Bài giảng Access - Chương 1: Giới thiệu về Access

ACCESS 
CAO ĐẲNG SƯ PHẠM ĐIỆN BIÊN 
THÁNG 11/2008 
NỘI DUNG 
 Chương 1: Giới thiệu về Access 
 Chương 2: Table và Relationship 
 Chương 3: Một số thao tác trên CSDL 
 Chương 4: Query 
 Chương 5: Form 
 Chương 6: Report 
 Chương 7: Macro 
 Chương 8: Menu 
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ACCESS 
I. Giới thiệu Access 
 Microsoft Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ 
chạy trên Windows. 
 Microsoft Access bắt đầu được phát hành trong bộ 
Office năm 1992 và cho đến nay nó là một trong 
những chương trình cơ sở dữ liệu văn phòng phổ biến 
nhất thế giới. 
 Access dùng để xây dựng hệ CSDL đồng thời xử lý và 
quản lí chúng theo những yêu cầu đặt ra, xây dựng 
trọn gói các phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ. 
II. Chế độ làm việc của Access 
Acces có hai chế độ làm việc, đó là: 
 Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: giúp người 
sử dụng không chuyên có thể xây dựng 
chương trình quản lí 
 Chế độ lập trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual 
Basic for Application), người sử dụng chuyên 
nghiệp có thể phát triển ứng dụng, kiểm soát 
chặt chẽ dữ liệu, phân quyền truy nhập. 
III. Khởi động Access 
Ta có thể khởi động Access bằng một trong 
các cách sau: 
 Cách 1 
 Kích nút Start trên Taskbar của Windows 
 Di chuyển trỏ chuột đến All Program, một menu 
con xuất hiện 
 Di chuyển trỏ chuột đến Microsoft Office 
Tools, một menu con nữa xuất hiện 
 Kích chọn Microsoft Access có biểu tượng 
Khởi động Access (tiếp) 
 Cách 2: 
 Nháy chuột vào biểu tượng trên thanh 
công cụ chuẩn của Microsoft Office nếu 
máy cài Microsoft Office Shortcut 
Bar (thanh bảng chọn ở phía trên, góc 
phải của màn hình) 
Khởi động Access (tiếp) 
 Cách 3: 
 Có thể tạo biểu tượng tắt (ShortCut) cho 
chương trình trên màn hình làm việc 
(Desktop) và khi muốn khởi động thì nháy 
đúp vào biểu tượng này . 
IV. Cửa sổ làm việc của Access 
 Sau khi khởi động Access, ta sẽ thấy môi trường làm việc của 
Access xuất hiện với các thành phần sau: 
Thanh tiêu 
đề 
Thanh menu 
chính 
Thanh công cụ 
Standard 
Vùng làm 
việc 
Cửa sổ làm việc của Access (tiếp) 
 Thanh tiêu đề: Bao gồm tên của phần cửa sổ (Microsoft 
Access) và ba nút điều khiển cửa sổ (thu nhỏ, phóng to, đóng). 
 Thanh Menu chính: 
 Các thanh công cụ: Trong Access có rất nhiều thanh công cụ, 
nhưng ngầm định hiển thị sẵn thanh công cụ chuẩn vì chúng 
thường xuyên được sử dụng. Trong quá trình làm việc, khi cần 
hiển thị thanh công cụ nào thì kích vào 
View/Toolbars/Customize ... và chọn tên thanh công cụ cần 
hiển thị. 
 Vùng làm việc: Chứa tất cả các cửa sổ của các đối tượng dữ 
liệu khi ta mở ra để thao tác trên đó. 
 V. Tạo cơ sở dữ liệu mới-Database 
 B1: Trên menu File, chọn 
New, xuất hiện thanh tác vụ 
New File 
 B2: Kích chọn Blank 
Database, 
 xuất hiện hộp thoại File New 
Database 
 Tạo cơ sở dữ liệu mới-Database (tiếp) 
 B3: Đặt tên cho Database 
vào mục File name 
 B4: Kích chọn Creat 
 VI. Làm việc với cơ sở dữ liệu đã có 
1. Nếu thanh tác vụ đã được 
mở: 
 B1: Kích chọn tên CSDL 
cần mở trong mục Open 
a file hoặc kích vào 
More file , trên màn 
hình xuất hiện hộp thoại 
Open 
 B2: Chọn tên CSDL cần 
mở trong danh sách hoặc 
gõ tên CSDL cần mở vào 
ô File name. 
 B3: Kích Open 
 Làm việc với cơ sở dữ liệu đã có (tiếp) 
2. Nếu thanh tác vụ chưa mở: 
 B1: Trên menu File, kích Open , xuất 
hiện hộp thoại Open 
 B2: Chọn tên CSDL cần mở (Giống như 
ở mục 1.) 
VII. Các đối tượng chính của Access 
 Bảng (tables): Là thành phần căn bản nhất của CSDL. 
Bảng là nơi trực tiếp chứa dữ liệu. Ta có thể nhập 
khẩu, kết nối các bảng từ các ứng dụng cơ sở dữ liệu 
khác như Paradox, Excel, FoxPro, dBase,  
 Truy vấn (Queries): Thực hiện chức năng tìm kiếm, 
Tạo nguồn dữ liệu cho các giao diện nhập liệu (Form), 
các báo cáo (Report),  
 Biểu mẫu (Form): Hiển thị dữ liệu có trong các bảng 
hay truy vấn và cho phép bổ sung các dữ liệu mới, 
đồng thời hiệu chỉnh hay xóa dữ liệu hiện có. Có thể 
kết hợp ảnh và đồ thị vào biểu mẫu, thậm chí cả âm 
thanh. 
Các đối tượng chính của Access(tiếp) 
 Báo cáo (Report): In dữ liệu từ các 
bảng hoặc các truy vấn. Access cho 
phép bổ sung đồ họa vào báo cáo. 
 Macro: là một hình thức lập trình đơn 
giản. Nó được dùng để gắn kết các 
đối tượng chính trong chương trình 
như liên hệ giữa các form, tạo menu. 
 Module: Là chương trình viết bằng 
VBA. 
IIX. Thoát khỏi Access 
 Muốn thoát khỏi Access, ta có thể thực hiện 
1 trong 3 cách sau: 
 Cách 1: Từ thanh menu, chọn File/Exit 
 Cách 2: Kích vào nút Close trên thanh 
tiêu đề 
 Cách 3: Gõ tổ hợp phím Alt+F4 
IX. Công cụ Wizard và Builder 
1. Wizard 
 Wizard: cung cấp các dịch vụ đơn giản hóa việc tạo 
các đối tượng cơ sở dữ liệu mới. Wizard dẫn ta qua 
một loạt các bước định sẵn xác định các đặc tính 
đối tượng mà ta muốn tạo ra. 
 Wizard có thể sử dụng ở nhiều nơi khác nhau: 
 + Tạo lập toàn bộ một CSDL (Database Wizard). 
 + Trên Bảng, Truy vấn, Form, Report. 
 + Trên các điều khiển. 
 + Tạo trang Web. 
Công cụ Wizard và Builder (tiếp) 
 2. Expresion Builder 
 Là bộ công cụ thuận tiện nhất để tạo các biểu thức, đặc 
biệt là các biểu thức có chứa điều khiển liên quan tới biểu 
mẫu hoặc báo cáo.