Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Tổng quan

Quản lý dự án - Tổng quan
Chương I
Nội dung
1. Mở đầu.
2. Các khái niệm cơ bản.
3. Các kiến thức cần thiết để Quản lý dự án.
4. Tổ chức dự án
5. Các công cụ và kỹ thuật Quản lý dự án.
2QLDA
Source: CHAOS Report 2002 by the Standish Group
3QLDA
1. Mở đầu - Tại sao các DA bị thất bại?
 Bị hủy:
 33% các dự án bị hủy (Vượt thời gain hay chi phí).
 Nghiên cứu của Standish Group (CHAOS) năm 1995
trên 31% bị hủy, tốn kém 81 tỉ USD chỉ riêng tại Hoa 
Kỳ.
 Quá tải - Nhu cầu các dự án CNTT càng tăng
 Năm 2000, có 300,000 dự án CNTT mới
 Năm 2001, trên 500,000 dự án CNTT mới được khởi
động.
 Không hiệu quả.
 Nhiều dự án không bao giờ được sử dụng.
4QLDA
Tại sao các DA thành công?
 Đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép.
 Vượt quá khoảng 10% → 20% được coi là chấp nhận
được.
 Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá 
mức.
 Khách hàng thỏa mãn:
 Sản phẩm của dự án giải quyết được vấn đề.
 Được tham gia vào quá trình Quản lý dự án.
 Người quản lý hài lòng với tiến độ.
5QLDA
Các Lợi ích của Quản lý dự án
 Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên tài chính, thiết bị và 
con người.
 Cải tiến quan hệ với khách hàng.
 Rút ngắn thời gian triển khai.
 Giảm chi phí.
 Tăng chất lượng và độ tin cậy.
 Tăng lợi nhuận.
 Cải tiến năng suất lao động.
 Phối hợp nội bộ tốt hơn.
 Nâng cao tinh thần làm việc.
6QLDA
Kỹ năng IT
7QLDA
2. Các khái niệm cơ bản
2.1 Quản lý
 Quản lý là nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu thông 
qua nỗ lực của mọi người có liên quan
 Quản lý nhằm phối hợp có hiệu quả các hoạt động
khác nhau của những cộng sự khác nhau trong cùng 
một tổ chức.
 Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, 
lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của đơn vị, nhằm 
đạt được mục đích với hiệu quả cao trong điều kiện 
môi trường luôn luôn biến động.
8QLDA
Quản lý là một nghệ thuật
 Sự đa dạng, phong phú, muôn màu muôn vẽ của sự vật, 
hiện tượng.
 Quản lý cơ quan hành chánh ≠ Quản lý doanh nghiệp ≠ 
Quản lý trường học ≠ Quản lý dự án.
 Quản lý dự án A ≠ Quản lý dự án B.
 Không phải mọi hiện tượng đều mang tính quy luật.
 Không phải mọi quy luật đều đã được tổng kết thành lý 
luận.
 Quản lý là sự tác động lên con người, mà con người thì 
rất phức tạp. Do đó người QL phải khéo léo, linh hoạt.
 Hiệu quả quản lý phụ thuộc vào kinh nghiệm, cá tính, cơ 
may, vận rủi của người quản lý.
9QLDA
2.2 Dự án (Project) là gì?
 Dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo
ra một sản phẩm hoặc dịch vụ” (PMBOK® Guide 
2000, p. 4).
 Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt 
động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề
ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và 
ngân sách.
10QLDA
Các thuộc tính của dự án?
 Dự án có mục đích rõ ràng.
 Dự án chuyển biến lớn theo thời gian thực hiện.
 Dự án đòi hỏi sử dụng các loại tài nguyên khác
nhau.
 Dự án phải có khách hàng và /hoặc đơn vị tài trợ
 Dự án thường mang tính không chắc chắn.
11QLDA
Dự án và quy trình nghiệp vụ
12QLDA
Dự án CNTT?
 CNTT: sự tích hợp phần cứng, phần mềm và con 
người
 Dự án CNTT: dự án liên quan đến phần cứng, phần 
mềm, và mạng
 Ví dụ - Dự án CNTT: CNorthwest Airlines có hệ 
thống đặt chỗ mới gọi là ResNet (xem case study tại 
Web site ww.course.com/mis/schwalbe)
13QLDA
Ví dụ
 Đội phát triển phần mềm nhỏ thêm 1 tính năng mới
vào 1 ứng dụng phần mềm nội bộ
 Khu ký túc xá sinh viên nâng cấp hệ thống mạng 
máy tính để cho phép truy xuất internet không dây
 Do chức năng các phần mềm chồng chéo nhau đã
buộc công ty phải quyết định xem nên đặt mua phần 
mềm nào và thực thi nó ra sao
14QLDA
Ví dụ
 Ngành công nghiệp ô tô phát triển một website để
thúc đẩy việc bán hàng.
 Tổ chức chính quyền phát triển một hệ thống để theo 
dõi việc tiêm phòng.
 Một tập thể các người tình nguyện từ các tổ chức
trên khắp thế giới phát triển các tiêu chuẩn cho công 
nghệ truyền thông mới.
15QLDA
2.3 Quản lý dự án
 Quản lý Dự án là gì?
 Quản lý dự án là “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công 
cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn 
các yêu cầu của dự án.” 
 Người quản lý dự án (Project manager - PM)
16QLDA
Mô hình 3 hình cầu
17QLDA
Stakeholder
18QLDA
Quản lý stakeholder
19
Hai loại tiến trình dự án
 Tiến trình tạo sản phẩm: là tiến trình chính của dự 
án trong chuổi tiến trình tạo ra giá trị để dự án đạt 
được mục tiêu.
 Tiến trình quản lý: điều khiển các tiến trình tạo sản 
phẩm.
 Tạo ra môi trường hoạt động tốt cho các tiến trình sản xuất.
 Không trực tiếp tạo ra sản phẩm / dịch vụ mà chỉ định 
hướng cho các tiến trình sản xuất, để đạt được mục tiêu
20QLDA
Phương pháp giải quyết bài toán
21QLDA
Phương pháp quản lý dự án (Cisco)
 Tiếp cận nhiệm vụ nhiều lần. Số lượng thành viên tham 
gia vào các nhiệm vụ nhỏ tăng lên. Kết quả của các 
nhiệm vụ này được đánh giá và điều chỉnh trước khi triển 
khai giai đoạn tiếp theo.
 Có chu kỳ ngắn. Quãng thời gian dài sẽ cản trở phương 
pháp tương tác.
 Đề cao việc bàn giao kết quả sớm. Thay vì bàn giao kết 
quả vào cuối dự án, các thành viên có thể bàn giao sớm 
hơn và theo từng phần việc nhỏ hơn.
 Bố trí vào dự án những người có khả năng học hỏi và 
thích nghi với tình hình mới.
 Ít phụ thuộc vào các công cụ ra quyết định có tính dự 
báo.
22QLDA
2.4 Bộ ba ràng buộc (Quản lý dự án)
23QLDA
Bộ ba ràng buộc?
 Mọi dự án bị ràng buộc theo nhiều cách, do:
 Mục tiêu về phạm vi (Scope): Dự án tìm cách đạt được 
cái gì?
 Mục tiêu về thời gian (time): Dự án mất bao lâu mới 
hoàn tất?
 Các mục tiêu về chi phí (cost): Sẽ tốn kém bao nhiêu?
 Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải cân đối
những mục tiêu thường hay xung đột này.
24QLDA
2.5 Khung làm việc của QLDA?
25QLDA
9 lãnh vực trong QLDA
 4 lãnh vực cơ bản:
 QL Phạm vi. Xác định và Quản lý tất cả các công việc được thực hiện trong dự án.
 QL Thời gian.
 QL Chi phí.
 QL Chất lượng.
 4 lãnh vực hỗ trợ:
 QL Nguồn nhân lực.
 QL Truyền thông.
 QL Rủi ro.
 QL Mua sắm trang thiết bị.
 1 lãnh vực tích hợp tác động và bị tác động bởi tất 
cả các lãnh vực ở trên
26QLDA
2.6 Quy trình quản lý dự án?
 Khởi động dự án.
 Lập kế hoạch dự án.
 Thực thi dự án.
 Kiểm soát & điều khiển.
 Kết thúc.
27QLDA
Mẫu sản phẩm cho các giai đoạn
Quản lý dự án và lãnh vực
Quản lý dự án và lãnh vực (tt)
Chu kỳ sống của dự án
31QLDA
 Các dự án phát triển phần mềm trước đây thường dùng 
hướng tiếp cận thác nước (waterfall). Nhưng khi nghiệp vụ 
và kỹ thuật trở nên phức tạp hơn thì hướng này trở nên khó 
dùng do yêu cầu không biết rõ và thay đổi liên tục
 Ngày nay agile nghĩa là dựa vào phương pháp lặp và phát 
triển tăng dần, trong đó các yêu cầu và các giải pháp tiên 
hóa qua việc công tác
Quản lý dự án Agile
 Theo nhóm liên minh Scrum, Scrum là một phương 
pháp phát triển linh hoạt cho các dự án với phạm vi 
công việc sáng tạo và phức tạp
 Thuật ngữ được đưa ra vào năm 1986 tại một 
nghiên cứu Harvard Business Review
Scrum
Framework Scrum
34
2.7 Phân loại dự án CNTT?
 Theo tầm cở của dự án.
 Dự án lớn.
 Dự án trung bình và nhỏ (nhỏ <15 người/1 năm).
 Theo nội dung của dự án.
 Ứng dụng CNTT trong công tác QL và hoạt động 
nghiệp vụ.
 Xây dựng cơ sở hạ tầng về CNTT.
 Các dự án nhằm thực hiện nhiệm vụ đã phân công cho 
các Bộ ngành như phát triển nền công nghiệp CNTT; 
đảm bảo đủ cán bộ tin học cho đất nước.
 Là dự án nội bộ hay bên ngoài.
35QLDA
3. Các kiến thức cần thiết để QLDA
 Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến 
thức của ngành quản lý dự án. Ngoài ra, Người quản 
trị dự án còn phải có kiến thức và kinh nghiệm trong 
lãnh vực ứng dụng của dự án
36QLDA
Nguyên lý chung quản lý dự án
 Linh hoạt, mềm dẻo trong suy nghĩ, quyết định và hành 
động.
 Ví dụ: Lịch biểu, tổ chức, công cụ, nguyên vật liệu,  không 
cứng nhắc.
 Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ.
 Ví dụ: Xây dựng phần mềm đáp ứng yêu cầu đã đề ra.
 Huy động sự tham gia của mọi người.
 Cần dân chủ hoá việc lập kế hoạch.
37QLDA
 Nguyên lý chung quản lý dự án
 Những người tham gia dự án phải đóng góp tích 
cực cho kế hoạch, tránh thái độ thụ động.
 Tránh những thái độ chống đối, không chấp nhận 
hay không tuân thủ.
 Làm rõ trách nhiệm của mỗi thành viên.
 Ví dụ: cần là rõ trách nhiệm của người phân tích, thiết
kế, lập trình, kiểm thử
 Tài liệu cô đọng và có chất lượng.
38QLDA
Các kỹ năng cần thiết cho QLDA
 Kỹ năng giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục.
 Kỹ năng tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu,
phân tích.
 Kỹ năng xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy, tinh
thần đồng đội.
 Kỹ năng lãnh đạo: năng động, có tầm nhìn, biết giao 
nhiệm vụ, lạc quan.
 Kỹ năng đối phó: linh hoạt, sáng tạo, kiên trì, chịu
đựng.
 Kỹ năng công nghệ: kinh nghiệm, kiến thức về dự án
97% sự thành công của dự án là nhờ vào 
người quản lý dự án PM (project manager).
39QLDA
Các yếu tố dẫn đến sự thành công
1. Hỗ trợ thực thi.
2. Quan tâm tới người dùng.
3. Người quản lý dự án có kinh nghiệm.
4. Mục đích rõ ràng.
5. Phạm vi (scope) phù hợp.
6. Công cụ phần mềm tiêu chuẩn.
7. Các yêu cầu cơ bản chắc chắn (requirement).
8. Phương pháp luận chính qui.
9. Ước lượng tin cậy.
10. Các tiêu chuẩn khác: Các cột mốc thời gian (milestone), 
kế hoạch phù hợp, nhân viên tốt, sử dụng quyền
40QLDA
41QLDA
Technical and Sociocultural Dimensions of Project Management
(Gray & Larson, 2006, p13)
4. Tổ chức dự án
 Theo chức năng
 Theo dự án
 Theo ma trận cân bằng
42QLDA
Tổ chức dự án theo chức năng
 Dự án được thực hiện từng phần nhỏ ở nhiều phòng ban chức năng
của một tổ chức (doanh nghiệp nhà nước)
 Mang tính hợp tác: các phòng chức năng phải cùng chung sức thì dự
án mới thành công
43QLDA
Tổ chức theo dự án
 Dự án có nhân lực riêng, có người quản lý dự án
 Chuyên trách cao, ít lệ thuộc vào các bộ phận chức năng
 Nhân lực của tổ chức không ổn định (vì dự án chỉ tạm 
thời)
44QLDA
Tổ chức theo ma trận cân bằng
 Có các đặc điểm của (A) và (B), mềm dẻo hơn
45QLDA
Tổ chức
Ảnh hưởng của tổ chức
47
Nhóm trong phát triển phần mềm
 System analysis
 Planning Team
 Requirements Team
 System Design Team
 Implementation Team
 Tesing & Intergration Team
 Training Team
 Delivery & Installation Team
 Maintenance Team
 Quality Assurance Team
 Metrics Team
 Documentation Team
 System Administration Team
 Reuse & Reengineering Team
Quality Assurance Team
Nhóm này có 2 nhiệm vụ
1. Thiết lập các tiêu chuẩn cho các
quá trình sản xuất cũng như tiêu
chuẩn thực hiện của sản phẩm
phần mềm
2. Cung cấp các cơ chế kiểm tra,
kiểm soát nhằm đánh giá khả
năng thỏa mãn các tiêu chuẩn
tương ứng của các nhóm làm việc.
Các tiêu chuẩn này dùng trong nội bộ
và không chia sẻ với khách hàng.
Các tiêu chuẩn được công bố khi cần
thiết, vì vậy cần được lưu trữ và
báo cáo cho người quản lý dự án
để làm việc với bộ phận QA
Tổ chức nhóm
 Nhóm có thể tập hợp dễ dàng
 Các thành viên có thể giao tiếp thoải mái và thường 
xuyên
 Không cần bổ sung thêm người để thực hiện công 
việc. 
Nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm 
 Hoàn tất mọi nhiệm vụ được giao đúng thời hạn đã 
định 
 Chia sẻ những mối quan tâm và cả những điều không 
hài lòng với trưởng nhóm và các thành viên khác
 Giúp đỡ trưởng nhóm và các thành viên khác
 Hỗ trợ người khác và yêu cầu sự giúp đỡ khi cần thiết
49QLDA
Các giai đoạn phát triển nhóm
50CNP
UML/N
N51
Quản lý nhóm
 Giải quyết vấn đề (using available people)
 Thúc đẩy (people who work on a project)
 Lập kế hoạch (what people are going to do)
 Ước lượng (how fast people will work)
 Kiểm soát (people's activities)
 Tổ chức (the way in which people work)
???
 Hoạt động gì mà người quản lý dự án và khách 
hàng của dự án phải làm để hoàn thành dự án
 Duyệt ngân sách của dự án (budget)
 Thiết kế lịch biểu dự án
 Đóng lại tài liệu mua sắm
 Kiểm tra phạm vi dự án 
52QLDA
5. Các công cụ và kỹ thuật QLDA
 Để QL Phạm vi = WSM,..
 Để QL Thời gian = Sơ đồ Gantt,..
 Để QL Chi phí = EVM, ước lượng Chi phí, các phần 
mềm về tài chính,..
53QLDA
Biểu đồ Gantt
54QLDA
Network Diagram
55QLDA
Chứng nhận QLDA
 PMI (Project Management Institute - www.pmi.org) 
cung cấp chứng chỉ PMP (Project management 
professional)
 PMP để chứng nhận một người có đủ kinh nghiệm
về dự án, tuân theo các chuẩn mực của PMI và thi 
đậu kỳ thi PMP
 Số người có bằng PMP ngày càng tăng.
56QLDA
Chứng nhận PMP
57QLDA