Bài giảng Kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản - Mô đun 03: Xử lý văn bản cơ bản - Nguyễn Quốc Sử

MÔ ĐUN 03- X Ử LÝ VĂN BẢN 
 C Ơ BẢN 
	 Biên soạn: Ths. Nguyễn Quốc S ử 
 sites.google.com/site/lecnqs 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
1 
Nội dung 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý & soạn thảo văn bản 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 2010 
3.3. Định dạng văn bản 
3.4. Đ ư a các đối t ư ợng khác vào văn bản 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
3.6. Soạn thông điệp & văn bản hành chính 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
2 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
Văn bản là gì? 
Tại sao cần xử lý văn bản? 
Soạn thảo văn bản trên máy tính có thể sử dụng những công cụ gọi là Text Edittor: Notepad, Wordpad, Microsoft Word, Writer, 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
Để nhập ngôn ngữ tiếng Việt, ta cần cài đặt các ch ư ơng trình hỗ trợ: Unikey, Vietkey, Vietspell, 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
4 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
Có rất nhiều bảng mã hỗ trợ gõ tiếng Việt, thông dụng nhất hiện nay là Unicode và VNI Windows 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
5 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
Lưu ý: 
Mỗi bảng mã hỗ trợ theo Font (kiểu chữ riêng). 
Unicode: Arial, Calibri, Tahoma,.. 
VNI: VNI-Times, 
	VNI-Ariston, 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
6 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
7 
Có nhiều bảng mã và cũng có nhiều kiểu gõ, tuy nhiên hiện tại có 2 kiểu thông dụng nhất là: 
Telex 
VNI 
Lưu ý: kiểu gõ ảnh h ư ởng bởi kiểu chữ. 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
8 
Để gõ tiếng Việt theo kiểu Telex với Unikey , ta phải thực hiện: 
Kiểm tra biểu t ư ợng Unikey tại Notification Bar 
Chọn kiểu gõ là Telex, còn tùy theo kiểu chữ sẽ chọn bảng mã là Unicode hay VNI Windows. 
VD: bảng mã Unicode, kiểu gõ Telex 
Notification Bar 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
9 
Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex 
Ví dụ: Muốn gõ “ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” thì ta sẽ gõ “Coojng hofa xax hooji chur nghixa VieejtNam” 
â 
ê 
ô 
ă 
ơ 
ư 
đ 
sắc 
huyền 
hỏi 
ngã 
nặng 
aa 
ee 
oo 
aw 
ow 
uw 
dd 
s 
f 
r 
x 
j 
3.1. Tổng quan về văn bản, xử lý, soạn thảo văn bản 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
10 
Cách gõ tiếng Việt theo kiểu VNI 
Ví dụ: Muốn gõ “ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” thì ta sẽ gõ “Co65ng hoa2 xa4 ho65i chu3 nghi4a Vie65t Nam” 
â 
ê 
ô 
ơ 
ư 
ă 
đ 
sắc 
huyền 
hỏi 
ngã 
nặng 
a6 
e6 
o6 
o7 
u7 
a8 
d9 
1 
2 
3 
4 
5 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
11 
Microsoft Word 
Là công cụ dùng để soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện nay. Mới nhất đang đ ư ợc sử dụng là Word 2016 
Khởi động Microsoft Word bằng cách 
Cách 1: Start All Programs Microsoft Office 2010 Microsoft Office Word 2010 
Cách 2: Run winword 
Cách 3: Double Click icon trên Desktop 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
12 
Màn hình Word 2010 
Thanh trạng thái (Status bar) 
Thanh Menu dạng Ribbons 
Thanh th ước Ruler 
Thanh trượt (Scroll bar) 
VÙNG SOẠN THẢO 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
13 
Tạo mới văn bản 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
14 
Để mở một văn bản: 
Cách 1: File Open 
Cách 2: Ctrl + O 
Cách 3: Double Click trực tiếp vào tập tin văn bản. VD: Tailieu.docx 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
15 
Để lưu một văn bản: 
C1: Nhấn Menu File, chọn Save. 
C2: Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S 
Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, Word sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu. 
Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), nhấn Menu File, chọn Save As (phím tắt F12). 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
16 
Lưu mặc định theo ch ư ơng trình cũ: 
Muốn MS Word 2010 mặc định lưu với định dạng của MS Word 2003, nhấnMenu File, chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK. 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
17 
Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ 
Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, nên bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Menu File, Word Options, chọn Save 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
18 
Một số quy tắc cơ bản khi soạn thảo văn bản: 
Nhập toàn bộ văn bản trước sau đó mới bắt đầu định dạng: font chữ, kích cỡ, ... 
Không được sử dụng phím Enter để ngắt dòng trong 1 đoạn văn bản 
Để kết thúc một đoạn sử dụng phím Enter 
Giữa 2 từ cách nhau duy nhất 1 khoảng trắng 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
19 
Cách gõ dấu câu : 
Dấu phẩy (,), dấu chấm(.), chấm hỏi (?), chấm than sát (!), dấu hai chấm (:): sát chữ bên trái và có khoảng trắng bên phải. 
VD: Trời! Sao nóng thế. 
VD: Hôm nay, tôi đi học. 
Dấu ngoặc đơn ( ), ngoặc kép “ ”: chữ sát vào dấu đóng và dấu mở 
VD: (Trích sách Ngữ Văn 10, tập 1, trang 10) 
VD : Tác phẩm “Tắt Đèn” của Ngô Tất Tố 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
20 
Các phím di chuyển con trỏ: 
Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng. 
Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng. 
Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự. 
Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự. 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
21 
Các phím di chuyển con trỏ: 
Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng. 
Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng. 
Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự. 
Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự. 
Các phím xoá ký tự: 
Phím Delete: Xoá ký tự tại ví trí con trỏ (bên phải con trỏ). 
Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ. 
Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự. 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
22 
Các phím điều khiển: 
Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ. 
Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ. 
Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình. 
Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. 
Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. 
Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
23 
Chọn khối 
Cách 1: Click chuột từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn. 
Cách 2: Click chuột để đặt con trỏ text ở điểm đầu, giữ Shift và clickchuột ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn. 
Cách 3: Dùng phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đầu 
Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn 
Xóa khối 
Chọn đoạn văn bản cần xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím 
3.2. Sử dụng Microsoft Word 
24 
Sao chép d ữ liệu 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
25 
Office 2010 tiếp tục cải tiến hệ thống menu giao diện Ribbon của với khả năng trực quan hơn. Office 2010 bổ sung thêm một Menu File thay cho nút biểu tượng Windows như trong Office 2007. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
26 
Office 2010 tiếp tục cải tiến hệ thống menu giao diện Ribbon của với khả năng trực quan hơn. Office 2010 bổ sung thêm một Menu File thay cho nút biểu tượng Windows như trong Office 2007. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
27 
3. 3 .1. Định dạng kí tự (Font) 
Sử dụng nhóm Font (Ribbon Home) 
In đậm 
Nhấn nút Bold (B). Có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B. 
Lưu ý, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần nữa nếu muốn bỏ in đậm. 
Mẹo: Chọn đoạn text muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
28 
3. 3 .1. Định dạng kí tự (Font) 
Sử dụng nhóm Font (Ribbon Home) 
In nghiêng 
Nhấn nút Italic ( I ). Có thể sử dụng phím tắt Ctrl+ I 
Gạch chân: 
Nhấn nút Underline (U). Có thể dung Ctrl + U 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
29 
3. 3 .1. Định dạng kí tự (Font) 
Gạch chân: 
Ngoài ra còn nhiều kiểu gạch chân, ta bấm vào mũi tên bên phải nút U để xem đ ư ợc nhiều h ơ n 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
30 
3. 3 .1. Định dạng kí tự (Font) 
Đổi màu chữ 
Chọn đoạn text người dùng muốn đổi màu 
 Nhấn nút Font Color và chọn màu mình thích. 
Đổi kích cỡ chữ 
Chọn đoạn text 
Chọn kích cỡ chữ trong ô Font size 
Dùng phím tắt Ctrl+] và Ctrl+[ . 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
31 
Đánh dấu (Highlight) đoạn text 
Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Text Highlight Color . 
Chọn một màu dùng để tô sáng mà người dùng thích (thường là màu vàng). 
Dùng chuột tô chọn đoạn text muốn đánh dấu. 
Muốn ngừng chế độ đánh dấu, người dùng nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC. 
Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text 
Trong thẻ Home, nhóm Font, người dùng nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color. 
Chọn No Color. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
32 
Định dạng chỉ số trên, d ư ới 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
33 
Sử dụng hộp thoại Font (Font Dialog Box) 
Khi định dạng bằng hộp thoại Font sẽ định dạng đầy đủ tất cả các tính năng của định dạng Font 
Mở hộp thoại Font 
Tại Ribbon Home, nhóm Font, nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
34 
Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng 
Chọn đoạn text muốn gạch dưới Underline style, chọn Word only. 
Hiệu ứng đặc biệt 
Strikethrough: kẻ đường xuyên qua chữ 
Double strikethrough: kẻ 2 đường xuyên qua chữ 
Superscript: chuyển chữ thành dạng chỉ số trên 
Subcript: chuyển chữ thành dạng chỉ số dưới 
Small caps: tất cả chữ được định dạng chữ hoa nhỏ 
All caps: tất cả chữ được định dạng chữ hoa 
Hidden: các ký tự được ẩn 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
35 
Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự 
Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. 
Nhấn chọn thẻ Advanced, mục Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục By. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
36 
3. 3 . 2 . Định dạng đoạn ( Paragraph ) 
Sử dụng nhóm Paragraph (Ribbon Home, Ribbon Page Layout) 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
37 
3. 3 . 2 . Định dạng đoạn ( Paragraph ) 
Thụt lề khoảng cách của toàn bộ đoạn 
Chọn đoạn văn bản muốn điều chỉnh. 
Tại Ribbon Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên lên, xuống bên cạnh mục Left để tăng, giảm khoảng cách thụt lề trái, hay tại mục Right để điều chỉnh thụt lề phải. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
38 
3. 3 . 2 . Định dạng đoạn ( Paragraph ) 
Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn 
Chọn đoạn văn bản người dùng muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó. 
Trong Ribbon Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị mong muốn. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
39 
3. 3 . 2 . Định dạng đoạn ( Paragraph ) 
Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn 
Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. 
Ở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. Tại mục Line spacing, nhấn vào mũi tên bên phải để chọn khoảng các dòng. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
40 
Tạo chữ to đầu dòng (Drop Cap) 
Microsoft Word có tính năng tạo chữ nhấn mạnh gọi là Drop Cap 
Có 2 chế độ: 
1. Dropped cap: Chữ Drop Cap nằm trong văn bản 
2. Inmargin: Chữ Drop Cap nằm ngoài (bên trái) văn bản 
Position: chọn kiểu Drop Cap 
Font: Thiết lập kiểu chữ cho Drop Cap 
Lines to drop: số dòng Drop Cap thả xuống 
Distance from text: Khoảng cách từ chữ Drop Cap đến văn bản 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
41 
Tạo chữ to đầu dòng (Drop Cap) 
1. Dropped cap: Chữ Drop Cap nằm trong văn bản 
2. Inmargin: Chữ Drop Cap nằm ngoài (bên trái) văn bản 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
42 
Tạo số thứ tự tự động (Bullets and Numbering) 
Số thứ tự tự động cho phép định dạng và tổ chức văn bản với các số, các ký tự đặc biệt bullet (dấu chấm tròn ...) 
Các danh sách Bulletlà các ký tự đặc biệt (dấu chấm tròn, hoa thị ...), danh sách các Number có các số và danh sách các Ountline là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
43 
Đóng khung và tô màu nền (Border and Shading) 
Chức năng này cho phép định dạng đóng khung và tô màu nền cho đoạn văn bản. 
Trong nhóm Paragraph trên Ribbon Home, nhấn vào nút danh sách Border 
chọn Border and Shading 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
44 
Định dạng cột (Column) 
Chức năng Column cho phép định dạng văn bản thành nhiều cột (dạng cột báo chí) nhằm tạo điểm nhấn mạnh hay muốn trang trí trang văn bản đẹp mắt hơn,tạo sự thích thú hơn cho người đọc văn bản 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.3. Định dạng văn bản 
45 
Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) 
Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, nên cho hiển thị thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
46 
3.4.1. Bảng (Table) 
Bảng biểu (table) là kiểu trình bày văn bản có cấu trúc gồm các cột(column) và các dòng (row), giao giữa các dòng và các cột là các ô (cell). 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
47 
Chỉnh sửa cấu trúc bảng 
Chọn vào bảng cần chỉnh sửa sẽ thấy có Ribbon mới là: Design. 
 Table Style Options 
Header Row: Nhấn mạnh hàng đầu tiên (tiêu đề). 
Total Row: Nhấn mạnh hàng cuối. 
Banded Rows: Tạo sự phân biệt giữa các hang  (tô màu cách hàng). 
First Column: Nhấn mạnh cột đầu. 
Last Column: Nhấn mạnh cột cuối 
Banded Column: Tạo sự phân biệt giữa các cột (tô màu cách cột) 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
48 
Thao tác trên hàng và cột 
Nhóm Row & Column gồm các chức năng sau: 
Delete: 
+ Delete Cells: Xóa ô. 
+ Delete Columns: Xóa cột. 
+ Delete Rows: Xóa hàng. 
+ Delete Table: Xóa bảng. 
Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên trỏ chuột 
 Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới trỏ chuột 
 Insert Left: Thêm cột bên trái trỏ chuột 
 Insert Right: Thêm cột bên phải trỏ chuột 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
49 
Trộn/tách ô 
Chọn các ô cần trộn, nhóm Merge có các chức năng sau: 
Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất. 
Split Cells: Tách thành nhiều ô. 
Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
50 
Tăng và giảm kích thước ô 
Tại nhóm Cell Size có các chức năng sau: 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
51 
3.4.2. Đồ họa 
Từ những công cụ vẽ hình và định dạng đơn giản ở các phiên bản trước, Office 2010đã nâng cấp đáng kể tính năng đồ họa trong Word, giúp cho người dùng thỏa sức sáng tạo mà không cần đến sự trợ giúp của những chương trình đồ họa chuyên nghiệp như Photoshop, Illustrator, CorelDraw  
Trong Word, các đối tượng đồ họa (Illustrations) được chia làm 05 loại: hình ảnh (ClipArt, Picture), các hình vẽ cơ bản (Shapes), các hình vẽ, sơ đồ đặc biệt (SmartArt), đồ thị(Chart) và chữ nghệ thuật (WordArt– nằm trong nhóm Text). 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
52 
3.4.2. Đồ họa 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
53 
Định dạng hình ảnh 
Sau khi tạo đối tượng xong, phải nhấn chuột vào đối tượng đó, xuất hiện Ribbon mới (Format) chuyển sang Ribbon Format để định dạng. Đây là nơi tập trung các công cụ để định dạng đối tượng vừa tạo. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
54 
Định dạng hình ảnh 
Sau khi tạo đối tượng xong, phải nhấn chuột vào đối tượng đó, xuất hiện Ribbon mới (Format) chuyển sang Ribbon Format để định dạng. Đây là nơi tập trung các công cụ để định dạng đối tượng vừa tạo. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
55 
Nhóm Picture Styles: các chế độ định dạng cho ảnh, gồm: 
Picture Shape: chọn kiểu khung ảnh (chỉ có với đối tượng dạng ảnh) 
Picture Border: chọn kiểu viền khung ảnh 
Picture Effects: chọn kiểu hiệu ứng cho ảnh: ảnh bóng, ánh sáng, phản chiếu hay hiệu ứng 3D .... 
Picture Layout: Chuyển đổi hình ảnh hiện tại sang dạng SmartArt 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
56 
Nhóm Arrange: canh chỉnh vị trí, khoảng cách giữa các đối tượng đồ họa, gồm: 
Position: Chọn vị trí đối tượng so với dòng văn bản 
Bring to front: đối tượng nằm trên đối tượng khác 
Send to back : đối tượng nằm dưới đối tượng khác 
Text Wrapping: chế độ dòng văn bản bao quanh đối tượng 
Align: dóng hàng các đối tượng được chọn 
Group: nhóm và bỏ nhóm các đối tượng được chọn 
Rotate: quay, lật các đối tượng 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
57 
Nhóm Arrange: canh chỉnh vị trí, khoảng cách giữa các đối tượng đồ họa, gồm: 
Position: Chọn vị trí đối tượng so với dòng văn bản 
Bring to front: đối tượng nằm trên đối tượng khác 
Send to back : đối tượng nằm dưới đối tượng khác 
Text Wrapping: chế độ dòng văn bản bao quanh đối tượng 
Align: dóng hàng các đối tượng được chọn 
Group: nhóm và bỏ nhóm các đối tượng được chọn 
Rotate: quay, lật các đối tượng 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
58 
3.4.3. Hình vẽ cơ bản (Shapes) 
Shapes trong Ms Word 2010 được cải tiến rất nhiều so với các phiên bản trước (MS Word 2003 gọi là Auto Shape). Shapes hình các kiểu hình khối được tạo sẵn, giúp cho người dùng tạo ra những khối hình vuông, tròn, elips . Hay những hình dùng để trang trí như ngôi sao, biểu ngữ . 
Chèn Shapes 
Ribbon Insert, trong nhóm Illustrations  nhấn nút Shapes 
Chọn hình cần chèn, di chuyển trỏ chuột  (Drag) rồi vẽ vào vùng cần vẽ hình 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
59 
Định dạng Shapes 
Tương tự như hình ảnh (picture) để định dạng Shapes sử dụng Ribbon Format. 
Nhóm Insert Shapes: chèn thêm đối tượng Shapes khác vào văn bản 
+ Edit Shapes: chỉnh sửa Shapes 
+ Draw Text Box: Vẻ hộp ghi chữ (text box) 
Nhóm Shapes Styles: chế độ định dạng Shapes 
+ Shapes Fill: màu nền của Shapes 
+ Shapes Outline: Màu & kiểu đường viền của Shapes 
+ Shapes Effect: chọn hiệu ứng (đổ bóng, ánh sáng, 3D ) 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
60 
Lưu đồ (SmartArt) 
SmartArt là một hình ảnh dạng đồ họa của thông tin mà có thể tạo ra một cách nhanh chóng và dễ dàng, SmartArt có nhiều dạng khác nhau, nhằm để có hiệu quả truyền đạt thông điệp hay ý tưởng của người dùng. 
Office 2010 cũng bổ sung thêm nhiều hình vẽ mới trong mục SmartArt để thiết kế các biều đồ dạng cấp độ phục vụ cho công việc. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
61 
3.4.4. Lưu đồ (SmartArt) 
SmartArt là một hình ảnh dạng đồ họa của thông tin mà có thể tạo ra một cách nhanh chóng và dễ dàng, SmartArt có nhiều dạng khác nhau, nhằm để có hiệu quả truyền đạt thông điệp hay ý tưởng của người dùng. 
Office 2010 cũng bổ sung thêm nhiều hình vẽ mới trong mục SmartArt để thiết kế các biều đồ dạng cấp độ phục vụ cho công việc. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
62 
Chèn SmartArt 
Ribbon Insert, trong nhóm Illustrations nhấn nút SmartArt 
Chọn nhóm SmartArt, chọn kiểu SmartArt, nhấn OK 
SmartArt sẽ được chèn vào văn bản 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
63 
Định dạng SmartArt 
Sau khi tạo đối tượng xong, phải nhấn chuột vào đối tượng đó, xuất hiện 2 Ribbon mới (Design &Format). Ribbon Format tập trung các công cụ để định dạng đối tượng tương tự như Picture và Shapes. Ribbon Design để thiết kế SmartArt 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
64 
3.4.5. Biểu đồ (Chart) 
Chart (biều đồ) trong MS Word 2010 được cải thiện rất nhiều so với các phiên bản trước đây. Trong MS Word 2010 bao gồm các loại biều đồ: biều đồ cột (column), biều đồ đường (lines), biều đồ tròn (pie), biều đồ thanh (bar), biều đồ vùng (Area), . 
Chèn Chart 
- Ribbon Insert, trong nhóm Illustrations nhấn nút Chart 
- Chọn loại Chart, chọn kiểu Chart, nhấn OK 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
65 
3.4.6. Chữ nghệ thuật (WordArt) 
WordArt là công cụ tạo chữ nghệ thuật. WordArt đượcxử lý như một hình ảnh chèn vào văn bản. 
Chèn WordArt 
Ribbon Insert, trong nhóm Text nhấn nút Chart 
Chọnkiểu WordArt 
Your text here 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
66 
3.4.6. Chữ nghệ thuật (WordArt) 
Định dạng WordArt 
Chọn WordArt cần định dạng, chọn Ribbon Format 
Nhóm WordArt Styles:chọn kiểu WordArt 
Text Fill: màu nền của WordArt 
Text Outline: Màu & đường viền của WordArt 
Text Effect: Hiệu ứng của WordArt 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.4. Đưa các đối tượng khác vào văn bản 
67 
3.4.7. Tiêu đề trên và tiêu đề dưới (Header and Footer) 
Tại Ribbon Insert, nhóm Header & Footer, nhấn chuột vào nút Header hay Footer. 
Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho. Kế đến người dùng nhập nội dung cho Header hay Footer đó. Nhập xong nhấn vào nút Close trên Ribbon Design. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
68 
3.5.1. Định dạng trang in 
Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào cần đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn lại khổ giấy khác 
Ribbon Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở hợp thoại Page Setup 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
69 
Chọn loại giấy – Tab Paper 
Paper Size: chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
70 
Đặt lề cho trang in – Tab Margins 
Top : Lề trên của trang in 
Bottom : Lề dưới của trang in 
Left : Lề trái của trang in 
Right 	: Lề phải của trang in 
Nếu có dùng lệnh Mirror Margins để làm sách (tạo tính đối xứng giữa các trang) thì lệnh left và right sẽ trở thành Inside và Outside 
Gutter: Khoảng cách dùng để đóng gáy . 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
71 
3.5.2. In ấn 
Để in tài liệu, thực hiện các bước sau: 
Tại Menu File, chọn Print 
Chọn số bản cần in tại mục Copies 
Chọn máy in tại mục Pinter, nếu có nhiều máy in, nhấn vào mũi tên góc phải để chọn máy in. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3.5. Kết xuất và phân phối văn bản 
72 
3.5.2. L ư u trữ với các định dạng khác 
Để giữ nguyên định dạng khi đọc sang máy khac hoặc in tại máy khác ta có thể l ư u tập tin d ư ới dạng .PDF hoặc .XPS 
Có thể tùy chỉnh tại Save Options để đặt mật khẩu hoặc bảo vệ tài liệu không cho thay đổi, chỉnh sữa. 
Có thể l ư u trữ lên các ổ đĩa mạng, dịch vụ l ư u trữ. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn 
3. 6 . Soạn thảo thông điệp và văn bản hành chính 
73 
Soạn thảo các thông điệp: 
Các bản báo cáo, các thông báo, bài viết. 
Văn bản hành chính 
Các văn bản có giá trị pháp lý theo qui ư ớc, qui định. 
nguyenquocsu@hotec.edu.vn