Bài giảng Kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản - Mô đun 3: Xử lý văn bản cơ bản - Lê Thanh Phúc

MÔ ĐUN 03- XỬ LÝ VĂN BẢN 
 CƠ BẢN 
 Biên soạn: Ths. Lê Thanh Phúc 
 sites.google.com/site/phuclt 
1 
Nội dung 
• 3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý & soạn thảo văn bản 
• 3.2. Sử dụng Microsoft Word 2010 
• 3.3. Định dạng văn bản 
• 3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
• 3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
• 3.6. Soạn thông điệp & văn bản hành chính 
2 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
• Văn bản là gì? 
• Tại sao cần xử lý văn bản? 
• Soạn thảo văn bản trên máy tính có thể sử dụng những 
công cụ gọi là Text Edittor: Notepad, Wordpad, Microsoft 
Word, Writer, 
3 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
• Để nhập ngôn ngữ tiếng Việt, ta cần cài đặt các chương 
trình hỗ trợ: Unikey, Vietkey, Vietspell, 
4 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
• Có rất nhiều bảng mã 
hỗ trợ gõ tiếng Việt, 
thông dụng nhất hiện 
nay là Unicode và VNI 
Windows 
5 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
Lưu ý: 
• Mỗi bảng mã hỗ trợ theo 
Font (kiểu chữ riêng). 
• Unicode: Arial, Calibri, 
Tahoma,.. 
• VNI: VNI-Times, 
 VNI-Ariston, 
6 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
7 
Có nhiều bảng mã và cũng có 
nhiều kiểu gõ, tuy nhiên hiện 
tại có 2 kiểu thông dụng nhất 
là: 
• Telex 
• VNI 
Lưu ý: kiểu gõ ảnh hưởng bởi 
kiểu chữ. 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
8 
Để gõ tiếng Việt theo kiểu Telex với 
Unikey , ta phải thực hiện: 
• Kiểm tra biểu tượng Unikey tại 
Notification Bar 
• Chọn kiểu gõ là Telex, còn tùy theo 
kiểu chữ sẽ chọn bảng mã là 
Unicode hay VNI Windows. 
• VD: bảng mã Unicode, kiểu gõ 
Telex 
Notification Bar 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
9 
Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex 
• Ví dụ: Muốn gõ “ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” thì ta 
sẽ gõ “Coojng hofa xax hooji chur nghixa VieejtNam” 
â ê ô ă ơ ư đ sắc huyền hỏi ngã nặng 
aa ee oo aw ow uw dd s f r x j 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
10 
Cách gõ tiếng Việt theo kiểu VNI 
• Ví dụ: Muốn gõ “ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” thì ta 
sẽ gõ “Co65ng hoa2 xa4 ho65i chu3 nghi4a Vie65t Nam” 
â ê ô ơ ư ă đ sắc huyền hỏi ngã nặng 
a6 e6 o6 o7 u7 a8 d9 1 2 3 4 5 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
11 
Microsoft Word 
• Là công cụ dùng để soạn thảo văn bản thông 
dụng nhất hiện nay. Mới nhất đang được sử dụng 
là Word 2016 
Khởi động Microsoft Word bằng cách 
• Cách 1: Start All Programs Microsoft Office 
2010 Microsoft Office Word 2010 
• Cách 2: Run winword 
• Cách 3: Double Click icon trên Desktop 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
12 
Màn hình Word 2010 
Thanh trạng thái 
(Status bar) 
Thanh Menu 
dạng Ribbons 
Thanh thước 
Ruler 
Thanh trượt 
(Scroll bar) 
VÙNG SOẠN 
THẢO 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
13 
Tạo mới văn bản 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
14 
Để mở một văn bản: 
• Cách 1: File Open 
• Cách 2: Ctrl + O 
• Cách 3: Double Click trực tiếp vào tập 
tin văn bản. VD: Tailieu.docx 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
15 
Để lưu một văn bản: 
• C1: Nhấn Menu File, chọn Save. 
• C2: Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S 
• Nếu file tài liệu này trước đó chưa 
được lưu lần nào, Word sẽ được yêu 
cầu đặt tên file và chọn nơi lưu. 
• Để lưu tài liệu với tên khác (hay định 
dạng khác), nhấn Menu File, chọn 
Save As (phím tắt F12). 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
16 
Lưu mặc định theo chương trình 
cũ: 
• Muốn MS Word 2010 mặc định 
lưu với định dạng của MS Word 
2003, nhấnMenu File, chọn 
Word Options để mở hộp thoại 
Word Options. Trong khung bên 
trái, chọn Save. Tại mục Save 
files in this format, chọn Word 
97-2003 Document (*.doc). 
Nhấn OK. 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
17 
Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ 
• Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, nên bật tính 
năng sao lưu tự động theo chu kz. Nhấn Menu File, Word Options, chọn 
Save 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
18 
Một số quy tắc cơ bản khi soạn thảo văn bản: 
• Nhập toàn bộ văn bản trước sau đó mới bắt đầu định dạng: 
font chữ, kích cỡ, ... 
• Không được sử dụng phím Enter để ngắt dòng trong 1 đoạn 
văn bản 
• Để kết thúc một đoạn sử dụng phím Enter 
• Giữa 2 từ cách nhau duy nhất 1 khoảng trắng 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
19 
Cách gõ dấu câu : 
• Dấu phẩy (,), dấu chấm(.), chấm hỏi (?), chấm than sát (!), dấu hai 
chấm (:): sát chữ bên trái và có khoảng trắng bên phải. 
• VD: Trời! Sao nóng thế. 
• VD: Hôm nay, tôi đi học. 
• Dấu ngoặc đơn ( ), ngoặc kép “ ”: chữ sát vào dấu đóng và dấu mở 
• VD: (Trích sách Ngữ Văn 10, tập 1, trang 10) 
• VD : Tác phẩm “Tắt Đèn” của Ngô Tất Tố 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
20 
Các phím di chuyển con trỏ: 
• Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng. 
• Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng. 
• Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một k{ tự. 
• Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một k{ tự. 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
21 
Các phím di chuyển con trỏ: 
• Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng. 
• Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng. 
• Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một k{ tự. 
• Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một k{ tự. 
Các phím xoá ký tự: 
• Phím Delete: Xoá k{ tự tại ví trí con trỏ (bên phải con trỏ). 
• Phím Backspace: Xoá k{ tự liền trái vị trí con trỏ. 
• Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) 
k{ tự. 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
22 
Các phím điều khiển: 
• Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ. 
• Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ. 
• Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình. 
• Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. 
• Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. 
• Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
23 
Chọn khối 
• Cách 1: Click chuột từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn. 
• Cách 2: Click chuột để đặt con trỏ text ở điểm đầu, giữ Shift và 
clickchuột ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn. 
• Cách 3: Dùng phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím để di 
chuyển con trỏ text đến điểm đầu 
Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ text 
đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn 
Xóa khối 
• Chọn đoạn văn bản cần xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
24 
Sao chép dữ liệu 
3.3. Định dạng văn bản 
25 
Office 2010 tiếp tục cải tiến hệ thống menu giao diện Ribbon của 
với khả năng trực quan hơn. Office 2010 bổ sung thêm một Menu 
File thay cho nút biểu tượng Windows như trong Office 2007. 
3.3. Định dạng văn bản 
26 
Office 2010 tiếp tục cải tiến hệ thống menu giao diện Ribbon của 
với khả năng trực quan hơn. Office 2010 bổ sung thêm một Menu 
File thay cho nút biểu tượng Windows như trong Office 2007. 
3.3. Định dạng văn bản 
27 
3.3.1. Định dạng kí tự (Font) 
Sử dụng nhóm Font (Ribbon Home) 
In đậm 
• Nhấn nút Bold (B). Có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B. 
• Lưu {, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần nữa nếu muốn bỏ in đậm. 
• Mẹo: Chọn đoạn text muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn 
cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini. 
3.3. Định dạng văn bản 
28 
3.3.1. Định dạng kí tự (Font) 
Sử dụng nhóm Font (Ribbon Home) 
In nghiêng 
• Nhấn nút Italic (I). Có thể sử dụng phím tắt Ctrl+I 
Gạch chân: 
• Nhấn nút Underline (U). Có thể dung Ctrl + U 
3.3. Định dạng văn bản 
29 
3.3.1. Định dạng kí tự (Font) 
Gạch chân: 
• Ngoài ra còn nhiều kiểu 
gạch chân, ta bấm vào 
mũi tên bên phải nút U 
để xem được nhiều hơn 
3.3. Định dạng văn bản 
30 
3.3.1. Định dạng kí tự (Font) 
Đổi màu chữ 
• Chọn đoạn text người dùng muốn đổi 
màu 
• Nhấn nút Font Color và chọn màu 
mình thích. 
Đổi kích cỡ chữ 
• Chọn đoạn text 
• Chọn kích cỡ chữ trong ô Font size 
• Dùng phím tắt Ctrl+] và Ctrl+[. 
3.3. Định dạng văn bản 
31 
Đánh dấu (Highlight) đoạn text 
• Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Text Highlight 
Color . 
• Chọn một màu dùng để tô sáng mà người dùng thích (thường là màu vàng). 
• Dùng chuột tô chọn đoạn text muốn đánh dấu. 
• Muốn ngừng chế độ đánh dấu, người dùng nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút 
Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC. 
Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text 
• Trong thẻ Home, nhóm Font, người dùng nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút 
Text Highlight Color. 
• Chọn No Color. 
3.3. Định dạng văn bản 
32 
Định dạng chỉ số trên, dưới 
3.3. Định dạng văn bản 
33 
Sử dụng hộp thoại Font (Font Dialog Box) 
• Khi định dạng bằng hộp thoại Font sẽ định dạng đầy đủ tất cả các tính năng 
của định dạng Font 
• Mở hộp thoại Font 
• Tại Ribbon Home, nhóm Font, nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải. 
3.3. Định dạng văn bản 
34 
Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng 
• Chọn đoạn text muốn gạch dưới Underline style, chọn Word only. 
Hiệu ứng đặc biệt 
• Strikethrough: kẻ đường xuyên qua chữ 
• Double strikethrough: kẻ 2 đường xuyên qua chữ 
• Superscript: chuyển chữ thành dạng chỉ số trên 
• Subcript: chuyển chữ thành dạng chỉ số dưới 
• Small caps: tất cả chữ được định dạng chữ hoa nhỏ 
• All caps: tất cả chữ được định dạng chữ hoa 
• Hidden: các k{ tự được ẩn 
3.3. Định dạng văn bản 
35 
Thay đổi khoảng cách giữa các k{ tự 
• Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. 
• Nhấn chọn thẻ Advanced, mục Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục 
Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách 
và chỉ định số khoảng cách trong mục By. 
3.3. Định dạng văn bản 
36 
3.3.2. Định dạng đoạn (Paragraph) 
Sử dụng nhóm Paragraph (Ribbon Home, Ribbon Page Layout) 
3.3. Định dạng văn bản 
37 
3.3.2. Định dạng đoạn (Paragraph) 
Thụt lề khoảng cách của toàn bộ đoạn 
• Chọn đoạn văn bản muốn điều chỉnh. 
• Tại Ribbon Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên 
lên, xuống bên cạnh mục Left để tăng, giảm khoảng cách thụt lề trái, 
hay tại mục Right để điều chỉnh thụt lề phải. 
3.3. Định dạng văn bản 
38 
3.3.2. Định dạng đoạn (Paragraph) 
Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn 
• Chọn đoạn văn bản người dùng muốn thay đổi khoảng cách trước 
hoặc sau nó. 
• Trong Ribbon Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên 
cạnh mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị 
mong muốn. 
3.3. Định dạng văn bản 
39 
3.3.2. Định dạng đoạn (Paragraph) 
Thay đổi khoảng cách dòng cho 
đoạn văn bản đang chọn 
• Chọn đoạn văn bản muốn thay 
đổi. 
• Ở hộp thoại Paragraph, chọn 
thẻ Indents and Spacing. Tại 
mục Line spacing, nhấn vào mũi 
tên bên phải để chọn khoảng 
các dòng. 
3.3. Định dạng văn bản 
40 
Tạo chữ to đầu dòng (Drop Cap) 
Microsoft Word có tính năng tạo chữ nhấn mạnh gọi là Drop Cap 
Có 2 chế độ: 
1. Dropped cap: Chữ Drop Cap nằm trong văn bản 
2. Inmargin: Chữ Drop Cap nằm ngoài (bên trái) văn bản 
Position: chọn kiểu Drop Cap 
Font: Thiết lập kiểu chữ cho Drop Cap 
Lines to drop: số dòng Drop Cap thả xuống 
Distance from text: Khoảng cách từ chữ Drop Cap đến văn bản 
3.3. Định dạng văn bản 
41 
Tạo chữ to đầu dòng (Drop Cap) 
1. Dropped cap: Chữ Drop Cap nằm trong văn bản 
2. Inmargin: Chữ Drop Cap nằm ngoài (bên trái) văn bản 
3.3. Định dạng văn bản 
42 
Tạo số thứ tự tự động (Bullets and 
Numbering) 
• Số thứ tự tự động cho phép định dạng 
và tổ chức văn bản với các số, các ký 
tự đặc biệt bullet (dấu chấm tròn ...) 
• Các danh sách Bulletlà các ký tự đặc 
biệt (dấu chấm tròn, hoa thị ...), danh 
sách các Number có các số và danh 
sách các Ountline là sự phối hợp giữa 
các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự 
tổ chức của danh sách. 
3.3. Định dạng văn bản 
43 
Đóng khung và tô màu nền (Border and Shading) 
• Chức năng này cho phép định dạng đóng khung và tô màu nền cho đoạn văn 
bản. 
• Trong nhóm Paragraph trên Ribbon Home, nhấn vào nút danh sách Border 
• chọn Border and Shading 
3.3. Định dạng văn bản 
44 
Định dạng cột (Column) 
• Chức năng Column cho phép 
định dạng văn bản thành nhiều 
cột (dạng cột báo chí) nhằm tạo 
điểm nhấn mạnh hay muốn 
trang trí trang văn bản đẹp mắt 
hơn,tạo sự thích thú hơn cho 
người đọc văn bản 
3.3. Định dạng văn bản 
45 
Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) 
• Để cho việc cài đặt tab được 
thuận tiện, nên cho hiển thị 
thước ngang trên đỉnh tài liệu 
bằng cách nhấn nút View Ruler 
ở đầu trên thanh cuộn dọc 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
46 
3.4.1. Bảng (Table) 
• Bảng biểu (table) là kiểu trình bày văn bản có cấu trúc gồm các cột(column) 
và các dòng (row), giao giữa các dòng và các cột là các ô (cell). 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
47 
Chỉnh sửa cấu trúc bảng 
• Chọn vào bảng cần chỉnh sửa sẽ thấy có Ribbon mới là: Design. 
• Table Style Options 
• Header Row: Nhấn mạnh hàng đầu tiên (tiêu đề). 
• Total Row: Nhấn mạnh hàng cuối. 
• Banded Rows: Tạo sự phân biệt giữa các hang 
 (tô màu cách hàng). 
• First Column: Nhấn mạnh cột đầu. 
• Last Column: Nhấn mạnh cột cuối 
• Banded Column: Tạo sự phân biệt giữa các cột (tô màu cách cột) 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
48 
Thao tác trên hàng và cột 
• Nhóm Row & Column gồm các chức năng sau: 
• Delete: 
• + Delete Cells: Xóa ô. 
• + Delete Columns: Xóa cột. 
• + Delete Rows: Xóa hàng. 
• + Delete Table: Xóa bảng. 
• Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên trỏ chuột 
• Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới trỏ 
chuột 
• Insert Left: Thêm cột bên trái trỏ chuột 
• Insert Right: Thêm cột bên phải trỏ chuột 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
49 
Trộn/tách ô 
• Chọn các ô cần trộn, nhóm Merge có các chức năng sau: 
• Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất. 
• Split Cells: Tách thành nhiều ô. 
• Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
50 
Tăng và giảm kích thước ô 
• Tại nhóm Cell Size có các chức năng sau: 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
51 
3.4.2. Đồ họa 
• Từ những công cụ vẽ hình và định dạng đơn giản ở các phiên bản trước, 
Office 2010đã nâng cấp đáng kể tính năng đồ họa trong Word, giúp cho 
người dùng thỏa sức sáng tạo mà không cần đến sự trợ giúp của những 
chương trình đồ họa chuyên nghiệp như Photoshop, Illustrator, CorelDraw 
• Trong Word, các đối tượng đồ họa (Illustrations) được chia làm 05 loại: hình 
ảnh (ClipArt, Picture), các hình vẽ cơ bản (Shapes), các hình vẽ, sơ đồ đặc 
biệt (SmartArt), đồ thị(Chart) và chữ nghệ thuật (WordArt– nằm trong 
nhóm Text). 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
52 
3.4.2. Đồ họa 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
53 
Định dạng hình ảnh 
• Sau khi tạo đối tượng xong, phải nhấn chuột vào đối tượng đó, xuất hiện 
Ribbon mới (Format) chuyển sang Ribbon Format để định dạng. Đây là nơi 
tập trung các công cụ để định dạng đối tượng vừa tạo. 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
54 
Định dạng hình ảnh 
• Sau khi tạo đối tượng xong, phải nhấn chuột vào đối tượng đó, xuất hiện 
Ribbon mới (Format) chuyển sang Ribbon Format để định dạng. Đây là nơi 
tập trung các công cụ để định dạng đối tượng vừa tạo. 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
55 
Nhóm Picture Styles: các chế độ định dạng cho ảnh, gồm: 
• Picture Shape: chọn kiểu khung ảnh (chỉ có với đối tượng dạng ảnh) 
• Picture Border: chọn kiểu viền khung ảnh 
• Picture Effects: chọn kiểu hiệu ứng cho ảnh: ảnh bóng, ánh sáng, phản chiếu 
hay hiệu ứng 3D .... 
• Picture Layout: Chuyển đổi hình ảnh hiện tại sang dạng SmartArt 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
56 
Nhóm Arrange: canh chỉnh vị trí, khoảng cách giữa 
các đối tượng đồ họa, gồm: 
• Position: Chọn vị trí đối tượng so với dòng văn bản 
• Bring to front: đối tượng nằm trên đối tượng khác 
• Send to back: đối tượng nằm dưới đối tượng khác 
• Text Wrapping: chế độ dòng văn bản bao quanh 
đối tượng 
• Align: dóng hàng các đối tượng được chọn 
• Group: nhóm và bỏ nhóm các đối tượng được 
chọn 
• Rotate: quay, lật các đối tượng 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
57 
Nhóm Arrange: canh chỉnh vị trí, khoảng cách giữa 
các đối tượng đồ họa, gồm: 
• Position: Chọn vị trí đối tượng so với dòng văn bản 
• Bring to front: đối tượng nằm trên đối tượng khác 
• Send to back: đối tượng nằm dưới đối tượng khác 
• Text Wrapping: chế độ dòng văn bản bao quanh 
đối tượng 
• Align: dóng hàng các đối tượng được chọn 
• Group: nhóm và bỏ nhóm các đối tượng được 
chọn 
• Rotate: quay, lật các đối tượng 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
58 
3.4.3. Hình vẽ cơ bản (Shapes) 
Shapes trong Ms Word 2010 được cải tiến rất nhiều so với các phiên bản trước 
(MS Word 2003 gọi là Auto Shape). Shapes hình các kiểu hình khối được tạo 
sẵn, giúp cho người dùng tạo ra những khối hình vuông, tròn, elips . Hay 
những hình dùng để trang trí như ngôi sao, biểu ngữ . 
Chèn Shapes 
• Ribbon Insert, trong nhóm Illustrations 
 nhấn nút Shapes 
• Chọn hình cần chèn, di chuyển trỏ chuột 
(Drag) rồi vẽ vào vùng cần vẽ hình 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
59 
Định dạng Shapes 
Tương tự như hình ảnh (picture) để định dạng Shapes sử dụng Ribbon Format. 
Nhóm Insert Shapes: chèn thêm đối tượng Shapes khác vào văn bản 
+ Edit Shapes: chỉnh sửa Shapes 
+ Draw Text Box: Vẻ hộp ghi chữ (text box) 
Nhóm Shapes Styles: chế độ định dạng Shapes 
+ Shapes Fill: màu nền của Shapes 
+ Shapes Outline: Màu & kiểu đường viền của Shapes 
+ Shapes Effect: chọn hiệu ứng (đổ bóng, ánh sáng, 3D ) 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
60 
Lưu đồ (SmartArt) 
• SmartArt là một hình ảnh dạng đồ họa của thông tin mà có thể 
tạo ra một cách nhanh chóng và dễ dàng, SmartArt có nhiều 
dạng khác nhau, nhằm để có hiệu quả truyền đạt thông điệp 
hay { tưởng của người dùng. 
• Office 2010 cũng bổ sung thêm nhiều hình vẽ mới trong mục 
SmartArt để thiết kế các biều đồ dạng cấp độ phục vụ cho công 
việc. 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
61 
3.4.4. Lưu đồ (SmartArt) 
• SmartArt là một hình ảnh dạng đồ họa của thông tin mà có thể 
tạo ra một cách nhanh chóng và dễ dàng, SmartArt có nhiều 
dạng khác nhau, nhằm để có hiệu quả truyền đạt thông điệp 
hay { tưởng của người dùng. 
• Office 2010 cũng bổ sung thêm nhiều hình vẽ mới trong mục 
SmartArt để thiết kế các biều đồ dạng cấp độ phục vụ cho công 
việc. 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
62 
Chèn SmartArt 
Ribbon Insert, trong nhóm Illustrations nhấn nút SmartArt 
Chọn nhóm SmartArt, chọn kiểu SmartArt, nhấn OK 
SmartArt sẽ được chèn vào văn bản 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
63 
Định dạng SmartArt 
Sau khi tạo đối tượng xong, phải nhấn chuột vào đối tượng đó, xuất hiện 2 
Ribbon mới (Design &Format). Ribbon Format tập trung các công cụ để định 
dạng đối tượng tương tự như Picture và Shapes. Ribbon Design để thiết kế 
SmartArt 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
64 
3.4.5. Biểu đồ (Chart) 
• Chart (biều đồ) trong MS Word 2010 được 
cải thiện rất nhiều so với các phiên bản 
trước đây. Trong MS Word 2010 bao gồm 
các loại biều đồ: biều đồ cột (column), biều 
đồ đường (lines), biều đồ tròn (pie), biều 
đồ thanh (bar), biều đồ vùng (Area), . 
Chèn Chart 
• - Ribbon Insert, trong nhóm Illustrations 
nhấn nút Chart 
• - Chọn loại Chart, chọn kiểu Chart, nhấn OK 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
65 
3.4.6. Chữ nghệ thuật (WordArt) 
• WordArt là công cụ tạo chữ nghệ thuật. 
WordArt đượcxử l{ như một hình ảnh chèn 
vào văn bản. 
Chèn WordArt 
• Ribbon Insert, trong nhóm Text nhấn nút 
Chart 
• Chọnkiểu WordArt 
Your text here 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
66 
3.4.6. Chữ nghệ thuật (WordArt) 
Định dạng WordArt 
• Chọn WordArt cần định dạng, chọn Ribbon Format 
Nhóm WordArt Styles:chọn kiểu WordArt 
• Text Fill: màu nền của WordArt 
• Text Outline: Màu & đường viền của WordArt 
• Text Effect: Hiệu ứng của WordArt 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
67 
3.4.7. Tiêu đề trên và tiêu đề 
dưới (Header and Footer) 
• Tại Ribbon Insert, nhóm Header & 
Footer, nhấn chuột vào nút Header 
hay Footer. 
• Một menu xổ xuống với các Header, 
Footer mẫu cho. Kế đến người dùng 
nhập nội dung cho Header hay 
Footer đó. Nhập xong nhấn vào nút 
Close trên Ribbon Design. 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
68 
3.5.1. Định dạng trang in 
• Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để 
bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào cần 
đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn lại khổ giấy khác 
• Ribbon Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở 
hợp thoại Page Setup 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
69 
Chọn loại giấy – Tab Paper 
• Paper Size: chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và 
height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và 
height 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
70 
Đặt lề cho trang in – Tab Margins 
• Top : Lề trên của trang in 
• Bottom : Lề dưới của trang in 
• Left : Lề trái của trang in 
• Right : Lề phải của trang in 
• Nếu có dùng lệnh Mirror Margins để 
làm sách (tạo tính đối xứng giữa các 
trang) thì lệnh left và right sẽ trở thành 
Inside và Outside 
• Gutter: Khoảng cách dùng để đóng gáy. 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
71 
3.5.2. In ấn 
Để in tài liệu, thực hiện các bước sau: 
• Tại Menu File, chọn Print 
• Chọn số bản cần in tại mục Copies 
• Chọn máy in tại mục Pinter, nếu có 
nhiều máy in, nhấn vào mũi tên góc 
phải để chọn máy in. 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
72 
3.5.2. Lưu trữ với các định dạng khác 
• Để giữ nguyên định dạng khi đọc sang máy khac hoặc in tại máy khác ta có 
thể lưu tập tin dưới dạng .PDF hoặc .XPS 
• Có thể tùy chỉnh tại Save Options để đặt mật khẩu hoặc bảo vệ tài liệu 
không cho thay đổi, chỉnh sữa. 
• Có thể lưu trữ lên các ổ đĩa mạng, dịch vụ lưu trữ. 
3.6. Soạn thảo thông điệp và văn bản hành chính 
73 
Soạn thảo các thông điệp: 
• Các bản báo cáo, các thông báo, bài viết. 
Văn bản hành chính 
• Các văn bản có giá trị pháp lý theo qui ước, qui định.