Bài giảng Quản lý dự án - Chương 4: Quản lý chi phí

Quản lý chi phí
Chương IV
Nội dung
1. Các khái niệm Quản lý chi phí
2. Ước lượng chi phí (Cost estimating)
3. Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting)
4. Kiểm soát chi phí (Cost control)
2QLDA
1. Các khái niệm Quản lý Chi phí
 Chi phí là tài nguyên được tiêu tốn hay được dự trù 
trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao 
đổi cái gì đó. Chi phí thường được đo bằng đơn vị 
tiền tệ.
 Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy 
trìnhnhằm đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong 
sự cho phép của ngân sách.
3QLDA
Qui trình quản lý chi phí
1. Ước lượng chi phí (estimating): ước tính chi phí
về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án.
2. Dự toán ngân sách (Cost budgeting): phân bổ 
toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công
việc để thiết lập một cơ sở cho việc đo lường việc
thực hiện.
3. Kiểm soát chi phí (Cost control): điều chỉnh thay
đổi chi phí cho dự án.
4QLDA
Các thuật ngữ
 Lợi nhuận (Profit): thu nhập (revenue) – chi phí 
(expense).
 Chi phí chu kỳ sống (Life cycle): chi phí dự án + cp 
bảo trì.
 Phân tích luồng tiền mặt (Cash flow analysis): xác 
định chi phí và thu nhập hằng năm.
 Các loại chi phí: Chi phí có thể là hữu hình hoặc vô 
hình, trực tiếp hay gián tiếp.
 Chi phí đã dùng (Sunk cost) không phải là tiêu 
chuẩn cho lưa chọn dự án.
5QLDA
Phân tích luồng tiền mặt
 Cash flow analysis.
 Là phương pháp để xác định chi phí và thu nhập 
ước tính hàng năm của 1 dự án và cho kết quả là 
bảng luồng tiền mặt hàng năm (Annual cash flow).
6QLDA
Chi phí/lợi nhuận hữu hình
 Tangible cost /benefit (chi phí /lợi nhuận hữu hình): 
là các chi phí /lợi nhuận mà 1 công ty có thể dễ dàng 
tính được bằng đô la.
 Ví dụ: nếu 1 công ty để nghiên cứu tính khả thi của dự 
án nào đó mất 100.000 usd. Nếu chính phủ ước tính là 
phải mất 150.000 usd để tự thực hiện nghiên cứu này. 
Nếu nghiên cứu này được giao cho công ty thì chính 
phủ sẽ lợi được 50.000 usd.
7QLDA
Chi phí /lợi nhuận vô hình
 Intangible cost /benefit
 Là các chi phí /lợi nhuận khó có thể tính được bằng 
tiền.
 Ví dụ: 1 vài người trong công ty sử dụng máy tính 
của công ty trong giờ nghỉ để nghiên cứu 1 vài vấn 
đề có liên quan đến dự án chỉ có thể xem là chi phí 
vô hình. Thiện chí, uy tín, các tuyên bố chung để cải
thiện hiệu quả làm việc không thể tính cụ thể được
đó là lợi nhuận vô hình.
8QLDA
Chi phí trực tiếp
 Direct cost
 Là các chi phí có thể liên quan trực tiếp đến việc tạo 
ra các sản phẩm và dịch vụ của dự án. Kiểm soát 
được Các chi phí này dễ kiểm soát
 Ví dụ: lương của người tham gia dự án, chi phí phần
cứng và phần mềm được đặt mua dành cho dự án là
các chi phí trực tiếp.
9QLDA
Chi phí gián tiếp
 Indirect cost (chi phí gián tiếp): là chi phí không 
liên quan trực tiếp đến sản phẩm hay dịch vụ của dự 
án nhưng có liên quan gián tiếp đến việc thực thi dự 
án. Chi phí này khó kiểm soát
 Ví dụ: chi phí điện, khăn giấy cho cả tòa nhà lớn có
hàng ngàn nhân viên làm việc cho nhiều dự án khác 
nhau là chi phí gián tiếp.
10QLDA
Chi phí đã dùng
 Sunk cost
 Là chi phí đã được chi dùng trong quá khứ (giống 
như con tàu bị chìm không bao giờ có thể quay về 
được).
 Ví dụ: công ty đã tiêu tốn 1 triệu USD vào dự án hệ
thống thông tin toàn cầu trong 3 năm qua nhưng chưa
bao giờ tạo ra được 1 kết quả nào. Hiện tại công ty 
đang xem xét dự án gì nên đầu tư vào năm kế tiếp, nếu 
có 1 ai đó đề nghị nên tiếp tục đầu tư vào dự án này vì 
đã tốn cho dự án này $1 triệu. Người này đã sai lầm vì 
đã dùng sunk cost như thừa số chính để chọn lựa dự 
án
11QLDA
Quỹ dự trữ
 Reserve
 Quỹ dự trữ là số tiền được tính gộp vào ước tính chi 
phí để giảm bớt rủi ro chi phí khi gặp khó khăn trong 
tương lai mà không dự đoán chắc chắn trước được.
 Quỹ dự trữ bất trắc (contingency reserve): được đưa 
vào chi phí cơ bản
 Dành 20% doanh thu dành chi phí tuyển dụng và đào 
tạo nhân viên IT nhằm đáp ứng yêu cầu mới.
 Quỹ dự trữ quản lý (management reserve)
 PM ốm trong 2 tuần, hay nhà cung cấp quan trọng 
không làm ăn với tổ chức nữa.
12QLDA
2. Ước lượng chi phí (Cost estimating)
 Liên quan đến việc tính xấp xỉ hay ước tính chi phí
tài nguyên cần thiết để hoàn tất dự án.
 Output của quy trình là các ước tính chi phí hoạt
động, các thay đổi yêu cầu, các sửa đổi vào bảng kế 
hoạch quản lý chi phí
 Ba loại ước tính chi phí cơ bản:
 Độ lớn thô –ước lượng thô (ROM - rough order of 
magnitude)
 Ước lượng ngân sách (Budgetary estimate)
 Ước lượng xác định (Definitive estimate)
13QLDA
Ba loại ước tính
14QLDA
Độ lớn thô
 Dùng để ước tính cho những gì mà dự án sẽ phải chi 
phí cho nó.
 Loại ước tính này được thực hiện ngay từ đầu dự 
án, thậm chí ngay trước khi dự án được bắt đầu 
chính thức.
 PM và các lãnh đạo cấp cao dùng ước tính này để 
chọn lựa dự án.
 Khung thời gian cho loại ước tính này thường là từ 
ba hay nhiều năm hơn trước khi hoàn tất dự án.
 Độ chính xác là từ -25% đến +75% chi phí thực 
của dự án có thể là thấp hơn 25% hay cao hơn 75% 
ROM.
15QLDA
Ước tính ngân sách
 Được dùng để phân phối tiền theo ngân sách của tổ 
chức.
 Nhiều tổ chức dự kiến ngân sách ít nhất là 2 năm
trong tương lai.
 Ước tính này được làm 1 hay 2 năm trước khi hoàn
tất dự án.
 Độ chính xác là từ -10% đến +25%
16QLDA
Ước tính cuối
 Cung cấp một ước tính chính xác chi phí của dự án
 Loại ước tính này được dùng để ra các quyết định 
đặt mua hàng
 Dự án liên quan đến việc mua 1000 máy tính từ nhà
cung cấp bên ngoài trong 3 tháng tới, cần phải có 1 
ước tính xác định giúp đánh giá bảng kế hoạch của các 
nhà cung cấp và cách trả tiền cho nhà cung cấp được 
chọn.
 Ước tính này được làm 1 năm hay ít hơn trước khi kết
thúc dự án.
 Loại ước tính này chính xác nhất trong 3 loại ước tính.
 Độ chính xác thông thường là từ -5% đến +10%
17QLDA
Hỗ trợ ước tính
 Các quy luật và giả thiết cơ bản được dùng để tạo
ước tính.
 Mô tả dự án (Phát biểu phạm vi, WBS,..).
 Các công cụ và kỹ thuật được dùng để ước tính.
18QLDA
Công cụ và kỹ thuật ước tính
 Ước tính tương tự (Analogous estimate )
 Ước tính từ trên xuống dưới (Top-down estimate)
 Ước tính từ dưới lên trên (Bottom up estimate)
 Mô hình hóa tham số (Parametric modeling)
 Mô hình chi phí xây dựng (Cocomo – Constructive 
cost model)
19QLDA
Ước tính tương tự
 Sử dụng con số chi phí thực sự của một dự án đã thực 
hiện trước đây mà tương tự như dự án cần ước lượng, 
và coi con số đó như lời góp ý của chuyên gia.
 Phương pháp này thì kết quả ước lượng thường thấp 
hơn những phương pháp khác và độ chính xác cũng kém 
hơn.
 Tuy nhiên, nó có độ tin tưởng và thuyết phục hơn khi ta 
chia dự án ra từng phần và so sánh những phần đó với 
dự án tương tự, sau đó tăng thêm hay giảm đi.
 Phương pháp này không hiệu quả, nếu phải ước lượng 
những phần mềm, công nghệ, thiết bị mới.
20QLDA
Ước tính từ trên xuống dưới
 Sử dụng các chi phí thực của một dự án tương tự
trước đó để ước tính cho chi phí của dự án hiện tại.
 Kỹ thuật này đòi hỏi việc đánh giá của chuyên gia và 
ít tốn kém hơn nhưng cũng ít chính xác hơn các kỹ 
thuật khác.
21QLDA
Ước tính từ dưới lên trên
 Liên quan đến việc ước tính các nhiệm vụ hay hoạt 
động riêng lẻ, rồi tính tổng lại để có chi phí toàn bộ.
 Nhờ tính từng nhiệm vụ riêng lẻ và kinh nghiệm của 
các người đánh giá sẽ dẫn đến việc ước tính chính 
xác hơn.
 Nếu có sẵn WBS, PM có thể phân công cho mỗi 
người phụ trách ước tính chi phí cho công việc được 
theo dõi của họ. PM sẽ cộng các chi phí này lại để 
tạo ra ước tính chi phí ở mức cao hơn trong WBS và 
cuối cùng cho cả dự án.
 Nhược điểm: thường tốn nhiều thời gian.
22QLDA
Mô hình hóa tham số
 Sử dụng các đặc tính của dự án trong mô hình toán 
học để ước tính chi phí cho dự án.
 Mô hình này có thể ước tính chi phí đối với các dự 
án phát triển phần mềm dựa vào các yếu tố như: 
ngôn ngữ lập trình dùng trong dự án, trình độ chuyên 
nghiệp của người lập trình, kích cỡ và độ phức tạp 
của dữ liệu có liên quan,
 Mô hình tham số có thể có độ tin cậy cao nhất khi 
thông tin được dùng để tạo mô hình là chính xác, 
các tham số có thể định lượng dễ dàng, và mô hình 
dễ thích ứng với các kích cỡ khác nhau của dự án.
23QLDA
Mô hình hóa tham số
 Ví dụ: năm 1980, các kỹ sư của liên doanh McDonnell 
Douglas đã xây dựng mô hình để ước tính chi phí cho 
1 máy bay bằng cách dựa vào số liệu cũ trong CSDL 
của họ. Mô hình bao gồm các thông số sau: loại máy 
bay, nó bay nhanh thế nào, số lượng máy bay được 
chế tạo, thời lượng để chế tạo,  Trái ngược với mô 
hình phức tạp này, một số mô hình tham số khác liên 
quan đến kinh nghiệm.
 Các mô hình tham số phức tạp thường được máy
tính hóa
 Mô hình tham số thông dụng là mô hình COCOMO
24QLDA
Mô hình chi phí xây dựng
 Constructive Cost model (COCOMO).
 Được dùng để ước tính chi phí cho các dự án phát 
triển phần mềm dựa vào các thông số như các dòng 
mã nguồn (Source Line Of Code - SLOC) hay điểm 
chức năng (function point).
 SLOC là số dòng mã do con người viết.
25QLDA
Bốn vấn đề lớn với việc ước tính chi phí
1. Nhiều ước tính quá vội và quá sớm khi chưa hiểu rõ 
hệ thống, nhất là với những hệ thống quá lớn
 Nên tạo ước tính ROM và ngân sách trước, và tạo các 
ước tính tiếp theo trong mỗi giai đoạn, ước tính sau sẽ 
chính xác hơn.
2. Những người thực hiện ước tính chi phí không có 
nhiều kinh nghiệm. Do đó ước tính không chính xác 
và đủ tin cậy
 Tổ chức nên lưu trữ lại thông tin của các dự án đáng
tin trước,kèm theo cả các ước tính. Cho phép các
nhân viên IT học tập về việc ước tính chi phí
26QLDA
Bốn vấn đề lớn với việc ước tính chi phí
3. Con người thường có thành kiến dẫn đến việc ước 
tính không chính xác.
 Nên xem lại kiểm tra bảng ước tính và đặt 1 số câu hỏi 
để chắc chắn là việc ước tính không bị chủ quan thành 
kiến
4. Người lãnh đạo có thể đòi hỏi bảng ước tính nhưng 
thực chất họ mong muốn 1 con số thấp hơn để giúp 
họ thắng thầu hay nhận được ngân quỹ nội bộ.
 PM nên xây dựng các ước tính chi phí và thời gian
chính xác và sử dụng kỹ năng lãnh đạo và thương
thuyết để bảo vệ các ước tính này
27QLDA
3. Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting)
 Liên quan đến việc phân phối ước tính chi phí tổng
thể cho các nhiệm vụ riêng lẻ để thiết lập dự trù
(baseline) giúp đo lường việc thực thi.
 Output của quy trình này là dự trù chi phí (cost 
baseline), các yêu cầu tài chính cho dự án, các thay 
đổi theo yêu cầu, các sửa đổi vào bảng kế hoạch 
quản lý chi phí.
28QLDA
Lập kế hoạch ngân sách
 Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào bản chất 
của dự án và tổ chức.
 Một số câu hỏi cần cân nhắc:
 Các khó khăn nào sẽ gặp khi thực hiện các công việc
cụ thể trong dự án?
 Có phạm vi nhất định nào ảnh hưởng đến nguồn tài
nguyên?
 Tổ chức đã thực hiện những công việc nào tương tự
như dự án?
 Tổ chức đó có đủ người, trang thiết bị và vật tư để thực 
hiện dự án?
29QLDA
Dự trù Chi phí
30QLDA
Ước tính ngân sách
31QLDA
4. Kiểm soát chi phí (Cost control)
 Liên quan đến việc kiểm soát những thay đổi vào
ngân sách dự án.
 Output chính của quy trình này là các đo lường thực 
thi, thông tin hoàn thành được dự đoán trước, các 
thay đổi được yêu cầu, các hành động sửa sai được 
đề nghị, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý dự 
án, ước tính chi phí, dự trù chi phí, kho tư liệu của tổ 
chức.
32QLDA
Kiểm soát - Điều chỉnh Chi phí
 Giám sát hoạt động chi phí.
 Bảo đảm các thay đổi là hợp lý và đều được ghi 
nhận.
 Thông báo những thay đổi đến những người có thẩm 
quyền
 Output chính của quy trình này là các đo lường thực 
thi, thông tin hoàn thành được dự đoán trước, các 
thay đổi được yêu cầu, các hành động sửa sai được 
đề nghị, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý dự 
án, ước tính chi phí, chi phí cơ sở, kho tư liệu của tổ 
chức.
33QLDA
Quản lý giá trị thu được
 EMV (Earned value management).
 EVM là một kỹ thuật đo lường sự thực hiện dự án
thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian, 
và chi phí.
 Đưa ra mốc chi phí (Cost Base line) (dự tính ban đầu 
cộng với sự thay đổi cho phép), người quản lý cần 
phải xác định cách tốt nhất mà dự án đạt được mục 
tiêu.
 Cần phải có thông tin định kỳ để sử dụng EVM.
34QLDA
Thuật ngữ trong EMV
 Giá trị trù tính (PV=Planned Value), còn gọi là chi phí 
ngân sách cho công việc đã định (BCWS=Bugedted Cost 
of Work Scheduled), cũng là ngân sách dự trù cho tổng 
chi phí sẽ chi tiêu cho một công việc trong suốt một giai 
đoạn định trước.
 Chi phí thực sự (AC=Actual Cost), còn gọi là chi phí 
thực sự của công việc được thực hiện (ACWP= Actual
Cost of Work Performed), là tổng cộng các chi phí trực 
tiếp hay gián tiếp trong việc hoàn tất công việc trong một 
giai đoạn định trước.
 Giá trị thu được (EV= Earned Value), còn gọi là chi phí
ngân sách cho công việc (BCWP= Budgeted Cost of 
Work), là dự trù giá trị của công việc thật sự hoàn thành.
35QLDA
Thuật ngữ trong EMV
 Giá trị kế hoạch (PV - Planned value): Nó là 1 
phần của tổng chi phí ước tính đã phê duyệt theo kế 
hoạch được dùng cho 1 hoạt động trong khoảng thời 
gian nào đó.
 Ví dụ: giả sử có hoạt động chính là đặt mua và cài đặt 
1 web server mới, theo kế hoạch phải mất 1 tuần và 
tổng chi phí là 10,000 usd
 Giá trị thực (AC - Actual cost): là tổng chi phí trực 
tiếp và gián tiếp để hoàn thành công việc của 1 hoạt 
động trong khoảng thời gian nào đó.
 Ví dụ: thực tế phải mất 2 tuần và chi phí $20,000 để đặt
mua và cài đặt web server mới. Giả sử tuần 1 mất
15,000 usd và tuần 2 là $5,000 usd
36QLDA
EV
Ví dụ
38QLDA
Nhận xét
 CV cho biết sự sai biệt giữa chi phí thật sự và giá trị 
thu được.
 SV cho biết sự sai biệt giữa chi phí theo lịch và giá trị 
thu được.
 CPI là tỷ số giữa giá trị thu được và chi phí thật sự.
Nếu bằng 1 thì phù hợp, <1 vượt ngân sách.
 SPI là tỷ số thực hiện theo lịch. Nếu bằng >1 thì 
hoàn thành trước lịch và <1 ngược lại.
39QLDA
Câu hỏi
40QLDA