Bài giảng Kỹ năng tạo lập văn bản Tiếng Việt - Trần Hương Giang

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG 
VIỆN KINH TẾ BƯU ĐIỆN 
BỘ MÔN KỸ NĂNG 
BÀI GIẢNG 
KỸ NĂNG TẠO LẬP 
VĂN BẢN TIẾNG VIỆT 
(Dành cho sinh viên chính quy) 
 NGƯỜI BIÊN SOẠN: TRẦN HƯƠNG GIANG 
Hà Nội, 2016 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
MỤC LỤC 
CHƢƠNG 1 ................................................................................................................................................. 1 
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH............................................................ 1 
1.1. Văn bản và đặc trưng của văn bản ........................................................................................ 1 
1.1.1. Khái niệm về văn bản .................................................................................................... 1 
1.1.2. Đặc trưng của văn bản .................................................................................................. 1 
1.2. Nội dung và cấu trúc văn bản ............................................................................................... 3 
1.2.1. Nội dung văn bản ........................................................................................................... 3 
1.2.2. Cấu trúc của văn bản .................................................................................................... 3 
1.3. Đoạn văn – Đơn vị điển hình và đơn vị cơ sở của văn bản .................................................. 5 
1.3.1. Khái niệm đoạn văn ....................................................................................................... 5 
1.3.2. Cấu trúc đoạn văn ......................................................................................................... 5 
1.3.3. Các kiểu kết cấu đoạn văn ............................................................................................. 7 
1.3.4. Các loại đoạn văn .......................................................................................................... 8 
1.4. Các loại hình văn bản thường dùng ...................................................................................... 9 
1.4.1. Các phong cách văn bản ................................................................................................... 9 
1.4.2. Các văn bản có tính pháp quy ..................................................................................... 10 
1.4.3. Các văn bản hành chính thông thường. ...................................................................... 11 
1.4.4. Các loại giấy tờ hành chính ........................................................................................ 13 
1.5. Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ[] ..................................................... 13 
1.5.1. Đặc trưng ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ ............................................. 13 
1.5.2. Sử dụng câu ................................................................................................................. 14 
1.5.3. Sử dụng từ ngữ............................................................................................................. 15 
CHƢƠNG 2 ............................................................................................................................................... 18 
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN ........................................................................ 18 
2.1 Một số quy tắc cơ bản khi soạn thảo văn bản trên máy tính. ............................................. 18 
2.1.1 Khái niệm ký tự, từ, dòng, câu, đoạn. .......................................................................... 18 
2.1.2 Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản. .............................................................................. 19 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
2.2 Thể thức văn bản hành chính. [] .......................................................................................... 21 
2.2.1 Khái niệm thể thức văn bản. ............................................................................................ 21 
2.2.2 Sơ đồ và các thành phần thể thức văn bản. ..................................................................... 21 
2.3 Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản. .................................................................................... 33 
2.3.1 Khái niệm kỹ thuật trình bài văn bản. ............................................................................. 33 
2.3.2 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản. ......................................................... 33 
2.3.3 Kỹ thuật trình bày các thành phần văn bản. ................................................................... 34 
2.4 Một số vấn đề cần lưu ý khi xây dựng văn bản. ................................................................. 34 
CHƢƠNG 3 ............................................................................................................................................... 35 
PHƢƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƢỜNG . 35 
3.1. Quy trình tạo lập văn bản ................................................................................................... 35 
3.1.3. Giai đoạn viết văn bản ................................................................................................ 38 
3.2. Soạn thảo biên bản ............................................................................................................. 39 
3.2.1 Khái niệm ...................................................................................................................... 39 
3.2.2 Những yêu cầu khi soạn thảo biên bản........................................................................ 39 
3.2.3 Phân loại biên bản ........................................................................................................ 39 
3.2.4 Cấu trúc biên bản ......................................................................................................... 40 
3.2.5 Phương pháp ghi chép, soạn thảo biên bản ................................................................. 40 
3.3.Soạn thảo báo cáo ............................................................................................................... 41 
3.3.1 Khái niệm .......................................................................................................................... 41 
3.3.2 Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo .......................................................................... 41 
3.3.3 Phân loại báo cáo ......................................................................................................... 42 
3.3.5 Phương pháp soạn thảo báo cáo ................................................................................. 43 
3.4 Soạn thảo thông báo ........................................................................................................... 45 
3.4.1 Khái niệm ...................................................................................................................... 45 
3.4.2 Yêu cầu của thông báo ................................................................................................. 45 
3.4.3 Cấu trúc của thông báo. ............................................................................................... 45 
3.4.4. Các loại thông báo thường sử dụng ............................................................................ 46 
3.5. Soạn thảo công văn ............................................................................................................. 47 
3.5.1. Khái niệm ......................................................................................................................... 47 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
3.5.2 .Các loại công văn hành chính ......................................................................................... 47 
3.5.3. Cấu trúc của công văn ..................................................................................................... 47 
3.5.4. Phương pháp soạn thảo công văn hành chính ................................................................ 48 
3.6. Soạn thảo tờ trình ............................................................................................................... 48 
3.6.1. Khái niệm ......................................................................................................................... 48 
3.6.2. Yêu cầu của tờ trình ......................................................................................................... 48 
3.6.3. Cấu trúc của tờ trình ....................................................................................................... 49 
3.7. Soạn thảo đơn, thư .............................................................................................................. 50 
3.7.1 Khái niệm .......................................................................................................................... 50 
3.7.2.Yêu cầu của đơn, thư ........................................................................................................ 50 
3.7.3. Phân loại đơn thư ............................................................................................................ 50 
3.7.3. Cấu trúc của đơn,thư ....................................................................................................... 50 
PHỤ LỤC ................................................................................................................................................... 52 
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................................ 53 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
1 
CHƢƠNG 1 
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 
1.1. Văn bản và đặc trưng của văn bản 
1.1.1. Khái niệm về văn bản 
 Văn bản là sản phẩm hoàn chỉnh của một hành vi tạo lời (hay hành vi phát ngôn), 
mang một nội dung giao tiếp cụ thể, gắn liền với một đối tượng giao tiếp, mục đích giao 
tiếp và hoàn cảnh giao tiếp xác định, thể hiện dưới dạng âm thanh hay chữ viết. 
Bên cạnh khái niệm văn bản, trong một số tài liệu giáo khoa, các chuyên luận về 
Ngữ pháp văn bản, còn xuất hiện khái niệm ngôn bản. Khái niệm ngôn bản được hiểu 
theo hai nghĩa cơ bản: thứ nhất, nó được hiểu đồng nhất với khái niệm văn bản; thứ hai, 
nó được hiểu trong mối quan hệ đối lập với văn bản. Theo cách hiểu thứ hai, ngôn bản là 
sản phẩm hoàn chỉnh của hành vi phát ngôn, thể hiện dưới dạng âm thanh. Còn văn bản 
là sản phẩm hoàn chỉnh của hành vi phát ngôn, thể hiện dưới dạng chữ viết. Ở đây, khái 
niệm văn bản được quan niệm đồng nhất với khái niệm ngôn bản. 
Theo quan niệm vừa nêu thì văn bản có thể là một câu nói như câu khẩu hiệu (ví dụ: 
Không có gì quý hơn độc lập tự do), câu tục ngữ (ví dụ: gần mực thì đen, gần đèn thì 
sáng), một tin vắn gồm vài ba câu, một bài thơ, một bài nghiên cứu, một lá đơn khiếu nại, 
v.v. 
1.1.2. Đặc trưng của văn bản 
Ðặc trưng của văn bản thể hiện qua các tính chất: tính hoàn chỉnh, tính thống nhất, 
tính liên kết và tính mạch lạc. Trong đó tính hoàn chỉnh và tính liên kết là hai đặc trưng 
cơ bản. [1] 
a)- Tính hoàn chỉnh 
Xét về mặt nội dung, một văn bản được xem là hoàn chỉnh khi đề tài và chủ đề của 
nó được triển khai một cách đầy đủ, chính xác và mạch lạc. Nếu đề tài, chủ đề triển khai 
không đầy đủ, vượt quá giới hạn hay thiếu chính xác, mạch lạc thì văn bản sẽ vi phạm 
tính hoàn chỉnh. 
Xét về mặt cấu trúc, một văn bản được xem là hoàn chỉnh khi các phần, các đoạn, 
các câu trong từng đoạn được tổ chức, sắp xếp theo một trật tự hợp lí, thể hiện một cách 
đầy đủ, chính xác, và mạch lạc nội dung của văn bản. 
Sự hoàn chỉnh về mặt cấu trúc của văn bản còn chịu sự chi phối gián tiếp của phong 
cách ngôn ngữ văn bản. Tuỳ vào phong cách ngôn ngữ, cấu trúc của các văn bản thuộc 
phong cách hành chính phải tuân thủ khuôn mẫu rất nghiêm ngặt. Các văn bản thuộc 
phong cách khoa học cũng ít nhiều mang tính khuôn mẫu, thể hiện qua bố cục của các 
phần. Riêng văn bản thuộc phong cách nghệ thuật như thơ, truyện, ký thì thường có cấu 
trúc linh hoạt. 
1
 Theo tài liệu “Rèn luyện kỹ năng tạo lập văn bản” 
websrv1.ctu.edu.vn/coursewares/supham/tiengvietth/chuong1.htm#CHUONG 1 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
2 
b) Tính liên kết 
Tính liên kết của văn bản là tính chất kết hợp, gắn bó, ràng buộc qua lại giữa các 
cấp độ đơn vị dưới văn bản. Ðó là sự kết hợp, gắn bó giữa các câu trong đoạn, giữa các 
đoạn, các phần, các chương với nhau, xét về mặt nội dung cũng như hình thức biểu đạt. 
Trên cơ sở đó, tính liên kết của văn bản thể hiện ở hai mặt: liên kết nội dung và liên kết 
hình thức. 
- Tính liên kết nội dung 
Nội dung văn bản bao gồm hai nhân tố cơ bản: đề tài và chủ đề (hay còn gọi là chủ 
đề và logic). Do đó, tính liên kết về mặt nội dung thể hiện tập trung qua việc tổ chức, 
triển khai hai nhân tố này, trên cơ sở đó hình thành hai nhân tố liên kết: liên kết đề tài và 
liên kết chủ đề (còn gọi là liên kết chủ đề và liên kết logic). 
Liên kết đề tài là sự kết hợp, gắn bó giữa các cấp độ đơn vị dưới văn bản trong việc 
tập trung thể hiện đối tượng mà văn bản đề cập đến. 
Liên kết chủ đề là sự tương hợp mang tính logic về nội dung nghĩa giữa các cấp độ 
đơn vị dưới văn bản. Ðó là sự tương hợp về nội dung miêu tả, trần thuật hay bàn luận 
giữa các câu, các đoạn, các phần trong văn bản. Một văn bản được xem là có liên kết 
logic khi nội dung miêu tả, trần thuật, bàn luận giữa các câu, các đoạn, các phần không 
rời rạc hay mâu thuẫn với nhau, ngoại trừ trường hợp người viết cố tình tạo ra sự mâu 
thuẫn nhắm vào một mục đích biểu đạt nào đó. 
- Liên kết hình thức 
Liên kết hình thức trong văn bản là sự kết hợp, gắn bó giữa các cấp độ đơn vị dưới 
văn bản xét trên bình diện ngôn từ biểu đạt, nhằm hình thức hoá, hiện thực hoá mối quan 
hệ về mặt nội dung giữa chúng. 
Như đã nói, liên kết nội dung với hai nhân tố đề tài và chủ đề thể hiện qua mối quan 
hệ giữa các câu, các đoạn, các phần..., xoay quanh đề tài và chủ đề của văn bản. Mối 
quan hệ này mang tính chất trừu tượng, không tường minh. Do đó, trong quá trình tạo 
văn bản, người viết (người nói) bao giờ cũng phải vận dụng các phương tiện ngôn từ cụ 
thể để hình thức hoá, xác lập mối quan hệ đó. Toàn bộ các phương tiện ngôn từ có giá trị 
xác lập mối quan hệ về nội dung giữa các câu, các đoạn... là biểu hiện cụ thể của liên kết 
hình thức. 
Liên kết hình thức trong văn bản được phân chia thành nhiều phương thức liên kết. 
Mỗi phương thức liên kết là một cách tổ chức sự liên kết, bao gồm nhiều phương tiện liên 
kết khác nhau có chung đặc điểm nào đó. Nhìn chung, liên kết hình thức bao gồm các 
phép liên kết: lặp ngữ âm, lặp từ vựng, thế đồng nghĩa, liên tưởng, đối nghịch, thế đại từ, 
tỉnh lược cấu trúc, lặp cấu trúc và tuyến tính. Các phép liên kết này sẽ được xem xét cụ 
thể trong tổ chức của đoạn văn - đơn vị cơ sở và là đơn vị điển hình của văn bản. Các 
phép liên kết này cũng được vận dụng giữa các đoạn, phần... trong văn bản. Ðiều đó có 
nghĩa là liên kết hình thức thể hiện ở nhiều cấp đ ... u đoạn văn hoặc trình bày theo hệ thống đề mục (bằng số Ả rập). 
- Phần kết thúc : Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định thời gian có hiệu lực 
và các quy tắc xử sự được áp dụng nếu có phạm vi. 
Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và 
ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát. 
Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng 
cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình 
cảm như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần 
được thông báo. 
Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác định 
trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy. 
11
 Phụ lục IV 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
46 
Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là 
những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ 
quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan. 
Ví dụ: Thông báo lịch thu học phí trong nhà trường có thể do Trưởng phòng Kinh tế 
tài chính ký thừa lệnh Hiệu trưởng; Thông báo nghỉ ngày Lễ có thể do Trưởng phòng Tổ 
chức hành chính ký thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan. 
3.4.4. Các loại thông báo thường sử dụng 
a. Thông báo truyền đạt một văn bản mới ban hành, một chủ trương, một chính 
sách mới 
Nội dung cần thể hiện: 
- Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; 
- Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt; 
- Yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện. 
b. Thông báo một sự việc, một tin tức 
 Nội dung thể hiện: 
 - Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự người chủ trì cuộc họp; 
 - Tóm tắt các quyết định của hội nghị cuộc họp; 
 - Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có). 
c. Thông báo về nhiệm vụ được giao 
 Nội dung cần thể hiện: 
 - Ghi gắn gọn đầy đủ nhiệm vụ được giao; 
 - Nêu nhưng yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ; 
 - Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện. 
d. Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và lãnh đạo 
 Nội dung cần thể hiện: 
 - Ghi rõ, đầy đủ tên cơ quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại, fax; 
 - Ngày, tháng, năm thay đổi. 
c. Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý 
 Nội dung cần thể hiện: 
 - Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý; 
 - Lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý; 
 - Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc). 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
47 
3.5. Soạn thảo công văn[12] 
3.5.1. Khái niệm 
Công văn là hình thức văn bản không có tên loại cụ thể, là loại văn bản hành chính 
được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Công văn là phương tiện giao tiếp chính 
thức của các cơ quan, tổ chức; giữa các cơ quan, tổ chức với công dân. Công văn có nội 
dung bao quát khá rộng rãi, bao gồm tất cả các vấn đề hoạt động thường xuyên của các 
cơ quan, tổ chức. 
3.5.2 .Các loại công văn hành chính 
Căn cứ vào nội dung, công văn được chia thành: 
- Công văn mời họp; 
- Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị ; 
- Công văn trả lời (phúc đáp); 
- Công văn hướng dẫn; 
- Công văn giải thích; 
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở; 
- Công văn chỉ đạo. 
3.5.3. Cấu trúc của công văn 
Bố cục thông thường của công văn hành chính gồm 3 phần : 
- Phần mở đầu nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành công văn. Thông thường, 
phần mở đầu được trình bày bằng một câu đơn có thành phần phụ là trạng ngữ chỉ mục 
đích hoặc trạng ngữ chỉ tình thế, ví dụ : 
“Xét đề nghị của trưởng phòng Giáo vụ(tại Công văn số 48/GV ngày 10/12/2016) 
về điều chỉnh thời gian bắt đầu học kỳ I năm học 2016-2017 Lãnh đạo Học Viện có ý 
kiến chỉ đạo như sau:” 
- Phần nội dung trình bày những vấn đề cần thông báo, truyền tin. Tùy theo vấn đề 
công văn đề cập đến mà người soạn thảo có thể viết thành một đoạn văn hay một câu dài. 
Nếu có nhiều vấn đề cần phải trao đổi hoặc trả lời, người soạn thảo có thể trình bày phần 
nội dung bằng hệ thống đề mục (đánh số Ả rập). Tất cả các chi tiết được trình bày cần rõ 
ràng mạch lạc, liên quan logic với nhau nhằm thể hiện được mục tiêu của công văn. 
- Phần kết thúc: trong nhiều trường hợp, phần kết thúc chỉ mang tính hình thức, 
nhưng cũng rất cần thiết. Nếu là công văn mời họp, phần kết thúc thông thường là: “Đề 
nghị, đến dự buổi họp đầy đủ và đúng giờ để buổi họp thu nhiều kết quả.”. Trong 
một số công văn khác, phần kết thúc là lời chào trân trọng hoặc nêu yêu cầu đối với cá 
nhân, cơ quan, tổ chức nhận được văn bản. Trong phần kết thúc công văn, người soạn 
thảo cần đặc biêt lưu ý đến quan hệ vai của các bên giao tiếp bằng văn bản: gửi cho cơ 
12
 Phụ lục IV 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
48 
quan cấp trên, gửi cho cơ quan ngang hàng hoặc gửi cho cấp dưới để lựa chọn văn phong 
phù hợp. 
3.5.4. Phương pháp soạn thảo công văn hành chính 
- Cách viết phần mở đầu: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để 
viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu 
cầu. 
- Cách viết phần nội dung, chính là nhằm nêu ra các phương án giải quyết vấn đề đã 
nêu: 
+ Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết. 
+ Sắp xếp ý nào cần viết được, ý nào sau để làm nổi bật chủ đề cần giải quyết. 
Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ 
bảo vệ các quan điểm đưa ra. Đối với từng loại công văn có những cách thể hiện đặc thù. 
+ Công văn đề xuất thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị. 
+ Công văn tiếp thu phê bình đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần 
thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh 
kiểm tra qua chủ thể khác. 
+ Công văn từ chối thì phải dùng ngôn ngữ lịch sự và có sự động viên cần thiết. 
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt 
tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời. 
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân thành, 
không chiếu lệ, sáo rỗng. 
- Cách viết phần kết thúc công văn: 
Cách viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện 
các yêu cầu (nếu có) và lưu ý viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể 
là lời cảm ơn nêu thấy cần thiết). 
3.6. Soạn thảo tờ trình[13] 
3.6.1. Khái niệm 
Tờ trình là một loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hay cơ quan chức năng) 
một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch để xin phê duyệt. Vấn đề mới có thể là một 
chủ trương, phương án công tác, chính sách, tiêu chuẩn, định mức hoặc bãi bỏ một văn 
bản, quy định không còn phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội. 
3.6.2. Yêu cầu của tờ trình 
Không nên nhầm lẫn vai trò của tờ trình với một công văn trao đổi. Tờ trình không 
những cung cấp thông tin như vai trò của một công văn trao đổi, mà còn có chức năng 
trình bày, lập luận, diễn giải vấn đề bằng các phương án, các giải pháp tổ chức thực hiện 
13
 Phụ lục IV 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
49 
mang tính khả thi; các kiến nghị cần phải rõ ràng, cụ thể và hợp lý; người viết tờ trình cần 
phân tích thực tế để người duyệt nhận thấy rõ tính cấp thiết của vấn đề. 
- Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần 
trình duyệt. 
- Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. 
- Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra 
xoay quanh đề nghị mới. 
- Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, 
khắc phục khó khăn. 
3.6.3. Cấu trúc của tờ trình 
Cấu trúc của tờ trình được chia thành 3 phần: 
 - Phần mở đầu: Nhận định tình hình, phân tích mặt tích cực của tình hình để làm cơ 
sở cho việc đề xuất vấn đề mới; phân tích thực tế để thấy được tính cần kíp của đề xuất. 
 - Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, dự kiến những vấn đề có 
thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng; nêu những khó khăn, thuận lợi và biện 
pháp khắc phục. Phần này cũng có thể trình bày những phương án. Luận điểm và luận 
chứng được trình bày cần cụ thể, nêu rõ sự việc hoặc những số liệu có thể xác minh để 
làm tăng sức thuyết phục của đề xuất. 
 - Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới; đề nghị cấp trên xem xét 
chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực hiện. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần 
thiết. 
- Trong phần nêu lý do, căn cứ dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu khách 
quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi. 
- Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao nhưng rất 
cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển 
hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu 
chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh 
nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện... 
- Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt 
chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. 
Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất 
kiến nghị trong tờ trình. 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
50 
3.7. Soạn thảo đơn, thư[14] 
3.7.1 Khái niệm 
Đơn thư là loại văn bản hành chính yêu cầu về việc riêng, được viết ra giấy 
(theo mẫu hoặc không theo mẫu) để trình bày chính thức với tổ chức hoặc người có 
thẩm quyền giải quyết yêu cầu, nguyện vọng đó. 
Mục đích của đơn thư có nhiều dạng và ý nghĩa khác nhau. Tùy theo mục tiêu cụ 
thể mà người viết sẽ lựa chọn hình thức đơn thư. 
3.7.2.Yêu cầu của đơn, thư 
- Nội dung cụ thể, rõ ràng, trung thực. 
- Gọn, tránh dài dòng. 
- Từ ngữ dùng chính xác, dễ hiểu, tránh hiểu lầm, hiểu nhiều nghĩa khác nhau. 
- Đơn viết trên giấy sạch, khổ rộng, viết một lọai mực. 
- Gửi đúng cơ quan có thẩm quyền. 
- Tự tay người làm đơn viết lá đơn của mình và chịu trách nhiệm về lá đơn đó. 
3.7.3. Phân loại đơn thư 
- Đơn đề đạt nguyện vọng. 
- Đơn nêu ý kiến đóng góp vào công việc quản lý Nhà nước, quản lý xã hội. 
- Đơn khiếu nại những việc gây thiệt hại cho quyền lợi bản thân, gia đình, tập 
thể, đơn vị mình. 
- Đơn tố giác những việc làm sai trái của các cơ quan, đơn vị, của cán bộ nhân 
viên Nhà nước. 
- Thư thăm hỏi, thư ngỏ, Thư tín thương mại 
3.7.3. Cấu trúc của đơn,thư 
Những phần chính của đơn, thư gồm : 
- Quốc hiệu và tiêu ngữ: Tiêu ngữ thường được viết trong các loại đơn, thư hành 
chính. Tiêu ngữ thường được viết ở giữa thư. 
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 Đối với các loại thư tín thương mại hoặc thư bạn bè người ta không sử dụng tiêu ngữ 
- Địa điểm, ngày tháng năm: có nhiều cách viết ngày tháng khác nhau, vị trí đặt 
ngày tháng cũng có thể đặt ở đầu thư hoặc cuối thư. 
14
 Phụ lục IV 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
51 
- Tiêu đề, chủ đề đơn thƣ: Luôn có một dòng (hoặc 2 dòng) để nêu rõ ngay nội 
dung và mục đích của đơn thư. Các mẫu đơn thư hành chính thường có sẵn tiêu đề đơn 
thư. 
- Kính gửi: Chỉ rõ chủ thể (cá nhân hoặc tổ chức) nhận đơn thư. 
- Phần mở đầu: Có thể giới thiệu sơ lược người viết đơn thư và thăm hỏi người 
nhận thư. 
- Nội dung chính của đơn thƣ muốn trao đổi, truyền tải hay yêu cầu. Nhìn chung, 
cần lưu ý các chỉ dẫn dưới đây khi viết phần nội dung cho một lá đơn thư: Càng ngắn 
càng tốt; Theo trình tự lo-gích; Các ý kiến được trình bày trong các đoạn văn riêng, sinh 
động và dễ đọc nhờ sử dụng các câu ngắn. 
- Những yêu cầu, mong muốn, đề nghị: Có thể được tách thành một mục riêng 
hoặc được bố cục ngay ở phần cuối nội dung chính của đơn thư. 
- Lời chào và lời chúc: thông thường theo phép lịch sự cần phải có những câu kết 
nhất định tương ứng với câu chào hoặc lời chúc. 
- Ký tên và ghi họ tên ngƣời viết đơn thƣ: Sau câu kết phải để khoảng trống đề ký 
tên và dưới chữ ký là tên, chức vụ/chức danh để khẳng định trách nhiệm của người viết 
đơn thư. 
- Các thông tin đặc biệt khác như địa chỉ, điện thoại liên hệ của người gửi mong 
muốn được nhận phản hồi hoặc thông tin gửi kèm có thể dùng để chỉ rõ các tài liệu 
minh chứng cần thiết được gửi kèm theo đơn, thư. 
Đối tượng trong đơn thư gồm 2 phần : Người viết thư và người nhận thư. Người 
nhận thư có thể là người trực tiếp tiếp nhận ý kiến, thông tin từ người gởi hoặc người mà 
đối tượng viết thư hướng tới. 
Ngôn ngữ trong đơn thư rất đa dạng, phong phú tùy thuộc vào người viết thư đang 
muốn truyền tải thông tin gì. Mong muốn, thỉnh cầu hay yêu cầu của người viết đơn thư 
sẽ được sử dụng ngôn ngữ khác nhau. Những thư bạn bè dung từ tự do hơn những đơn, 
thư ngỏ. PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
52 
PHỤ LỤC 
1. Phụ lục I: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản 
2. Phụ lục II: Bảng chữ viết tắt tến các loại văn bản 
3. Phụ lục III: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản 
4. Phụ lục IV: Mẫu trình bày một số văn bản hành chính thông thường 
5. Phụ lục V: Viết hoa trong văn bản hành chính 
PT
IT
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
53 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Lê A (1999), Giáo trình tiếng Việt thực hành, Đại học Huế. 
2. Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành và quản lí văn bản quản lí nhà nước, 
Nxb Hành Chính 
3. Diệp Quang Ban (1998), Văn bản và liên kết trong tiếng Việt, Nxb Giáo dục, Hà 
Nội. 
4. Diệp Quang Ban (2009), Giao tiếp, diễn ngôn và cấu tạo văn bản, Nxb Giáo dục 
Việt Nam. 
5. Phan Mậu Cảnh (2008), Lí thuyết và thực hành văn bản tiếng Việt, Nxb Đại học 
quốc gia Hà Nội. 
6. Phan Mậu Cảnh, Hoàng Trọng Canh, Nguyễn Văn Nguyên (2009), Tiếng Việt 
thực hành, Nxb Nghệ An. 
7. Nguyễn Hồng Cổn (2002) Kỹ năng thuyết trình và kỹ văn văn bản, Đại học Kinh 
doanh và Công nghệ 
8. Hữu Đạt (1997), Tiếng Việt thực hành, Nxb Giáo dục. 
9. Hoàng Văn Hành, Hoàng Phê, Đào Thản (2002), Sổ tay dùng từ tiếng Việt, Nxb 
Khoa học xã hội. 
10. Cao Xuân Hạo (chủ biên), (2002), Lỗi ngữ pháp và cách khắc phục, Nxb Khoa 
học xã hội Thành phố Hồ Chí Minh. 
11. Nguyễn Thị Ly Kha (2007), Dùng từ, viết câu và soạn thảo văn bản, Nxb Giáo 
dục. 
12. Vương Hữu Lễ, Đinh Xuân Quỳnh (2003), Tiếng Việt thực hành, Nxb Thuận Hóa, 
Huế. 
13. Hà Quang Năng (chủ biên), (2007), Từ điển lỗi dùng từ, Nxb Giáo dục. 
14. Nguyễn Quang Ninh (1998), 150 bài tập rèn luyện kĩ năng dựng đoạn văn, Nxb 
Giáo dục. 
15. Nguyễn Phú Phong (2005), Việt Nam - chữ viết, ngôn ngữ và xã hội, Trường đại 
học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh. 
16. Trần Ngọc Thêm (2002), Hệ thống liên kết văn bản tiếng Việt, Nxb Giáo dục 
17. Nguyễn Minh Thuyết, Nguyễn Văn Hiệp (1996), Tiếng Việt thực hành, Nxb Đại 
học quốc gia Hà Nội. 
18. Nguyễn Minh Thuyết (chủ biên), Nguyễn Văn Hiệp: Tiếng Việt thực hành, Nxb 
Đại học Quốc gia Hà Nội, 1998 (tái bản, 2002); 
19. Bộ luật Dân sự năm 2005, Nxb Chính trị quốc gia 
20. Thông tư 01/2011/TT-BNV Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 
hành chính của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011; 
21. Một số Website tham khảo: 
- 
t-vit-nhin-t-bn-ng-trng-hp-ghi-ten-rieng-nc-ngoai-bng-ch-vit&catid=29:bai-nghien-
cuu&Itemid=39 
 -  
PT
IT