Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính - Nguyễn Thanh Hương

Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 1
KỸ NĂNG SOẠN THẢO 
VĂN BẢN 
HÀNH CHÍNH
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 2
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Văn bản không mang
tính QPPL, dùng để
thông tin, giao dịch,
nhằm thực thi các VB
QPPL, hoặc để giải
quyết các công việc
cụ thể trong quản lý.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 3
HỆ THỐNG VBQLHC
THEO HIỆU LỰC PHÁP LÝ
VB
QLHCNN
VB 
QPPL
VB
HC
VB
CM-KT
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 4
HỆ THỐNG VĂN BẢN 
HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG
 Công văn
 Công điện
 Công hàm
 Tờ trình
 Thông báo
 Báo cáo
 Biên bản
 Hợp đồng
 Kế hoạch
 Giấy giới thiệu
 Giấy đi đường
 Giấy mời
 Phiếu gửi
 ...
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 5
ĐẶC ĐIỂM
 Không quy định thẩm quyền
 Không có tính PQ, nhưng có tính PL
 Hầu hết không mang tính chế tài
 Ra đời theo nhu cầu & tính chất công 
việc
 Có nhiều biến thể
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 6
YÊU CẦU VỀ 
KỸ THUẬT SOẠN THẢO 
 Nội dung
 Thể thức
 Ngôn ngữ
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 7
YÊU CẦU NỘI DUNG
 Đạt mục đích
 Khoa học
 Khả thi
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 8
NỘI DUNG KHOA HỌC
 Thống nhất với các 
VB cấp trên
 Đủ thông tin pháp 
lý và thực tiễn
 Đúng kiểu loại
 Trình bày khoa học
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 9
Thông tin chính xác:
 ĐÚNG
 ĐỦ
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 10
KIỂU LOẠI VĂN BẢN
ĐIỀU KHOẢN
Quyết định HC
2 phần 
Mệnh lệnh
TAM ĐOẠN LUẬN
Trao đổi, giao dịch
3 phần
Thuyết phục
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 11
TRÌNH BÀY KHOA HỌC
CHƯƠNG I.
I. .............
II. . ..............
1. ...
2. ...
CHƯƠNG II.
I. ...
II. ...
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 12
YÊU CẦU THỂ THỨC
 Khái niệm
 Yêu cầu
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 13
THỂ THỨC
TT VB là những yếu tố cấu thành 
văn bản để VB có đủ giá trị pháp lý 
và tiện cho việc sử dụng
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 14
THỂ THỨC
Là tập hợp các yếu tố cấu thành hình
thức bên ngoài của VB, bao gồm các
thành phần chung áp dụng đối với các
loại VB và các thành phần bổ sung
trong những trường hợp cụ thể.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 15
CƠ SỞ
Pháp lý
Khoa học
Hợp lý giữa các khâu
Quốc tế 
Tiện dụng
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 16
YÊU CẦU
Được NN
quy định
Trình bày 
khoa học
Đủ các yếu tố
bắt buộc
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 17
VĂN BẢN QUY ĐỊNH
 Số: 5700 –TCVN 
(1992)
 Số: 1145/VPCP-HC 
(1998)
 Số: 5700-TCVN 
(2002)
 Số: 55/2005/TTLT-
BNV-VPCP (2005)
 Số: 01/2011/TT-
BNV
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 18
CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN
 Tên cơ quan ban 
hành
 Quốc hiệu
 Số, ký hiệu
 Địa danh, thời gian
 Tên loại, trích yếu
 Nội dung
 Thẩm quyền ký
 Nơi nhận
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 19
TRÌNH BÀY KHOA HỌC
“Thông tư 01”
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 20
30-35 mm
15
-
20 
m
m
9a
2
3
5b
10a
10b
1
4
5a
12
11
6
14
7a
7b
7c8
9b
13
20-25 mm
20-25 mm
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 21
CÁCH THỂ HIỆN 
SỐ & KÝ HIỆU VĂN BẢN
 VB QPPL: 
Số:.../NĂM /TÊN LOẠI-TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH 
 VB HÀNH CHÍNH:
Số:.../TÊN LOẠI-TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
 VB CÔNG VĂN
Số:.../TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH 
 VB CÔNG VĂN:
 Số:.../TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH-TÊN ĐƠN VỊ SOẠN THẢO
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 22
THẨM QUYỀN KÝ
 KÝ THAY (KT.)
 THỪA LỆNH (TL.)
 QUYỀN (Q.)
 THỪA UỶ QUYỀN (TUQ.)
 THAY MẶT (TM.)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 23
TỔNG GIÁM ĐỐC
KT.TỔNG GIÁM ĐỐC
P.TỔNG GIÁM ĐỐC
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 24
TL.TỔNG GIÁM ĐỐC
CHÁNH VĂN PHÒNG
TL.TỔNG GIÁM ĐỐC
KT.CHÁNH VĂN PHÒNG
P.CHÁNH VĂN PHÒNG
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 25
TUQ.TỔNG GIÁM ĐỐC
P.CHÁNH VĂN PHÒNG
TUQ.TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
TUQ.TỔNG GIÁM ĐỐC
P.TỔNG GIÁM ĐỐC
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 26
Nơi nhận:
... (để báo cáo)
... (để thực hiện)
... (để phối hợp thực hiện)
... (để biết)
Lưu VT.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 27
Nơi nhận:
... (để thực hiện)
... (để phối hợp thực hiện)
... (để báo cáo)
... (để biết)
Lưu VT
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 28
YÊU CẦU NGÔN NGỮ
 Văn phong
 Sử dụng ngôn 
ngữ
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 29
CÁC LOẠI 
PHONG CÁCH NGÔN NGỮ
 Khẩu ngữ
 Báo chí
 Khoa học
 Nghệ thuật
 Chính luận
 Hành chính
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 30
PHONG CÁCH HÀNH CHÍNH
Ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ
thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các
phương tiện ngôn ngữ viết dặc thù nhằm
phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng
văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật
và hành chính.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 31
YÊU CẦU ĐỐI VỚI
VĂN PHONG HÀNH CHÍNH
 Chính xác, rõ 
ràng
 Ngắn gọn, dễ 
hiểu
 Khách quan, phi 
cá tính
 Lịch sự, nhã 
nhặn
 Khuôn mẫu
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 32
SỬ DỤNG NGÔN NGỮ
Câu
Từ
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 33
CÁC LOẠI TỪ THƯỜNG SỬ 
DỤNG TRONG VBHC
Từ thông dụng
Từ chuyên môn
Thuật ngữ hành chính
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 34
CÁCH SỬ DỤNG TỪ
 Sử dụng từ độc nghĩa
 Sử dụng từ theo nghĩa đen
 Sử dụng thuật ngữ hiệu quả
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 35
TRÁNH SỬ DỤNG
 Từ thiếu lịch sự
 Từ thiếu chuẩn xác
 Từ thiếu nhất quán
 Từ địa phương
 Từ thơ ca
 Từ nước ngoài
 Thành ngữ
 Biện pháp tu từ
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 36
CÂU TRONG VBQLHCNN
 Câu trần thuật (kể)
 Câu nghi vấn (hỏi)
 Câu mệnh lệnh 
(ck)
 Câu cảm thán 
(cảm)
 Câu đơn
 Câu phức
 Câu ghép
 Câu đặc biệt
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 37
CÂU THEO MỤC ĐÍCH 
GIAO TIẾP
Không dùng 
câu Hỏi và câu Cảm
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 38
CÂU MỆNH LỆNH
 Dùng: câu có phụ từ đứng trước động 
từ hoặc tính từ cầu khiến
 Không dùng: câu có phụ từ đứng sau 
động từ hoặc tính từ cầu khiến
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 39
CÂU THEO
CẤU TẠO NGỮ PHÁP
 Câu Đơn dùng theo trật tự xuôi
 Câu ghép phải rõ ràng về cấu 
trúc
 Câu đặc biệt phải phù hợp và 
được đặt ở những vị trí thích hợp.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 40
SOẠN THẢO 
CÁC VBHC 
THÔNG 
DỤNG
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 41
 Xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý 
theo hướng tích cực
(tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển, 
thành lập, giải thể, khen thưởng...)
 Trừng phạt, cưỡng chế Nn đối với cá 
nhân, tổ chức vi phạm PL
(xử phạt, kỷ luật...)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 42
BỐ CỤC
 Viện dẫn pháp lý
 Căn cứ...
 Căn cứ...
 Căn cứ
 Căn cứ
 Điều khoản thi hành
 Điều 1.
 Điều 2.
 Điều 3.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 43
CĂN CỨ
- Căn cứ xác định 
thẩm quyền
- Căn cứ xác định 
nội dung
- Căn cứ thực tế
- Căn cứ thủ tục
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 44
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
 Điều 1. Nội dung 
chính
 Điều 2. Quyền lợi, 
nghĩa vụ
 Điều 3. Trách 
nhiệm thi hành
 Điều 1. Nội dung 
chính
 Điều 2. Trách 
nhiệm thi hành
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 45
QUYẾT ĐỊNH
Bổ nhiệm cán bộ
Căn cứ...
- Căn cứ...
-Căn cứ...
-Căn cứ...
UBND X
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1.
Điều 2.
Điều 3.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 46
QUYẾT ĐỊNH
Bổ nhiệm cán bộ
UBND X
Căn cứ...
Căn cứ...
Căn cứ...
Căn cứ...
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1.
Điều 2.
Điều 3. 
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 47
ĐIỀU KHOẢN 
THI HÀNH
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 48
 Điều 1. Nội dung QĐ
 Điều 2. Quyền lợi, nghĩa vụ
 Điều 3. Trách nhiệm thi hành
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 49
SOẠN THẢO CÔNG VĂN
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 50
CÔNG VĂN
Loại văn bản hành chính được sử
dụng phổ biến và thường xuyên trong
các cơ quan, tổ chức để phổ biến,
trao đổi thông tin hoạt động giao dịch
giữa các cơ quan, tổ chức với nhau và
với công dân, nhằm thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 51
BỐ CỤC NỘI DUNG
 ĐVĐ:
Lý do, cơ sở ban hành
 GQVĐ:
Nội dung yêu cầu giải quyết
 KT:
Khẳng định lại nội dung, hoặc
Làm sáng tỏ thêm , hoặc
Nhấn mạnh trách nhiệm...
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 52
CÔNG VĂN
ĐỀ NGHỊ
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 53
YÊU CẦU
Thuyết 
phục !
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 54
 Lý do chính xác, phù hợp
 Diễn đạt nội dung rõ ràng, ngắn gọn
 Đúng văn phong
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 55
BỐ CỤC NỘI DUNG
 MĐ:
Lý do (mục đích) đề nghị
 GQVĐ:
Nội dung đề nghị
 KT:
Mong mỏi được quan tâm, giải quyết
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 56
 Chính xác
 Phù hợp: 
. hợp pháp
. hợp thực tế
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 57
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 58
Phần dẫn và kết cho nội dung đề 
nghị
. Câu ngắn, cụm từ
. Thực trạng
Điều kiện thực hiện (nếu có)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 59
LƯU Ý
 Mở đầu phải chính xác, phù hợp
 Nội dung đề nghị phải thuyết phục:
 Rõ ràng
 Ngắn gọn
 Logic
 Điều kiện đảm bảo thực hiện (nếu có)
 Kết thúc phải phù hợp với đối tượng, 
hàn cảnh
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 60
CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 61
YÊU CẦU
RÕ
PHÙ 
HỢP
ĐỦ
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 62
BỐ CỤC 
CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP
 MĐ:
Thông tin cơ bản về vấn đề cần trả lời - lý do
(Của ai? Cái gì? Ở đầu?) 
 GQVĐ
Trả lời vấn đề được hỏi
 KT
Thể hiện trách nhiệm, thái độ đối với đối tượng
và vấn đề được hỏi
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 63
LƯU Ý
 Ngắn gọn
 Trực tiếp
 Đảm bảo độ tin 
cậy
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 64
LƯU Ý
 Trả lời đầy đủ, rõ 
ràng, hợp lý, hợp 
tình 
 Làm rõ lý do và 
hẹn thời gian trả lời 
(nếu còn vấn đề 
chưa trả lời được)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 65
KẾT THÚC PHÙ HỢP
 Nội dung
 Đối tượng
 Hoàn cảnh
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 66
CÔNG VĂN HƯỚNG DẪN
 Khái quát vấn đề cần hướng dẫn
 Nêu rõ về chủ trương, chính sách
cần hướng dẫn: nguồn gốc, xuất
xứ , mục đích, ý nghĩa, tác
dụng...
 Yêu cầu phổ biến, triển khai thực
hiện
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 67
CÔNG VĂN CHỈ ĐẠO
 Mục đích, yêu cầu của công việc cần 
triển khai thực hiện
 Những yêu cầu cần đạt được, nhiệm 
vụ, biện pháp cần áp dụng
 Yêu cầu tổ chức thực hiện và báo cáo 
kết quả
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 68
CÔNG VĂN ĐÔN ĐỐC, NHẮC NHỞ
 Nhắc lại chủ trương, kế hoạch, quyết định
đã được chỉ đạo thực hiện
 Tóm tắt tình hình thực hiện (những việc đã
làm, ưu, khuyết, nguyên nhân)
 Biện pháp tiếp tục những vấn đề còn tồn tại
 Giao trách nhiệm và quán triệt thực hiện
 Yêu cầu thực hiện, báo cáo kết quả
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 69
TỜ TRÌNH
Loại văn bản mà cơ
quan, tổ chức dùng
để đề xuất với cấp
trên một vấn đề mới,
liên quan đến nhiệm
vụ quản lý của mình,
đề nghị cấp trên phê
duyệt.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 70
NỘI DUNG TRÌNH
 Chính sách, chế độ;
 Tiêu chuẩn, định mức, kế hoạch;
 Đề nghị đình chỉ, bãi bỏ VB sai trái;
 Vấn đề phát sinh trong QL
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 71
SỰ KHÁC BIỆT GIỮA 
TỜ TRÌNH VÀ CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ
 Đối tượng
 Tính chất
 Nội dung
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 72
YÊU CẦU
Thuyết phục
 Phân tích thực 
trạng- cơ sở đề 
nghị
 Phân tích thuận 
lợi, khó khăn-
biện pháp giải 
quyết của việc 
thực hiện đề 
nghị mới
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 73
BỐ CỤC NỘI DUNG
 MĐ: Thực trạng- cơ sở đề nghị
 GQVĐ:
 Nội dung đề nghị- kế hoạch thực hiện
 Điều kiện thực hiện đề nghị mới (thuận 
lợi, khó khăn, biện pháp giải quyết)
 Ý nghĩa việc thực hiện vấn đề mới
 KT: Mong được phê duyệt, giải quyết
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 74
NHỮNG DẠNG TỜ TRÌNH KHÁC
 Đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền 
sở hữu nhà và đất ở
 Trình danh sách đề cử vào HĐND
 Trình báo cáo theo yêu cầu
 ...
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 75
THÔNG BÁO
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 76
CÁC LOẠI THÔNG BÁO
 Thông báo về thông tin hoạt động 
 Thông báo truyền đạt chủ trương, chính 
sách trong một văn bản 
 Thông báo về nhiệm vụ được giao
 Thông báo về kết quả hội nghị
 Thông báo giới thiệu chữ ký
 Thông báo kế hoạch mới, đề nghị mới lên 
cấp trên
 ...
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 77
THÔNG BÁO TRUYỀN ĐẠT 
CHỦ TRƯƠNG, CHÍNH SÁCH
 Nhắc lại tên VB cần truyền đạt
 Tóm tắt nội dung cơ bản của VB đó
 Yêu cầu quán triệt, triển khai thực 
hiện
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 78
THÔNG BÁO VỀ
KẾT QUẢ HỘI NGHỊ
 Thời gian, nhân sự hội nghị
 Tóm tắt nội dung hội nghị
(Chương trình nghị sự)
 Tóm tắt kết quả hội nghị
(quyết định, nghị quyết)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 79
THÔNG BÁO VỀ 
NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO
 Nội dung nhiệm vụ
 Yêu cầu thực hiện nhiệm vụ
(ngắn gọn, đầy đủ)
 Các biện pháp cần áp dụng 
để triển khai thực hiện
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 80
THÔNG BÁO VỀ 
THÔNG TIN HOẠT ĐỘNG
 Nội dung hoạt động quản lý
 Lý do tiến hành hoạt động
 Thời gian tiến hành hoạt động
(Bắt đầu, kết thúc)
 Các thông tin khác để đảm bảo hoạt 
động có thể triển khai.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 81
YÊU CẦU
Đầy đủ
Rõ ràng,ngắn gọn
Đúng tính chất
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 82
BÁO CÁO
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 83
KHÁI NIỆM
Báo cáo là một loại VB thuật lại, kể
lại một việc, một vấn đề hoặc thông
tin về một người nào đó cho một đối
tượng biết.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 84
ĐẶC ĐIỂM
 Thuật lại, kể lại
 Đánh giá sự việc
 Đề ra phương hướng, 
biện pháp giải quyết 
vấn đề nêu ra.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 85
CÁC LOẠI BÁO CÁO
 Báo cáo tổng kết-
BC năm
 Báo cáo sơ kết (6 
tháng)
 Báo cáo quý (3 
tháng)
 Báo cáo tháng
 Báo cáo tuần
 Báo cáo đột xuất
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 86
YÊU CẦU
 Trung thực
 Đầy đủ
 Rõ ràng
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 87
BỐ CỤC NỘI DUNG
ĐVĐ:
Những điểm chính về chủ trương
công tác, nhiệm vụ được giao, hoàn
cảnh thực hiện (khó khăn, thuận lợi
có ảnh hưởng chi phối kết quả thực
hiện nhiệm vụ được giao)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 88
 GQVĐ:
- Kiểm điểm những việc đã làm
- Những việc chưa hoàn thành
- Đánh giá quá trình thực hiện 
(ưu,khuyết điểm)
- Đánh giá kết quả
- Nguyên nhân thành công và thất bại.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 89
 KT:
- Mục tiêu, nhiệm vụ
- Biện pháp thực hiện, phương hướng,
giải pháp khăc phục tồn tại trong hoạt
động tiếp theo, nhận định triển vọng
- Kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ, hỗ trợ
của cấp trên (nếu có)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 90
QUY TRÌNH 
SOẠN THẢO BÁO CÁO
 Chuẩn bị
 Xây dựng dàn ý chi tiết
 Dự thảo
 Tổ chức góp ý kiến
 Tu sửa và trình duyệt.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 91
BÁO CÁO TUẦN
- Nêu vấn đề cấp bách cần giải
quyết trong lĩnh vực quản lý và tình
hình đời sống kinh tế, xã hội của địa
phương (nếu là cơ quan TQC)
- Đề xuất với cấp trên cách giải
quyết vấn đề nêu ra
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 92
BÁO CÁO THÁNG
- Kiểm điểm việc thực hiện các
nhiệm vụ được giao của cơ quan,
ngành, địa phương
- Kết quả việc thực hiện các quyết
định của cấp trên, tình hình thực hiện
các đề án (nếu có)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 93
BÁO CÁO 6 THÁNG
- Đánh giá tình hình thực hiện
nhiệm vụ của cơ quan, ngành, địa
phương
- Dự kiến việc thực hiện những
nhiệm vụ trong 6 tháng tới và nêu
biện pháp chỉ dạo thực hiện.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 94
BÁO CÁO NĂM
- Đánh giá tình hình thực hiện
nhiệm vụ của cơ quan, ngành, địa
phương
- Phương hướng thực hiện nhiệm
vụ trong năm tới
(Trên cơ sở những gợi ý của cấp
trên)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 95
BÁO CÁO ĐỘT XUẤT
Tóm tắt tình hình xảy ra sự việc
Nguyên nhân phát sinh
Biện pháp xử lý
Kiến nghị giải quyết.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 96
BIÊN BẢN
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 97
KHÁI NIỆM
Là VBHC ghi lại diễn tiến sự 
việc đang hoặc mới xảy ra do 
những người chứng kiến ghi 
lại.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 98
Biên bản hội nghị là VBHC ghi chép 
lại, phản ánh lại những ý kiến thảo 
luận của hội nghị, những kết luận, 
quyết định của hội nghị. 
Biên bản hội nghị là cơ sở làm các VB như 
nghị quyết định, nghị quyết, chỉ thị, công văn, 
thông báo; là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện 
các quyết định tại hội nghị.
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 99
YÊU CẦU
 TRUNG THỰC
 KHÁCH QUAN
 CHÍNH XÁC
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 100
CÁC LOẠI BIÊN BẢN
 Biên bản về sự việc xảy ra
 Biên bản xử lý vi phạm
 Biên bản bàn giao, nghiệm thu
 Biên bản bàn giao chức vụ
 Biên bản hội nghị
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 101
BIÊN BẢN VỀ VỤ VIỆC XẢY RA
-Thời gian, địa điểm, thành phần (cụ thể)
-Diễn biến (đặc điểm, lời nói...liên quan )
-Kết luận bước đầu (nguyên nhân, đúng sai, người 
chịu trách nhiệm chính)
-Ký tên (người vi phạm, người lập BB)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 102
BIÊN BẢN XỬ LÝ VI PHẠM
 Thành phần tham gia (chủ thể, khách thể)
 Họp, lập BB giải quyết vi phạm...
 Ýkiến giải quyết
 Ý kiến đồng ý
 Ý kiến bất đồng
 Ý kiến kết luận
 BB lập vào 
hồi...giờ...ngày...tháng...năm...tại...
 Ký tên (bên vi phạm-bên xử lý)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 103
BIÊN BẢN 
BÀN GIAO CÔNG VIỆC
Căn cứ quyết định số...ngày...của...về 
việc...
Hôm nay, ngày...,vào lúc...giờ, cơ 
quan...chính thức bàn giao cho các cơ 
quan...
I. NỘI DUNG BÀN GIAO CHÍNH
1. Về chức năng, nhiệm vụ
2. Về tổ chức
3. Về nhân sự
4. Về cơ sở vật chất
5. Về hồ sơ tài liệu lưu trữ
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 104
II.NHỮNG VIỆC KHÁC
1. ...
2. ...
Biên bản này được lập thành...bản gửi đến các nơi 
có liên quan như sau:
1. ...
2. ...
BB lập tại...ngày...(trên)
Chứng thực của cơ quan ra quyết định bàn giao
Địa danh, ngày...tháng...năm...
Chức vụ- ký tên
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 105
BIÊN BẢN BÀN GIAO CHỨC VỤ
Căn cứ QĐ số...ngày...của...về...
Căn cứ BB cuộc họp về kết quả bầu cử 
của...ngày...tại...
Cơ quan... đã họp vào...giờ...ngày...tại... để 
tiến hành việc bàn giao chức vụ giữa hai 
ông(bà)...và ông(bà)...
Hiện diện buổi BG có:...(đại diện cấp trên, cơ 
quan hữu quan; thành viên liên quan)
Buổi BGCV kết thúc vào hồi...giờ,ngày...
BB lập thành...bản gửi cho các nơi có liên quan
Ký tên (Bên giao-Bên nhận)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 106
BIÊN BẢN HỘI NGHỊ
MỞ ĐẦU
*Mục đích hội nghị
*Thời gian, địa điểm, thành phần, chương 
trình, chủ toạ, thư ký, đại biểu
NỘI DUNG
*Phần khai mạc: người khai mạc
*Phần báo cáo:người báo cáo, tóm tắt báo 
cáo(nếu không đính kèm)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 107
*Phần thảo luận:
Vấn đề Chủ tịch đoàn nêu ra thảo luận
Đề tài tham luận
Ý kiến phát biểu tại hội nghị
*Phần quyết nghị:
Ý kiến đại biểu quanh vấn đề quyết 
nghị
Số phiếu: tán thành, không tán 
thành...
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 108
KẾT THÚC
(tóm tắt)
Báo cáo tổng kết hội nghị
Ý kiến đại biểu cấp trên, khách dự
Ý kiến phê bình của đại biểu về tổ chức
Ngày giờ kết thúc hội nghị
Ký BB (thư ký- chủ toạ)
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 109
BIÊN BẢN
HỌP HĐND TỈNH X, KHOÁ..., KỲ HỌP THỨ...
(Từ ngày...tháng...năm... đến ngày...tháng...năm...)
1. Thời gian họp
Khai mạc: ...giờ, ngày...
Địa điểm: tại...
Nội dung kỳ họp: ...
2. Thành phần dự họp:
Th.S.Nguyễn Thanh Hương- NAPA 110
Đại biểu HĐND có mặt...trên tổng số...
Đại biểu Quốc hội:...
Tổng số tham dự họp: ...
3. Chủ toạ kỳ họp: (họ tên, chức vụ)
4. Thư ký kỳ họp: (họ tên, chức vụ)
5. Các báo cáo tại kỳ họp:...(ghi theo thứ tự, họ tên, chức 
vụ người BC. Nếu họp nhiều ngày, phải ghi rõ từng 
ngày)
6. Thảo luận tại kỳ họp:...(ý kiến từng người và chủ toạ)
7. Kết thúc kỳ họp: (thông qua dự thảo NQ, biểu quyết, 
chủ toạ kết thúc)
Ký tên (thư ký-chủ toạ)