Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2: Hệ thống thông tin

CHƯƠNG 2 
Hệ Thống Thông Tin 
Nội dung 
Hệ thống 
Hệ thống thông tin 
Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 
Hiệu quả kinh tế của Hệ thống thông tin dùng trong quản lý	 
1. Hệ thống 
HT là 1 nhóm các thành phần có liên quan cùng làm việc với nhau hướng về mục tiêu chung bằng cách tiếp nhận Input và sản xuất Output trong 1 quá trình biến đổi có tổ chức 
1. Hệ thống (tt) 
Hệ thống thường có tính phân cấp: Hệ thống hợp thành từ nhiều hệ thống con, và trong mỗi hệ thống con đó lại có các hệ thống nhỏ hơn,  
Sự hoạt động của hệ thống: thể hiện 2 mặt 
Sự tiến triển: tức là các thành phần của nó (các phần tử và các quan hệ) có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi. 
Sự hoạt động: tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định, cùng cộng tác với nhau để thực hiện 1 mục đích chung của hệ thống. 
Mục đích của hệ thống: thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế biến thành cái ra nhất định. 
1. Hệ thống (tt) 
Các đặc trưng của hệ thống 
Mục tiêu: Lý do của sự tồn tại của nó và là cơ sở để đánh giá / đo lường sự thành công của HT. 
Ranh giới: Xác định cái gì nằm trong HT & cái gì nằm ngoài HT. 
Môi trường: là mọi cái tác động vào HT hoặc bị tác động bởi HT, nhưng nằm ngoài ranh giới HT. 
Đầu vào: Các đối tượng vật lý & thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới để vào HT. 
Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin đi từ HT ra môi trường. 
1. Hệ thống (tt) 
 Các thành phần của hệ thống 
Phần tử : là chất liệu cơ bản của HT, được định tính bởi các vật, các bộ phận, các đơn vị, các thành viên, các thành phần... 
Thuộc tính của phần tử : là tính chất / đặc trưng của phần tử. 
Quan hệ giữa các phần tử : có tầm quan trọng sống còn & tạo ra cho HT các đặc trưng & các điều kiện vận hành. Vị trí / chức năng của 1 phần tử trong HT phụ thuộc vào thuộc tính lẫn quan hệ của nó với các phần tử khác. 
Thực thể : là những phần tử xác định có chứa thông tin. 
Dữ liệu l à tập hợp các dấu hiệu hay các quan s át được ghi lại tại thời điểm không gây nên các tác động đến hành vi, đến việc ra quyết định. 
Thông tin: là sự hiểu biết có được từ số liệu , là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp cho một con người ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết. 
2. Hệ thống thông tin 
Đặc điểm của thông tin tốt: 
Thông tin phải thích hợp 
Thông tin phải kịp thời 
Thông tin phải chính xác 
Thông tin làm giảm điều chưa rõ 
Thông tin chứa yếu tố gây bất ngờ 
2. Hệ thống thông tin 
2. Hệ thống thông tin 
Tiến trình biến đổi dữ liệu thành thông tin 
2. Hệ thống th ơ ng tin 
HTTT là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin. 
HTTT gồm: con người, quy trình và dữ liệu. 
Hệ thống thông tin - một hệ thống xử lý thông tin để hỗ trợ cho các hệ thống công việc 
Thu thập thông tin 
Truyền thông tin 
Lưu trữ 
Phục hồi 
Xử lý 
Hiển thị 
2. Hệ thống th ơ ng tin (tt) 
Hệ thống tin học : là tập hợp các thiết bị xử lý thông tin, các phần mềm cơ bản, tiện ích, mạng truyền thông. 
HTTT tin học hóa: là HT bao gồm con người, các qui trình, dữ kiện chương trình và 1 hay nhiều máy tính 
Chương trình là các chỉ thị cho máy tính. 
Các quy trình là các chỉ thị cho con người. 
2. Hệ thống th ơ ng tin (tt) 
Vai trò của máy tính trong việc tạo ra thông tin 
Máy tính phục vụ như 1 kho dữ liệu và công cụ truy xuất 
Máy tính cung cấp các khả năng xử lý cho việc tạo ra thông tin 
Máy tính phục vụ như 1 công cụ giao tiếp để thu nhận dữ kiện hay thông tin từ các máy tính khác 
Máy tính trình bày thông tin (bằng bảng biểu, báo cáo, biểu đồ, đồ thị, các tài liệu đã được định dạng) 
2. Hệ thống thông tin 
2. Hệ thống thông tin 
Hệ thống tin học 
Hệ thống thông tin 
Hệ thông tin tin học hóa 
Quan hệ giữa 3 loại hệ thống trong một tổ chức 
2. Hệ thống thông tin 
HTTT 
Hệ điều khiển 
Hệ tác nghiệp 
Dữ liệu vào 
Mối quan hệ giữa 3 phân hệ trong một hệ tổ chức 
Dữ liệu vào 
Dữ liệu ra 
Dữ liệu ra 
2. Hệ thống thông tin 
Hệ thống thông tin là một giao diện giữa hệ tác nghiệp và hệ điều khiển giữa hệ thống và môi trường. 
2. Hệ thống thông tin 
Hệ thống thông tin (HTTT): là một tập hợp và kết hợp của các thành phần sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. 
Hệ thống tin học : là tập hợp các thiết bị xử lý thông tin, các phần mềm cơ bản, tiện ích, mạng truyền thông. 
Hệ thống thông tin tin học hóa : Một phần của hệ thống thông tin sử dụng hệ tin học để vận hành gọi là hệ thông tin tin học hóa. Hệ thông tin tin học hóa là hệ thống bao gồm con người, các qui trình, dữ kiện chương trình và một hay nhiều máy tính. Chương trình là các chỉ thị cho máy tính, cũng như các qui trình là các chỉ thị cho con người. 
2. Hệ thống thông tin 
Tổ chức 
Hệ thông tin 
Yếu tố trung gian 
Môi trường 
Văn hóa 
Cấu trúc 
Thủ tục chuẩn 
Tiến trình kinh doanh 
Chính trị 
Các quyết định quản lý 
Cơ hội 
Ảnh hưởng qua lại giữa tổ chức và Hệ thống thông tin qua một số nhân tố trung gian 
Quan hệ giữa thông tin và quản lý 
2. Hệ thống thông tin 
Vai trò của HTTT trong tổ chức 
Hỗ trợ quá trình kinh doanh và nghiệp vụ 
Hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định 
Hỗ trợ chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh 
2. Hệ thống thông tin 
Phân loại hệ thống thông tin quản lý 
Phân loại theo cấp sử dụng 
2. Hệ thống thông tin 
Phân loại hệ thống thông tin quản lý 
Phân loại theo cấp sử dụng 
2. Hệ thống thông tin 
Phân loại hệ thống thông tin quản lý 
Phân loại theo chức năng nghiệp vụ 
2. Hệ thống thông tin 
HTTT 
Bán hàng & Ti ế p th ị 
HTTT 
S ả n xu ấ t 
HTTT Tài chính 
HTTT K ế toán 
HTTT Qlý Ngu ố n nhân l ự c 
Lập KH và phát triển sản phẩm 
Lập KH tài nguyên sản xuất 
Quản lý danh mục đầu tư 
Phân tích tỷ số 
Dự báo về nhân sự 
Xúc tiến bán hàng 
H oạch định năng lực sản xuất 
Quản lý vốn 
Phân tích chi phí 
Phân tích sự bồi hoàn 
H ướng dẫn hỏi đáp/khiếu nại Sử dụng tài nguyên sản xuất 
Quản lý tiền mặt 
Xử lý tiền lương 
Đánh giá kỹ năng nhân viên 
3. M ơ hình biểu diễn hệ thống th ơ ng tin 
Khi ý niệm hóa HTTT, có nhiều vấn đề khác nhau cần giải quyết. Ví dụ như: 
Mô tả sự vận hành của hoạt động, 
Định nghĩa các quy tắc quản lý, 
Định nghĩa các thông tin, 
Phân bố các xử lý giữa người và máy, 
Tổ chức vật lý các tập tin, 
Phân rã thành các giao dịch, 
Chọn lựa kỹ thuật, 
Phân công trách nhiệm trong tổ chức. 
3. M ơ hình biểu diễn hệ thống th ơ ng tin 
Những vấn đề này dẫn đến các lựa chọn với các đặc tính khác nhau (quản lý, tổ chức, kỹ thuật, thiết bị, ...) 
Do vậy, cần phải phân cấp hóa (hierachisation) tập họp các mối quan tâm theo các mức “lợi ích” đồng nhất. 
3. M ơ hình biểu diễn hệ thống th ơ ng tin 
Đầu vào (Input) 
Tiến trình xử lý (Process) 
Đầu ra (Output) 
3. M ơ hình biểu diễn hệ thống th ơ ng tin 
4. Hiệu quả kinh tế của Hệ thống thông tin dùng trong quản lý 
Phân tích chi phí-lợi ích (Cost-benefit analysis): xác định tất cả các chi phí & lợi nhuận liên quan đến dự án 
Lợi nhuận hữu hình & vô hình 
Chi phí hữu hình & vô hình 
Chi phí 1 lần và chi phí lặp lại 
Lợi nhuận hữu hình (Tangible Benefits) 
Lợi nhuận có thể đo được bằng tiền & chắc chắn 
Lợi nhuận vô hình không thể đo được bằng tiền hay không chắc chắn 
Các loại chi phí 
Hữu hình (Tangible): có thể đo được bằng tiền & chắc chắn 
Vô hình (Intangible): không thể dễ dàng đo được bằng tiền hay không chắc chắn 
1 lần (One-time): chi phí liên quan đền việc khởi động & phát triển dự án hay khởi động HT 
Lặp lại (Recurring): chi phí liên quan đến việc đổi mới & sử dụng HT 
Chi phí 1 lần (One-time Costs) 
Chi phí lặp lại (Recurring Costs) 
Đo lường tài chính cho tính khả thi kinh tế 
Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value-NPV) 
Dùng tỉ suất chiết khấu để xác định giá trị hiện hành của dòng tiền 
Lãi trên vốn (Return on Investment-ROI) 
Tỉ lệ lợi nhuận trên tiền đầu tư 
Phân tích điểm hòa vốn (Break-Even Analysis-BEA) 
Số thời gian cần để tích lũy đủ dòng tiền thu hồi vốn đã bỏ ra 
Các thuật ngữ 
Giá trị hiện tại (Present value): giá trị hiện thời của dòng tiền trong tương lai 
Tỉ suất chiết khấu (Discount rate): tỉ suất sinh lợi được dùng để tính giá trị hiện tại của dòng tiền trong tương lai 
Giá trị thời gian của tiền tệ (Time value of money - TVM): so sánh dòng tiền hiện thời với giá trị trả về tương lai 
Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value) 
PV n = Giá trị hiện tại của Y dollars trong năm n dựa trên tỉ suất chiết khấu i . 
NPV = Tổng của tất cả các PV qua các năm. 
Phân tích Điểm hòa vốn (Break-Even Analysis) 
Nghề nghiệp trong ngành HTTT