Xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo lý thuyết quản trị thông minh tại Công ty Cổ phần An Phú Hưng
Quản trị thông minh (Business Intelligence - BI) là một trong các hệ thống quản lý hiện đại trong doanh nghiệp.
Hệ thống giúp các nhà quản trị trong việc sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, để thu được thông tin và các
phân tích có ý nghĩa về sản phẩm, về khách hàng hay thị trường. từ đó có tác động hiệu quả cho việc ra quyết định.
Vận dụng BI trong việc hoàn thiện công tác kế toán tại An Phú Hưng - một công ty sản xuất bánh kẹo quy mô vừa -
đã giúp công ty này giải quyết được những vấn đề tồn tại trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý, đồng thời
tiết kiệm được chi phí nhân công cũng như giải phóng được thời gian làm ngoài giờ cho bộ phận kế toán. Những
kinh nghiệm được rút ra từ trường hợp nghiên cứu điển hình này có thể giúp cho những nhà quản lý và các đối
tượng quan tâm có một cái nhìn thực tế hơn về lý thuyết BI vận dụng trong điều hành doanh nghiệp.
Tóm tắt nội dung tài liệu: Xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo lý thuyết quản trị thông minh tại Công ty Cổ phần An Phú Hưng
![Xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo lý thuyết quản trị thông minh tại Công ty Cổ phần An Phú Hưng Xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo lý thuyết quản trị thông minh tại Công ty Cổ phần An Phú Hưng](https://s1.tailieuvn.net/xb70nb5jd4llaq8g/thumb/2021/11/25/xay-dung-he-thong-thong-tin-ke-toan-theo-ly-thuyet-quan-tri_vqlGeAV0Y4.jpg)
J. Sci. & Devel. 2015, Vol. 13, No. 7: 1196-1204 Tạp chí Khoa học và Phát triển 2015, tập 13, số 7: 1196-1204 www.vnua.edu.vn 1196 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ THÔNG MINH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ HƯNG Ngô Thị Thu Hằng*, Nguyễn Thị Thùy Dung Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, Học viện Nông nghiệp Việt Nam Email*: ngohangvn@gmail.com Ngày gửi bài: 09.10.2014 Ngày chấp nhận: 28.10.2015 TÓM TẮT Quản trị thông minh (Business Intelligence - BI) là một trong các hệ thống quản lý hiện đại trong doanh nghiệp. Hệ thống giúp các nhà quản trị trong việc sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, để thu được thông tin và các phân tích có ý nghĩa về sản phẩm, về khách hàng hay thị trường... từ đó có tác động hiệu quả cho việc ra quyết định. Vận dụng BI trong việc hoàn thiện công tác kế toán tại An Phú Hưng - một công ty sản xuất bánh kẹo quy mô vừa - đã giúp công ty này giải quyết được những vấn đề tồn tại trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý, đồng thời tiết kiệm được chi phí nhân công cũng như giải phóng được thời gian làm ngoài giờ cho bộ phận kế toán. Những kinh nghiệm được rút ra từ trường hợp nghiên cứu điển hình này có thể giúp cho những nhà quản lý và các đối tượng quan tâm có một cái nhìn thực tế hơn về lý thuyết BI vận dụng trong điều hành doanh nghiệp. Từ khóa: Hệ thống thông tin kế toán, quản trị thông minh. The Improvement of The Accounting Information System under The Theory of Business Intelligence in An Phu Hung Joint Stock Company ABTRACT Business Intelligence (BI) is one of the most modern management systems in enterprises. This system helps the administrators in the use of data from many different sources to collect information and meaningful analysis of products, customers or markets..., all that are important for effectiver decision making. Application of BI in improving the accounting system in An Phu Hung, a SME in biscuit and candy production sector, has helped the company to solve the problems in information systems for business management, as well as reducing the labor cost, cutting the overtime issues for accountants. The exprerience lessons from this case study would give the managers and others who concern about BI a pratical view of BI appication in business management. Keywords: Accounting information system, business Intelligence. 1. ĐẶT VẤN ĐỀ Hệ thống thông tin kế toán có vai trò cung cấp các dữ liệu về doanh thu và chi phí để nhà quản trị có cơ sở đưa ra các quyết định cần thiết. Các quyết định chiến thuật dù mang tính ngắn hạn cũng cần dựa trên những tính toán và các bước thực hiện có chủ đích nhằm đem lại những lợi ích tối ưu về ngắn hạn cũng như về lâu dài. Để quyết định được chính xác, đặc biệt cần lưu ý đánh giá các yếu tố định tính trong việc ra quyết định mà điều này phụ thuộc nhiều vào các con số chi phí, doanh thu do kế toán cung cấp. (Phạm Xuân Thanh và Nguyễn Văn Tý, 2011) Công ty cổ phần An Phú Hưng được thành lập năm 2004 với lĩnh vực chủ lực là sản xuất kinh doanh các loại bánh ngọt mang thương hiệu Minhdangbakery tại Khu công nghiệp Châu Sơn - Hà Nam. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà quản trị công ty luôn cần các thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác và tin cậy để đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị. Tuy Ngô Thị Thu Hằng, Nguyễn Thị Thùy Dung 1197 nhiên trên thực tế, hệ thống thông tin kế toán của công ty lại chưa thể hiện được đúng sứ mệnh to lớn của mình. Hiện nay ban giám đốc của doanh nghiệp đang gặp phải những vấn đề trong việc ra các quyết định, đặc biệt là thiếu các cơ sở thông tin về tài chính. Làm thế nào để những quyết định về sản xuất kinh doanh có được những cơ sở chắc chắn từ nguồn thông tin kế toán? hiện đang là một bài toán khó cho ban giám đốc của Công ty cổ phần An Phú Hưng. Pythis (2011) đã nhận định rằng hệ thống quản trị thông minh BI cho phép doanh nghiệp/tổ chức sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để thu được thông tin và các phân tích có ý nghĩa về khách hàng hay nhà cung cấp, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản trị. Thực tiễn cho thấy rằng nhà quản lý doanh nghiệp phải tốn rất nhiều nguồn lực (thời gian, kinh phí) để thu thập thông tin hữu ích từ các chỉ tiêu tài chính, sản xuất, kinh doanh qua các báo cáo đánh giá phân tích của đơn vị thành viên (phòng ban, đại lý, chi nhánh, của hàng). Với BI, doanh nghiệp dễ dàng có được ngay các thông tin phân tích quản lý, nhà quản trị có thể xác định rất nhanh nhóm khách hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp hay sản phẩm nào có tỉ suất lợi nhuận cao nhất... (Azma and Mostafapour, 2012). Có thể nói đối với nhà quản lý, đây là hệ thống phân tích hoạt động doanh nghiệp chính xác và toàn diện nhất để đưa ra những quyết định hợp lý và kịp thời. 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP 2.1. Lý thuyết Quản trị thông minh (BI) Hiện nay, khái niệm về quản trị thông minh BI ở Việt Nam còn khá mới mẻ và các doanh nghiệp lớn ở Việt Nam vẫn chưa triển khai BI vì rất nhiều lý do như kinh phí hạn chế, sự đòi hỏi phải thay đổi các tư duy cơ bản trong hệ thống quản trị cũ. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về BI (Singh and Samalia, 2014), mỗi định nghĩa nêu lên một đặc trưng nổi bật của BI nhưng tất cả đều đề cập đến khả năng trợ giúp ra quyết định hiệu quả trong kinh doanh của BI. Có thể định nghĩa về BI như sau: BI là qui trình và công nghệ mà các doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ, khai phá tri thức giúp cho các doanh nghiệp có thể đưa các các quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. Công nghệ BI (BI technology) cung cấp một cách nhìn toàn cảnh hoạt động của doanh nghiệp từ quá khứ, hiện tại và các dự đoán tương lai. Mục đích của BI là hỗ trợ cho doanh nghiệp ra quyết định tốt hơn. Hệ thống BI (BI system) bao gồm 3 thành phần Sơ đồ 1. Công cụ quản trị thông minh trong quản lý doanh nghiệp Deshmukh, A. (2006). Digital Accounting: The Effects of the Internet and ERP on Accounting IRM Press (an imprint of Idea Group Inc.). Thông tin hoạt động doanh nghiệp Hệ thống quản lý nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) Kho dữ liệu Khai thác dữ liệu Công cụ quản trị thông minh (Business Intelligence Tools) Thu thập Phân tích xử lý trực tuyến Lọc Cập nhật Báo cáo Biểu đồ Số liệu, về các thông tin cập nhật Tạo lập QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH (Nguồn: Digital Accounting: The effect of the Internet and ERP on Accounting (Deshmukh, 2006)) Xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo lý thuyết quản trị thông minh tại công ty cổ phần An Phú Hưng 1198 chính là kho dữ liệu - kho chứa dữ liệu tổng hợp của doanh nghiệp; bộ phân khai thác dữ liệu - sử dụng các kỹ thuật để khai thác thông tin như phân loại, phân nhóm, tổ hợp, dự đoán; và hệ thông phân tích xử lý trực tuyến. Nói cách khác, hệ thống BI còn được định nghĩa là hệ thống hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược đối với hoạt động kinh doanh.. Sự cần thiết vận dụng BI cho hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp Theo cách thức truyền thống, khi Ban lãnh đạo cần bất cứ thông tin gì (hàng hóa, nguyên vật liệu, chi phí, giá thành, doanh thu), họ sẽ yêu cầu các bộ phận hỗ trợ (thường là các phòng ban tài chính kế toán) cung cấp các báo cáo thống kê, phân tích. Tuy nhiên, công việc này thường tiêu tốn khá nhiều thời gian, bởi lẽ báo cáo chủ yếu được lập một cách thủ công với sự hỗ trợ của các công cụ tin học văn phòng mà chủ yếu là MS Excel; và đôi khi các số liệu họ nhận được cũng chỉ có tính chất tin cậy một cách tương đối. Với BI thì lượng công việc cũng như lượng thông tin mà con người bắt buộc phải xử lý trước đây sẽ giảm đi một cách đáng kể. Thông qua việc tổng hợp dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động của công ty, BI có một kho dữ liệu lớn như một kho lưu trữ thông tin và một số yêu cầu chính về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng & phần mềm) được trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh nghiệp như: trang bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối internet, môi trường truyền thông giữa các văn phòng trong nội bộ hoặc giữa các đối tác; về con người được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp. Từ đó hệ thống giúp doanh nghiệp có thể dự đoán các xu hướng dịch vụ, kinh doanh trong tương lai, phát hiện các khách hàng tiềm năng và đề ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp... Những kỹ thuật này cho phép các doanh nghiệp thực hiện các báo cáo và các phân tích có chiều sâu dựa trên thông tin chi tiết về tất cả các hoạt động trên qui mô toàn tổ chức. Sơ đồ 2 mô tả một số hệ thống thông tin được sử dụng bởi BI. 2.2. Phương pháp nghiên cứu Đây là một nghiên cứu mang tính chất triển khai bởi vì mục tiêu của nghiên cứu này là tìm khả năng áp dụng đại trà của lý thuyết quản trị thông minh vận dụng trong xây dựng và hoàn thiện hoạt động kế toán trong doanh nghiệp. Do vậy, nghiên cứu này được thực hiện trên cơ sở áp dụng các phương pháp sau: 2.2.1. Phân tích và tổng hợp lý thuyết Phương pháp phân tích lý thuyết được dùng để nghiên cứu các văn bản, tài liệu lý luận khác nhau về lý thuyết quản trị thông minh bằng cách phân tích chúng thành từng bộ phận, từng chức năng để hiểu chúng một cách toàn diện. Phương pháp tổng hợp lý thuyết được dùng để liên kết, sắp xếp các tài liệu, thông tin đã thu thập được để tạo ra một hệ thống lý thuyết đầy đủ, sâu sắc về vấn đề quản trị thông minh và ứng dụng của nó trong việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán. 2.2.2. Quan sát khoa học Phương pháp này được dùng để quan sát hoạt động của hệ thống kế toán tại Công ty An Phú Hưng dưới góc độ khoa học kế toán để tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống này cũng như những điều kiện cần thiết và Phân tích và xử lý trực tuyến Tập hợp và lưu trữ thông tin Quan sát Khai thác thông tin Quản trị thông minh Bộ phận quản lý khách hàng Hệ thống hỗ trợ quyết định Kiến thức quản lý Thông tin cửa hàng Sơ đồ 2. Hệ thống thông tin trong quản trị thông minh BI (Solomon Negash, 2004) Ngô Thị Thu Hằng, Nguyễn Thị Thùy Dung 1199 những nhân tố có thể hoàn thiện theo định hướng của lý thuyết quản trị thông minh. Phương pháp quan sát này được thực hiện thông qua những lần khảo sát thực tế tại bộ phận sản xuất và bộ phận kế toán tại công ty cũng như ghi chép lại những kết quả công việc và những tồn tại chưa được giải quyết trong hệ thống thông tin kế toán hiện tại của Công ty An Phú Hưng. 2.2.3. Phân tích và tổng kết kinh nghiệm Đây là phương pháp được dùng để xem xét, đánh giá những kết quả của việc vận dụng lý thuyết quản trị thông minh trong hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty An Phú Hưng. Phương pháp này được áp dụng sau khi công ty đã áp dụng thử nghiệm các đề xuất hoàn thiện của đề tài. Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác khi nghiên cứu vận dụng theo quan điểm này. 3. KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 3.1. Những vấn đề còn tồn tại trong hệ thống kế toán của An Phú Hưng Công ty cổ phần An Phú Hưng tiền thân là Công ty TNHH An Phú Hưng được thành lập năm 2004 với lĩnh vực chủ lực là sản xuất kinh doanh các loại bánh ngọt mang thương hiệu MINHĐANG BAKERRY. Lợi nhuận trước thuế hàng năm của công ty được kê khai trên các BCTC khoảng trên dưới 2 tỷ VNĐ. Số lượng nhân công của công ty là 100 người, bao gồm 10% thuộc về bộ phận quản lý, 15% thuộc về đội ngũ bán hàng tại các cửa hàng và siêu thị, số còn lại là công nhân trực tiếp sản xuất. Câu chuyện quản lý thủ công, nhà quản lý phải bỏ qua nhiều cơ hội kinh doanh và thiếu thông tin để ra quyết định là một thực tế diễn ra thường xuyên tại An Phú Hưng. Bộ phận kế toán được tổ chức với 6 người, mỗi người làm việc gần như 50 tiếng 1 tuần nhưng dường như không đảm bảo được yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Kế toán kiêm nhiều công việc khác nhau, nhân viên kế toán đôi khi hỗ trợ vấn đề xếp hàng lên xe vận chuyển, thậm chí là cả khâu sản xuất, trong khi đó lương trung bình của kế toán từ 3 - 4 trđ/tháng. Việc sử dụng nhân công như vậy sẽ khiến cho chất lượng công việc kế toán giảm do khó tập trung. Chứng từ luân chuyển chưa logic làm cho thông tin bị mất mát, thiếu hụt, không rõ ràng; sổ sách có nhiều thông tin trùng lặp làm giảm chất lượng thông tin; thông tin tại các cửa hàng gửi về còn chậm chưa được cập nhật và mang tính thủ công. Mặt khác, các báo cáo hầu hết hướng về sản xuất chứ chưa chú trọng trong việc quản lý tài chính cho công ty. Việc làm báo cáo đơn thuần là việc tổng hợp số liệu xuất kho, bán hàng, tính giá thành chứ chưa giúp nhà quản trị phân tích được tình Bảng 1. Khả năng cung cấp thông tin cho quản lý của kế toán Thông tin kế toán Hình thức báo cáo Độ kịp thời Độ lọc thông tin Miệng Văn bản Nhanh Chậm Bình thường Cao Thấp Giá nguyên liệu đầu vào hiện thời x x x Giá thành sản phẩm x x x So sánh giá cả x x x Tình hình lao động x x x x Sản lượng sản xuất x x x x Đơn đặt hàng x x x x Thuế và các khoản phải nộp x x x x Hàng tồn kho x x x Lượng tiền mặt/tiền gửi x x x Thông tin kế toán kỳ trước x x Lượng hàng thương mại nhập x x x Xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo lý thuyết quản trị thông minh tại công ty cổ phần An Phú Hưng 1200 hình, xu hướng phát triển của thị trường. Đồng thời, khả năng kiểm soát sai phạm thấp (đặc biệt với các nguyên vật liệu, thành phẩm khó kiếm soát về mặt số lượng và hao hụt nếu không áp dụng kiểm kê thường xuyên): kết quả kiểm kê và đối chiếu với định mức sản xuất cho thấy vật tư bị hao hụt nhiều (trứng, bột mỳ), thành phẩm bị tuồn ra ngoài, hàng hóa mua về bán ở siêu thị không kiểm soát được, mất mát không xác định được xảy ra chính xác vào thời điểm nào. Hệ thống phần mềm phục vụ cho kế toán đã có nhưng còn nhiều nhược điểm như không kết nối hệ thống cửa hàng, việc xuất nhập hàng, lập báo cáo tài chính vẫn phải sử dụng excel... Thông tin cung cấp rất chậm, thông tin mà nhà quản lý rất cần như giá vốn thì kế toán không cung cấp được. Số liệu quyết định giá bán hoàn toàn mang tính ước tính. 3.2. Hoàn thiện hệ thống kế toán của An Phú Hưng theo quan điểm “quản trị thông minh” 3.2.1. Tuyển dụng thêm người để “Quản trị tinh gọn” Công việc đầu tiên cần làm tại An Phú Hưng khi vận dụng lý thuyết quản trị thông minh là sắp xếp lại bộ phận nhân sự. Theo như hiện trạng, một người tham gia vào nhiều phần hành và ai cũng có công việc khác ngoài chuyên môn kế toán. Trong khi đó, công việc kế toán thuế và quản lý tài sản cố định thì không có người đảm nhiệm, công ty hiện thuê kế toán thuế bên ngoài với mức chi phí 5.000.000 VNĐ/tháng. Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, rút ngắn thời gian hoạt động, đồng thời tăng khả năng đáp ứng một cách linh hoạt các yêu cầu khắt khe và không ngừng biến động của thị trường chính là giúp doanh nghiệp quản trị thông minh. Do vậy, đề xuất ở đây là An Phú Hưng cần tuyển bổ sung thêm ít nhất 1 lao động phổ thông để thực hiện những công việc như bốc xếp hàng lên xe và vào kho, Chi phí cho lao động này có thể được lấy từ chi phí hiện tại sử dụng thuê kế toán thuế vì công việc kế toán thuế sẽ được thực hiện bởi kế toán của công ty. Theo đó, bộ máy quản lý của công ty sẽ được chia thành 3 bộ phận riêng biệt: bộ phận quản lý sản xuất, bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán với 6 nhân viên ban đầu sẽ phụ trách 6 vị trí cơ bản: kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng - thanh toán, kế toán kho - lương kế toán quản lý cửa hàng, thủ quỹ và thủ kho. Tại các cửa hàng sẽ có nhân viên làm nhiệm vụ Bảng 2. Phân công nhiệm vụ tại An Phú Hưng trước đây Vị trí Phần hành kế toán Công việc khác Hàng tồn kho Tiền Quản lý công nợ nhà cung cấp Tài sản cố định Lương Tính giá thành Bán hàng và công nợ khách hàng Thuế Tổng hợp 1.Kế toán trưởng x x x x Theo dõi các nhà phân phối 2. Kế toán viên x x x x x x Kiểm tra cân nguyên liệu 3. Kế toán viên x x x Đặt hàng nguyên liệu 4. Kế toán viên x x x Chăm sóc đơn hàng và giải quyết khiếu nại KH 5. Kế toán viên x x Sắp xếp hàng, theo dõi nguyên nhân hàng thừa 6. Kế toán viên X Phân loại hàng tồn, điều chuyển hàng ca đêm Ngô Thị Thu Hằng, Nguyễn Thị Thùy Dung 1201 Sơ đồ 3. Bộ máy quản lý và bộ máy kế toán theo đề xuất hoàn thiện cập nhật số liệu vào máy cho đúng quy định dưới sự kiểm soát của kế toán quản lý cửa hàng. Kết quả của thay đổi nhân sự có thể được thể hiện ở sơ đồ sau: Theo như đề xuât này, mặc dù tuyển thêm người nhưng chi phí nhân công không tăng thêm, nhưng số giờ lao động cho kế toán giảm xuống (5 ngày/1 tuần và 8 giờ/ngày), chất lượng công việc kế toán tăng lên vì độ tập trung trong công việc, đồng thời thời gian cung cấp thông tin giảm xuống, phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý. 3.2.2. Xây dựng hệ thống thông tin kế toán xuất phát từ nhu cầu thông tin Việc xác định thông tin kế toán tương đối đa dạng, phụ thuộc vào từng cách tiếp cận vấn đề của mỗi đơn vị trong việc ứng dụng BI và quan trọng nhất là phải xuất phát từ nhu cầu thông tin. Trước đây, kế toán căn cứ vào chuẩn mực, chế độ kế toán và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị để xây dựng hệ thống tài khoản và các biểu mẫu sổ sách, đến nay, theo lý thuyết quản trị thông minh, cách thiết kế xây dựng biểu mẫu đã được chỉnh phù hợp theo quan điểm “cung đáp ứng cầu”. Nói cách khác, nhu cầu thông tin của nhà quản lý là một yếu tố quan trọng cần được cân nhắc khi kế toán thiết kế hệ thống tài khoản và sổ sách của đơn vị. Trên đây là ví dụ mẫu báo cáo tổng hợp công nợ của công ty. Mặc dù có khá nhiều thông tin chi tiết, tuy nhiên khi nhà quản lý cần những thông tin quan trọng như tổng dư nợ vào thời điểm hiện tại, hạn mức tín dụng cho phép với từng đối tượng. Như vậy, mỗi lần rà soát lại toàn bộ công nợ, kế toán mất rất nhiều thời gian. Vì thế, khi thiết kế các biểu mẫu này, kế toán cần phải xem xét nhu cầu thông tin của nhà quản lý để có thể trình bày hoặc lọc thông tin vào bất kỳ thời điểm nào. Dưới đây là một bảng mẫu báo cáo theo hướng cải thiện. GIÁM ĐỐC CÔNG TY Bộ phận sản xuất Bộ phận bán hàng Bộ phận kế toán Kế toán tổng hợp Phụ trách sản xuất Thống kê phân xưởng Xuất hàng ca đêm Phụ trách bán hàng Phụ xuất hàng ca ngày Kế toán quản lý cửa hàng Kế toán bán hàng – thanh toán Kế toán kho - lương Thủ quỹ Thủ kho Xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo lý thuy 1202 Bảng 3. Báo cáo t TT Ngày Mã NCC Nội dung 1 05/01/2013 CT_Hưng Thịnh Mua NVL 2 . . . Bảng 4. Mẫu Báo cáo t TT Mã NCC Hạn mức tín dụng Dư đ 3.2.3. Ứng dụng công nghệ trực tuy gọn khoảng cách không gian và th Hiện nay, công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Trong dự án Vision Project 2000, tổ chức AICPA cũng đã ghi nhận tầm quan tr của công nghệ và hệ thống thông tin, “một kế toán viên phải có khả năng sử dụng và thúc đẩy sử dụng công nghệ trong một cách thức góp phần gia tăng giá trị cho tổ chức” (Albrecht và Sack, 2000). Theo lý thuyết quản trị thông Sơ đồ 4. Quy trình quản lý hàng hóa tại siêu thị ết quản trị thông minh tại công ty cổ phần An Phú Hưng ổng hợp công nợ tháng 1/2013 Tiền hàng (1000 đồng) Thu Chi Số tiền (ng.đồng Ngày hẹn Số tiền (ng. đồng) Ngày h 700.000 0 15/03/2013 . . . ổng hợp công nợ điều chỉnh theo nhu cầu qu ầu kỳ Nợ tăng thêm trong kỳ Nợ thanh toán trong kỳ Dư nợ cuối kỳ ến để rút ời gian ọng minh, việc ứng dụng công ng trợ cho việc ra quyết định là rất cần thiết. An Phú Hưng hướng đến 3 hợp phần thông tin kế toán cơ bản sau: (1) quản lý tài chính thông minh; (2) quản trị cung ứng và quản trị đặt hàng thông minh; (3)quản trị mua hàng và theo dõi chi phí mua hàng thông minh. Khi áp dụng hệ thống quản trị thông minh trong quản lý tài chính, công ty có thể truy nguyên các khoản đầu tư trong toàn đơn vị; theo dõi luồng tiền, vị trí và toàn mạng lưới địa điểm thông qua trình duyệt Web cũng như quản lý tổng thể với các dữ liệu quan trọng về Còn (1000 đồng) Ghi chú ẹn 700.000 ản lý Trong đó, số nợ quá hạn Ghi chú hệ trực tuyến để hỗ từ một Ngô Thị Thu Hằng, Nguyễn Thị Thùy Dung 1203 Đồ thị 1. Sự thay đổi về thời gian cho công việc sau khi áp dụng BI chi phí, doanh thu, ngân sách và lợi nhuận. Khả năng truy cập tức thời (trực tuyến) các thông tin này cung cấp cho người quản lý tầm nhìn để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và có những hành động cần thiết nhằm tác động các kết quả tài chính từ trước tới kết thúc kỳ kế toán. Đồ thị sau thể hiện tóm tắt kết quả của việc rút gọn khoảng cách không gian và thời gian. 3.3. Lợi ích và chi phí Về bản chất việc vận dụng quan điểm BI trong thiết kế hệ thống thông tin kế toán là hướng tới loại bỏ lãng phí, kể cả lãng phí trong quản lý. Tuy nhiên, khi vận dụng BI trong doanh nghiệp cũng đòi hỏi một khoản đầu tư lớn cho phần cứng, phần mềm để quản lý thông tin. Công ty cần phải xây dựng một hệ thống kho dữ liệu cả phần cứng và phần mềm cho BI (máy tính, máy quét...), đồng thời chi một khoản chi phí lớn cho việc vận hành, chi phí đào tạo ban đầu, chi phí nhân viên, chi phí bảo trì. Mặc dù vậy, lợi ích do hệ thống này mang lại có thể nhìn thấy trong cả ngắn hạn và dài hạn, bao gồm cả những khoản có thể tính tính bằng giá trị vật chất và những giá trị phi vật chất như sự quy chuẩn trong quản lý, phong cách quản lý chuyên nghiệp, Dự kiến chi phí thực hiện cũng như lợi ích có thể đạt được thể hiện qua bảng 5. Bảng 5. Chi phí và lợi ích dự kiến của An Phú Hưng khi vận dụng BI Chi phí Lợi ích Chi phí đầu tư ban đầu: - Hệ thống máy tính: 50.000.000đ (gồm máy cũ + mua mới) - Phần mềm: 200.000.000đ - Tài khoản Internet: 5.000.000đ - Đào tạo: 15.000.000đ Lợi ích ngắn hạn: - Cung cấp thông tin cho GĐ kịp thời, chuẩn xác, nhanh hơn: tiết kiệm thời gian - Kế toán không phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác (xếp hàng lên xe,...), tiết kiệm thời gian đối chiếu và kiểm kê kho hàng, được nghỉ cuối tuần - Kế toán thuế và lập báo cáo tài chính không phải đi thuê ngoài: tiết kiệm 5.000.000đ/tháng - Cắt giảm ngày công và chi phí nhân viên: bình quân tiết kiệm được 10.000.000đ/tháng - Nắm bắt kịp thời các cơ hội kinh doanh Chi phí vận hành: - Chi phí dịch vụ Internet: 500.000đ/tháng - Lương nhân viên IT: 3.000.000đ/tháng - Chi phí bảo trì phần mềm: 1.000.000đ/tháng Lợi ích dài hạn: - Hệ thống quản lý quy chuẩn - Khả năng kiểm soát sai phạm cao - Hạn chế gian lận sai sót - 10,0 20,0 30,0 40,0 Thời gian lập báo cáo tài chính quý Thời gian kiểm kê đối chiếu các kho hàng tháng Thời gian làm việc của kế toán trong một tuần Số ngàySau khi áp dụng BI Trước khi áp dụng BI Xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo lý thuyết quản trị thông minh tại công ty cổ phần An Phú Hưng 1204 4. KẾT LUẬN Để hữu dụng, thông tin kế toán không chỉ mang tính kịp thời và đầy đủ mà đòi hỏi còn phải có tính thích hợp với những nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng. Thông tin chỉ có tính thích hợp khi nó hướng đến tương lai và có sự khác biệt giữa các phương án kinh doanh cần xem xét. Đặc biệt, tính bảo mật là tính chất quan trọng của hệ thống thông tin kế toán, nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiềm năng kinh tế, tính độc lập cũng như khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đồng thời, mỗi doanh nghiệp cần phải phân tích hoạt động của doanh nghiệp mình, nếu sử dụng BI thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khoản chi phí cho việc khảo sát, phân tích. BI giúp phác họa bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp trong khoảng thời gian ngắn nhất và có thể phù hợp với mọi lĩnh vực hoạt động của công ty từ kế toán đến sản xuất. TÀI LIỆU THAM KHẢO Choe, L.-M. (1998). The effects of user participation on the design of accountinginformation systems. Information and Management, 34(3): 185 - 198. Ngô Thị Thu Hằng, Lê Thị Kim Sơn và Nguyễn Thị Thùy Dung (2013). Tác động của hệ thống thông tin kế toán đến mức độ tồn tại gian lận và sai sót trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Hà Nội. Tạp chí Khoa học và Phát triển 11(4). PYTHIS (Producer) (2011). Business Intelligence giúp doanh nghiệp thông minh hơn. Truy cập ngày 23/09/2012 từ /show.aspx?cat = 027002003&nid = 167. Phạm Xuân Thanh và Nguyễn Văn Tý (2011). Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong việc ra quyết định mang tính chiến thuật. Tạp chí Kế toán và Kiểm toán 06/2011(93): 24 - 26. Solomon Negash. (2004). Communications of the Association for Information Systems, 13: 177 - 195. Steve Albrecht and Robert J. Sack. (2000). A comparision of accounting professionals and college students from /personales/hbermude/areacontable/particulares/ Beyond_Albrect_Sach.pdf Azma, F., and Mostafapour, M. A. (2012). Business intelligence as a key strategy for development organizations. Procedia Technology, 1(0): 102- 106. doi: 2012. 02. 020 Azma, F., and Mostafapour, M. A. (2012). Business intelligence as a key strategy for development organizations. Procedia Technology, 1(0): 102 - 106. doi: 02.020 Singh, H., and Samalia, H. V. (2014). A Business Intelligence Perspective for Churn Management. Procedia - Social and Behavioral Sciences, 109(0): 51 - 56. doi: 13.12.420
File đính kèm:
xay_dung_he_thong_thong_tin_ke_toan_theo_ly_thuyet_quan_tri.pdf