Bài giảng Phân tích và thiết kế hệ thống - Chương 3.2: Tập hợp thông tin

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 
Chương 3 (cont) 
3.2. TẬP HỢP THÔNG TIN 
3.2 - 1 
Ý tưởng then chốt 
Mục đích của giai đoạn phân tích : 
Để hiểu thực sự các nhu cầu của hệ thống mới 
Để phát triển một hệ thống mới cải tiến hơn 
2 
Nhiệm vụ : 
Hiểu hệ thống là gì 
Xác định sự cải tiến 
Các khái niệm cho hệ thống sẽ là gì 
Để thực hiện các nhiệm vụ này : 
Cần tập hợp thông tin 
Lý do nhiều dự án đưa ra không xác thực 
Phụ thuộc vào sự hiểu biết nghèo nàn của những nhu cầu trước đó 
Các nhiệm vụ phân tích 
3 
Các kỹ thuật tập hợp thông tin 
Phỏng vấn 
Lập bảng câu hỏi 
Phân tích tài liệu 
Quan sát 
4 
Phỏng vấn 
Phần lớn sử dụng các kỹ thuật thông thường 
Rất tự nhiên : 
 Nếu bạn cần biết một số điều , bạn có thể hỏi một vài người 
5 bước cơ bản để phỏng vấn 
Chọn người được phỏng vấn 
Thiết kế câu hỏi phỏng vấn 
Chuẩn bị cho phỏng vấn 
Hướng dẫn phỏng vấn 
Thực hiện phỏng vấn tiếp 
5 
Nguyên tắc khi phỏng vấn 
Cần có kế hoạch phỏng vấn 
Danh sách tất cả những người để phỏng vấn 
Khi nào họ sẽ được phỏng vấn 
Mục đích gì ở họ sẽ được phỏng vấn 
Chú ý 
Danh sách người được phỏng vấn phải dựa vào thông tin cần 
Tốt hơn khi người được phỏng vấn ở các hoàn cảnh khác nhau ( Người quản lý - Người dùng ) 
Phỏng vấn được lặp đi lặp lại 
6 
Kiểu câu hỏi 
 ví dụ 
Câu hỏi đóng 
* Có bao nhiêu cuộc điện thoại 
	 được nhận trên một ngày ? 
* Có bao nhiêu loại khách hàng ? 
* Bạn muốn hệ thống mới cung cấp 
 thông tin gì ? 
Câu hỏi mở 
* bạn nghĩ gì về hệ thống hiện tại ? 
* Những vấn đề cơ bản nào bạn 
 bạn đối mặt hàng ngày ? 
* Bạn quyết định chiến dịch quảng 
 cáo thực hiện như thế nào ? 
Câu hỏi tìm kiếm 
* Tại sao ? 
* Bạn có thể đưa cho tôi một số ví dụ ? 
* Bạn có thể giải thích chi tiết hơn ? 
Thiết kế câu hỏi 
7 
Thiết kế câu hỏi ( tiếp ) 
Câu hỏi cần ngắn gọn và dễ hiểu 
Không có kiểu câu hỏi nào là tốt nhất 
Khởi đầu sử dụng phỏng vấn không có cấu trúc để xác định hệ thống như thế nào ( câu hỏi mở - thông tin rộng hơn ) 
Khi người phân tích thu được sự hiểu biết , phỏng vấn có cấu trúc được sử dụng ( câu hỏi đóng - thông tin cụ thể hơn ) 
8 
Các chiến lược hỏi 
Mức cao 
rất chung 
Mức trung gian 
Xác định ở mức 
 độ vừa phải 
Mức thấp 
rất chi tiết 
Từ trên xuống 
Từ dưới lên 
9 
Chuẩn bị phỏng vấn 
Chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn chung 
Danh sách câu hỏi 
Các câu trả lời biết trước và tiếp tục 
Sắp xếp giữa các chủ đề liên quan 
Xác nhận lĩnh vực hiểu biết của người phỏng vấn 
Đừng hỏi những câu hỏi mà không thể trả lời 
Đặt thứ tự ưu tiên trong trường hợp thời gian có hạn 
Phỏng vấn có cấu trúc với các câu hỏi đóng đưa ra dài hơn 
Đừng cố gắng thực hiện nhanh quá 
V ẫn cần tiếp tục phỏng vấn 
Người sử dụng không muốn bạn lãng phí thời gian của họ 
10 
Hướng dẫn phỏng vấn 
Cần chuyên nghiệp và khách quan 
Xây dựng quan hệ tốt với người được phỏng vấn 
Ghi chép tất cả thông tin hoặc thu âm 
Đảm bảo bạn hiểu tất cả các kết quả và ngôn ngữ 
Đưa ra cho người được phỏng vấn thời gian để hỏi câu hỏi 
Phải biết cảm ơn người được phỏng vấn 
Kết thúc 
11 
Báo cáo phỏng vấn 
BÁO CÁO PHỎNG VẤN 
Ghi chép phỏng vấn được chấp thuận bởi : ____________ 
Người được phỏng vấn ______________ 
Người phỏng vấn 	 _______________ 
Ngày 	 _______________ 
Mục đích chủ yếu : 
Tóm tắt phỏng vấn : 
Tin tức mở : 
Ghi chép chi tiết : 
12 
Các bước lập bảng câu hỏi 
Chọn người tham dự 
Sử dụng các mẫu phổ biến 
Thiết kế bảng câu hỏi 
Quan trọng hơn các câu hỏi phỏng vấn 
Ưu tiên câu hỏi cho sự chú ý 
Phân biệt giữa 
Câu hỏi hướng sự việc ( câu hỏi xác định ) 
Câu hỏi quan điểm ( đồng ý – không đồng ý) 
Kiểm tra bảng câu hỏi trên các đồng nghiệp 
13 
Thực thi bảng câu hỏi 
Cần thiết thu được tỷ lệ câu trả lời tốt 
Giải thích tầm quan trọng và nó sẽ được sử dụng như thế nào 
Đưa ra ngày trả lời mong đợi 
Đưa ra cho mọi người 
Có thể quay lại sau 
Có thể tiếp tục giám sát 
Hứa hẹn đưa ra các báo cáo kết quả 
Bảng câu hỏi tiếp tục 
Gửi kết quả cho các thành viên tham dự 
Các bước lập bảng câu hỏi (cont) 
14 
Thiết kế bảng câu hỏi tốt 
Bắt đầu với việc không đe doạ và các câu hỏi thú vị 
Nhóm các mục vào trong các phần mạch lạc logic 
Đừng đặt những mục quan trọng vào phần cuối của bảng câu hỏi 
Đừng tập trung trong một trang với quá nhiều mục 
Tránh tóm tắt 
Tránh thành kiến hoặc gợi ý các mục hoặc các thuật ngữ 
Số các câu hỏi tránh sự lộn xộn 
Kiểm tra trước bảng câu hỏi để xác định các câu hỏi khó hiểu , gây bối rối 
Cung cấp việc giấu tên cho bên đơn 
15 
Phân tích tài liệu 
Cung cấp đầu mối về việc tồn tại “ chính thức ” hệ thống sẽ là gì 
Các tài liệu điển hình 
Biểu mẫu 
Báo cáo 
Hợp đồng thủ công 
Tìm kiếm người dùng đưa vào trong các biểu mẫu 
Tìm kiếm các thành phần mẫu không sử dụng 
Phân tích tài liệu trước khi phỏng vấn 
16 
Quan sát 
Người sử dụng/người quản lý thường xuyên không nhớ những điều mà họ thực hiện 
Xác nhận tính hợp lệ tập hợp thông tin theo các cách khác nhau 
Thay đổi hành động khi con người được xem xét 
Giữ hình bóng chậm , không thay đổi quá trình 
Cẩn thận không bỏ qua các hoạt động định kỳ 
Hàng tuần  hàng tháng  hàng năm 
17 
Lựa chọn các kỹ thuật thích hợp 
 	 Phỏng vấn JAD Bảng câu hỏi Phân tích Quan sát 
	 tài liệu 
Kiểu của 	 As-Is	 As-Is As-Is	 As-Is	 As-Is 
Thông tin Improve. Improve. Improve. 
 To-Be To-Be 
Chiều sâu High High Medium Low Low 
Thông tin 
Mở rộng Low Medium High High Low 
Thông tin 
Tích hợp Low High Low Low Low 
Thông tin 
Bao gồm 	 Medium High Low Low Low 
người dùng 
Giá Medium Low- Low Low Low- 
	 Medium	 Medium 
18 
Tóm tắt 
Có 4 kỹ thuật tập hợp thông tin chính mà tất cả những người phân tích hệ thống có thể sử dụng : phỏng vấn , bảng câu hỏi , phân tích tài liệu , quan sát - Observation . 
Người phân tích hệ thống cũng phải biết khi nào và như thế nào để sử dụng mỗi kỹ thuật như là tập hợp các phương pháp . 
19