Bài giảng Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Chương 5: Quy trình kết toán và thông tin kế toán

CHƯƠNG 05
Q U Y T R Ì N H K Ế T O Á N
V À T H Ô N G T I N K Ế T O Á N
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Giảng viên: Vũ Quốc Thông
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
2Sau khi học xong chương này, người học có thể:
 Trình bày các khái niệm ghi nhận và lưu trữ của kế toán
(chứng từ, nhật ký và sổ sách)
 Giải thích các bước công việc trong quy trình kế toán
 Trình bày tác động của môi trường ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP – kế toán
Mục tiêu
3ACCOUNTING
Quy trình
- Mua hàng
- Bán hàng
- Sản xuất
Receivables
r;-;'-.
Kế toán là việc ghi chép, phân
loại và tổng hợp các sự kiện
hay nghiệp vụ của một đơn vị
phục vụ cho việc ra quyết định
kinh tế.
Mua hàng
Bán hàng
Sản xuất
6Quy trình kế toán
Dữ liệu 
kinh tế
Ghi chép
ban đầu
( )
Phân loại, 
ghi chép, 
tổng hợp
( ,
)
Cung cấp
thông tin
( )
Thông 
tin
7Chương này bao gồm các nội dung:
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
 Các bước công việc trong quy trình kế toán
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
Nội dung
8CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN
GHI NHẬN VÀ LƯU TRỮ KẾ TOÁN
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
 Các bước công việc trong quy trình kế toán
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
9Các khái niệm liên quan – CHỨNG TỪ
 Chứng từ kế toán (accounting documents) – vật mang tin phản
ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm
cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.
(Giáo trình Nguyên lý kế toán - chương 5 Khoa KT-KT, ĐH Mở Tp. Hồ Chí Minh)
Ví dụ: quy trình mua hàng
10
Các ví dụ về chứng từ
Hóa đơn GTGT, 
liên gửi cho KH
11
Các ví dụ về chứng từ
Phiếu 
nhập kho
12
Các ví dụ về chứng từ
Phiếu thu 
tiền mặt
13
Các ví dụ về chứng từ
Giấy báo 
nợ
14
Phân loại chứng từ
 Phân loại chứng từ theo bảng dưới đây (góc nhìn của Cty):
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng
1. Tiền mua NVL được Cty thanh toán cho nhà cung cấp
54 trđ thông qua tài khoản mở tại ngân hàng ACB
2. Chi tiền mặt trả thuê bao điện thoại cố định VNPT
trong đó có thuế GTGT 10% là 2,2 trđ
3. Nhân viên A hoàn ứng tiền mua văn phòng phẩm thừa
1,2 trđ
4. Ngân hàng thông báo khách hàng An Minh chuyển
khoản trả tiền cho Cty 28 trđ
5. Tính lương phải trả trong tháng cho bộ phận xưởng SX
35,9 trđ và bộ phận quản lý Cty 27,2 trđ
15
Phân loại chứng từ (tt.)
 Phân loại chứng từ theo bảng dưới đây (góc nhìn của Cty):
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng
6. Nhập mua lô 100 kg NVL hạt nhựa pely 100 trđ chưa
bao gồm thuế GTGT 10%. Cty chưa thanh toán cho
người bán N
7. Cty nhập kho hạt nhựa pely thừa do sản xuất không hết
với số lượng 9kg
8. Cty bán sản phẩm ly nhựa PVC với số lượng 1triệu cái
cho khách hàng Coca đơn giá bán 1.000đ/cái, thuế GTGT
10%, đã giao hàng và chưa thu tiền từ khách hàng
9. Cty gửi sản phẩm khay nhựa composite 5NP với số
lượng 5.000 cái đến đại lý Thanh An nhờ bán hộ
16
Các khái niệm liên quan – NHẬT KÝ
 Căn cứ trên chứng từ kế toán, việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh được trình bày theo thứ tự thời gian, gọi là nhật ký
kế toán (accounting journal).
 Ví dụ minh họa về mẫu sổ Nhật ký chung
17
Các khái niệm liên quan – nhật ký
 Một trong các hình thức kế toán được ứng dụng phổ biến trong
môi trường kế toán máy là hình thức Nhật Ký chung đã chia
nhật ký kế toán làm hai (02) nhóm:
 Nhóm nhật ký đặc biệt – mục đích sử dụng? ví dụ?
 Nhật ký chung – mục đích sử dụng? ví dụ?
18
Ví dụ ghi nhật ký
 Tại công ty Anh Hoa trong tháng 7/20x4, có các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt như sau:
 Phiếu thu số 60 ngày 1/7: Thu nợ công ty H bằng tiền mặt: 15.000.000đ
 Phiếu chi số 86 ngày 4/7: Trả nợ công ty K bằng tiền mặt: 8.000.000đ
 Phiếu thu số 61 ngày 5/7: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt: 24.000.000đ
 Phiếu chi số 87 ngày 10/7: Chi tiền mặt tạm ứng cho ông X đi công tác:
3.000.000đ
 Hãy ghi các nghiệp vụ trên vào Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi
tiền của công ty tháng 7/20x4.
19
Ví dụ ghi nhật ký
20
Ví dụ ghi nhật ký
21
Các khái niệm liên quan – sổ cái
 Sổ cái kế toán (accounting ledger) - quyển sổ bao gồm nhiều
trang sổ tài khoản phản ảnh những tác động tài chính của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận vào nhật ký kế toán.
 Trong khi nhật ký kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh
theo trình tự thời gian, sổ cái kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế
toán theo góc nhìn của tài khoản kế toán.
 Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nguyên tắc ghi sổ kép tác
động đến cách thức ghi chép với ít nhất hai trang sổ tài khoản
(nguyên tắc ghi sổ kế toán kép của Pacioli).
22
Các khái niệm liên quan – sổ cái
 Ví dụ minh họa về mẫu Sổ Cái
23
Các khái niệm liên quan – sổ cái
 Số liệu trên mỗi trang sổ kế toán, được sử dụng để tổng hợp
nên báo cáo tài chính cho bên ngoài tổ chức và kết xuất các
thông tin quản trị theo yêu cầu của các đối tượng quản lý bên
trong.
 Có hai (02) sổ cái kế toán : Sổ cái tổng hợp và Sổ cái chi tiết
 Sổ cái tổng hợp (General ledger) – công dụng? ví dụ?
 Sổ cái chi tiết (Subsidiary ledger) – công dụng? ví dụ?
24
Các khái niệm liên quan
 Mối quan hệ giữa Chứng từ - Nhật ký – Sổ sách kế toán
25
Ví dụ:
Chứng từ - Nhật ký 
– Sổ kế toán
26
CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC 
TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
 Các bước công việc trong quy trình kế toán
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
27
Dẫn nhập
Tôi làm gì 
trong công việc
kế toán?
28
 Trong điều kiện kế toán thủ công (manual-based system), bản
chất của quy trình kế toán là chuỗi công việc ghi chép trải
qua các bước từ chứng từ ban đầu cho đến khi hoàn thành sổ
sách kế toán, chuẩn bị cho việc lập báo cáo kế toán (BCTC và
BCQT).
Các bước công việc trong quy trình kế toán
29
Các bước công việc trong quy trình kế toán
Minh họa
30
 [1]... các nghiệp vụ về hoạt động kinh doanh.
 [2]... các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
 Ghi chép theo trình tự thời gian hay còn gọi là ghi [3].
 Sau đó, kế toán cập nhật vào các [4]
 Lập bảng tổng hợp số liệu kế toán, gọi bảng [5]
 Chuẩn bị các [6]
Bài tập: các bước công việc trong quy trình kế toán
31
TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP 
ĐẾN QUY TRÌNH
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
 Các bước công việc trong quy trình kế toán 
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
32
Việc ghi nhận kế toán trên môi trường máy tính
 Việc ghi nhận kế toán trên hệ thống máy tính được bố trí ở các
định dạng tập tin điện tử (electronic files)
 Khác biệt so với kế toán tay, việc ghi nhận diễn ra trên tài liệu
kế toán bằng giấy
33
Việc ghi nhận kế toán trên môi trường máy tính
 Tập tin điện tử (electronic files)
 Tập tin số liệu của tài khoản (master file)
 Tập tin dữ liệu nghiệp vụ (transaction file)
 Tập tin tham chiếu (reference file)
 Tập tin lưu trữ (archive file)
34
Việc ghi nhận kế toán trên môi trường máy tính
 Vị trí của quy trình kế toán so với các quy trình khác trên hệ
thống ERP
Ảnh hưởng cơ bản của hệ thống ERP đến kế toán chính là việc 
xử lý theo hướng quy trình trên hệ thống tích hợp này.
35
Việc ghi nhận kế toán trên môi trường máy tính
 Theo hướng quy trình tích hợp, các tài liệu chứng từ trên hệ
thống ERP thuộc các quy trình kinh doanh sẽ ở định dạng điện
tử và phát sinh từ việc ghi nhận của các phòng ban khác.
 Ví dụ? sự kiện bán hàng bắt đầu với [a] của khách hàng
được ghi nhận ở bộ phận [b], sau đó trải qua các bộ phận
như bộ phận kho, phát sinh chứng từ [c] rồi đến bộ phận
[d] phát hành hóa đơn bán hàng trên hệ thống để gửi cho
[e]
36
*
*
*
*
*
Thảo luận việc ghi nhận kế toán hướng quy trình
37
Thảo luận việc ghi nhận kế toán hướng quy trình
Yêu cầu: Chú ý những dấu (*) trên sơ đồ, ghi định khoản kế
toán được sinh ra?
ĐỊNH KHOẢN
(11) *
(12) (13) *
(14) (15) *
(17) *
(18) *
38
Việc ghi nhận kế toán trên môi trường máy tính
 Các hoạt động trong quy trình kế toán trên hệ thống ERP
 Kiểm tra sự kiện cập nhật từ các quy trình kinh doanh (validate
business event updates)
 Cập nhật dữ liệu vào tập tin sổ cái (post event data)
 Ghi nhận các bút toán điều chỉnh (record adjustment)
 Chuẩn bị các báo cáo kinh doanh (prepare business reports)
 Ghi nhận ngân sách (record budget)
 Khóa sổ các tài khoản kế toán (close accounts)
39
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP –
THAO TÁC KẾ TOÁN
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
 Các bước công việc trong quy trình kế toán 
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
2. Supplier Response 
3. PO/PO Suggestion
4. Receipt Entry
6. AP Invoice Entry
5. Inspect Processing 
1. RFQ Entry 7. AP payment Entry
18
Tiếp nối quy trình mua hàng trên H/T ERP
6.Nhận hóa đơn mua hàng từ NCC (Purchase Invoice – PI)
 Sau khi hàng hóa, NVL được tiếp nhận. Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn
đến DN (phòng kế toán), làm cơ sở cho việc thanh toán sau này.
 Quy trình mua hàng
7.Thanh toán công nợ cho NCC
 Kế toán mua hàng tiến hành theo dõi công nợ nhà cung cấp, căn cứ
vào đơn mua hàng (PO), phiếu nhận hàng (IR) và hóa đơn từ nhà cung
cấp (PI) để tiến hành thực hiện thanh toán.
15
Kế
toán
42
Bài tập thực hành 1
43
Bài tập thực hành 1 (tt.)
44
44
Bài tập thực hành 1 (tt.)
45
Bài tập thực hành 1 (tt.)
46
Bài tập thực hành 1 (tt.)
47
Bài tập thực hành 1 (tt.)
48
Bài tập thực hành 1 (tt.)
49
Bài tập thực hành 1 (tt.)
50
Bài tập thực hành 1 (tt.)
51
Bài tập thực hành 1 (tt.)
52
Bài tập thực hành 1 (tt.)
53
Bài tập thực hành 1 (tt.)
54
Bài tập thực hành 1 (tt.)
55
Bài tập thực hành 1 (tt.)
56
Bài tập thực hành 1 (tt.)
57
Bài tập thực hành 1 (tt.)
58
Bài tập thực hành 1 (tt.)
59
Bài tập thực hành 1 (tt.)
60
Bài tập thực hành 1 (tt.)
61
Bài tập thực hành 1 (tt.)
62
Bài tập thực hành 1 (tt.)
63
Bài tập thực hành 1 (tt.)
64
 Quy trình bán hàng cơ bản trên hệ thống ERP
(ghi nhận nghiệp vụ kế toán)
Tiếp nối quy trình bán hàng trên H/T ERP
65
Bài tập thực hành 2
 Gửi hóa đơn đến cho khách hàng (billing)
Trên hệ thống ERP: xuất hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng
– chú ý vấn đề cập nhật công nợ phải thu khách hàng (in báo
cáo công nợ đối với khách hàng)
66
Bài tập thực hành 2 (tt.)
 Nhận tiền từ khách hàng (cash receipt)
Trên hệ thống ERP: ghi nhận việc thanh toán từ khách hàng -
chú ý vấn đề cập nhật công nợ phải thu khách hàng (in lại báo
cáo công nợ đối với khách hàng)
67
Bài tập thực hành 3
Giúp sinh viên khảo sát:
 Hệ thống tài khoản kế toán
 Những nhật ký đã ghi nhận từ các quy trình
 Một số sổ cái tài khoản
File: BtapCh05_KeToanvaERP_V1.1.pdf 
68
Minh họa trên hệ thống ERP
69
Minh họa trên hệ thống ERP
70
Minh họa trên hệ thống ERP