Bài giảng IT Essentials: PC Hardware and Software v4.0 - Chương 5: Cơ bản về các ứng dụng văn phòng - Nguyễn Minh Thành

IT Essentials: PC Hardware and Software v4.0 
ThS. Nguyễn Minh Thành 
thanhnm@itc.edu.vn 
Chapter 5  Cơ bản về các ứng dụng văn phòng 
Nội Dung 
2 
Giới thiệu về ứng dụng Microsoft Word 
Các chức năng của Word 
Giới thiệu về ứng dụng Microsoft Excel 
Các chức năng của Excel 
Giới thiệu về ứng dụng Microsoft PowerPoint 
Các chức năng của PowerPoint 
1 . Giới thiệu giao diện Word 2010 
3 
Microsoft Word 2010 là một chương trình xử lý văn bản cho phép tạo, chỉnh sửa, định dạng và in văn bản. 
Giao diện của Word 2010 bao gồm : 
Nút lệnh File 
Thanh công cụ truy cập nhanh 
Dải Ribbon 
Thanh trạng thái 
Vùng gõ văn bản 
1 . Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt) 
4 
1 . Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt) 
5 
Nút File 
Được đặt tại góc trên bên trái chương trình Word (có màu xanh dương) 
Được dùng để mở Backstage (hậu trường), bao gồm 
Các chức năng cơ bản : Save, Save As, Close, Open 
Nút xem thông tin file Word 
Danh sách các file mới sử dụng 
Nút tạo mới văn bản với các template mẫu 
Nút thay đổi các tùy chọn của Word 
Nút in văn bản 
Nút thoát Word 
1 . Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt) 
6 
Nút File 
Backstage view 
1 . Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt) 
7 
Thanh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) 
Nằm phía bên phải nút File 
Cung cấp các chức năng như lưu văn bản, undo và redo những thay đổi. 
Ta có thể tùy biến để thêm hoặc bớt các chức năng trên thanh này bằng cách nhấn vào mũi tên bên phải của thanh. 
1 . Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt) 
8 
Thanh trạng thái (Status bar) 
Nằm phía dưới cửa sổ Word 
Hiển thị các thông tin về văn bản Word như : 
Số trang 
Số từ 
Kiểm tra chính tả 
Chứa một số điều khiển về layout 
Thay đổi layour 
Chức năng Zoom 
1 . Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt) 
9 
Thanh Ribbon 
Nằm phía trên cửa sổ Word 
Chứa các chức năng cần thiết và dễ dàng sử dụng 
Có thể tự thay đổi giao diện tùy thuộc kích thước màn hình Word 
Được chia thành các thẻ (tab) : 
Home 
Insert 
Page Layout 
Reference 
Mailing 
Review 
View 
Ngoài ra, Ribbon còn chứa các thẻ ngữ cảnh Format, Design,Layout 
Các chứa năng trên mỗi thẻ được phân chia thành các Group 
1 . Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt) 
10 
Một phần của thanh Ribbon 
Thẻ ngữ cảnh Format 
1 . Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt) 
11 
Vùng gõ văn bản 
1 .1 Các tính năng trên Ribbon 
12 
Thẻ Home 
Chứa các tính năng để chỉnh sửa và định dạng văn bản 
Bao gồm các group: 
Clipboard 
Font 
Paragraph 
Styles 
Editing 
1.1 Các tính năng trên Ribbon 
13 
Thẻ Insert 
Chứa các tính năng để chèn các đối tượng đặc biệt 
Bao gồm các group: 
Pages 
Tables 
Illustrations 
Links 
Header & Footer 
Text 
Symbols 
1.1 Các tính năng trên Ribbon 
14 
Thẻ Page Layout 
Chứa các tính năng để chỉnh sửa trang giấy 
Bao gồm các group: 
Themes 
Page Setup 
Page Background 
Paragraph 
Arrange 
1.1 Các tính năng trên Ribbon 
15 
Thẻ Reference 
Chứa các tính năng để về các liên kết, tham chiếu 
Bao gồm các group: 
Table of Contents 
Footnotes 
Citations & Bibliography 
Captions 
Index 
Table of Authorities 
1.1 Các tính năng trên Ribbon 
16 
Thẻ Mailing 
Chứa các tính năng để chèn và chỉnh sửa thư điện tử, bìa hoặc nhãn 
Bao gồm các group: 
Create 
Start Mail Merge 
Write & Insert Fields 
Review Results 
Finish 
1.1 Các tính năng trên Ribbon 
17 
Thẻ Review 
Chứa các tính năng để kiểm tra và chỉnh sửa văn phạm, ngữ pháp cho văn bản 
Bao gồm các group: 
Proofing 
Comments 
Tracking 
Changes 
Compare 
Protect 
1.1 Các tính năng trên Ribbon 
18 
Thẻ View 
Chứa các tính năng để chuyển đổi khung nhìn của Word 
Bao gồm các group: 
Document Views 
Show/Hide 
Zoom 
Window 
Macros 
1.1 Các tính năng trên Ribbon 
19 
Thẻ View 
Chứa các tính năng để chuyển đổi khung nhìn của Word 
Bao gồm các group: 
Document Views 
Show/Hide 
Zoom 
Window 
Macros 
2. Các chức năng của Word 
20 
Các chức năng cơ bản 
Tạo văn bản mới 
Lưu văn bản 
Mở văn bản đã có 
Đóng văn bản 
Xem văn bản trước khi in 
Gõ tiếng Việt 
Di chuyển văn bản 
Chèn văn bản 
Chọn văn bản 
Xóa một khối văn bản 
Sắp xếp lại các khối văn bản 
Tìm và thay thế văn bản 
Hủy những thay đổi 
Sao chép văn bản 
2. Các chức năng của Word 
21 
Định dạng văn bản 
Chọn Font 
Tô màu nền 
Thay đổi màu chữ 
Định dạng in đậm, nghiêng 
Sao chép định dạng 
Xóa định dạng 
Thay đổi chữ hoa / thường 
2. Các chức năng của Word 
22 
Định dạng đoạn văn 
Khoảng cách giữa các đoạn 
Khoảng cách giữa các dòng 
Canh lề 
Xác định lề 
Đặt cột mốc tab 
Tạo danh sách 
Kẻ khung và tô nền 
Sử dụng style 
2. Các chức năng của Word 
23 
Header & Footer 
Symbol 
DropCap 
Chia cột 
Tạo bảng 
Đồ họa trong Word 
3 . Giới thiệu giao diện Excel 2010 
24 
Microsoft Excel 2010 là một chương trình xử lý bảng tính cho phép lâp bảng tính, định dạng, tính toán trên bảng tính. 
Giao diện của Excel 2010 bao gồm : 
Nút lệnh File 
Thanh công cụ truy cập nhanh 
Dải Ribbon 
Thanh Công thức (Formula bar) 
Thanh trạng thái 
Vùng bảng tính (Workbook) 
3 . Giới thiệu giao diện Excel 2010 (tt) 
25 
3 .1 Các tính năng trên Ribbon 
26 
Thẻ Home 
Chứa các trình bày bảng tính và định dạng dữ liệu 
Bao gồm các group: 
Clipboard 
Font 
Alignment 
Number 
Styles 
Cells 
Editing 
3.1 Các tính năng trên Ribbon 
27 
Thẻ Insert 
Chứa các tính năng để chèn các đối tượng đặc biệt 
Bao gồm các group: 
Tables 
Illustrations 
Charts 
Sparklines 
Filter 
Links 
Text 
Symbols 
3.1 Các tính năng trên Ribbon 
28 
Thẻ Page Layout 
Chứa các tính năng để định dạng trang giấy in 
Bao gồm các group: 
Themes 
Page Setup 
Scale to Fit 
Sheet Options 
Arrange 
3.1 Các tính năng trên Ribbon 
29 
Thẻ Formulas 
Chứa các tính năng về tính toán trên bảng tính 
Bao gồm các group 
Function library 
Defined Names 
Formula Auditing 
Calculation 
3.1 Các tính năng trên Ribbon 
30 
Thẻ Data 
Chứa các tính năng về quản lý dữ liệu như sắp xếp, trích lọc, kiểm tra 
Bao gồm các group: 
Get External Data 
Sort & Filter 
Data tools 
Outline 
3.1 Các tính năng trên Ribbon 
31 
Thẻ Review 
Chứa các tính năng để kiểm tra và chỉnh sửa văn phạm, ngữ pháp cho nội dung trong bảng tính 
Bao gồm các group: 
Proofing 
Language 
Comments 
Ink 
3.1 Các tính năng trên Ribbon 
32 
Thẻ View 
Chứa các tính năng để chuyển đổi khung nhìn của Excel 
Bao gồm các group: 
Document Views 
Show/Hide 
Zoom 
Window 
Macros 
4 . Các chức năng của Excel 
33 
Một số thao tác cơ bản 
Tạo bảng tính 
Lưu bảng tính 
Mở bảng tính đã có 
Di chuyển trong bảng tính 
Đóng bảng tính 
Các thao tác trên dữ liệu : 
Nhập dữ liệu 
Sao chép và di chuyển dữ liệu 
Xóa dữ liệu 
Sửa dữ liệu 
Định dạng dữ liệu 
4 . Các chức năng của Excel 
34 
Các thao tác trình bày bảng tính 
Trình bày kiểu chữ 
Thay đổi chiều dài, chiều cao của dòng, cột 
Trộn ô 
Kẻ khung viền 
Tô màu nền cho ô 
Xoay chữ trong ô 
Định dạng theo mẫu (style) 
4 . Các chức năng của Excel 
35 
Địa chỉ trong Excel 
Khi làm việc với Excel, ta thường dùng đến địa chỉ để gọi đến vùng dữ liệu muốn làm việc. 
Địa chỉ trong Excel sử dụng kí tự để chỉ cột và số để chỉ dòng. 
Ví dụ cột : A, B, C 
Ví dụ dòng : 1, 2, 3 
Địa chỉ ô : được ghép từ địa chỉ cột và dòng 
Ví dụ : A2, B6, D10, 
Các loại địa chỉ : 
Địa chỉ tương đối : có thể thay đổi khi sao chép 
Địa chỉ tuyệt đối : không thể thay đổi khi sao chép 
Địa chỉ lai 
Ví dụ : A5, $A$5, $A5, A$5 
4 . Các chức năng của Excel 
36 
Tính toán trong Excel 
Chức năng quan trong của Excel là thực hiện các tính toán trên bảng tính một cách hiệu quả và nhanh nhất. 
Ngoài việc thực hiện được các phép tính cơ bản, Excel còn hỗ trợ một công cụ rất mạnh cho việc tính toán đó là các hàm. 
Các hàm được chia thanh nhiều nhóm như : 
Nhóm các hàm xử lý chuỗi (Text) 
Nhóm các hàm toán học (Math & Trig) 
Nhóm các hàm điều kiện (Logical) 
Nhóm các hàm xử lý thời gian (Date & Time) 
Nhóm các hàm tham chiếu, tìm kiếm (Lookup & Reference) 
Nhóm các hàm tài chính (Financial ) 
4 . Các chức năng của Excel 
37 
Lập công thức tính : 
Công thức được bắt đầu bởi dấu bằng ‘=’ 
Phía sau là các phép tính toán hoặc hàm 
Ví dụ : 
Sử dụng địa chỉ trong công thức : 
Khi dữ liệu đã nhập trong các ô, ta có thể sử dụng địa chỉ trong công thức. 
Ví dụ : 
4 . Các chức năng của Excel 
38 
Sao chép công thức : 
Trong bảng tính, khi các ô liên tiếp nhau có chung một công thức nhưng chỉ thay đổi địa chỉ, ta có thể sử dụng tính năng cao chép công thức. 
Các ô được sao chép sẽ có công thức tương tự nhưng các địa chỉ trong công thức sẽ được cập nhật tương ứng với chiểu sao chép 
4 . Các chức năng của Excel 
39 
Hàm là một chức năng tính toán nhanh của Excel và hỗ trợ nhiều tính toán phức tạp. 
Cú pháp của hàm : 
Tên_hàm(các tham số) 
Hàm sẽ trả ra một giá trị kết quả tùy thuộc vào tham số được truyền vào 
Ví dụ : 
Sum(4,5,6) = 15 
Sum(1,2,3) = 6 
Excel có khoảng 300 hàm, chúng ta sẽ học một số hàm thông dụng nhất. 
4 . Các chức năng của Excel 
40 
Nhóm hàm toán học 
Sum 
Max 
Min 
Average 
Count 
Counta 
Int 
Mod 
Round 
Rank 
Nhóm hàm tìm kiếm & tham chiếu 
VLOOKUP 
HLOOKUP 
MATCH 
INDEX 
4 . Các chức năng của Excel 
41 
Nhóm hàm logic (luận lý) 
AND 
OR 
IF 
COUNTIF 
SUMIF 
Nhóm hàm thời gian 
NOW 
TODAY 
DATEVALUE 
DATE 
DAY 
MONTH 
YEAR 
WEEKDAY 
TIME 
TIMEVALUE 
HOUR 
MINUTE 
SECOND 
Nhóm hàm xử lý chuỗi 
LEFT 
RIGHT 
MID 
TRIM 
LEN 
VALUE 
4 . Các chức năng của Excel 
42 
Tạo Biểu Đồ 
Biểu đồ là công cụ để biểu diễn dữ liệu dưới dạng đồ họa. 
Biểu đồ sẽ giúp người xem dễ dàng đánh giá và nhận xét sự thay đổi của dữ liệu và đưa ra các quyết định trong quản lý. 
Biểu đồ được ứng dụng rất nhiều trong kinh doanh. 
Trong Excel 2010, có 7 loại biểu đồ 
Column 
Line 
Pie 
Bar 
Area 
Scatter 
Others 
5 . Giới thiệu giao diện PowerPoint 2010 
43 
Microsoft PowerPoint 2010 là một chương trình cho phép tạo một bản trình chiếu chuyên nghiệp và phong phú với các nội dung: 
Tạo văn bản, chèn hình ảnh, âm thanh, phim 
Tạo hiệu ứng chuyển động bắt mắt 
Giao diện của PowerPoint 2010 bao gồm : 
Nút lệnh File 
Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) 
Dải Ribbon 
Vùng thiết kế slide (Slides tab) 
Vùng quản lý đề mục slide (Outlines tab) 
Thanh trạng thái (Status bar) 
5 . Giới thiệu giao diện PowerPoint 2010 (tt) 
44 
5. Giới thiệu giao diện PowerPoint 2010 (tt) 
45 
Thanh Ribbon 
Bao gồm các thẻ : 
Home 
Insert 
Design 
Transitions 
Animation 
Review 
View 
Ngoài ra, Ribbon còn chứa các thẻ ngữ cảnh Format, Designgiành cho các đối tượng đặc biệt như hình ảnh, biểu đồ, 
Các chứa năng trên mỗi thẻ được phân chia thành các Group 
5. Giới thiệu giao diện PowerPoint 2010 (tt) 
46 
Vùng thiết kế : vùng làm việc chính của PowerPoint, bao gồm các thành phần 
Trang (slide) thiết kế 
Ô ghi chú 
5. Giới thiệu giao diện PowerPoint 2010 (tt) 
47 
Vùng đề mục slide 
Quản lý các đề mục chính trong slide 
Sắp xếp thứ tự slide 
5 .1 Các tính năng trên Ribbon 
48 
Thẻ Home 
Chứa các trình bày bảng tính và định dạng dữ liệu 
Bao gồm các group: 
Clipboard 
Slides 
Font 
Paragraph 
Drawing 
Editing 
5.1 Các tính năng trên Ribbon 
49 
Thẻ Insert 
Chứa các tính năng để chèn các đối tượng lên slide, đặc biệt có thêm nhóm đối tượng Media. 
Bao gồm các group: 
Tables 
Images 
Illustrations 
Links 
Links 
Text 
Symbols 
Media 
5.1 Các tính năng trên Ribbon 
50 
Thẻ Design 
Chứa các tính năng để thiết kế mỹ thuật cho slide. 
Bao gồm các group: 
Themes 
Page Setup 
Background 
5.1 Các tính năng trên Ribbon 
51 
Thẻ Transitions 
Chứa các tính năng để tạo hiệu ứng xuất hiện slide khi trình chiều 
Bao gồm các group 
Preview 
Transition to thí slide 
Timing 
5.1 Các tính năng trên Ribbon 
52 
Thẻ Animations 
Chứa các tính năng để tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong slide 
Bao gồm các group: 
Preview 
Animation 
Advance Animation 
Timing 
5.1 Các tính năng trên Ribbon 
53 
Thẻ SlideShow 
Chứa các tính năng để thiết lập thông số khi trình chiếu 
Bao gồm các group: 
Start Slide Show 
Set Up 
Monitors 
5.1 Các tính năng trên Ribbon 
54 
Thẻ Review 
Chứa các tính năng để kiểm tra và chỉnh sửa văn phạm, ngữ pháp cho nội dung trong bảng tính 
Bao gồm các group: 
Proofing 
Language 
Comments 
Compare 
Ink 
5.1 Các tính năng trên Ribbon 
55 
Thẻ View 
Chứa các tính năng thiết kế trang chính của toàn bộ phiên thuyết trình, thay đổi giao diện PowerPoint 
Bao gồm các group: 
Presentation Views 
Master Views 
Show 
Zoom 
Color/Grayscale 
Window 
Macros 
6. Các chức năng của PowerPoint 
56 
Một số thao tác cơ bản 
Tạo phiên trình chiếu mới 
Lưu phiên trình chiếu 
Mở phiên trình chiếu đã có 
Thay đổi khung nhìn (View) 
Thêm một slide cho phiên trình chiếu 
Sắp xếp slide trong phiên trình chiếu 
Đóng gói phiên trình chiếu 
6. Các chức năng của PowerPoint 
57 
Thiết kế nội dung cho PowerPoint 
PowerPoint cho phép chèn nhiều loại nội dung vào slide : 
Văn bản 
Hình ảnh 
Biểu đồ 
Bảng biểu 
Âm thanh 
Phim 
6. Các chức năng của PowerPoint 
58 
Làm Việc Với Bố Cục 
Bố cục là sự sắp xếp các thành phần nội dung trên Slide. Nếu có một bố cục tốt, người xem sẽ dễ dàng đọc và theo dõi phần thuyết trình. 
Chọn bố cục 
Home / Slides / Layout 
Chọn mẫu Layout có sẵn 
Mỗi Layout sẽ tương ứng với mộtloại trang 
Ví dụ : Title Slide giành cho trangđầu tiên của phiên thuyết trình 
Tuy nhiên, ta có thể tự trình bày layout cho riêng mình, khi đó ta sẽchọn mẫu Blank và tự thiết kế 
6. Các chức năng của PowerPoint 
59 
Làm Việc Với Mẫu Thiết Kế 
Mẫu thiết kế (Themes) 
Mẫu thiết kế là những thiết kế có sẵn trong thư viện của PowerPoint 
Mỗi mẫu bao gồm : nền, màu sắc cho chữ, màu sẵn cho hình ảnh,  phù hợp với một chủ đề nào đó. 
Ngoài những mẫu trong thư viện, ta có thể lấy thêm mẫu trên Internet và nhúng vào PowerPoint. 
Chọn mẫu : 
Design / Themes 
Chọn mẫu trong Gallery 
6. Các chức năng của PowerPoint 
60 
Tạo hiệu ứng Slide Transition 
Slide Transition là hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác, giúp nâng cao tính phong phú cho phiên trình chiếu. 
Chọn hiệu ứng 
Transitions / Transition to This Slide 
Chọn hiệu ứng trong Gallery 
Thiết lập thông số hiệu ứng 
Transitions / Timing 
Các thiết lập 
Sound : âm thanh 
Duration : thời gian hiệu ứng 
6. Các chức năng của PowerPoint 
61 
Tạo hiệu ứng cho đối tương Animation 
Hiệu Ứng Đối Tượng (Animation) là hiệu ứng của các nội dung có trên slide. 
Có 4 loại hiệu ứng : 
Entrance : xuất hiện 
Exit : biến mất 
Emphasis : nhấn mạnh 
Motion path : chuyển động theo đường 
Chọn hiệu ứng : 
Chọn đối tượng 
Animations / Animation / chọn hiệu ứng trong Gallery 
Hoặc Animations / Advanced Animation / Add Animation 
IT Essentials: PC Hardware and Software v4.0 
Kết Thúc Chương 5