Bài giảng Kỹ thuật soạn thảo văn bản

Lời nói đầu
Nhà quản lý mà chức năng cơ bản là hoạch định, ra quyết định, tổ chức, điều hành và kiểm soát, không thể thiếu được công cụ hữu hiệu là hệ thống văn bản. Trong thực tế, nhận thức đúng, hiểu thấu và viết chuẩn một loại văn bản nào đó cần nhiều thời gian và công sức.
Vì vậy, chúng tôi muốn đưa ra bài giảng này nhằm hướng dẫn soạn thỏa cụ thể một số loại văn bản cho sinh viên, người quản lý với mục đích nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác quản lý và kinh doanh của các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế -xã hội; bài giảng này cũng không chỉ đơn thuần là các bản sao chép mẫu văn bản mà còn là sự phân tích văn bản để tìm ra cái bản chất, chức năng cơ bản của hệ thống văn bản xuyên suốt cơ chế quản lý và hệ thống phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Nhà nước.
Soạn thảo văn bản, một công việc dễ bị chê nhiều hơn khen, bởi một lẽ không phải "lời nói gió bay " mà là "giấy trắng mực đen", và để khỏi "mũi tên đã bắn ra rồi, sao còn thu lại được", người soạn thảo văn bản cần tích lũy kinh nghiệm thực tế, trau dồi và nâng cao kiến thức, hơn nữa cần cập nhật văn bản theo sát chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Với những yêu cầu trên, chúng tôi rất mong bài giảng này, sinh viên kinh tế, các nhà quản lý kinh tế và bạn đọc có quan tâm tới văn bản tìm thấy những điều cần thiết cho mình.
Mục lục
CHƯƠNG I
 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1.1. Khái niệm
- Từ "Văn bản" theo tiếng Latinh là actur có nghĩa là hành động. Văn bản thể hiện ý chí của cơ quan ban hành văn bản. Văn bản là phương tiện chủ yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch.
- Đối với bộ máy Nhà nước, văn bản quản lý Nhà nước thực chất là các quyết định quản lý Nhà nước do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền do luật định mang tính quyền lực đơn phương. Văn bản quản lý Nhà nước còn là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào qua trình quản lý Nhà nước.
1.2. Chức năng và vai trò của văn bản
1.2.1.	Chức năng thông tin
- Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản. Văn bản chứa đựng và chuyền tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác. Văn bản quản lý Nhà nước chứa đựng các thông tin Nhà nước( như phương hướng, kế hoạch phát triển, các chính sách, các Quyết định quản lý...) của chủ thể quản lý( các cơ quan quản lý Nhà nước) đến đối tượng quản lý ( là các cơ quan quản lý Nhà nước cấp dưới hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứ đựng trong đó.
Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như:
 Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động của cơ quan.
Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị.
Thông tin về các đối tượng quản lý, về sự biến động.
Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình quản lý.
1.2.2.	Chức năng pháp lý
- Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy, các văn bản quản lý Nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước. Chức năng pháp lý được thể hiện trên hai phương diện:
+ Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt dộng khác.
+ Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan.
1.2.3.	Chức năng quản lý
Thực tế hoạt động quản lý cho thấy rằng, văn bản có một vai trò to lớn đối với các nhà quản lý. Một cán bộ quản lý, nhất là những người đứng đầu một hệ thống thường dành một lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp xúc với hệ thống văn bản ( tiếp nhận, phân loại, nghiên cứu, thực hiện và soạn văn bản). Điều đó cho thấy rằng vai trò của văn bản là đáng quan tâm.
- Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định.
Đối với một nhà quản lý, một trong những chứ năng cơ bản nhất là ra Quyết định. Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường.
- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý
Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương. Xuất pháttừ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận.
- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói:" Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các Nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra". Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ. 
Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa. 
1.3. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản
* Yêu cầu về hình thức văn bản
Nguyên tắc hoạt động của Nhà nước ta là tập trung thống nhất, do vậy hệ thống văn bản cũng phải trên cơ sở thống nhất tập trung. Về hình thức, văn bản phải có sự thống nhất xuyên suốt từ trung ương đến địa phương. 
Hình thức văn bản phải là khuôn mẫu bắt buộc được cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, chọn lọc và thống nhất chọn làm mẫu. Thể thức văn bản như cách trình bày, các ký hiệu phải được chuẩn hóa tuyệt đối.
* Yêu cầu về nội dung văn bản
Văn bản, xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Có tính hợp pháp
Một văn bản quản lý Nhà nước được soạn thảo và ban hành trên các nguyên tắc sau: 
+ Văn bản có giá trị pháp lý thấp hơn không được trái với văn bản có giá trị pháp lý cao hơn. 
+ Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản của cơ quan cấp trên, văn bản địa phương không được trái với văn bản trung ương. 
+ Đặc biệt trong thực tiễn cần lưu ý: các văn bản không được vượt thẩm quyền của cơ quan hay cá nhân ban hành. Ở đây có hai khía cạnh cần lưu ý: Thức nhất, không được vượt quá thẩm quyền; thứ hai, không được lẩn tránh trách nhiệm, tức là đáng ra cơ quan phải ban hành văn bản để giải quyết công việc thì thoái thác lẩn tránh. 
- Có tính hợp lý
 Vai trò của văn bản là rất rõ ràng. Song văn bản có thực thi, có hiệu lực trong cuộc sống hay không phụ thuộc vào chỗ văn bản có trở thành động lực phát triển hay không. Phát triển bền vững là sự phát triển đảm bảo được sự hài hòa giữa các lợi ích. Nguyên tắc đặt ra là: lợi ích các nhân không được lớn hơn lợi ích tập thể; lợi ích tập thể không được lpns hơn lợi ích của toàn xã hội, của Nhà nước.
Một văn bản khi ban hành phải nêu rõ:
+ Nhiệm vụ
+ Đối tượng
+ Thời gian
+ Phương tiện thực hiện
Văn bản quản lý Nhà nước phải bảo đảm tính hệ thống toàn diện. Khi soạn thảo, nhất thiết phải đặt văn bản trong bối cảnh chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội; phải căn cứ vào mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài; có sự thích ứng giữa mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt với điều kiện, phương tiện thực hiện. Nhà nước quản lý nhất thiết phải tính dến yếu tố tác động của môi trường vào quá trình thực hiện văn bản. Để đảm bảo tính hệ thống, nhất quán, văn bản ra sau phải thống nhất, đồng bộ với văn bản ra trước.
Nếu một văn bản quản lý Nhà nước không đáp ứng được những yêu cầu trên sẽ dẫn đến hai trường hợp: 
(1) Văn bản có tính khả thi không cao
(2) Văn bản vô hiệu
1.4. Phân loại văn bản
Hệ thống văn bản gắn chặt với sự phân quyền, phân cấp chặt chẽ, khoa học, được hình thành và phát triển phù hợp với quy luật khách quan và thực tiễn của đất nước. 
Như vậy, văn bản được phân loại như sau:
Văn bản quy phạm pháp luật (Pháp quy)
+ Văn bản pháp quy chỉ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành.
+ Văn bản dược ban hành theo đúng thủ tục, thể thức, trình tự luật định.
+ Văn bản quy phạm pháp luật có chứa những quy tắc xử sự chung.
+ Văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng nhiều lần.
+ Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng với mọi đối tượng hay một nhóm đối tượng.
+ Văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực trong toàn quốc hay từng địa phương
+ Văn bản quy phạm pháp luật được Nhà nước bảo đảm thực hiện
Văn bản quy phạm pháp luật gồm các loại sau:
- Hiến pháp
- Luật, Bộ luật
- Nghị quyết
- Pháp lệnh
- Lệnh của Chủ tịch nước
- Nghị định
- Quyết định
- Chỉ thị
- Thông tư
Văn bản hành chính thông thường
 Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy dủ những yếu tố của một văn bản quy phạm pháp luật, nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể với đối tượng cụ thể.
Văn bản hành chính thông thường gồm:
- Công văn
- Thông báo
- Biên bản
- Thông cáo
- Công điện...
Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử sự riêng, thuộc thẩm quyền của từng cơ quan nhằm giải quyết một sự việc, một cá nhân, một tổ chức cụ thể trong phạm vi không gian, thời gian nhất định.
Văn bản cá biệt gồm:
- Quyết định nâng lương
- Quyết định bổ nhiệm
- Quyết định điều động
- Quyết định khen thưởng, kỷ luật
- Quyết định xử phạt vi phạm hành chính...
Văn bản dân sự
Văn bản dân sự là loại văn bản giải quyết các mối quan hệ giữa các cá nhân trong giao tiếp, sinh hoạt, đời sống và kinh tế.
Các văn bản dân sự gồm:
- Hợp đồng
- Đơn từ
- Giấy ủy quyền...
===========***============
CHƯƠNG II
QUAN HỆ GIỮA VĂN BẢN VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ
2.1. Quan hệ giữa pháp luật với Nhà nước
	- Pháp luật xuất hiện cùng Nhà nước.
	- Pháp luật là một hệ thống các quy tắc hành vi ( các quy phạm) có tính chất bắt buộc chung do Nhà nước đặt ra hoặc được Nhà nước công nhận.
	- Pháp luật là phương tiện quản lý trong tay Nhà nước, là yếu tố quan trọng nhất để thực hiện quản lý xã hội. Vì vậy, các chức năng quan trọng của Nhà nước trong mối quan hệ giữa Nhà nước và pháp luật là:
	+ Chức năng sáng tạo pháp luật để tổ chức, điều chỉnh, quản lý các hành vi và hoạt động xã hội.
	+ Chức năng thi hành pháp luật
	+ Chức năng bảo vệ pháp luật
2.1.1.	Khái niệm quyền lập pháp, lập quy
- Lập pháp, lập quy là làm ra những quy phạm về pháp luật, trình bày các quy phạm đó trong các văn bản quy phạm pháp luật; do đó về hình thức, lập pháp lập quy là hoạt động xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật. Vì thế, văn bản quy phạm pháp luật là đối tượng chủ yếu của kỹ thuật lập pháp, lập quy.
- Văn bản quy phạm pháp luật(VB QPPL) là văn bản chứa đựng các quy định pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội nhất định, có hiệu lực bắt buộc chung và thực hiện thường xuyên, lâu dài, được Nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp tổ chức và cưỡng chế của cơ quan Nhà nước.
- VB QPPL được phân biệt với các văn bản cá biệt, Công văn giấy tờ của Nhà nước bởi các đặc điểm sau:
* VB QPPL có nội dung là các quy tắc, hành vi bắt buộc chung, đặt ra, sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ các quy phạm pháp luật, nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội.
* VB QPPL không hướng tới các đối tượng có địa chỉ cụ thể mà được điều chỉnh chung đối với toàn xã hội hoặc một bộ phận xã hội và được thực hiện, áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần trong hoàn cảnh, điều kiện và thời gian dài.
* VB QPPL được ban hành dưới các hình thức văn bản do Hiến pháp quy định. Các cơ quan Nhà nước hoặc các viên chức Nhà nước có thẩm quyền ohỉa ban hành VB QPPL dước hình thức văn bản mà Hiến pháp quy định, không tùy tiện đặt ra và sử dụng các hình thức văn bản mà Hiến pháp không quy định cho minh.
- Văn bản pháp quy phụ được ban hành kèm theo một văn bản pháp quy được Hiến pháp quy định như:
Điều lệ
Quy chế
Quy định
2.1.2. Nhà nước và hệ thống văn bản Nhà nước
Văn bản là một trong những phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý và lãnh đạo. 
Nếu đứng từ phía các lãnh đạo để xem xét thì văn bản không chỉ ghi lại và truyền đạt các thông tin quản lý, chỉ đạo mà nó còn thể hiẹn ý chí của cơ quan cấp trên đối với các cơ quan trực thuộc, thể hiện phương thức làm việc của từng lọai cơ quan, cơ quan Nhà nước khác với cơ quan Đảng và các đoàn thể.
Trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, văn bản đã xuất hiện như một hình thức chủ yếu của nhiệm vụ cụ thể hóa luật pháp.Chúng đảm bảo cho các cơ quan Nhà nước có thể thực hiện tốt các công việc theo chức năng, phạm vi, quyền hạn của mình.
Trên thực tế, văn bản quản lý Nhà nước là môt phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước có các đặc điểm sau:
- Nó là hình thức pháp luật chue yếu trong các hình thức quản lý Nhà nước, chứa đựng quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực thi hành.
	- Văn bản quản lý Nhà nước là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động quản lý và là công cụ điều hành của các quan và các nhà lãnh đạo quản lý.
2.1.2.1. Đặc điểm Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Về bản chất, Nhà nước CHXHCN Việt Nam có những đặc trưng cơ bản sau:
Nhà nước kiểu mới thể hiện ở:
+ Nhà nước ta là nhà nước của dân, do dân, vì dân. 
+ Mục tiêu phấn đấu của Nhà nước ta: Xây dựng một xã hội phát triển, văn minh, tự do, công bằng và đặc biệt là không còn chế độ người bóc lột người. 
+ Nhà nước ta, quyền lãnh đạo Nhà nước thuộc về giai cấp công nhân liên minh với cá tầng lớp nông dân, tri thức mà người trực tiếp thực hiện sứ mệnh đó là Đảng Cộng sản Việt Nam.
Nhà nước ta là nhà nước đơn nhất thống nhất
Sự thống nhất trong hệ thống biểu hiện trong cơ cấu tổ chức Nhà nước: bộ máy được tổ chức thống nhất từ trung ương đến cơ cở ( và ở đây chỉ có sự phân cấp), không tồn tại một Nhà nước trung ương và một Nhà nước địa phương ( như Nhà nước theo hình thức Liên bang và Tiểu bang; Liên bàn và các nước cộng hòa). 
Về hệ thống pháp luật: Nước ta chỉ có một Hiến pháp duy nhất, các văn bản pháp luật có hiệu lực thống nhất từ trung ương đến địa phương.
	Nước ta chỉ có một cơ quan quyền lực Nhà nước tối cao duy nhất. Mối quan hệ quyền lực giữa Chính phủ trung ương và Chính quyền địa phương mang tính trực thuộc rõ ràng, cấp dưới phục tùng cấp trên, địa phương phục tùng trung ương.
Nhà nước ta quyền lực là tập trung
Để đảm bảo một nguyên tắc căn bản của Nhà nước ta là quyền lực thuộc về nhân dân, Nhà nước ta được tổ chức theo mô hình mà ở đó quyền lực là tập trung. Quốc hội là cơ quan đại biểu cao nhất của nhân dân và là cơ quan quyền lực cao nhất của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Nhà nước ta không tổ chức theo mô hình tam “ tam quyền phân lập”. Quốc hội ta có quyền lập pháp duy nhất và quyền kiểm soát tối cao. Sự tập trung quyền lực còn được biểu hiện ở quyền lập quy. Quyền lập quy thuộc Chính phủ. 
Để đảm bảo cho guồng máy Nhà nước hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả, quyền lực được phân công thành ba quyền rõ ràng: quyền lập pháp (thuộc quốc hội), quyền hành pháp (thuộc chính phủ) và quyền tư pháp. Sự phân công này được tuân thủ theo một nguyên tắc: đảm b ...  tra lại và huỷ ngay bản thảo (nếu không cần lưu) và những bản đánh máy, in thử, hỏng, thừa, giấy than, giấy nến, bản in, có sự chứng kiến của cán bộ bảo mật.
Tài liệu đánh máy, in, sao chụp ra phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in ấn, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát tài liệu.
Các dấu độ mật, thu hồi theo mẫu thống nhất do Bộ Nội vụ quy định;
Việc sao chụp hoặc chuyển sang dạng mang tin khác phải được nơi ban hành tài liệu gốc đồng ý bằng văn bản ghi cụ thể số lượng được thực hiện đối với tài liệu "Tuyệt mật" "Tối mật"; phải do người đứng đầu cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu mật đó quyết định đối với tài liệu độ "Mật".
Điều 4. - Địa điểm, phương tiện, vật thuộc phạm vi bí mật Nhà nước.
Đối với những địa điểm, phương tiện, vật được xác định thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải đánh số, đặt bí số, bí danh hoặc ký hiệu mật và tổ chức thực hiện đầy đủ chế độ quản lý, bảo vệ theo quy định của Quy chế này.
Điều 5. - Phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng bí mật Nhà nước.
Việc phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng bí mật Nhà nước được thực hiện theo nguyên tắc:
Đúng phạm vi đối tượng quy định;
Tổ chức ở nơi bảo đảm an toàn, do người đứng đầu cơ quan quy định;
Chỉ được ghi chép, ghi âm, ghi hình, quay phim khi được phép của người đứng đầu cơ quan trực tiếp quản lý bí mật đó, phải ghi vào sổ công tác mật, ghi theo đúng hướng dẫn của người phổ biến - sổ công tác mật do bộ phận bảo mật của cơ quan cấp phát và quy định việc quản lý, sử dụng; các băng ghi âm, ghi hình, phim ảnh đã quay phải quản lý, bảo vệ như tài liệu gốc.
Người được giao nhiệm vụ phổ biến phải thực hiện đúng nội dung do tổ chức hoặc của người giao nhiệm vụ quy định;
Người được giao nhiệm vụ tìm hiểu những nội dung tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải có giấy chứng minh thư kèm giấy giới thiệu của cơ quan ghi rõ nội dung, yêu cầu tìm hiểu, và phải được người đứng đầu cơ quan trực tiếp quản lý bí mật đó đồng ý.
Người được phổ biến, sử dụng bí mật Nhà nước phải triệt để tuân thủ các quy định về quản lý, bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 6. - Vận chuyển, giao nhận bí mật Nhà nước.
Mọi bí mật Nhà nước khi vận chuyển, giao nhận phải bảo đảm an toàn tuyệt đối, theo quy định sau đây:
Vận chuyển, giao nhận bí mật trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật, lực lượng giao thông của các ngành hoặc lực lượng giao thông của các ngành giao thông thuộc tổ chức Bưu điện đặc biệt thực hiện;
Vận chuyển, giao nhận giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức của Nhà nước Việt Nam ở nước ngoài do lực lượng giao thông ngoại giao thực hiện;
Mọi trường hợp qua các đơn vị giao thông vận chuyển, giao nhận phải thực hiện theo nguyên tắc gửi kín, niêm phong cẩn mật. (Việc xử lý trong khâu công tác văn thư hành chính thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ);
Khi vận chuyển phải có đủ phương tiện và lực lượng bảo quản, bảo vệ an toàn;
Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời;
Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật Nhà nước có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao, phải được người đứng đầu cơ quan duyệt và cấp giấy, đăng ký với bộ phận bảo mật, có kế hoạch bảo vệ trong thời gian mang đi và khi hoàn thành nhiệm vụ phải cùng với bộ phận bảo mật kiểm tra và nộp lại cơ quan. 
Điều 7. - Thống kê, cất giữ bảo quản bí mật Nhà nước.
Từng cơ quan, đoàn thể, tổ chức phải thống kê bí mật Nhà nước của mình theo trình tự thời gian và từng độ mật, bao gồm những bí mật hiện có, mới phát sinh và được tiếp nhận.
Mọi bí mật Nhà nước phải được cất giữ bảo quản nghiêm ngặt.
Tài liệu, mẫu vật độ "Tuyệt mật", "Tối mật" tổ chức cất giữ riêng, có đủ điều kiện, phương tiện bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn. Nơi cất giữ do người đứng đầu cơ quan, đoàn thể, tổ chức quyết định. 
Điều 8. - Thanh lý, tiêu huỷ các bí mật Nhà nước.
Việc thanh lý hoặc tiêu huỷ các bí mật Nhà nước "Tuyệt mật", "Tối mật", "Mật" do người đứng đầu cơ quan cấp bộ, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định và báo cáo Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (đối với tài liệu mật mã có quy định riêng).
Mọi trường hợp thanh lý hoặc tiêu huỷ các bí mật Nhà nước đều phải do hội đồng gồm người đứng đầu cơ quan, người trực tiếp quản lý các bí mật được thanh lý hoặc tiêu huỷ và cán bộ bảo mật thực hiện, Hội đồng thanh lý, tiêu huỷ các bí mật Nhà nước phải lập biên bản thống kê đầy đủ, nói rõ phương thức tiến hành, người thực hiện.
Trong quá trình thực hiện phải tuyệt đối bảo đảm yêu cầu không làm lộ, không để lọt ra ngoài các bí mật Nhà nước, nếu thanh lý phương tiện hoặc vật thì phải làm thay đổi hình dạng và tính năng tác dụng, nếu tiêu huỷ tài liệu thì phải đốt, xé, hoặc nghiền nhỏ tới mức không thể chắp lại được.
Biên ban thanh lý, tiêu huỷ lưu tại bộ phận bảo mật của cơ quan.
Trong trường hợp không có điều kiện tổ chức tiêu huỷ quy định nói trên, nếu không được tiêu huỷ ngay bí mật Nhà nước sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho an ninh, quốc phòng hoặc các lợi ích khác của đất nước, thì người nắm giữ bí mật đó được quyền tự tiêu huỷ, nhưng phải báo cáo bằng văn bản ngay sau khi tiêu huỷ với người đứng đầu cơ quan, đơn vị và cơ quan công an có trách nhiệm cùng cấp và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu việc tiêu huỷ không có lý do chính đáng. 
Điều 9. - Bảo vệ khu vực cấm, nơi cất giữ, nơi tiến hành các hoạt động có nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước.
Các khu vực cấm thuộc phạm vi bí mật Nhà nước, nơi cất giữ bí mật Nhà nước, nơi tiến hành các hoạt động có nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước (bao gồm nơi in ấn, sao chụp tài liệu; nơi hội họp, phổ biến các vấn đề bí mật; nơi dịch mã, chuyển nhận những thông tin mật; nơi nghiên cứu, thử nghiệm các công trình khoa học có nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước...) phải bảo đảm an toàn, có chế độ nội quy bảo vệ, người không có phận sự không được tiếp cận, cán bộ đến liên hệ công tác phải có giấy chứng minh thư kèm giấy giới thiệu, và được bố trí tiếp, làm việc ở phòng dành riêng. Tuỳ tính chất và yêu cầu bảo vệ của từng nơi mà tổ chức lực lượng chuyên trách hoặc bán chuyên trách bảo vệ, tổ chức tuần tra canh gác, kiểm soát ra vào chặt chẽ, bố trí phương tiện kỹ thuật bảo vệ.
Cán bộ công nhân viên làm việc ở những nơi này phải bảo đảm tin cậy về chính trị, do người đứng đầu cơ quan tuyển chọn. 
Điều 10. - Bảo vệ bí mật mật mã quốc gia.
Mật mã là ngành cơ mật đặc biệt thuộc lĩnh vực an ninh quốc gia.
Ban Cơ yếu có chức năng tham mưu cho Hội đồng Bộ trưởng và quản lý Nhà nước về mọi mặt công tác của ngành Cơ yếu, có trách nhiệm nghiên cứu sản xuất, cung cấp mật mã và đào tạo cán bộ nhân viên làm công tác mật mã trong cả nước.
Ngoài Ban Cơ yếu ra, không một cơ quan, đoàn thể, tổ chức, công dân nào được nghiên cứu sản xuất mật mã; nếu có nhu cầu sử dụng mật mã phải đăng ký với Ban Cơ yếu và do Ban Cơ yếu cung cấp, quản lý và hướng dẫn sử dụng. (Việc quản lý, bảo vệ bí mật kỹ thuật nghiệp vụ mật mã và chế độ sử dụng điện mật có quy định riêng).
Điều 11. - Bảo vệ bí mật trong thông tin liên lạc.
Tin tức bí mật Nhà nước chuyển đi bằng phương tiện thông tin liên lạc vô tuyến, hữu tuyến, hoặc bằng bất cứ phương tiện kỹ thuật nào khác đều phải mã hoá theo quy định của Nhà nước về công tác cơ yếu.
Cơ quan, đoàn thể, tổ chức kinh tế, xã hội và công dân nếu sản xuất, mua bán, lắp đặt, sử dụng phương tiện phát sóng phải đăng ký và chịu sự quản lý của các ngành chức năng (Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng, Bộ Giao thông vận tải và Bưu điện) theo quy định của Pháp luật.
Điều 12. - Bảo vệ bí mật trong quan hệ tiếp xúc với tổ chức nước ngoài, người nước ngoài.
Cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam trong quan hệ tiếp xúc với tổ chức nước ngoài, người nước ngoài không được tiết lộ bí mật Nhà nước.
Trường hợp thi hành công vụ mà nội dung quan hệ tiếp xúc có liên quan đến bí mật Nhà nước, thì chỉ được thông tin những nội dung đã được người đứng đầu cơ quan duyệt, phải ghi biên bản nội dung tiếp xúc báo cáo với người đã duyệt và nộp lưu tại bộ phận bảo mật.
Điều 13. - Việc cung cấp những thông tin có liên quan đến bí mật Nhà nước cho tổ chức quốc tế, nước ngoài.
Cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam trong việc thực hiện chương trình hợp tác quốc tế trên mọi lĩnh vực, khi có yêu cầu phải cung cấp những thông tin có liên quan đến bí mật Nhà nước cho tổ chức quốc tế, nước ngoài, phải được xem xét, cân nhắc kỹ theo nguyên tắc:
Bảo đảm lợi ích đất nước;
Chỉ cung cấp những bí mật được các cấp có thẩm quyền xét duyệt như sau:
"Tuyệt mật" do Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng duyệt; "Tối mật" do Bộ trưởng Bộ Nội vụ duyệt, (riêng thuộc lĩnh vực quốc phòng phải được Bộ trưởng Bộ Quốc phòng duyệt); "Mật" do người đứng đầu cơ quan cấp bộ, ngành, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương duyệt.
Cơ quan, tổ chức, người thực hiện chỉ được cung cấp đúng nội dung đã được duyệt, cấm không được tiết lộ cho bên thứ ba.
Điều 14. - Thực hiện cam kết bảo vệ bí mật Nhà nước.
Tất cả những người được giao nhiệm vụ tiếp xúc với bí mật Nhà nước dưới mọi hình thức (được nghe phổ biến, lưu giữ, sử dụng bí mật Nhà nước và cán bộ làm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước) phải nắm chắc quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và cam kết bảo vệ bí mật Nhà nước.
Người tổ chức, người trực tiếp giao nhiệm vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện bằng cách hướng dẫn, yêu cầu người được mình giao nhiệm vụ nghiên cứu nắm chắc Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và ký vào bản cam kết (do cơ quan chức năng bảo vệ bí mật Nhà nước in sẵn) và nộp cho bộ phận bảo mật của cơ quan lưu giữ, theo dõi việc thực hiện. 
Điều 15. - Việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.
Việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong từng bộ, ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện như sau:
Xây dựng nhỏ và mua sắm các phương tiện, thiết bị thông dụng, do người đứng đầu cơ quan cấp bộ, ngành, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định (sử dụng kinh phí hành chính sự nghiệp);
Xây dựng lớn và mua sắm các phương tiện, thiết bị đặc biệt phải có báo cáo luận chứng trình Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng duyệt, đồng gửi Bộ Nội vụ.
Điều 16. - Thanh tra, kiểm tra về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.
Thanh tra, kiểm tra định kỳ và đột xuất về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước được tiến hành đối với từng việc, một số việc hoặc toàn diện đối với từng cá nhân, từng khâu công tác, từng cơ quan, tổ chức trong phạm vi cả nước:
Bộ Nội vụ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện thanh tra Nhà nước về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước đối với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức cấp trung ương, và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Việc thanh tra toàn diện đối với từng cơ quan, đoàn thể, tổ chức cấp trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải được thực hiện ít nhất 2 năm một lần.
Người đứng đầu cơ quan, đoàn thể, tổ chức thực hiện việc kiểm tra về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong từng cơ quan, đoàn thể, tổ chức trong phạm vi quản lý của mình.
Việc kiểm tra toàn diện đối với từng đơn vị cơ sở phải được thực hiện ít nhất mỗi năm 1 lần.
Bộ Quốc phòng tổ chức thực hiện việc thanh tra, kiểm tra về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng quản lý.
Thanh tra, kiểm tra về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước phải thực hiện yêu cầu đánh giá đúng những ưu điểm, khuyết điểm, phát hiện những thiếu sót sơ hở và kiến nghị các biện pháp khắc phục.
Sau mỗi lần thanh tra, kiểm tra có biên bản lưu và gửi cơ quan cấp trên trực tiếp theo hệ thống dọc, đồng gửi cơ quan công an cùng cấp để theo dõi.
Điều 17. - Báo cáo về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.
Người đứng đầu cơ quan, đoàn thể, tổ chức các cấp phải thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong phạm vi quản lý của mình theo 2 hình thức:
Báo cáo những vụ, việc đột xuất xẩy ra gây phương hại đến bí mật Nhà nước hoặc biết được hành động đó đang hình thành như thông báo, chuyển giao, tiết lộ dưới mọi hình thức cho người nước ngoài hoặc người không có phận sự, tạo điều kiện cho người khác biết bí mật Nhà nước, vi phạm Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước...
Báo cáo phải kịp thời khi sự việc xẩy ra, nêu đầy đủ, cụ thể tình tiết của sự việc, đồng thời tiến hành ngay các biện pháp xác minh, truy xét, thu hồi, ngăn chặn những tác hại có thể xẩy ra.
Báo cáo toàn diện về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong năm (mỗi năm một lần), thời gian báo cáo từ 1 tháng 11 năm trước đến 31 tháng 10 năm sau, theo mẫu do Bộ Nội vụ quy định.
Hai loại báo cáo trên phải gửi theo quy định sau đây:
Báo cáo của cơ quan, tổ chức ở địa phương gửi cấp trên trực tiếp theo hệ thống dọc, đồng gửi Uỷ ban Nhân dân và cơ quan Công an có trách nhiệm cùng cấp;
Báo cáo của cơ quan, đoàn thể, tổ chức cấp trung ương và của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, đồng gửi Bộ Nội vụ.
Điều 18. - Hệ thống tổ chức chuyên trách bảo vệ bí mật Nhà nước.
Bộ Nội vụ có một bộ phận trực thuộc Bộ trưởng. Các bộ, ngành, các đoàn thể cấp trung ương, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tuỳ theo tính chất, đặc điểm nội dung công việc mà bố trí cán bộ làm công tác mật chuyên trách hoặc bán chuyên trách trực thuộc lãnh đạo với nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định của Pháp Lệnh. Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trong phạm vi bộ, ngành, đoàn thể, địa phương mình.
Nhiệm vụ cụ thể về biên chế do bộ, ngành, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố quy định.
Điều 19. - Tiêu chuẩn cán bộ làm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.
Cán bộ làm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước phải có phẩm chất tốt (trung thành với Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật) có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao, khi tuyển dụng và chuyển làm công tác khác phải có sự trao đổi với cơ quan Công an cùng cấp có trách nhiệm.
Điều 20. - Khen thưởng
Cơ quan, tổ chức, công dân nào có một trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước:
Hoàn thành xuất sắc việc thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà nước theo chức trách được giao.
Gặp khó khăn không sợ nguy hiểm, bảo vệ được bí mật Nhà nước.
Tìm được tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước bị mất; ngăn chặn hoặc hạn chế được hậu quả tác hại do việc làm lộ, làm mất bí mật Nhà nước mà người khác gây ra.
Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi dò xét, chiếm đoạt, mua bán, tiêu huỷ trái phép bí mật Nhà nước.
Điều 21. - Xử lý vi phạm.
Người nào vi phạm một trong những tội làm lộ bí mật Nhà nước, chiếm đoạt, mua bán, làm mất tài liệu bí mật Nhà nước, lợi dụng việc bảo vệ bí mật Nhà nước để che dấu hành vi vi phạm pháp luật, tiêu huỷ trái phép bí mật Nhà nước, gây ảnh hưởng có hại đến công cuộc bảo vệ an ninh, quốc phòng, phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội của quốc gia thì tuỳ theo mức độ, phải bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy tố theo quy định của luật hình sự./.
HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG   
(Đã ký) 
Võ Văn Kiệt