Bài giảng Access - Chương 7: Macro

CHƯƠNG 7: MACRO 
I. Khái niệm 
 Macro là tập hợp của một hoặc nhiều thao tác nhằm 
tạo ra một hoạt động nào đó. 
 Macro giúp ta thực hiện một cách tự động các công 
việc, chẳng hạn ta có thể chạy một macro để in một 
báo biểu khi người sử dụng kích vào một nút lệnh. 
 Một macro có thể bao gồm một hoặc một chuỗi các 
hành động hoặc cũng có thể chứa một tập hợp 
macro. 
 Macro giống như một kiểu lập trình rất đơn giản 
dùng để thực hiện tự động một số thao tác hoặc 
một chuỗi hoạt động phức tạp. Hơn thế nữa, ta 
không cần phải biết lập trình, Access đã cung cấp 
sẵn cho ta các thứ cần thiết để tạo nên macro. 
II. Mở cửa sổ Macro 
 Từ cửa sổ Database, trong mục Object, kích chọn 
đối tượng Macro 
 Kích New, trên màn hình xuất hiện cửa sổ Macro 
Design View 
III. Thanh công cụ của Macro 
 Sau khi xuất hiện cửa sổ Macro Design View, ta 
thấy trên màn hình có thanh công cụ sau: 
 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 
Thanh công cụ của Macro (tiếp) 
 1,2,3,4,5,6,7,8,9 giống như thanh Standard 
 10. Macro Names : Ẩn/hiện cột Macro name trong cửa 
sổ Macro. 
 11. Conditions : Ẩn/hiện cột Conditions. Cột này dùng 
để định nghĩa các điều kiện mà khi nó là True thì thao 
tác kèm theo mới được thực hiện, tương đương 
View/Condition 
 12. Insert Rows : để chèn thêm một dòng, tương đương 
Insert/Row 
Thanh công cụ của Macro (tiếp) 
 13. Delete Rows : để xoá một dòng, tương đương 
Edit/Delete Rows 
 14. Run : Chạy một macro, tương đương 
Tools/Macro/Run Macro 
 15. Single Step : dùng để thực hiện từng thao tác 
một của macro và hiển thị kết quả của các bước đó, 
tương đương Run/Single Step 
 16. Build : Hộp tạo biểu thức 
 17. Database Window : đặt lại cửa sổ Database 
 18. New Object : danh mục các đối tượng 
 19. Microsoft Access Help : trợ giúp 
IV. Tạo macro và đưa hành động vào 
 Sau khi xuất hiện cửa sổ Macro Design View, muốn tạo 
macro và đưa hành động vào ta làm như sau: 
 Kích vào mũi tên xuống ở cột Action, ta thấy các lệnh Macro 
hiện ra, 
 Kích chọn một Macro mà ta muốn thực hiện. 
 Trong phần cuối của cửa sổ là các tham số của các hành động 
 Cột Comment dùng để ghi chú thích cho các hành động tương 
ứng (không bắt buộc phải ghi) 
 Để thêm các hành động khác vào macro ta chuyển con trỏ 
xuống dòng dưới và thực hiện lại các thao tác trên. 
 Khi chạy macro, Access sẽ thực hiện các hành động theo đúng 
thứ tự đã sắp xếp trong macro. 
 Lưu lại Macro bằng cách chọn File/Save. 
 Nhập tên cho Macro 
V. Chạy macro 
1. Chạy một macro đơn: 
 Để chạy một macro từ cửa sổ Macro, kích 
biểu tượng Run trên thanh công cụ. 
 Để chạy một macro từ cửa sổ Database, 
kích dòng Macros và kích đúp vào tên 
của macro mà ta cần thực hiện. 
 Trên menu Tools, trỏ chuột vào Macro, 
kích Run Macro, và sau đó chọn macro 
từ danh sách Macro Name. 
Chạy Macro (tiếp) 
2. Chạy macro từ một macro khác 
Ta phải thêm hành động RunMacro vào macro 
đã có bằng cách: 
 Kích chọn RunMacro trong danh sách Action ở 
một dòng trống. 
 Đặt thông số Macro Name là tên của macro mà 
ta muốn chạy. 
VI. Sửa macro 
1. Thêm hành động vào macro. 
 Nếu muốn chèn thêm một hành động vào giữa 2 
hành động đã có thì kích vào dòng ngay bên 
dưới dòng hành động ta muốn thêm. 
 Kích Insert Row trên thanh công cụ 
 Trong cột Action, kích vào mũi tên xuống để 
hiển thị danh sách hành động 
 Kích chọn hành động mà ta muốn sử dụng 
 Cột Comment dùng để ghi lời chú thích cho 
hành động tương ứng, không bắt buộc phải 
nhập. 
Sửa macro (tiếp) 
2. Di chuyển hành động trong macro: 
 Kích chọn vào dòng hành động cần di 
chuyển 
 Kéo thả đến vị trí mới 
Sửa macro (tiếp) 
3. Ẩn/hiện cột Name và Condition trong macro 
 Đối với một macro: 
 Để ẩn hoặc hiện cột Macro Name, kích biểu tượng Macro 
Name trên thanh công cụ 
 Để ẩn hoặc hiện cột Condition, kích vào biểu tượng 
Conditions trên thanh công cụ 
 Đặt mặc định cho mọi macro 
 Trên thanh công cụ, kích Tools/Options 
 Kích chọn trang View 
 Dưới mục Show In Macro Design, kích chọn hoặc bỏ chọn 
vào ô Names Colummn và Conditons Column 
VII. Macro có điều kiện 
 Ta có thể tạo ra các hành động có điều kiện cho Macro bằng 
cách thêm vào cửa sổ Macro Design một cột Condition. Nếu 
điều kiện thoả (true), Access thực hiện hành động trong dòng 
có chứa điều kiện. Nếu điều kiện không thoả, Access bỏ qua 
hành động trong dòng đó và di chuyển đến dòng kế tiếp để 
thực hiện. Biểu thức điều kiện phải trả về giá trị True/False hoặc 
Yes/No. Để đặt điều kiện cho macro, ta làm như sau: 
 Trong cửa sổ Macro, kích vào biểu tượng Conditions trên 
thanh công cụ, xuất hiện cột Condition. 
 Nhập biểu thức điều kiện đơn giản vào ô Condition hoặc kích 
biểu tượng Build trên thanh công cụ để xây dựng biểu thức 
điều kiện phức tạp. 
 Trong cột Action, nhập hành động mà ta muốn Access sẽ thực 
hiện khi điều kiện đúng. 
Macro có điều kiện (tiếp) 
Cách nhập biểu thức điều kiện vào đối số của 
hành động 
 Cách gõ biểu thức: Bắt đầu bằng dấu “=”, tiếp theo 
là biểu thức. 
 Biểu thức là sự kết hợp của các toán tử logic, toán tử 
số học, các hằng, các hàm, tên trường, các điều 
khiển, 
 Ví dụ: nếu macro có điều kiện 
 [DONGIA]>1000000 
 tức là nếu giá trị trong trường DONGIA >1000000 thì 
macro tương ứng với điều kiện sẽ chạy. 
VIII. Áp dụng macro vào Form 
 Tạo nút lệnh trên Form 
 Kích Properties trên Toolbar 
 Trên hộp thoại Command Button, kích Event/On Click. 
 Kích vào mũi tên xổ xuống trong dòng On Click. Chọn tên macro 
cần chạy 
 Kích vào dấu để làm xuất hiện cửa sổ Macro Design của macro 
đó. 
 Kích nút Condition/Build trên Toobar để làm xuất hiện hộp 
thoại tạo biểu thức. 
 Kích nút Forms/All Forms và kích đúp vào tên mẫu biểu. 
 Chọn trường tham gia vào điều kiện 
 Tạo biểu thức 
 Kích OK để đóng hộp tạo biểu thức 
 Đóng cửa sổ Macro 
Áp dụng macro vào Form (Tiếp) 
 Ví dụ 1: Tạo một biểu mẫu biểu chứa thông 
tin về các phòng. Trong biểu mẫu có một nút 
lệnh Xem thông tin nhân viên. Khi kích 
vào nút lệnh này thì sẽ chạy macro để mở 
bảng NHANVIEN. 
 Ví dụ 2: Tạo một biểu mẫu biểu chứa thông 
tin về các nhân viên. Trong biểu mẫu có một 
nút lệnh Xem thông tin về trình độ ngoại 
ngữ. Những nhân viên nào ở phòng PKH thì 
khi kích vào nút lệnh này thì sẽ chạy macro 
để mở bảng TDNN.