Bài giảng Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Chương 2: Quy trình mua hàng

CHƯƠNG 02
QUY TRÌNH MUA HÀNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
2Mục tiêu
Sau khi học xong chương này, người học có thể:
 Trình bày các khái niệm liên quan
 Giải thích được lợi ích và ứng dụng của ERP đối với
quy trình mua hàng
 Thực hành quy trình mua hàng trên hệ thống ERP
 Trình bày quy trình mua hàng mở rộng (SCM/ERP)
3 Quy trình mua hàng
 Giải pháp ứng dụng ERP
 Thao tác quy trình mua hàng trên Epicor
 Mở rộng qui trình mua hàng (ERP/SCM)
Nội dung
4Quy trình mua hàng
Các khái niệm
5Quy trình
Là trình tự các bước
Bộ phận tham gia?
Chứng từ?
6Quy trình mua hàng
 Thời điểm nào DN cần mua hàng?
 Số lượng bao nhiêu?
 Giá mua và chất lượng?
7Các đối tượng liên quan
 Khách hàng (Customer)
 Nhà cung cấp (Supplier)
 Bộ phận kinh doanh (Sale Dept.)
 Bộ phận Sản xuất (Production)
 Bộ phận Mua hàng (Purchasing)
 Kho (Warehouse)
 Bộ phận kế toán (Accounting Dept.)
8*
*
*
*
*
Quy trình mua hàng
9Giải pháp ứng dụng ERP
10
Lợi ích ERP đ/v quy trình mua hàng
 Đúng mặt hàng
 Đúng số lượng
 Giá hợp lý – chất lượng tốt
 Đúng thời gian
 Thông tin chính xác
11
Thiết lập
 HTK (Part)
 Nhà cung cấp
12
HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG
Hoạch định nhu cầu mua hàng hóa, NVL:
 Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu dựa trên tổng
nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, khả năng, năng suất
cung ứng
 Ví dụ: hoạch định chính sách giá, chiết khấu các hình
thức mua hàng, hoạch định phương án mua nguyên vật
liệu phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
12
1. Lập kế hoạch/đề nghị mua NVL (Purchase Requisition – PR)
 Căn cứ trên kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng tồn kho thực tế, hàng
đang trên đường về (hàng đã đặt mua), tồn kho an toàn, hệ thống sẽ tự
động cân đối và đưa ra một dự báo mua hàng nhằm hỗ trợ cho cán bộ
chuyên môn của phòng cung ứng lập kế hoạch mua hàng.Xuất phát từ
việc lập đề nghị mua (PR).
 Duyệt đề nghị mua - sau khi kế hoạch mua hàng được bộ phận cung ứng
lập, lãnh đạo tiến hành kiểm tra và duyệt kế hoạch.
Quy trình mua hàng
2.Nhà cung cấp phản hồi (Supplier response)
Doanh nghiệp và nhà cung cấp trao đổi thông tin về hàng hóa, NVL sẽ
đặt mua.
3.Tạo đơn mua hàng (Purchase Order – PO suggestion / PO)
 Căn cứ trên yêu cầu mua hàng, bộ phận cung ứng lập đơn hàng mua theo
yêu cầu.
 Duyệt đơn mua hàng - căn cứ vào đơn mua hàng, cấp lãnh đạo sẽ xét
duyệt đơn mua hàng.
Quy trình mua hàng
13
4.Nhận hàng (Receipt Entry)
 Sau khi bộ phận cung ứng lập xong đơn hàng, đơn hàng sẽ được chuyển
cho NCC. DN chờ xác nhận của NCC về việc nhận được đơn hàng và
tiến hành các thủ tục nhận hàng.
5. Kiểm tra chất lượng (Inspect Processing)
 Thực hiện kiểm tra phiếu giao hàng đúng với đơn đặt hàng về chất lượng,
số lượng, chủng loại. Nếu kiểm tra đạt thì cho nhập vào kho hàng lưu trữ.
Quy trình mua hàng
14
6.Nhận hóa đơn mua hàng từ NCC (Purchase Invoice – PI)
 Sau khi hàng hóa, NVL được tiếp nhận. Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn
đến DN (phòng kế toán), làm cơ sở cho việc thanh toán sau này.
Quy trình mua hàng
7.Thanh toán công nợ cho NCC
 Kế toán mua hàng tiến hành theo dõi công nợ nhà cung cấp, căn cứ
vào đơn mua hàng (PO), phiếu nhận hàng (IR) và hóa đơn từ nhà cung
cấp (PI) để tiến hành thực hiện thanh toán.
15
Kế
toán
17
Thực hành Q/T Mua hàng - ERP
2. Supplier Response 
3. PO/PO Suggestion
4. Receipt Entry
6. AP Invoice Entry
5. Inspect Processing 
1. RFQ Entry 7. AP payment Entry
18
19
Đề nghị mua hàng
20
Đề nghị mua hàng
21
Đề nghị mua hàng
22
Đề nghị mua hàng
22
23
Tạo đơn đặt hàng
24
Tạo đơn đặt hàng
25
Tạo đơn đặt hàng
26
Tạo đơn đặt hàng
27
Tạo đơn đặt hàng
28
Nhận hàng từ nhà cung cấp
29
Nhận hàng từ nhà cung cấp
30
Nhận hàng từ nhà cung cấp
31
Nhận hàng từ nhà cung cấp
32
Nhận hàng từ nhà cung cấp
33
Q/T Mua hàng mở rộng (SCM/ERP)
56
Supply chain ? 
 The complex network of relationships that
organizations maintain with trading partners to
source, manufacture, and deliver products.
Sandoe, Corbitt, and Boykin (2001)
M
u
a
h
à
n
g
-
S
C
M
Ví dụ minh họa?
57
Tóm tắt SCM 
Ví dụ minh họa?
58
37
Đọc
- Tham chiếu về mô hình hoạt động SCM (file:
SupplyChainOperationRef_SCOR11.0.pdf)
Làm
- Các câu hỏi trong bài tập chương 2 (file:
BtapCh02_QTMuahang_V1.1.pdf)
Bài tập cuối chương