Bài giảng Quản lý dự án - Chương 7: Quản lý truyền thông

Quản lý truyền thông
Chương VII
Nội dung
1. Các hoạt động thiết yếu trong Quản lý truyền thông
a. Lập kế hoạch truyền thông.
b. Phân phối thông tin.
c. Báo cáo thực thi.
d. Quản lý Stakeholder.
2. Cải thiện truyền thông dự án
a. Phát triển kỹ năng truyền thông
b. Họp hiệu quả hơn 
c. Dùng email hiệu quả 
d. Dùng các mẫu trong truyền thông
2QLDA
1.Các hoạt động thiết yếu trong Quản lý truyền thông
1. Lập kế hoạch truyền thông.
2. Phân phối thông tin.
3. Báo cáo thực thi.
4. Quản lý các Stakeholder.
3QLDA
1.a. Lập kế hoạch Quản lý Truyền thông
 Cần phải biết loại thông tin gì sẽ phân bổ cho stakeholder.
 Bằng cách phân tích giao tiếp với stakeholder, có thể tránh 
lãng phí thời gian hay tiền bạc khi tạo hay phân phối thông tin 
không cần thiết.
 Lược đồ tổ chức của dự án là điểm bắt đầu để nhận biết các
stakeholder nội bộ.
 Cũng phải để ý đến các stakeholder bên ngoài như khách
hàng, ban lãnh đạo khách hàng, nhà thầu phụ.
4QLDA
Lập kế hoạch Quản lý Truyền thông
 Tạo 1 số loại kế hoạch quản lý giao tiếp và kiểm tra 
chúng với các stakeholder sớm sẽ giúp tránh hay giảm 
được các vấn đề về giao tiếp sau này.
 Nếu tổ chức làm việc với nhiều dự án, việc xây dựng 
quản lý giao tiếp trong các dự án một cách thống nhất sẽ 
giúp tổ chức làm việc mượt mà hơn.
 Thông tin về nội dung của các giao tiếp dự án chủ yếu 
nằm trong WBS.
5QLDA
Nội dung của kế hoạch Quản lý truyền thông
 Các yêu cầu về giao tiếp với stakeholder.
 Thông tin được giao tiếp bao gồm định dạng, nội
 dung và các mức chi tiết.
 Ai sẽ nhận thông tin và ai sẽ tạo ra nó.
 Các phương pháp và công nghệ được đề nghị để
truyền đạt thông tin.
 Tần số giao tiếp.
 Thủ tục điều chỉnh để giải quyết rắc rối.
 Thủ tục kiểm tra nhằm cập nhật kế hoạch quản lý 
giao tiếp.
 Danh sách các thuật ngữ hay dùng.
6QLDA
Bản Kế hoạch Quản lý Truyền thông
 Là 1 phần trong Bản Kế hoạch Dự án Tổng thể.
 Thay đổi theo yêu cầu của mỗi dự án, nhưng có một 
số loại kế hoạch thì nên chuẩn bị trước.
 Đối với dự án nhỏ, bản Kế hoạch Quản lý Giao tiếp 
có thể là 1 phần của bản hợp đồng làm việc của các 
thành viên đội.
7QLDA
Phân tích Truyền thông - stakeholder
8QLDA
1.b. Phân phối thông tin
 Cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời
điểm và đúng định dạng cũng quan trọng như tạo
thông tin.
 Các yếu tố quan trọng cần xét:
 Dùng công nghệ để cải tiến phân bố thông tin.
 Các phương pháp chính thức và không chính thức để
phân bố thông tin.
9QLDA
Bảng lựa chọn môi trường
10QLDA
Quan hệ giữa số người và số kênh thông tin
11QLDA
x
Mạng truyền thông
12QLDA
1.c. Báo cáo thực thi
 Dùng để thông báo cho stakeholder về việc tài
nguyên đã được sử dụng như thế nào
 Nhiều người dùng lẫn lộn giữa báo cáo thực thi và
báo cáo tình trạng (status report).
13QLDA
Các loại báo cáo
 Báo cáo tình trạng (Status report): mô tả nơi mà 
dự án đạt được tại 1 thời điểm nào đó. Cần phải xét 
đến bộ ba ràng buộc.
 Bao nhiêu tiền đã bỏ ra đến thời điểm đó?
 Bao nhiêu lâu để làm xong 1 nhiệm vụ nào đó?
 Công việc có hoàn thành như kế hoạch không?
 Báo cáo diễn tiến (Progress report): mô tả đội dự 
án đã hoàn thành cái gì trong khoảng 1 thời gian xác 
định.
 Báo cáo dự báo (Forecast report): dự đoán tình 
trạngvà tiến triển của dự án trong tương lai dựa vào 
thông tin trước đó và khuynh hướng.
14QLDA
1.d. Quản lý stakeholder
 Hai công cụ hỗ trợ: Ma trận Quản lý Kỳ vọng 
(Expectation Management Matrix) và Nhật ký Phát 
sinh (Issue Log).
15QLDA
Ma trận Quản lý Kỳ vọng
Ma trận Quản lý Kỳ vọng
Lưới quyền lực và sự quan tâm
18QLDA
2. Cải thiện truyền thông dự án
a. Phát triển kỹ năng truyền thông
b. Họp hiệu quả 
c. Dùng email hiệu quả 
d. Dùng các mẫu trong truyền thông
19QLDA
2.a. Phát triển kỹ năng truyền thông
 Các công ty thường không chú ý đến tầm quan trọng 
của phát triển kỹ năng nói, viết, và nghe.
 Dietitian Carol M. Coughlin (2000) phát biểu rằng 
“người ta nhớ 10% những gì người ta đọc, 20% 
những gì người ta nghe, 30% những gì người ta 
thấy, và 70% những gì người ta thấy, nghe và đọc“.
 Môi trường truyền thông
 Bằng lời (verbal): bằng miệng (oral), bằng từ ngữ.
 Bằng hình ảnh (visual): biểu đồ, hình ảnh.
 Không bằng lời (nonverbal): hoạt động và hành vi.
Ngôn ngữ cơ thể
1. Rào cản giữa bạn và người giao tiếp - khoanh tay.
2. Đăng nhập của sự hoài nghi - gãi cằm.
3. Sức khỏe tốt và thái độ tích cực - thể hiện tư thế 
thẳng đứng.
4. Mệt mỏi - giảm tư thế.
5. Tức giận - siết chặt nắm tay.
6. Sự quyết đoán - chỉ ngón tay.
7. Chán nản - xoáy trôn ốc một bàn chân.
8. Che giấu điều gì đó - không có giao tiếp bằng mắt.
21QLDA
Ngôn ngữ cơ thể
9. Thách thức - tay lên hông.
10. Sự thống trị - ngồi ngược trên một cái ghế.
11. Tất cả mọi thứ trong tầm kiểm soát - ngón tay cái 
trong vành đai hoặc quần.
12. Kỳ vọng - lòng bàn tay cọ xát.
13. Trung thực - lòng bàn tay mở thỉnh thoảng chạm vào 
ngực.
14. Thiếu kiên nhẫn - trống ngón tay.
15. Mất an ninh - cắn móng tay.
16. Quan tâm đến một người nào đó hoặc một cái gì đó
- nghiêng đầu.
22QLDA
2.b. Họp hiệu quả
 Xác định định có nên tránh được buổi họp nào không
 Xác định mục đích và kết quả đạt được của buổi họp
 Xác định những người tham gia cuộc họp
 Cung cấp chương trình họp cho người tham gia 
trước buổi họp
 Chuẩn bị tài liệu và các hỗ trợ trực quan
 Tiến hành cuộc họp một cách chuyên nghiệp
 Xây dựng quan hệ
2.c. Dùng email hiệu quả
 Bảo đảm email là phương tiện truyền thông hiệu quả
 Bảo đảm gởi e-mail đến đúng người
 Các đề trong email phải phù hợp
 Giới hạn nội dung cho một chủ đề chính, càng rõ ràng và 
súc tích càng tốt
 Giới hạn số lượng và kích thước các tập tin đính kèm
 Xóa các email không cần thiết, và không đọc email nếu lo 
ngại có vấn đề
 Bảo đảm luôn cập nhật phần mềm chống virút (virus)
 Trả lời nhanh các email
 Học cách sử dụng các tính năng hữu ích
Email
 Email rất nguy hiểm vì có thể gởi nhiều người và chỉ 
bằng 1 cú nhấn nút send.
 Các bước cho email quan trọng:
 Vài phút để thu thập ý.
 Nghiên cứu một số sự kiện để hỗ trợ.
 Chọn những từ đúng cho việc chuyển tải thông tin gởi.
 Xác định thông tin gởi sẽ được xử lý bằng email điện
thoại hay với cá nhân.
 Nếu bạn viết nháp trong vội vã, đừng gởi nó cho đến
khi đọc lại ngày hôm sau. Cần thời gian cho nội dung
được tốt hơn.
25QLDA
2.d Dùng các mẫu trong truyền thông
 Nhiều người sợ yêu cầu người khác giúp đỡ
 Cung cấp các ví dụ và các mẫu truyền thông để tiết 
kiệm thời gian và tiền bạc
 Các công ty có thể phát triển mẫu truyền thông riêng 
của họ, dùng của các công ty bên ngoài, hoặc dùng 
các mẫu trong sách giáo khoa
 Nghiên cứu cho thấy rằng các công ty giỏi về quản trị 
dự án dùng các mẫu truyền thông rất hiệu quả
Mẫu mô tả dự án
Mẫu tiến độ hàng tháng
Câu hỏi
29QLDA