Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 5-6: Quy trình kế toán-Hệ thống thông tin kế toán - Vũ Quốc Thông

1 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
Chương 5-6 
QUY TRÌNH KẾ TOÁN - 
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 
1 
TS. Vũ Quốc Thông 
Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: 
 Nêu các bước công việc trong một quy trình kế 
toán. 
 Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ 
kế toán. 
 Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế 
toán chủ yếu. 
 Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức 
công tác kế toán trong một doanh nghiệp. 
 Trình bày những vấn đề cơ bản của việc ứng 
dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán 
2 
Mục tiêu 
2 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
3 
Tổng quan về quy trình 
kế toán 
Chứng từ kế toán 
Sổ sách kế toán 
Hệ thống thông tin kế 
toán 
Nội dung 
4 
Hệ thống 
thông tin 
Quy trình 
xử lý 
thông tin 
Kiểm soát 
nội bộ và 
công tác 
kế toán 
Tổng quan về quy trình kế toán 
3 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
 Quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh 
các nghiệp vụ kinh tế (dữ liệu) 
 Kế toán thu thập, xử lý dữ liệu để tạo thành các 
thông tin hữu ích cho những người sử dụng 
5 
Hệ thống thông tin kế toán 
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống 
thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho 
người sử dụng để đưa ra các quyết định. 
6 
Quy trình xử lý dữ liệu 
Chứng 
từ kế 
toán 
Sổ kế 
toán 
Báo cáo tài chính 
Bảng CĐKT 
Báo cáo KQHĐKD 
Báo cáo LCTT 
Bản TMBCTC 
Cung cấp 
thông tin 
Kiểm soát các hoạt động 
4 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
Kiểm soát nội bộ là quá trình được thiết lập trong 
tổ chức, để đảm bảo đạt các mục tiêu của tổ chức: 
• Tính tin cậy của BCTC 
• Hiệu quả của các hoạt động 
• Việc tuân thủ các quy định 
7 
Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán 
 Khái niệm 
 Vai trò của chứng từ 
 Phân loại chứng từ 
 Yêu cầu đối với chứng từ 
 Yếu tố của chứng từ 
 Lưu chuyển chứng từ 
8 
Chứng từ kế toán 
5 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật 
mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát 
sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế 
toán. 
9 
Khái niệm 
– Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng 
đối với chất lượng thông tin kế toán. 
– Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho 
việc quản lý. 
– Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của 
nghiệp vụ kinh tế. 
– Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ 
tranh chấp, kiện tụng 
10 
Vai trò của chứng từ kế toán: 
6 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
o Theo nội dung phản ảnh 
o Theo công dụng 
o Theo nguồn gốc 
o Chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp (chứng 
từ ghi sổ) 
11 
Phân loại chứng từ 
Theo nội dung phản ảnh 
12 
• Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy 
báo Có 
Chứng từ về tiền 
tệ 
• Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ... 
Chứng từ về hàng 
tồn kho 
• Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền 
lương ... 
Chứng từ về lao 
động và tiền lương 
• Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) ... 
Chứng từ về bán 
hàng 
• biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh 
lý 
Chứng từ về 
TSCĐ 
Phân loại chứng từ (tiếp) 
7 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
13 
Phân loại theo công 
dụng của chứng từ 
• Chứng từ mệnh lệnh 
• Chứng từ chấp hành 
• Chứng từ liên hợp 
Phân loại theo 
nguồn gốc của 
chứng từ 
• Chứng từ bên trong 
• Chứng từ bên ngoài 
Phân loại chứng từ (tiếp) 
14 
Chứng từ gốc 
Được lập ngay 
khi nghiệp vụ 
kinh tế phát sinh 
Chứng từ tổng 
hợp 
Tập hợp từ các 
chứng từ gốc 
cùng loại 
Phân loại chứng từ (tiếp) 
8 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
Công ty TNHH Sunrise 
KCN Sóng Thần 
07 
14/07/0001 1 3 2015 
Nguyễn Ngọc Thịnh 
Cơ sở Tân Hưng 
Thanh toán tiền mua hàng 
18.810.000 (Mười tám triệu tám trăm mười 
ngàn đồng) 
1 hóa đơn GTGT 
1 3 2015 
Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC 
ngày 22/12/2014 của BTC 
Minh họa mẫu chứng từ 15 
Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại chứng từ 
nào theo các cách phân loại đã học: 
 Lập “Phiếu thu tiền mặt” để thu nợ khách 
hàng 
 Nhận “Hóa đơn bán hàng” từ người bán 
 Lập “Đơn đặt hàng” giao cho khách hàng 
16 
Ví dụ 1 
9 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
• Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính 
chính xác của số liệu. 
• Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo 
qui định. 
• Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, 
gạch bỏ phần còn trống. Không được tẩy xóa, 
sửa chữa trên các chứng từ. 
17 
Yêu cầu đối với chứng từ 
4 
5 
2
1 
Các 
yếu 
tố 
của 
chứng 
từ 
18 
10 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
19 
Luân chuyển chứng từ 
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ 
kế toán; 
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán 
hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; 
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; 
Bài tập thực hành 1 
• Hãy ghép cột (a) phù hợp với một hoặc nhiều nội dung ở 
cột (b): 
20 
(a) (b) 
1. Thực hiện định khoản vào 
chứng từ trước khi ghi sổ 
a. Chứng từ mệnh lệnh 
2. Phiếu chào hàng b. Chứng từ về lao động 
3. Phiếu chi tiền mặt c. Phiếu nhập kho 
4. Bảng chấm công d. Hóa đơn nhận từ bên bán 
5. Chứng minh hàng mua đã 
nhập kho 
e. Hoàn chỉnh chứng từ 
6. Hóa đơn giao cho khách 
hàng 
f. Chứng từ chấp hành 
g. Chứng từ bên trong 
11 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
21 
Khái niệm 
Phân loại sổ sách 
kế toán 
Các hình thức tổ 
chức sổ sách kế 
toán 
Giới thiệu hình 
thức nhật ký 
chung 
Sổ sách kế 
toán 
 Sổ sách kế toán là nơi ghi chép và lưu giữ các 
nghiệp vụ. 
 Sổ sách kế toán cần được ghi chép dựa trên 
chứng từ kế toán 
 Sổ sách kế toán là căn cứ để lập báo cáo tài 
chính 
22 
Khái niệm 
12 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ 
kế toán 
 Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các 
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp 
cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký. 
 Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ 
kinh tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp và 
chi tiết, giúp kế toán lưu trữ thông tin và phản ảnh kiểm 
tra từng đối tượng kế toán. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết... 
 Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự 
thời gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. 
23 
Phân loại sổ sách kế toán 
Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối tượng 
kế toán 
 Sổ tổng hợp là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ 
kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. 
 Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để 
phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu đã 
được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết 
vật tư,... 
 Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi 
tiết. 
24 
Phân loại sổ sách kế toán (tiếp) 
13 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
Phân loại theo cách tổ chức sổ 
 Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái ... 
 Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản 
phẩm, hàng hoá  
 Sổ điện tử trong hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi 
tính, các sổ kế toán được thiết kế dưới dạng các tập 
tin lưu trữ trong các đĩa từ, kế toán ghi sổ bằng cách 
nhập dữ liệu. 
25 
Phân loại sổ sách kế toán (tiếp) 
Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ sách 
kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và mối 
quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng 
hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các 
chỉ tiêu lập báo cáo kế toán: 
– Hình thức kế toán Nhật ký chung; 
– Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; 
– Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; 
– Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; 
– Hình thức kế toán trên máy vi tính. 
26 
Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán 
14 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
Bảng cân đối số 
phát sinh 
Chứng từ kế toán 
Sổ nhật ký 
đặc biệt 
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán 
chi tiết 
Sổ Cái 
BÁO CÁO TÀI CHÍNH 
Bảng tổng hợp 
chi tiết 
27 
Giới thiệu hình thức Nhật ký chung 
Cho biết những thông tin sau có thể tìm thấy trong sổ sách 
kế toán nào? 
a. Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số 0001234 ngày 
11/11/2011 của công ty ABC 
b. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong tháng 11/20x1 của 
tài sản M. 
c. Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ 
28 
Ví dụ 2 
15 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
• Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 
• Giới thiệu Hệ thống thông tin kế toán 
• Các phân hệ ứng dụng cơ bản của hệ thống thông tin 
kế toán 
• Vai trò của cơ sở dữ liệu 
• Vận hành hệ thống thông tin kế toán 
29 
Hệ thống thông tin kế toán 
Các mức độ ứng dụng: 
– Hệ thống xử lý bán thủ 
công với sự trợ giúp của 
các bảng tính Excel 
– Hệ thống phần mềm kế 
toán dạng điều khiển bằng 
trình đơn (Menu – Driven- 
Systems) 
– Hệ thống hoạch định 
nguồn lực toàn doanh 
nghiệp (Enterprise 
Resource Planning – ERP) 
30 
Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 
Lợi ích: 
o Giảm bớt khối lượng công 
việc 
oTăng tốc độ xử lý 
o Giúp công tác kế toán 
chuyển sang hướng trình bày 
và phân tích thông tin. 
16 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
 Các phân hệ ứng dụng cơ bản 
 Vai trò của cơ sở dữ liệu 
 Vận hành hệ thống thông tin kế toán 
31 
Hệ thống thông tin kế toán 
 Phân hệ mua hàng 
 Phân hệ bán hàng 
 Phân hệ nhân sự 
 Phân hệ sổ cái 
Trong doanh nghiệp sản xuất, còn có thêm phân 
hệ sản xuất 
32 
Các phân hệ ứng dụng cơ bản 
17 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
Giới thiệu Phân hệ bán hàng 
33 
Phân hệ Chức năng Các bộ phận 
liên quan 
Các dữ liệu liên 
quan 
Bán hàng Xử lý đơn đặt hàng 
khách hàng, chứng 
từ giao hàng và 
hóa đơn của đơn vị, 
theo dõi thu tiền và 
cập nhật kho. 
- Bộ phận bán 
hàng 
- Bộ phận giao 
hàng 
- Bộ phận kế 
toán 
- Bộ phận kho 
- Dữ liệu khách 
hàng 
- Dữ liệu bán hàng 
- Dữ liệu kho hàng 
- Dữ liệu sổ cái 
Ví dụ 3 
34 
Cơ sở dữ liệu 
giúp tránh 
được trùng 
lắp về nhập 
liệu, đảm bảo 
tính nhất 
quán về quản 
lý dữ liệu và 
giúp kết xuất 
dữ liệu từ 
nhiều nguồn 
với độ chính 
xác cao 
Vai trò của cơ sở dữ liệu 
18 
Vũ Quốc Thông - NLKT 
 Khai báo hệ thống 
 Quy trình vận hành 
• Nhập dữ liệu 
• Xử lý dữ liệu 
• Kết xuất báo cáo 
35 
Vận hành hệ thống thông tin kế toán