Sáng kiến kinh nghiệm: Quy trình làm phách trong chấm thi tốt nghiệp các môn tự luận

BM 01-Bia SKKN
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Đơn vị: Phòng Giáo dục thường xuyên
	Mã số: ................................
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Quy trình làm phách trong chấm thi tốt nghiệp các môn tự luận
	Người thực hiện: HUỲNH NHƯ HOÀNG
	Lĩnh vực nghiên cứu: 
	Quản lý giáo dục 	1 
	Phương pháp dạy học bộ môn: ............................... 	1
	Phương pháp giáo dục 	1
	Lĩnh vực khác: ......................................................... 1
	Có đính kèm:
 1 Mô hình	1 Phần mềm	1 Phim ảnh	1 Hiện vật khác
Năm học: 2011-2012
BM02-LLKHSKKN
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
Họ và tên: HUỲNH NHƯ HOÀNG
Ngày tháng năm sinh: 20/10/1954
Nam, nữ: Nam
Địa chỉ: 20 Cách mạng tháng Tám, Phường Quyết Thắng, TP Biên Hòa, Đồng Nai.
Điện thoại: 3842467(CQ)/ 3840919(NR).
Fax:	E-mail:
Chức vụ: Trưởng phòng
Đơn vị công tác: Phòng Giáo dục thường xuyên, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai
TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Đại học
Năm nhận bằng: 1987
Chuyên ngành đào tạo: Sư phạm Toán
KINH NGHIỆM KHOA HỌC
Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý
	Số năm có kinh nghiệm: 37 năm
Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:
SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI
PHÒNG GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN
BM04-NXĐGSKKN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đồng Nai, ngày 21 tháng 5 năm 2012
PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2011-2012
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm: 
Quy trình làm phách trong chấm thi tốt nghiệp các môn tự luận
Họ và tên tác giả: Huỳnh Như Hoàng Đơn vị: Phòng Giáo dục thường xuyên
Lĩnh vực: 
Quản lý giáo dục 	1	Phương pháp dạy học bộ môn: .................1
Phương pháp giáo dục 	1	Lĩnh vực khác: ......................................... 1
Tính mới
- Có giải pháp hoàn toàn mới 	1
- Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có 	1
Hiệu quả
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 1
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 1
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao 1
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả 1
Khả năng áp dụng
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách: 	 Tốt 1	 Khá 1	Đạt 1
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc sống: Tốt 1	 Khá 1	Đạt 1
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng: Tốt 1	 Khá 1	Đạt 1
XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
BM03-TMSKKN
Tên sáng kiến kinh nghiệm:
QUY TRÌNH LÀM PHÁCH TRONG CHẤM THI TỐT NGHIỆP
CÁC MÔN TỰ LUẬN
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong chấm thi tốt nghiệp trung học phổ thông, việc làm phách bảo đảm tính chính xác giữ vị trí hết sức quan trọng. Quy trình làm phách của Học viện Kỹ thuật quân sự theo phần mềm quản lý thi tốt nghiệp Trung học phổ thông của Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ hướng dẫn những nội dung cơ bản, khi thực hiện mỗi Hội đồng chấm thi có thể chọn các bước cụ thể để thực hiện quy trình đạt hiệu quả hơn tùy theo số lượng người được điều động, số bài thi của thí sinh và điều kiện sẵn có của mỗi đơn vị. 
Quy trình này được nghiên cứu soạn thảo và tổ chức thực hiện từ năm 2008. Khi mới thực hiện vẫn còn những sai sót phải khắc phục dần. Đến kỳ thi tốt nghiệp năm 2011, quy trình đã được tổ chức thực hiện nhanh, gọn, chính xác giúp cho việc tổ chức chấm thi và xử lý kết quả đúng thời gian quy định và hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
 Việc tổ chức làm phách trong chấm thi tốt nghiệp các môn tự luận phụ thuộc vào các văn bản hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đặc biệt là những năm có thay đổi Quy chế thi tốt nghiệp trung học phổ thông như năm 2012. Do đó, quy trình này cần được cải tiến, chỉnh sửa, bổ sung, bảo đảm vừa thực hiện đúng Quy chế và các văn bản hướng dẫn thi tốt nghiệp của Bộ Giáo dục và Đào tạo vừa phù hợp với điều kiện sẵn có của địa phương để bảo đảm tính chính xác theo yêu cầu của phần mềm quản lý thi, bảo đảm đánh giá kết quả thi chính xác của từng thí sinh dự thi. 
Được Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai phân công thực hiện nhiệm vụ chấm thi, tôi đã nghiên cứu kỹ các văn bản hướng dẫn và yêu cầu thực tế của công việc được giao để tiếp tục cải tiến và thực hiện quy trình làm phách cụ thể, phù hợp với nhân sự, số lượng bài thi và điều kiện hiện có để thực hiện công việc này đạt được kết quả tốt nhất.
THỰC TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP CỦA ĐỀ TÀI
Thuận lợi
Bộ Giáo dục và Đào tạo có hướng dẫn chung về sử dụng phần mềm quản lý thi thống nhất trên cả nước.
Học viện Kỹ thuật quân sự hướng dẫn các nội dung cơ bản về làm phách hai vòng độc lập.
Bản thân có kinh nghiệm về tổ chức thi tốt nghiệp và các kỳ thi khác có liên quan.
Các thành viên tham gia làm công việc này được tập huấn kỹ trước khi bắt đầu công việc.
Các thiết bị và phần mềm sẵn có cho phép thực hiện quy trình.
Khó khăn
Đây là công việc không mới nhưng phụ thuộc vào phần mềm quản lý và các văn bản hướng dẫn mới. Do đó, nếu không nghiên cứu kỹ dễ bị sai sót trong quá trình thực hiện, việc ghép phách sẽ gặp khó khăn, mất nhiều thời gian để chỉnh sửa kết quả sau khi chấm thi xong.
Việc thay đổi trong chỉ đạo thi tốt nghiệp của Bộ Giáo dục và Đào tạo; sự thay đổi nhân sự trong bộ phận làm phách hằng năm đòi hỏi mỗi thành viên trong bộ phận làm phách phải tập trung suy nghĩ và thực hiện chính xác các thao tác theo các bước của quy trình.
Thời gian làm phách phải khẩn trương, thường phải thực hiện việc làm phách, cắt phách trong vòng 2 ngày để bảo đảm tiến độ làm việc của Hội đồng chấm thi theo quy định chung.
Số liệu thống kê
	Từ năm 2008 đến năm 2011, Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai chấm bài thi của các tỉnh khác theo phân công của Bộ Giáo dục và Đào tạo, bình quân mỗi năm khoảng 5.000 thí sinh giáo dục thường xuyên và khoảng 25.000 thí sinh giáo dục phổ thông. Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai đã tổ chức các bộ phận làm phách riêng cho giáo dục thường xuyên và giáo dục phổ thông. Riêng bộ phận làm phách khối giáo dục thường xuyên được điều động bình quân 25 người làm phách cho 200 phòng thi cả 4 môn thi tự luận của khoảng 5.000 thí sinh trong thời gian 2 ngày.
	Bộ phận làm phách đã thực hiện đúng quy trình, chính xác 100% số bài thi của thí sinh.
 NỘI DUNG ĐỀ TÀI
Cơ sở lý luận
Quy trình làm phách là một khâu rất quan trọng trong quá trình chấm thi tốt nghiệp. Nếu làm phách không chính xác sẽ dẫn đến việc đánh giá sai kết quả làm bài của thí sinh, gây hậu quả nghiêm trọng trong việc đánh giá và công bố kết quả làm bài của thí sinh.
Tùy theo phần mềm quản lý thi mà nghiên cứu cách làm phách cho phù hợp. Do đó, công việc làm phách đòi hỏi những người thực hiện phải dựa vào kinh nghiệm của bản thân, các điều kiện hiện có và yêu cầu của phần mềm quản lý để xác định quy trình cho phù hợp.
Quy chế thi tốt nghiệp trung học phổ thông ban hành kèm theo Thông tư số 10/2012/TT-BGDĐT ngày 06 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, năm 2012 không tổ chức chấm chéo bài thi tự luận giữa các tỉnh, mỗi tỉnh tự tổ chức chấm bài thi tự luận của tỉnh mình. Trong Hội đồng chấm thi của mỗi tỉnh phải có một bộ phận làm phách bài thi tự luận, độc lập với các tổ chấm thi. Bộ phận làm phách được bố trí sao cho các thành viên của bộ phận làm phách không được tiếp xúc với bài thi tự luận của học sinh trường phổ thông nơi họ công tác. Để giám khảo không chấm bài của thí sinh của trường phổ thông nơi họ công tác, bộ phận làm phách phải chia bài tự luận thành 2 tổ tương ứng với số giám khảo được điều động theo từng môn thi. 
 Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài
Tổ trưởng là lãnh đạo Hội đồng chấm thi, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ quy trình này.
Quy trình làm phách trong chấm thi tốt nghiệp các môn tự luận được chia làm 7 bước, thực hiện lần lượt theo từng môn thi: 
	BƯỚC I: PHÂN NHÓM CÁC HỘI ĐỒNG COI THI
	a) Căn cứ vào số lượng thí sinh dự thi của các Hội đồng coi thi để chia thành hai nhóm, mỗi nhóm có số lượng thí sinh dự thi tương đương nhau căn cứ theo số lượng giám khảo từng môn của Hội đồng chấm thi đã được điều động.
	b) Nhập tên của các Hội đồng coi thi của mỗi nhóm vào phần mềm quản lý thi thống nhất của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
	BƯỚC II: CHUẨN BỊ
a) Chuẩn bị bàn cắt phách, túi đựng bài chấm thi, dây thun, hồ dán, giấy niêm phong, bút đỏ, kẹp lớn, danh sách các nhóm làm phách.
b) Mỗi người mang theo máy tính cầm tay, thước kẻ. Không sử dụng điện thoại di động trong các buổi làm việc. Giữ bí mật toàn bộ các nội dung liên quan đến phách của bài thi tự luận.
	c) Tùy theo số lượng thành viên tham gia, chia số thành viên thành các nhóm. Phân công nhóm trưởng và phân công nhiệm vụ của từng nhóm.
d) Cộng tổng số bài, tổng số tờ của từng môn thi của các Hội đồng coi thi ghi trên các túi số 2 (một người cộng số bài, một người cộng số tờ). Đối chiếu với biên bản giao nhận bài thi.
e) Mở niêm phong từng túi số 2, đếm số túi đựng bài thi (túi số 1), cộng tổng số bài, tổng số tờ ghi trên các túi số 1, đối chiếu với nhãn niêm phong trên từng túi số 2. Xếp thứ tự các túi số 1: phòng thi có số thứ tự nhỏ ở trên, phòng thi có số thứ tự lớn ở dưới; để riêng từng Hội đồng coi thi.
g) Tổ trưởng in bảng dồn túi bài thi, bảng đảo túi bài thi; giữ bí mật bảng đảo túi bài thi do phần mềm quản lý quy định, ghi sẵn số túi chấm theo bảng đảo túi bài thi đã in.
h) Giao cho các nhóm trưởng túi đựng bài thi, bảng dồn túi bài thi của các Hội đồng coi thi được phân công
BƯỚC III: ĐÁNH PHÁCH LẦN 1
a) Nhóm trưởng chia nhóm nhỏ 2 người, lần lượt giao túi đựng bài thi, bảng dồn túi bài thi và kiểm tra quy trình thực hiện các công việc của nhóm. Nhóm trưởng ghi lại số túi đựng bài thi giao cho từng nhóm nhỏ 2 người trong danh sách (đã chuẩn bị sẵn).
	b) Các nhóm nhỏ mở niêm phong túi đựng bài thi, một người đối chiếu số bài, số tờ ghi trên túi đựng bài thi với phiếu thu bài thi; một người xếp bài thi theo thứ tự bài thi có số báo danh nhỏ ở trên, số báo danh lớn ở dưới; đếm và kiểm tra số bài thi, số tờ giấy thi thực tế (vẫn để các bài thi xếp chồng lên nhau).
c) Hai người đối chiếu số bài thi và số tờ giấy thi đã kiểm tra; đối chiếu số báo danh vắng giữa phiếu thu bài thi và thực tế bài thi hiện có. Số báo danh vắng đã được gạch ngang trên phiếu thu bài thi (nếu có). Nếu có sự sai lệch thì báo ngay cho Nhóm trưởng, Nhóm trưởng báo ngay cho Tổ trưởng để xử lý.
d) Nếu đối chiếu đúng thì ghi hai chữ số cuối của mã bài (chính là số thứ tự trong phiếu thu bài thi, số thứ tự của thí sinh nào vắng thì không ghi): Một người đọc, một người ghi vào bài thi và trên phách hai chữ số cuối của mã bài thật chính xác (ghi sát về bên phải, ở trước có dấu chấm). Mã bài lúc này có dạng: .01, .02, .03, .04, ., .24 (có thể số thứ tự không liên tục nếu có thí sinh vắng). Đánh mã bài thi xong của số báo danh nào thì người đọc đánh dấu ngay trên phiếu thu bài thi. Số báo danh nào vắng (đã được gạch trước đó), người đọc báo cho người ghi biết để đối chiếu. Người đọc phải kiểm tra người ghi thật chính xác. Đánh mã bài xong mỗi phòng thi, cả hai người đọc và kiểm tra lại một lần nữa thật chính xác. Bài thi làm nhiều tờ giấy thi thì ghi số phách giống nhau. 
BƯỚC IV: CẮT PHÁCH
a) Lồng các bài thi vào thành một tập, số báo danh nhỏ bên ngoài, số báo danh lớn bên trong. Dùng kẹp để kẹp đầu phách và cắt phách. Dùng dây thun cột chặt đầu phách. Không làm đảo lộn đầu phách.
b) Cho bài thi đã cắt phách, đầu phách đã cột chặt, phiếu thu bài thi, bảng dồn túi vào túi đựng bài thi. Xếp túi đựng bài thi theo Hội đồng coi thi: phòng thi có số thứ tự nhỏ ở trên, số thứ tự lớn ở dưới.
c) Nhóm trưởng nộp lại cho Tổ trưởng tất cả các túi được giao theo thứ tự được sắp xếp theo quy định.
d) Thực hiện lần lượt từng môn thi.
BƯỚC V: ĐÁNH PHÁCH LẦN 2
a) Tổ trưởng đối chiếu giữa phiếu thu bài thi, bảng dồn túi do máy tính in ra theo quy định của phần mềm quản lý thi, túi đựng bài chấm thi thật chính xác. Rút bài thi chuyển qua túi đựng bài chấm thi tương ứng theo bảng đảo túi bài thi, thu lại phiếu thu bài thi, bảng dồn túi bài thi và túi số 1. Giao túi đựng bài chấm thi cho nhóm trưởng. 
b) Nhóm trưởng nhận túi đựng bài chấm thi từ Tổ trưởng. Phân công các thành viên trong nhóm ghi phía trước mã bài đã ghi lần 1 năm chữ số của số túi chấm thi. Mã bài lúc này có dạng: 10045.01, 10045.02, .., 10045.24. Thực hiện theo từng cá nhân dưới sự điều hành của Nhóm trưởng. Nhóm trưởng ghi rõ số túi đựng bài chấm thi giao cho từng người trong danh sách (đã chuẩn bị sẵn).
BƯỚC VI: SẮP XẾP ĐẦU PHÁCH VÀ BÀI THI
Nhóm trưởng phân công các thành viên thực hiện tiếp các công việc sau:
a) Kiểm tra số lượng túi đựng bài chấm thi.
b) Xếp lại phách theo thứ tự từ số nhỏ nhất đến số lớn nhất. Dùng dây thun cột phách thành từng bó, mỗi bó 10 tập phách liên tiếp nhau. Thực hiện theo từng môn.
c) Thống kê thí sinh vắng theo phiếu thu bài thi. Thực hiện theo từng môn.
d) Bàn giao lại cho Tổ trưởng các túi đựng bài chấm thi, đầu phách đã xếp theo thứ tự theo quy định. Thực hiện theo từng môn.
	Tổ trưởng niêm phong đầu phách theo quy định.
	BƯỚC VII: HỒI PHÁCH
	a) Trong quá trình điều hành chấm thi, các Phó Chủ tịch bộ môn xếp các túi đựng bài chấm thi theo thứ tự từ nhỏ đến lớn, cứ 10 túi cột lại thành một bó.
	b) Sau khi đã chấm xong tất cả bài thi, Tổ trưởng mở niêm phong đầu phách theo quy định và giao lại cho các Phó Chủ tịch bộ môn.
	c) Theo thứ tự đã sắp xếp trước, các Phó Chủ tịch bộ môn hồi phách theo từng bó, sau đó hồi phách theo từng phòng thi. Ghi lại tên Hội đồng coi thi và phòng thi bên ngoài túi đựng bài chấm thi.
	d) Xếp lại các túi đựng bài thi theo từng Hội đồng coi thi. Xếp lại phòng thi theo thứ tự phòng thi từ nhỏ đến lớn trong mỗi Hội đồng coi thi.
	e) Kiểm tra 100% điểm bài thi thực tế của từng thí sinh với điểm bài thi đã nhập vào máy tính do máy tính in ra theo từng môn.
KẾT QUẢ 
Quy trình làm phách trong chấm thi tốt nghiệp các môn tự luận trình bày ở trên đã thực hiện đạt được kết quả tốt. Sau khi được tập huấn, các thành viên tham gia đã thực hiện chính xác, nhanh, gọn.
Quy trình làm phách trong chấm thi tốt nghiệp các môn tự luận góp phần thực hiện đúng tiến độ làm việc của Hội đồng chấm thi theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Quy trình làm phách trong chấm thi tốt nghiệp các môn tự luận không sai sót trong quá trình ghép điểm và công bố kết quả của thí sinh. 
BÀI HỌC KINH NGHIỆM
- Làm phách đúng quy trình giúp cho việc quản lý kết quả làm bài của thí sinh chính xác, sau khi hồi phách không mất thời gian sửa chữa sai sót.
- Tổ trưởng là người chịu trách nhiệm về quy trình làm phách, giữ bí mật tuyệt đối mã bài của thí sinh, bảo đảm sự khách quan, công bằng trong chấm thi. Các thành viên khác trong bộ phận làm phách không biết được mã bài thi của thí sinh.
- Cần chú ý những lỗi thường gặp khi triển khai thực hiện quy trình:
+ Thứ tự bài thi bị đảo số báo danh.
+ Hai chữ số cuối của phách ghi không chính xác.
- Để bảo đảm thực hiện đúng quy chế thi tốt nghiệp nên điều động giáo viên trung học cơ sở làm phách bài thi tự luận cho thi sinh thi tốt nghiệp trung học phổ thông.
- Nên tổ chức làm phách theo 2 nhóm riêng theo phân nhóm các Hội đồng coi thi đã thực hiện ở bước I và làm phách lần lượt từng môn thi để tránh nhầm lẫn trong quá trình thực hiện.
- Nên chỉ đạo cho các giám thị gạch ngang dòng của thí sinh vắng trên phiếu thu bài thi để việc đối chiếu bài thi nhanh và chính xác hơn.
KẾT LUẬN
Quy trình làm phách trong chấm thi tốt nghiệp các môn tự luận căn cứ vào các văn bản hướng dẫn, phần mềm quản lý thi và kinh nghiệm của bản thân. Quy trình làm phách trong chấm thi tốt nghiệp các môn tự luận này là tài liệu tham khảo tốt cho các Hội đồng chấm thi đã được áp dụng đạt hiệu quả trong 4 năm liền, từ năm 2008 đến năm 2011, rút kinh nghiệm và cải tiến cho phù hợp với điều kiện thực tế nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất. Năm 2012, quy trình tiếp tục cải tiến để thực hiện đúng theo quy chế thi, các văn bản hướng dẫn thi và phần mềm quản lý thi của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Tùy theo nhân sự và điều kiện sẵn có của từng đơn vị, quy trình này có thể được điều chỉnh cho phù hợp và áp dụng đạt hiệu quả tốt.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Ghi tên tài liệu tham khảo và tên tác giả đã được sử dụng trích dẫn trong sáng kiến kinh nghiệm.
1. Quy chế thi tốt nghiệp trung học phổ thông ban hành kèm theo Thông tư số 10/2012/TT-BGDĐT ngày 06 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2. Phần mềm quản lý thi tốt nghiệp Trung học phổ thông của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
3. Hướng dẫn quy trình làm phách hai vòng độc lập của Học viện Kỹ thuật quân sự - Nghĩa Đô – Hà Nội.
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
Huỳnh Như Hoàng