Bài giảng Quản lý dự án - Chương 2: Quản lý phạm vi (Scope)

Quản lý phạm vi (Scope)
Chương II
Nội dung
1. Quản lý phạm vi (Scope) là gì?
2. Khởi động dự án (Initiating project).
3. Lập kế hoạch phạm vi (Planning) và Xác định phạm 
vi (Definition).
4. Kiểm tra phạm vi (Verification) và Kiểm soát phạm vi 
(Controling).
2QLDA
1. Quản lý phạm vi là gì?
 Phạm vi (Scope) là một danh sách tất cả những gì 
dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất 
cả những điều mà dự án không phải làm). Dự án 
phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không 
dự án sẽ không bao giờ kết thúc.
 Các Thành quả chuyển giao (Deliverable) là 
những thành quả của dự án mà sẽ chuyển giao: như 
là phần cứng, phần mềm (mua hoặc đặt làm), bảo 
hành, tài liệu đào tạo và chuyển giao
 Nhóm dự án và các người liên quan (Stakeholders) 
phải cùng hiểu những sản phẩm nào được tạo ra 
như là kết quả của dự án và chúng được tạo ra như 
thế nào.
3QLDA
Quản lý phạm vi dự án
 Quản lý phạm vi dự án (Project scope 
management)
 Bao gồm các qui trình liên quan đến việc xác định và
kiểm soát những gì thuộc hoặc không thuộc dự án.
 Nó bảo đảm đội dự án và những người liên quan cùng 
hiểu biết về sản phẩm mà dự án tạo ra và quy trình mà 
đội dự án sẽ sử dụng để tạo ra sản phẩm.
4QLDA
Quy trình Quản lý phạm vi dự án
1. Khởi động (Initiating project): Bắt đầu một dự án hoặc 
chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo.
2. Lập kế hoạch phạm vi (Planning): phát triển các tài liệu 
nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án 
trong tương lai
3. Xác định phạm vi (Definition): chia nhỏ các sản phẩm 
trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ 
quản lý hơn (work breakdown structure-WBS).
4. Kiểm tra phạm vi (Verification): hợp thức hóa việc chấp 
nhận phạm vi của dự án
5. Kiểm soát phạm vi (Controling): điều khiển những thay 
đổi của phạm vi dự án.
5QLDA
2. Khởi động dự án
 Khởi động dự án: Kế hoạch chiến lược và chọn dự 
án.
 Trước tiên là nhìn bức tranh tổng thể hay kế hoạch
của tổ chức.
 Kế hoạch chiến lược nhằm xác định những hoạt
động dài hạn.
 Dự án IT phải hỗ trợ những mục tiêu thương mại,tài 
chánh và chiến lược của đơn vị.
6QLDA
Các phương pháp chọn dự án
 Tập trung vào nhu chung
 Phân tích SWOT (mạnh, yếu, cơ hội và nguy cơ)
 Dùng WSM (mô hình tính điểm có trọng số -
Weighted Scoring Model)
 Phân tích tài chính
7QLDA
Tập trung vào nhu cầu chung
 Ba tiêu chuẩn:
 Nhu cầu (need)
 Tài chánh (fund)
 Sự sẵn lòng (will)
“It is better to measure gold roughly than to count 
pennies precisely”
8QLDA
Phân tích SWOT
9QLDA
Mô hình tính điểm có trọng số
 Xác định tiêu chuẩn quan trọng
 Gán trọng số theo tỷ lệ %
 Cho điểm cho mỗi tiêu chuẩn của dự án
 Tính điểm từng dự án
10QLDA
Tính điểm có trọng số
11QLDA
Phân tích tài chính
 Phân tích NPV (Net present value): Giá trị hiện tại 
tinh, tính lời lỗ qui đổi theo thời điểm hiện tại
 ROI (Return on investment) = (total discounted 
benefits - total discounted costs) / discounted costs: 
Kết quả thu được nhờ đầu tư.
 Thời gian hoàn vốn (Payback period).
12QLDA
 Đối với một số dự án CNTT, thật hữu ích khi phân 
chia các việc phát triển yêu cầu thành các mục: 
khám phá, phân tích, đặc tả, và thẩm tra. 
 Cẩn sử dụng một phương pháp lặp để xác định yêu 
cầu kể từ khi chúng còn không rõ ràng trong giai 
đoạn đầu dự án
Thu thập yêu cầu
13QLDA
 Phỏng vấn
 Nhóm quan tâm và hội thảo
 Sử dụng nhóm sáng tạo và kỹ thuật ra quyết định
 Questionnaires and surveys 
 Quan sát 
 Tạo bản mẫu 
 Đánh giá theo chuẩn (Benchmarking)
Phương pháp thu thập yêu cầu
14QLDA
Tuyên bố dự án (Project Charter)
 Sau khi quyết định chọn dự án phải đưa ra Tuyên bố
dự án.
 Tuyên bố dự án công nhận dự án và cung cấp 
những chỉ thị về việc quản lý dự án và những mục 
tiêu của dự án
 Những người liên quan sẽ ký vào Tuyên bố để xác 
nhận việc đồng ý với sự cần thiết và mục đích của 
dự án.
15QLDA
Tuyên bố dự án 
16QLDA
3. Lập kế hoạch và Xác định phạm vi
 Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp 
nền tảng về phạm vi của dự án. Tuyên bố về phạm vi 
(scope statement) gồm:
 Bảo vệ cho dự án (project justification)
 Mô tả ngắn về sản phẩm của dự án
 Tổng kết về tất cả các sản phẩm chuyển giao của dự 
án
 Tuyên bố về những gì xác định thành công của dự án
17QLDA
Phát biểu phạm vi
18QLDA
Xác định phạm vi
 Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, bước tiếp
theo là xác định chi tiết công việc bằng cách chia
thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được
 Xác định đúng phạm vi:
 Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí, và tài 
nguyên
 Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều
khiển dự án
 Giúp truyền đạt rõ ràng các trách nhiệm của mỗi công
việc.
19QLDA
Phân rã công việc
 Cần phân rã công việc thành những mẩu có thể 
quản lý
 Xác định phạm vi tốt
 Xác định tốt thời gian, chi phí và tài nguyên
 Xác định nền tảng cho việc đo lường và quản lý dự án
 Hỗ trợ truyền thông rõ ràng trách nhiệm công việc
20QLDA
WBS (Work Breakdown Structure)
 Một WBS là cây phân cấp của các nhóm công việc 
chính mà được bao gồm trong dự án, nó xác định
toàn bộ phạm vi của dự án.
 Là tài liệu cơ bản trong quản lý dự án, là nền tảng
cho việc lập kế hoạch và quản lý lịch biểu, chi phí và 
biến đổi dự án.
21QLDA
Loại WBS
 Process WBS
 Activity-oriented
 Ex: Requirements, Analysis, Design, Testing
 Typically used by PM
 Product WBS
 Entity-oriented
 Ex: Financial engine, Interface system, DB
 Typically used by engineering manager
 Hybrid WBS: both above
22QLDA
WBS
23QLDA
Ví dụ
24QLDA
MS project
25QLDA
Phát triển WBS
 Hướng analogy
 Hướng top-down
 Hướng bottom-up
 Hướng Mind-mapping
26QLDA
Bản đồ tư duy (Mind-mapping)
27QLDA
Các nguyên lý cơ bản tạo WBS
1. Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS.
2. Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các 
công việc dưới nó.
3. Một mục WBS là nhiệm vụ đơn
4. WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc; trước 
hết nó phải phục vụ nhóm dự án và các mục đích khác 
nếu thực tế cho phép.
5. Các thành viên nhóm dự án phải tham gia phát triển WBS 
để bảo đảm tính nhất quán.
6. Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để bảo đảm hiểu 
được chính xác phạm vi công việc.
7. WBS phải là công cụ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi 
không tránh được, điều khiển nội dung công việc theo 
đúng tuyên bố về phạm vi.
28QLDA
4. Kiểm tra & kiểm soát
 Rất khó tạo được tuyên bố phạm vi tốt và WBS tốt 
cho một dự án
 Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi phạm 
vi là điều khó hơn
 Nhiều dự án CNTT chịu phải tình trạng “phạm vi 
phình ra” (scope creep) và kiểm tra phạm vi tồi.
29QLDA
Các dự án gặp khó khăn
 FoxMeyer Drug vỡ nợ do phạm vi phình ra (robotic 
warehouse)
 21st Century Insurance Group tốn nhiều thời gain và 
tiền bạc cho dự án mà có thể dùng thành phần 
COTS (Commerce off-the-shelf)
30QLDA
31QLDA
Câu hỏi
32QLDA