Bài giảng Quản lý dự án - Chương 8: Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro
Chương IIX
Nội dung
1. Rủi ro là gì?
2. Quy trình Quản lý Rủi ro
3. Lập Kế hoạch Quản lý Rủi ro
4. Nhận dạng Rủi ro
5. Phân tích Định tính Rủi ro
6. Phân tích Định lượng Rủi ro
7. Lập Kế hoạch Ứng phó Rủi ro
8. Giám sát và Kiểm soát Rủi ro
2QLDA
Một số nghiên cứu
 Nhóm nghiên cứu KLCI đã điều tra 260 tổ chức phần 
mềm trên toàn thế giới năm 2001 để nghiên cứu 
thực tế quản lý rủi ro phần mềm.
 97% đã có thủ tục để nhận biết và đánh giá rủi ro.
 80% đã dự đoán và tránh được các vấn đề cơ bản của
quản lý rủi ro.
 70% đã có các qui trình phát triển phần mềm.
 64% đã có PMO ( Project Management Office).
3QLDA
Lợi ích của Quản lý Rủi ro Phần mềm
4QLDA
1. Rủi ro là gì?
 Risk is “ the possibility of loss or injury” (Rủi ro 
là khả năng bị mất mát hay bị tổn hại)
 Quản lý Rủi ro Dự án liên quan đến việc hiểu các
vấn đề có nguy cơ xảy ra cho dự án và tìm hiểu xem 
chúng sẽ cản trở sự thành công của dự án như thế 
nào.
 Tuy nhiên cũng có những Rủi ro Tích cực (Positive 
Risks). Nó có thể tạo ra những thuận lợi cho dự án.
5QLDA
Thuật ngữ 
 Quản lý Rủi ro Tiêu cực (Negative Risk Management) 
giống như 1 dạng bảo hiểm. Nó là 1 hoạt động nhằm 
giảm nhẹ ảnh hưởng của những sự kiện bất lợi dễ xảy 
ra.
 Quản lý Rủi ro Tích cực (Positive Risk Management) 
thì giống như đầu tư vào các cơ hội.
 Rủi ro Đã biết (Known Risk) để chỉ những rủi ro mà đội 
dự án đã nhận dạng và phân tích được. Có thể quản lý 
bằng 1 số hoạt động ngăn ngừa.
 Rủi ro Chưa biết (unknown risk) là các rủi ro không thể 
nhận dạng và phân tích được, do đó không quản lý được.
Chi phí dành cho Quản Lý rủi ro không nên vượt quá lợi ích 
tiềm năng (potential benefit).
6QLDA
Thuật ngữ 
 Risk Utility hay Risk Tolerance là mức độ thỏa mãn hay
hài lòng nhận được từ việc phải bỏ ra chi phí nào đó.
 Có 3 dạng người:
 Kháng rủi ro (Risk-averse): độ thỏa mãn càng giảm khi tiền bỏ ra 
càng nhiều.
 Tìm kiếm rủi ro (Risk-seeking): hay mức độ thỏa mãn cao hơn khi 
đầu tư tiền càng nhiều vào rủi ro.
 Trung lập với rủi ro (Risk-neutral): cân bằng giữa rủi ro và tiền phải 
bỏ ra
7QLDA
2. Qui trình Quản lý Rủi ro
1. Lập Kế hoạch Quản lý Rủi ro (Risk Management 
Planning): liên quan đến quyết định dùng phương
pháp và kế hoạch cho các hoạt động quản lý rủi ro.
2. Nhận dạng Rủi ro (Risk Identification): liên quan 
đến việc xác định rủi ro nào có thể ảnh hưởng đến 
dự án và tác động của các rủi ro khi nó xảy ra.
3. Phân tích Định tính Rủi ro (Qualitative Risk 
Analysis): liên quan đến việc xếp loại ưu tiên các rủi
ro dựa vào khả năng và ảnh hưởng của nó.
8QLDA
Quy trình Quản lý Rủi ro
4. Phân tích Định lượng Rủi ro (Quantitative Risk
Analysis): liên quan đến việc ước tính bằng số các
ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của dự án.
5. Lập Kế hoạch Ứng phó Rủi ro (Risk Response 
Planning): liên quan đến thực hiện từng bước để và
giảm đi mối đe dọa đến mục tiêu dự án.
6. Giám sát và Kiểm soát Rủi ro (Risk Monitoring 
and control): liên quan đến việc kiểm soát những 
rủi ro đã phát hiện được và đang tồn tại, nhận dạng 
các rủi ro mới, thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro, 
đánh giá hiệu quả các chiến lược đối phó với rủi ro 
trong suốt quá trình thực hiện dự án.
9QLDA
3. Lập kế hoạch Quản lý Rủi ro
 Là quá trình quyết định làm thế nào để tiếp cận và
các hoạt động dự trù cho các rủi ro.
10QLDA
Bước chuẩn bị
 Đội dự án nên tổ chức nhiều cuộc họp trước khi dự
án bắt đầu nhằm:
 Xem xét lại các tài liệu về dự án.
 Các chính sách quản lý rủi ro của công ty, các loại rủi 
ro, các báo cáo rút kinh nghiệm từ các dự án trước.
 Các biểu mẫu để tạo kế hoạch quản lý rủi ro.
 Xem xét lại các mức độ thỏa mãn khi đối phó rủi ro của
các loại stakeholder khác nhau. Mỗi loại nhà tài trợ 
khác nhau thì dự án có thể cần có phương pháp khác 
nhau để quản lý rủi ro.
11QLDA
Các tài liệu khác
 Kế hoạch cho những bất thường (Contingency Plan): 
là các hành động đã định sẵn mà đội dự án sẽ thực 
hiện nếu có 1 sự kiện rủi ro đã nhận biết xảy ra.
 Ví dụ: nếu đội dự án đoán rằng phiên bản mới của 1
gói phần mềm sẽ không phát hành đúng hạn để sử
dụng cho dự án, thì họ có thể có kế hoạch cho sự kiện 
bất ngờ là cho phép dùng phiên bản có sẵn cũ hơn của 
phần mềm đó.
12QLDA
Các tài liệu khác
 Kế hoạch rút lui (Fallback plan): dành cho các rủi ro 
có ảnh hưởng lớn đến việc đáp ứng mục tiêu dự án, 
và kế hoạch này sẽ được thi hành nếu mọi nỗ lực 
giảm rủi ro không có hiệu quả.
 Quỹ dự phòng (Contingency reserve): để giảm đi rủi 
ro đến 1 mức có thể chấp nhận được.
 Ví dụ: nếu dự án dường như tắc nghẽn do nhân viên
không có kinh nghiệm với công nghệ mới và đội không 
nhận biết được đó là 1 rủi ro, thì nhà tài trợ có thể cung 
cấp 1 quỹ hổ trợ từ quỹ dự phòng để thuê những cố 
vấn bên ngoài huấn luyện và hướng dẫn nhân viên dự 
án sử dụng công nghệ mới.
13QLDA
4. Nhận biết rủi ro
 Nhận biết rủi ro là quá trình nhận biết được sự kiện
đáng kể nào làm tổn hại hoặc tăng hao tổn cho dự
án.
 Ngoài việc phải nhận biết rủi ro sớm, còn phải tiếp 
tục quá trình này khi môi trường dự án thay đổi.
 Không thể quản lý được rủi ro nếu trước đó không
nhận biết được rủi ro.
14QLDA
Các loại rủi ro
 Rủi ro thị trường (Market Risk).
 Rủi ro tài chính (Financial Risk).
 Rủi ro công nghệ (Technology Risk).
 Rủi ro về con người (People Risk).
 Rủi ro về qui trình /cấu trúc (Structure /Process 
Risk)
15QLDA
Năm kỹ thuật chung để nhận biết rủi ro
1. Tận dụng trí tuệ tập thể (Brainstorming).
2. Kỹ thuật Delphi (Delphi Technique).
3. Phỏng vấn (Interviewing).
4. Phân tích nguyên nhân hậu quả (Root Cause 
Analysis).
5. Phân tích SWOT (SWOT Analysis - Strength, 
Weakness, Opportunity, Threat).
16QLDA
Tận dụng trí tuệ tập thể
 Đưa ra các ý tưởng hay giải pháp bằng cách tích lũy
các ý tưởng 1 cách tự nhiên mà không cần đánh giá
phân tích nhiều.
 Có thể giúp nhóm tạo ra được 1 danh sách đầy đủ 
các rủi ro giúp định hướng cho các quá trình phân 
tích định tính, định lượng rủi ro sau này.
 Người điều hành và giới thiệu các loại rủi ro mới. 
Sau đó, phân loại các ý tưởng.
 Ảnh hưởng nhóm (group effect) như lo sợ mọi người
phản đối, ảnh hưởng của nhiều cấp lãnh đạo, sự chi
phối cuộc họp của 1 hay 2 người hay cải vã, to tiếng
sẽ ngăn cản việc đưa ra các ý tưởng của các 
thànhviên khác trong cuộc họp.
17QLDA
Kỹ thuật Delphi
 Tránh được ảnh hưởng nhóm của Brainstorming 
Kỹ thuật Delphi là thu nhận sự nhất trí trong nhóm 
các chuyên gia khi họ đưa ra các dự đoán.
 Kỹ thuật Delphi là 1 thủ tục dự đoán có tương tác và 
hệ thống khi các chuyên gia cho ý kiến 1 cách độc 
lập và giấu tên.
 Kỹ thuật này sử dụng lặp lại nhiều lần bảng câu hỏi 
và trả lời viết tay, lần sau chứa cả phản hồi của lần 
trước đó nhận được việc sẵn sàng trả lời của mọi 
thành viên, tránh được các thành kiến có thể có 
trong các cuộc họp trực diện.
18QLDA
Kỹ thuật phỏng vấn
 Là kỹ thuật tìm hiểu sự thật bằng trực diện, điện
thoại, email hay thảo luận bằng tin nhắn trực tiếp.
 Phỏng vấn những người đã từng có kinh nghiệm khi 
làm các dự án tương tự là 1 công cụ quan trọng giúp 
nhận biết được các rủi ro.
19QLDA
Phân tích SWOT
 SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat).
 Phân tích SWOT thường được dùng khi lập kế
hoạch chiến lược cũng như khi nhận biết rủi ro.
20QLDA
Bản đăng ký rủi ro
 Bản đăng ký rủi ro là một tài liệu chứa kết quả của
các qui trình quản lý rủi ro khác nhau, thường dưới
dạng bảng.
 Tạo Bản đăng ký rủi ro: dùng Output của qui trình
nhận biết rủi ro là 1 danh sách các rủi ro và các 
thông tin khác.
21QLDA
Nội dung của Bản đăng ký rủi ro
 Mã số cho mỗi sự kiện rủi ro.
 Xếp loại sự kiện rủi ro (số 1 là rủi ro cao nhất)
 Tên của mỗi sự kiện rủi ro.
 Mô tả mỗi sự kiện rủi ro.
 Phân loại mỗi sự kiện rủi ro.
 Nguyên nhân chính của mỗi rủi ro.
 Các sự kiện rủi ro tiêu cực
 Các sự kiện rủi ro tích cực
 Risk owner: người chịu trách nhiệm về rủi ro
 Trigger: Nguyên nhân tạo rủi ro
22QLDA
Các điều kiện rủi ro
23QLDA
Các điều kiện rủi ro
24QLDA
5. Phân tích định tính rủi ro
 Output chính của phân tích định tính rủi ro là những
cập nhập vào bản đăng ký rủi ro.
 Các công cụ và kỹ thuật dùng định tính rủi ro:
 Ma trận khả năng và ảnh hưởng (Probability /impact
matrix).
 Theo dõi 10 rủi ro hàng đầu (The Top Ten Risk Item
Tracking).
 Đánh giá của chuyên gia (Expert judgment).
25QLDA
Ma trận khả năng và ảnh hưởng
26QLDA
Biểu đồ vùng rủi ro
27QLDA
10 danh mục rủi ro hàng đầu
28QLDA
Đánh giá của chuyên gia
 Nhiều tổ chức dựa vào trực giác và kinh nghiệm của 
chuyên gia để giúp nhận biết các rủi ro của dự án.
 Các chuyên gia có thể phân loại rủi ro thành cao, 
trung bình, thấp bằng cách dùng hay không dùng các 
kỹ thuật hỗ trợ như tính thừa số rủi ro,...
29QLDA
6. Phân tích định lượng rủi ro
 Phân tích định lượng thường được thực hiện nối tiếp 
sau phân tích định tính mặc dù cả 2 quá trình này có 
thể tiến hành đồng thời hay riêng biệt.
 Tùy theo bản chất của dự án và khả năng về thời
gian và tiền bạc mà có thể dùng các kỹ thuật phân 
tích rủi ro khác nhau.
 Các dự án lớn, phức tạp có liên quan đến công nghệ 
hàng đầu thường phải có phân tích định lượng rủi ro.
30QLDA
Các kỹ thuật chính
 Thu thập dữ liệu (data gathering).
 Phân tích định lượng:
 Cây quyết định (Decision tree).
 Mô phỏng (Simulation).
 Phân tích độ nhạy (Sensitivity analysis).
 Kỹ thuật mô hình hóa (modeling technique).
31QLDA
Cây quyết định - Ví dụ
 Giả sử công ty Cliff Branch đang khảo sát xem có
nên gửi các bản phác thảo dự án 1 và 2 để đấu thầu 
hay không, gửi cả hai hay không gửi một phác thảo 
nào.
 Các xác suất thường được xác định bởi chuyên gia.
 Dự án 1: xác suất 20% thắng thầu và 80% là thua.
 Dự án 2: xác suất thắng thầu là 70%, thua thầu là 20% 
và 10%.
 EVM (Expected monetary value) bằng tích của xác 
suất xảy ra rủi ro với giá trị bằng tiền của rủi ro đó.
32QLDA
33QLDA
Quyết định
 Do EMV của cả hai dự án đều dương.
 EMV của dự án 1: $28,000.
 EMV của dự án 2: $30,000.
 Như vậy:
 Nếu không bị hạn chế về tài nguyên thì công ty có thể 
tham gia đấu thầu cả 2 dự án.
 Dự án 1 có vẻ hấp dẫn hơn vì lợi nhuận cao (tới 
$300,000) nhưng cơ hội thì lại ít hơn dự án 2 (chỉ có 
20%).
 Nếu phải chọn 1 trong 2 dự án, thì với bản chất thích 
mạo hiểm, công ty sẽ chọn dự án 1 để đấu thầu.
34QLDA
Mô phỏng
 Mô phỏng sử dụng mô hình của hệ thống để phân
tích hành vi hay sự thực thi mong muốn của hệ 
thống.
 Đa số mô phỏng đều theo dạng phân tích Monte
Carlo.
 Phân tích Monte Carlo mô phỏng kết quả của mô 
hình ở nhiều thời điểm để cung cấp 1 sự phân bố có 
tính thống kê của các kết quả được tính toán.
 Phân tích Monte Carlo có thể dự đoán xác suất nếu
dự án kết thúc vào 1 ngày nào đó hay xác suất mà
chi phí sẽ bằng hay ít hơn giá trị nào đó.
 Có thể dùng các loại hàm phân bố khác nhau đểthực 
hiện phân tích Monte Carlo.
35QLDA
Các bước phân tích Monte Carlo
1. Đánh giá dãy giá trị cho mỗi biến được khảo sát bao
gồm: giá trị có khả năng nhất, lạc quan và bi quan.
Bước này tương tự như tập hợp dữ liệu của ước 
tính PERT.
2. Xác định phân bố xác suất của mỗi biến. Khả năng 
để 1 biến nằm giữa ước tính lạc quan và có khả 
năng nhất xác suất là bao nhiêu?
 Ví dụ: để hoàn thành 1 nhiệm vụ nào đó, 1 chuyên gia 
đã ước tính là có khả năng nhất 10 tuần, lạc quan 8 
tuần, bi quan 15 tuần. Bạn có thể đặt câu hỏi xác suất 
là bao nhiêu để công việc đó hoàn thành trong khoảng 
từ 8 đến 10 tuần. Chuyên gia có thể đưa ra 1 xác suất 
là 20% chẳng hạn.
36QLDA
Các bước phân tích Monte Carlo
3. Với mỗi biến, ví dụ là biến ước tính thời gian của 1
nhiệm vụ nào đó, chọn 1 giá trị ngẫu nhiên cho mỗi 
phân bổ xác suất xảy ra biến đó.
4. Ví dụ: chọn 1 giá trị ngẫu nhiên trong khoảng thời 
gian từ 8 đến 10 tuần cho xác suất 20% thời gian, và 
1 giá trị khác giữa 10 đến 15 tuần cho xác suất 80% 
thời gian.
37QLDA
Các bước phân tích Monte Carlo
4. Thực hiện phân tích xác định bằng cách sử dụng
các tổ hợp các giá trị được chọn cho 1 biến nào đó.
5. Lặp lại bước 3 và 4 nhiều lần để có 1 phân bổ xác
suất của mô hình. Số lần lặp lại phụ thuộc vào số 
biến và độ tin cậy cần đạt được trong kết quả,
thường nằm trong khoảng từ 100 đến 1000.
38QLDA
Mô phỏng Monte Carlo cho lịch biểu của dự án
39QLDA
Mô phỏng Monte Carlo cho chi phí của dự án
40QLDA
Phân tích độ nhạy
 Nhiều người thích dùng phân tích Phân tích độ nhạy
để xem hiệu quả của việc thay đổi 1 hay nhiều biến
đến đầu ra.
 Nhiều người dùng Phân tích độ nhạy để xác định
tiền phải trả cho 1 khoản vay với tỷ lệ lãi suất và chu 
kỳ vay khác nhau.
 Nhiều chuyên gia dùng Phân tích độ nhạy để giúp
đưa ra các quyết định kinh doanh chẳng hạn xác
định điểm hòa vốn (break-even point) trên những giả 
thiết khác nhau.
41QLDA
Phân tích độ nhạy
42QLDA
7. Lập kế hoạch đối phó rủi ro
 Bốn chiến lược cơ bản dành cho rủi ro tiêu cực
 Tránh rủi ro (Risk avoidance).
 Chấp nhận rủi ro (Risk acceptance).
 Chuyển dịch rủi ro (Risk transference).
 Giảm nhẹ rủi ro (Risk mitigation).
43QLDA
Tránh rủi ro
 Phòng tránh rủi ro hay loại trừ các mối hiểm họa, 
thường bằng cách loại trừ nguyên nhân.
 Ví dụ: đội quyết định tiếp tục dùng phần mềm hay phần 
cứng quen thuộc hiện có, tuy vẫn có nhiều sản phẩm 
khác nhưng họ không quen.
44QLDA
Chấp nhận rủi ro
 Chấp nhận rủi ro hay chấp nhận hậu quả do rủi ro 
gây ra.
 Ví dụ: đội dự án đã lập kế hoạch cho 1 cuộc họp kiểm 
tra của 1 dự án lớn mà có thể xảy ra rủi ro là không thể 
thực hiện được. Để đối phó đội nên có 1 kế hoạch dự 
phòng và quỹ dự phòng.
45QLDA
Chuyển giao rủi ro
 Chuyển giao rủi ro hay dời hậu quả rủi ro hay trách 
nhiệm quản lý cho 1 đối tác thứ ba.
 Ví dụ: Đội dự án có thể đặt mua bảo hiểm đặc biệt hay 
bảo hành cho 1 phần cứng nào đó. Nếu phần cứng hư, 
người bảo hiểm phải thay thế nó trong khoảng thời 
gian đã thỏa thuận.
46QLDA
Giảm nhẹ rủi ro
 Giảm nhẹ rủi ro hay giảm nhẹ ảnh hưởng của rủi ro
bằng cách giảm đi xác suất xảy ra.
 Ví dụ: sử dụng những công nghệ đã kiểm chứng, các 
thành viên của đội chuyên nghiệp, mua các thỏa thuận 
bảo hành hay dịch vụ từ các nhà thầu phụ.
47QLDA
Các chiến lược chung giảm nhẹ rủi ro
48QLDA
Bốn chiến lược dành cho rủi ro tích cực
1. Khai thác rủi ro hay làm 1 cái gì đó để bảo đảm rủi 
ro tích cực xảy ra.
2. Chia sẻ rủi ro hay phân chia rủi ro cho 1 người
khác cùng gánh vác.
3. Tăng cường hay mở rộng cơ hội bằng cách nhận
biết và làm tăng tối đa số cách tác động chính của 
rủi ro tích cực.
4. Chấp nhận rủi ro cũng có thể áp dụng cho rủi ro ích 
cực khi đội dự án không thể và không chọn được 
bất kỳ phương án nào để thúc đẩy rủi ro.
49QLDA
8. Giám sát và kiểm soát rủi ro
 Liên quan đến việc thực thi quy trình quản lý rủi ro để
ứng phó với các sự kiện rủi ro.
 Duyệt qua công việc (Workarounds) là các đối phó 
không có kế hoạch trước nhưng buộc phải làm cho 
các sự kiện rủi ro.
 Output chính:
 Các thay đổi được đề nghị.
 Các hành động sửa sai và phòng tránh được khuyến cáo.
 Cập nhật vào bản đăng ký rủi ro, bản kế hoạch quản lý dự 
án, hay vào tư liệu của tổ chức (process assets).
50QLDA
Câu hỏi
51QLDA