìm hiểu vài câu hỏi mở 
Kết thúc - chốt lại với câu hỏi đóng 
Tiến hành 
Tổ chức 
Nhóm 2 người: 1 hỏi, 1 ghi 
Phỏng vấn nhóm cá nhân 
Kinh nghiệm 
Nắm, hiểu thuật ngữ nghiệp vụ, văn hóa 
Quan sát, lắng nghe, thay đổi thích hợp 
Tránh hỏi chuyện cá nhân, nội bộ 
Hỏi ngắn gọn, trực tiếp, không áp đặt 
Từng bước thiết lập sự thân thiện, tin cậy 
QUAN SÁT TẠI CHỖ 
Tổng quan 
Đặc điểm 
Tổng quan 
Mục tiêu 
Nhìn vào đối tượng để thu thông tin 
Có 2 cách quan sát: 
Trực tiếp dễ làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường 
Gián tiếp (qua phương tiện) chủ động hơn, có thể ghi lại để làm tư liệu 
Đặc điểm 
Dùng bổ sung và chính xác hóa thông tin 
Có tính bộ phận, bề ngoài, bị động 
Hạn chế về thời gian, phạm vi, đối tượng được quan sát 
ĐIỀU TRA BẰNG BẢNG HỎI 
Tổng quan 
Thiết lập bảng hỏi 
Tổng quan 
Mục tiêu 
Thăm dò dư luận, thu thập ý kiến, quan điểm hay đặc trưng có tính đại chúng, rộng rãi, có xu hướng liên quan đến hoạt động chung của tổ chức và đến phát triển HTTT 
Đặc điểm 
Nhanh, rẻ, dễ tổng hợp, có sẵn công cụ 
Đào tạo người điều tra ít tốn kém 
Độ chính xác thấp, mang tính trung bình 
Thiết lập bảng hỏi 
Bảng hỏi gồm 3 phần 
Thông tin chung 
Câu hỏi 
Bổ sung 
Cần soạn thảo, lấy ý kiến, điều tra thử 
Chọn mẫu điều tra tùy mức yêu cầu chính xác 
Nghiên cứu tài liệu 
Công việc cần làm 
Xác định tài liệu, báo cáo chính cần thu thập 
Phân loại, sao chép, lên danh sách, bổ sung 
Ghi lại các nội dung cốt yếu theo mẫu 
Phân tích làm nổi bật yêu cầu 
Nội dung cần chú ý 
Chi tiết về tổ chức, chức năng, nhân sự, nguồn lực 
Kế hoạch kinh doanh, sản phẩm,chính sách, môi trường 
Công việc, quy trình, thời gian, chi phí, quy tắc hoạt động 
THIẾT KẾ ỨNG DỤNG LIÊN KẾT 
Tổng quan 
Ý tưởng 
Để tất cả những người sử dụng chủ chốt, các nhà quản lý, các nhà phân tích hệ thống cùng tham gia vào việc phân tích hệ thống hiện thời 
Thành phần tham dự 
Lãnh đạo phiên JAD 
Người sử dụng 
Nhà quản lý 
Nhà tài trợ 
Nhà phân tích hệ thống, các kĩ thuật viên và đội ngũ phát triển hệ thống 
Đặc điểm 
Cho kết quả nhanh, hiệu quả, chính xác 
Cần người có kinh nghiệm tổ chức và sự trợ giúp của các phương tiện kĩ thuật 
Tốn kém thời gian và tiền của 
Phương pháp làm mẫu 
Người dùng tham gia vào quá trình phát triển và xây dựng mẫu để người dùng đánh giá và sửa đổi mỗi khi có thông tin phản hồi 
Sử dụng khi: 
Nhu cầu chưa rõ ràng 
Nhiều người cùng làm 
Thiết kế chấp nhận được phức tạp 
Mong yêu cầu được đặc tả tốt nhất 
Các công cụ và dữ liệu đã sẵn sàng 
Các phương pháp khác 
Hệ thống trợ giúp nhóm 
Trợ giúp việc lưu trữ, chia sẻ dữ liệu, ý tưởng và thảo luận về yêu cầu của hệ thống 
Các công cụ CASE 
Phân tích hệ thống hiện tại, phát hiện, lưu trữ và biểu diễn yêu cầu nhằm đáp ứng những thay đổi của điều kiện môi trường, tìm ra các mâu thuẫn, bổ sung thiếu sót 
Tổng hợp kết quả khảo sát 
Tiến hành tổng hợp theo 2 loại: 
Theo dữ liệu 
Theo tiến trình 
Tổng hợp theo dữ liệu 
Liệt kê tất cả dữ liệu có liên quan đến miền khảo sát của tổ chức và sàng lọc để thu được những dữ liệu đầy đủ, chính xác 
Tổng hợp theo tiến trình 
Thực hiện tổng hợp theo tiến trình khi: 
Nhiều chức năng có quan hệ với nhau 
Nhiều bộ phận, con người tham gia 
Công cụ tổng hợp: biểu đồ hoạt động 
Biểu đồ hoạt động 
Kí pháp 
Biểu đồ hoạt động – ví dụ