Bài giảng Kỹ năng truyền thông - Chương 3: Kỹ năng hội họp - Lê Thị Ngọc Tiền

12/30/2017
1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG
Chương 3. KỸ NĂNG HỘI HỌP
GV: Ths. LÊ THỊ NGỌC TIỀN
 Bộ môn: Quản trị kinh doanh – Marketing
 Email: ltntien@agu.edu.vn
KỸ NĂNG HỘI HỌP
Tổng quan
Các thành viên trong cuộc họp
Các kỹ thuật hỗ trợ
NỘI DUNG
KỸ NĂNG HỘI HỌP 2
TỔNG QUAN
Lý do 
phải họp
Phân 
loại cuộc 
họp
Nguyên 
nhân họp 
không 
hiệu quả
 Họp hàng tháng
Họp hàng tuần
Họp công đoàn
Họp về an toàn lao động
 Họp báo cáo tình hình bán hàng 
hàng tháng; .
Thú vị
><
Phiền
toái?
Thích 
><
 Ghét?
KỸ NĂNG HỘI HỌP
3
Lý do 
phải họp
Phân loại
cuộc họp
Nguyên 
nhân họp 
không 
hiệu quả
Họp để trao đổi
thông tin
• Cung cấp
• Thu thập
• Trao đổi
Họp để kiểm soát 
công việc
• Xây dựng kế hoạch
• Kiểm soát
TỔNG QUAN
KỸ NĂNG HỘI HỌP 4
12/30/2017
2
Xây dựng kế hoạch
Xác định các hoạt động cần thiết để đạt được 
mục tiêu
Xác định nguồn lực cần thiết thực hiện các
hoạt động
Đặt chỉ tiêu cho công việc liên quan
KỸ NĂNG HỘI HỌP 5
Kiểm soát
Giám sát và đo 
lường kết quả 
công việc và 
hiệu quả sử 
dụng nguồn lực
Đối chiếu tiến 
độ công việc so 
với kế hoạch, 
chỉ tiêu
Điều chỉnh các
hoạt động, 
nếu cần
KỸ NĂNG HỘI HỌP 6
KỸ NĂNG HỘI HỌP 7
Kiểm soát
SƠ ĐỒ 
QUY 
TRÌNH 
HỘI 
HỌP
Lý do 
phải họp
Phân 
loại cuộc 
họp
Nguyên 
nhân họp 
không 
hiệu quả
• Họp chính thức
• Họp phi chính
thức
Căn cứ
tính chất
• Họp định kỳ
• Họp đột xuất
Căn cứ
tần suất
• Họp theo chủ đề
• Ví dụ: họp bàn 
về kế hoạch tài 
chính, kế hoạch 
marketing
Căn cứ 
nội dung
TỔNG QUAN
KỸ NĂNG HỘI HỌP 8
12/30/2017
3
HỌP ĐỊNH KỲ
Họp hằng 
tháng của 
BGĐ và các 
phòng ban
Họp hàng 
tuần của 
các phòng 
ban
Họp báo 
cáo tổng 
kết tình 
hình
Họp xét thi
đua, khen
thưởng
KỸ NĂNG HỘI HỌP 9
Lý do 
phải họp
Phân
loại cuộc
họp
Nguyên 
nhân họp 
không 
hiệu quả
Nguyên 
nhân
Không 
thông báo 
trước Không
chuẩn bị
chương
trình làm
việc cụ thể
Không
đúng
người, 
đúng việc
Không ai 
điều khiển
Áp lực
ngầm về
quan hệ
Không ý 
kiến đóng
góp giá trị
TỔNG QUAN
KỸ NĂNG HỘI HỌP 10
KHÔNG NÊN TRIỆU TẬP CUỘC HỌP NẾU
Không có
mục đích
rõ ràng
Không cần 
ý kiến tập 
thể
Có thể làm 
cách khác 
tốt hơn
Chỉ vì đến
định kỳ
phải họp
KỸ NĂNG HỘI HỌP 11
Những điều cần tránh khi tổ chức họp
KỸ NĂNG HỘI HỌP 12
12/30/2017
4
Tổng quan
Các thành viên trong cuộc họp
Các kỹ thuật hỗ trợ
NỘI DUNG
KỸ NĂNG HỘI HỌP 13
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
Chủ tọa
Người
tham dự
Người 
tổ chức
Thư ký
Vai trò của từng thành viên?
Buổi họp phải có mặt đầy đủ các thành viên kể trên? Tại sao? 14
KỸ NĂNG HỘI HỌP 15
CÁC THÀNHVIÊN TRONG CUỘC HỌP
NHẬN XÉT
KỸ NĂNG HỘI HỌP 16
12/30/2017
5
KỸ NĂNG HỘI HỌP 17
Điều khiển Kiểm soát
VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA
•Mục đích và 
mục tiêu họp?
•Quyết định 
thành phần 
tham dự
•Xây dựng 
chương trình 
họp
TRƯỚC
•Mở cuộc họp
•Thúc đẩy mọi 
người tham gia 
vào cuộc họp
•Giải quyết 
mâu thuẫn
•Đưa ra kết luận
TRONG
•Theo dõi
kiểm tra thực
hiện các thỏa
thuận trong
cuộc họp
SAU
VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA
Mở đầu
• Nêu mục đích
cuộc họp
• Hỏi tài liệu
• Cho thời gian
đọc sơ tài liệu
• Xin phép bắt 
đầu cuộc họp
• Mời các thành
viên phát
biểu
Nội dung
• Đảm bảo đủ nội 
dung trong thời 
gian đã hoạch 
định
• Hướng ý kiến 
thảo luận theo 
trọng tâm
• Cung cấp thêm 
thông tin cần thiết
• Dự kiến và xử lý 
các tình huống 
xảy ra trong cuộc 
họp
Kết thúc
• Thống nhất ý 
kiến (biểu
quyết)
• Tóm lại các ý 
kiến
• Thông báo
cuộc họp tiếp
theo (nếu có)
• Lời cảm ơn
19
TRONG CUỘC HỌP
Xử lý 
tình 
huống 
trong 
cuộc 
họp
Tiên đoán
trước câu
hỏi hoặc
tranh cãi
Lắng nghe 
cẩn thận
Lưu ý người 
tham dự về 
thời gian 
Ứng phó với
quan điểm
cá nhân
Xử lý tin đồn
Thông báo 
tin xấu
Kiểm soát
20
XỬ LÝ TÌNH HUỐNG TRONG CUỘC HỌP
KỸ NĂNG HỘI HỌP
12/30/2017
6
Trước khi họp
Thời gian & địa điểm
Thu xếp để họp
đúng giờ
Đọc tài liệu
Chuẩn bị những
ý kiến/ câu hỏi
Trong khi họp
Lắng nghe
Ghi chép
Phát biểu ý kiến
Thảo luận
Sau khi họp
Nghe lại biên bản
Thực hiện công
việc được giao
Ghi nhớ thông 
báo cuộc họp 
tiếp theo
KỸ NĂNG HỘI HỌP 21
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
 Mục đích cuộc họp
 Ai tham dự
 Địa điểm, thời gian
 Thông báo mời họp ra sao
 Chương trình cuộc họp
 Bố trí phòng họp
KỸ NĂNG HỘI HỌP 22
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
Chương trình họp hàng tháng
PHÒNG BÁN HÀNG
Tháng 2/2014
Chủ đề chính:.
Thời gian:.
Địa đểm:.
Chủ tọa:.
Thư ký:.
Thành phần tham dự:.
Mục Nội dung Thời gian Người trình bày
1 .. . .
2 . . .
CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP
KỸ NĂNG HỘI HỌP 23
 Mục đích cuộc họp
 Ai tham dự
 Địa điểm, thời gian
 Thông báo mời họp ra sao
 Chương trình cuộc họp
 Bố trí phòng họp 3 cách
KỸ NĂNG HỘI HỌP 24
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
12/30/2017
7
Bố trí phòng họp
Cách 1
4
321
567 Chủ 
tọa
Người quan trọng tiếp theo
Người quan trọng tiếp theo
KỸ NĂNG HỘI HỌP 25
Bố trí phòng họp
Cách 1
KỸ NĂNG HỘI HỌP 26
Bố trí phòng họp
Cách 2
KỸ NĂNG HỘI HỌP 27
Bố trí phòng họp
Cách 2
KỸ NĂNG HỘI HỌP 28
12/30/2017
8
Bố trí phòng họp
Cách 3
KỸ NĂNG HỘI HỌP 29
Bố trí phòng họp
Cách 3
KỸ NĂNG HỘI HỌP 30
KỸ NĂNG HỘI HỌP 31
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
Tham khảo chương trình hay nội dung
chính cuộc họp trước;
Ghi nội dung chính xác, khách quan;
Không chen vào biên bản các chính kiến,
quan điểm của mình khi chưa được thông
qua trong cuộc họp;
KỸ NĂNG HỘI HỌP 32
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
12/30/2017
9
Cuối buổi họp: Đọc lại biên bản họp 
cho mọi người cùng nghe (nếu có 
yêu cầu)
Gửi bản sao biên bản họp cho các 
thành viên
KỸ NĂNG HỘI HỌP 33
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
BIÊN BẢN HỌP
KỸ NĂNG HỘI HỌP 34
Tiêu đề
Chủ đề cuộc họp
Thời gian, địa điểm
Tên Chủ tọa, Thư ký
Cần đầy đủ những nội dung cơ bản
BIÊN BẢN HỌP
KỸ NĂNG HỘI HỌP 35
Người tham dự
Mục đích cuộc họp
Những nội dung chính thảo luận trong cuộc họp, ý kiến
Cuộc họp kết thúc lúcChữ kí của chủ tọa và thư kí
Cần đầy đủ những nội dung cơ bản
Biên bản họp hàng tháng
PHÒNG BÁN HÀNG
Tháng 2/2014
Chủ đề chính:..
Thời gian:..
Địa điểm:..
Chủ tọa:..
Thư ký:..
Thành phần:..
Vắng mặt:..
Mục Nội dung họpCác quyết định và hành động
Thời gian 
thực hiện
Người
trình bày
Ghi chú/
tiến độ
1    
2    
3    
Cuộc họp kết thúc lúc: 
Chữ ký chủ tọa và thư ký
KỸ NĂNG HỘI HỌP 36
12/30/2017
10
Tổng 
quan
Các thành viên trong
cuộc họp
Các kỹ thuật 
hỗ trợ
NỘI DUNG
Tổng quan
KỸ NĂNG HỘI HỌP 37
CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ
Phát ý tưởng
(Brain 
Storming)
Bảng so sánh
(Force fields 
analysis)
KỸ NĂNG HỘI HỌP 38
PHÁT Ý TƯỞNG - BRAIN STORMING 
• Mọi thành viên tham gia tích cực
• Không chỉ trích phản bác
• Khuyến khích mọi ý tưởng không bình thường
• Quan tâm nhiều đến số lượng ý tưởng
• Liên kết và phát triển tiếp các ý tưởng.
Nguyên tắc áp dụng
KỸ NĂNG HỘI HỌP 39
40
===
===
===
===
Điểm 
mạnh Điểm yếu
Bảng
GIẤY LẬT
Thuận lợi Khó khăn
ĐINH GHIM
KỸ NĂNG HỘI HỌP
Bảng so sánh - Force fields analysis
12/30/2017
11
CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ
Tập thể danh nghĩa
• Nhóm 7-10 người trong bàn họp
(không nói chuyện với nhau)
• Mỗi người tự viết ý tưởng của mình, 
sau đó chia sẽ với nhau
• Mỗi người trình bày 1 ý tưởng
• Thư ký ghi chép tất cả ý tưởng
KỸ NĂNG HỘI HỌP 41
MỘT 
SỐ KỸ 
THUẬT 
KHÁC
CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ
Liệt kê thuộc tính
• Chia vấn đề thành những phần nhỏ
để xem xét
• Phát triển danh sách các ý tưởng cải
thiện từng chi tiết nhỏ
KỸ NĂNG HỘI HỌP 42
MỘT 
SỐ KỸ 
THUẬ
T 
KHÁC
KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI
KỸ NĂNG HỘI HỌP 43
Khi bạn chưa rõ vấn đề 
trong cuộc họp
Đừng đợi người khác 
đặt câu hỏi cho bạn
Đặt câu hỏi mang tính 
đóng góp
Chú ý lúc nào bạn nên
đặt câu hỏi
Mang tính khách quan, 
không ủng hộ hay phản đối
NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG CUỘC HỌP
KỸ NĂNG HỘI HỌP 44
Cách phê bình Tránh ngắt lờingười khác Nói quá nhiều
Thái độ mình 
luôn đúng, cái 
tôi quá lớn
Điện thoại