Bài giảng Quản lý dự án - Chương 9: Quản lý mua sắm

Quản lý mua sắm
Chương IX
Nội dung
1. Mua sắm trong dự án.
2. Lập kế hoạch đặt mua và yêu cầu.
3. Lập kế hoạch hợp đồng.
4. Yêu cầu phúc đáp từ người bán.
5. Chọn người bán.
6. Quản trị việc thực hiện hợp đồng.
7. Kết thúc hợp đồng.
2QLDA
1. Mua sắm trong dự án
 Các quy trình cần có để mua và sử dụng các sản
phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mà tổ chức cần từ bên 
ngoài.
 Cần phải tuân thủ một qui trình mua sắm và quản lý 
hợp đồng.
 Các công ty thường khoán ngoài (outsourcing):
 Nhằm giảm chi phí cố định và chi phí định kỳ.
 Giúp khách hàng tập trung vào lĩnh vực kinh doanh 
chính của họ.
 Cập nhật những kỹ năng và công nghệ mới
 Cung cấp tính linh hoạt.
 Tăng trách nhiệm.
3QLDA
Quy trình mua sắm trong dự án
1. Lập kế hoạch đặt mua và yêu cầu (purchases and
acquisitions).
2. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng (Planning
contracting).
3. Yêu cầu phúc đáp từ người bán (Requesting seller
responses).
4. Chọn người bán (Selecting sellers).
5. Quản trị việc thực hiện hợp đồng (Administering the 
contract).
6. Kết thúc hợp đồng (Closing the contract).
4QLDA
Các output chính của quy trình
5QLDA
2. Lập kế hoạch đặt mua và yêu cầu
 Liên quan đến việc xác định xem có nên dùng sản
phẩm hay dịch vụ bên ngoài tổ chức.
 Quy trình này sẽ quyết định có nên mua sắm không, 
mua như thế nào, mua cái gì, mua nhiều hay ít, khi 
nào thì mua.
 Output quan trọng là quyết định làm hay mua (make-
or-buy).
6QLDA
Lập kế hoạch
7QLDA
Phân tích quyết định mua hay tự làm
 Ví dụ 1: công ty mua bán quần áo lớn đang khảo sát
xem có nên khoán ngoài (outsourcing) việc phân 
phối, bảo trì, tập huấn hay không.
 Ví dụ 2: Nhiều công ty thuê ngắn hạn cố vấn bên 
ngoài để giúp thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt 
trong các dự án IT mà không cần tuyển nhân viên IT 
làm việc dàihạn.
Ý kiến của chuyên gia dù trong hay ngoài tổ chức 
đều đáng quý trong việc ra những quyết định mua 
sắm.
8QLDA
 Hợp đồng là một thỏa thuận ràng buộc lẫn nhau bắt 
buộc người bán cung cấp các sản phẩm hay dịch vụ 
theo quy định và buộc người mua phải thanh toán
cho họ
 Hợp đồng có thể làm rõ trách nhiệm và tập trung rõ 
nét vào sản phẩm chuyển giao chính của một dự án
 Bởi vì hợp đồng ràng buộc pháp lý, cần có trách 
nhiệm cao trong việc ghi ra những công việc trong 
hợp đồng 
Hợp đồng (Contracts)
Các loại hợp đồng
 Hợp đồng giá cố định (Fixed-price).
 Hợp đồng dựa vào chi phí (Cost-reimbursable - bồi hoàn 
chi phí).
 Hợp đồng hoàn trả một phần (Time and material):
 Là 1 hợp đồng lai của 2 hợp đồng trên.
 Loại hợp đồng này dành cho các dịch vụ mà công việc 
không thể xác định rõ ràng và cũng không thể ước tính 
được chi phí cụ thể trong hợp đồng.
10QLDA
Mức độ rủi ro theo các loại hợp đồng
11QLDA
 Contract Statement of Work (SOW)
 SOW là một mô tả những công việc được đòi hỏi cho 
việc mua sắm
 SOW như là một phần của hợp đồng
 SOW là một loại của phát biểu phạm vi
 Một SOW tốt cho ccas nhà thầu một hiểu biết tốt 
những mong đợi của người mua
Bảng kê khai công việc
13
Mẫu Bảng kê khai công việc
3. Lập kế hoạch hợp đồng
 Liên quan đến việc chuẩn bị tư liệu cần thiết giao cho 
các nhà bán hàng có ưu thế để chuẩn bị nhận lại các 
đáp ứng từ họ và xác định các tiêu chuẩn đánh giá 
cho việc chấp nhận một hợp đồng.
 Input: Kế hoạch Quản lý mua sắm, Quyết định mua
hay tự làm, Kế hoạch Quản lý Dự án.
 Công cụ: các biểu mẫu tiêu chuẩn và các đánh giá
của chuyên gia.
 Hai tài liệu mua sắm là:
 Yêu cầu đề xuất (Request for Proposal - RFP)
 Yêu cầu báo giá (Request for Quote - RFQ).
14QLDA
Yêu cầu đề xuất
 Nếu một tổ chức muốn tự động hoá công việc hay
tìm giải pháp cho vấn đề kinh doanh của họ, họ có
thể viết và gửi Yêu cầu cho các đề xuất đến những
nhà cung cấp.
 Các nhà cung cấp có thể đề xuất các giải pháp phần 
cứng, phần mềm, và mạng để đáp ứng nhu cầu của 
tổ chức.
 Việc chọn nhà cung cấp thắng thầu nào thường
được làm dựa vào nhiều tiêu chuẩn không chỉ dựa
vào giá thấp nhất.
15QLDA
Mẫu Yêu cầu cho các đề xuất
16QLDA
Yêu cầu báo giá
 Là tài liệu để đề nghị cấp các bảng báo giá (quote 
hay bid) từ các nhà cung cấp mới. 
 Bản báo giá (Bid) là 1 tài liệu được chuẩn bị bởi
người bán để cung cấp giá cả cho các mặt hàng
theo tiêu chuẩn đã định sẵn của người mua.
17QLDA
4. Yêu cầu phúc đáp từ người bán
 Liên quan đến việc quyết định chọn nhà bán hàng
nào, gửi tài liệu cho người bán, và nhận các đề xuất 
từ họ.
 Các người bán có năng lực sẽ làm hầu hết công việc 
trong quy trình này, phía người mua hay dự án sẽ 
không mất khoản chi phí nào.
 Tổ chức của người mua có trách nhiệm phổ biến các 
công việc của mình, nếu là mua sắm lớn thì phải tổ 
chức hội thảo cho các nhà thầu để trả lời các thắc 
mắc về công việc.
 Output: tài liệu mua sắm, danh sách các người bán
tốt nhất, các bản đề nghị hay bản đấu thầu nhận
được từ người bán
18QLDA
Tiêu chuẩn đánh giá
 Tổ chức sẽ dựa vào các tiêu chuẩn để tính điểm các 
proposal, thường gán trọng số cho mỗi tiêu chuẩn đánh 
giá.
 Ví dụ: Các tiêu chuẩn đánh giá thường bao gồm 30% cho kỹ 
thuật, 30% cho quản lý, 20% cho khả năng thực hiện trong 
quá khứ, 20% cho giá cả. 
 Một tiêu chuẩn đánh giá quan trọng là hồ sơ thực thi 
trong quá khứ của nhà thầu (bidder) - Danh sách các dự 
án tương tự mà họ đã từng làm và các tham chiếu đến 
các khách hàng của những dự án này. 
 Năng lực tài chính và kỹ thuật của nhà thầu, phải chứng 
minh được sự hiểu biết của họ đối với nhu cầu của người 
mua. 
19QLDA
5. Chọn người bán
Các bước
 Đánh giá các đề xuất từ người bán.
 Chọn ra đề xuất tốt nhất.
 Thường người mua sẽ đưa ra danh sách từ 3 đến 5
nhà cung cấp hàng đầu.
 Thỏa thuận hợp đồng.
 Ký hợp đồng.
20QLDA
Lưu ý
 Dự án có thể phải chi phí nhiều hơn hay mất nhiều
thời gian hơn để hoàn tất khi đội chọn nhà cung cấp 
chỉ tập trung về mặt kỹ thuật của các đề xuất.
 Thường thì các đội quản lý, không phải là đội kỹ
thuật thực hiện việc mua sắm dễ thành công hơn.
21QLDA
Mẫu đánh giá các đề xuất
22QLDA
Ví dụ
23QLDA
6. Quản trị việc thực hiện hợp đồng
 Để bảo đảm việc thực thi của người bán phải tuân
theo các yêu cầu của hợp đồng.
 Hợp lệ về mặt luật pháp, hợp đồng có tính chuyên
nghiệp là yếu tố quan trọng cho thảo luận và quản trị 
hợp đồng.
 Hợp đồng tốt và quản trị hợp đồng tốt sẽ giúp tổ
chức tránh được nhiều vấn đề.
 Hầu hết các hợp đồng đều có sự thay đổi, và các
thay đổi này có thể được quản lý nhờ các điều khoản
của hợp đồng. Nếu không hiểu được các điều khoản
hợp đồng, PM có thể không nhận biết được là anh ta
có quyền yêu cầu người thực hiện hợp đồng làm 1số 
việc phụ với chi phí phụ nào đó.
24QLDA
Phương pháp giám sát hợp đồng
 Các biện pháp giám sát:
 Khảo sát thực tế định kỳ.
 Khảo sát thực tế đột xuất.
 Xem xét các dữ liệu đã có.
 Xem xét chứng từ tài chính.
 Nguồn thông tin không nên chỉ từ các báo cáo chính 
thức mà nên khuyến khích sử dụng thông tin thực, 
chưa qua xử lý.
 Hợp đồng tư vấn, bảng chấm công, báo cáo tiến độ
25QLDA
Quản lý thay đổi hợp đồng
 Các loại thay đổi:
 Thuận: Vượt mức yêu cầu.
 Nghịch:
• Chậm hơn tiến độ yêu cầu.
• Vượt quá chi phí dự kiến.
• Sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng.
 Tư liệu tất cả những thay đổi diễn ra, ngay cả khi
chưa được phê chuẩn.
26QLDA
Tranh chấp hợp đồng
 Cam kết tài chính không được thực hiện.
 Hiểu sai các diễn đạt trong hợp đồng.
 Không kiểm soát tốt các rủi ro trong hợp đồng.
 Bên chủ hợp đồng đưa ra quá nhiều yêu cầu ngoài
hợp đồng mà không thay đổi chi phí.
27QLDA
7. Kết thúc hợp đồng
 Liên quan đến việc hoàn tất và thanh toán hợp đồng, 
giải quyết các hạng mục chưa xong.
 Đội dự án phải xác định xem mọi việc đã hoàn tất
đúng và thỏa mãn chưa. Đội cũng nên cập nhật lại
hồ sơ để phản ánh các kết quả cuối cùng và lưu trữ
lại để tham khảo trong tương lai.
28QLDA
Kết thúc hợp đồng
 Hai công cụ để hỗ trợ việc kết thúc hợp đồng:
 Kiểm toán mua sắm (Procurement audit).
 Hệ thống quản lý hồ sơ (Records management
system).
 Output: hợp đồng đã kết thúc và các cập nhật. Tổ
chức bên mua phải cung cấp cho bên bán 1 thông 
báo chính thức việc hợp đồng đã kết thúc.
29QLDA
Câu hỏi
30QLDA