Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 77 
BÀI 6 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG 
Hướng dẫn học 
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau: 
 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia 
thảo luận trên diễn đàn. 
 Đọc tài liệu: 
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học 
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 
chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông. 
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems- International 
Edition. NXB Prentice Hall 2012. 
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System, 
NXB Wiley. 
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th 
edition, NXB Thomson South Western. 
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email. 
 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. 
Nội dung 
Bài này tập trung giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng. Bài này giới 
thiệu quy trình thông tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp 
kiểm soát thông tin thuộc chu trình. 
Mục tiêu 
Sau khi học xong bài này, sinh viên có thể: 
 Hiểu biết cơ bản về các chức năng nghiệp vụ đặc thù và cơ chế vận động của các dòng 
dữ liệu nghiệp vụ của chu trình bán hàng. 
 Có kĩ năng xây dựng các mô hình chức năng nghiệp vụ và mô hình luồng dữ liệu trong 
chu trình bán hàng. 
 Hiểu biết về những nguy cơ tiềm ẩn và cách kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 
trong chu trình bán hàng. 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
78 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 
Tình huống dẫn nhập 
Hệ thống thu tiền hàng của công ty Đại Liên được mô tả như sau: 
Các khoản thanh toán của khách hàng bao gồm tiền mặt thu trực tiếp ở thời điểm bán hàng, 
khoản tiền nhận được qua bưu điện và séc từ các khoản thanh toán đến hạn. Cuối mỗi ngày, thủ 
quỹ chứng thực tất cả các séc, lập bảng kê cho cả séc và tiền mặt, rồi nộp vào ngân hàng. Các 
bảng kê tiền gửi được dùng để cập nhật dữ liệu khoản phải thu cuối ngày. Bảng kê tiền gửi được 
lưu theo trình tự thời gian. 
Hàng tuần, trên cơ sở sổ cái khoản phải thu, kế toán viên lập báo cáo thu tiền và báo cáo các 
khoản nợ phải thu đến hạn. Báo cáo thu tiền được gửi cho Kế toán trưởng và Giám đốc. Bản sao 
của báo cáo các khoản nợ đến hạn được gửi cho bộ phận thu nợ. 
Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hệ thống trên. 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 79 
6.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng 
Chu trình bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến doanh thu và theo dõi 
công nợ phải thu của khách. Các hoạt động cụ thể của chu trình này bao gồm: nhận và 
xử lí đơn đặt hàng của khách hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn doanh thu và 
theo dõi công nợ phải thu. 
6.1.1. Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng và các chu trình nghiệp vụ khác 
 Chu trình bán hàng có quan hệ nghiệp vụ và tương tác với các thực thể ngoài là (1) 
khách hàng, (2) ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng), (3) Bộ phận quản lý 
bán hàng. 
o Thực thể khách hàng: 
 Là nguồn nơi phát sinh các đơn đặt hàng, thực hiện thanh toán tiền hàng 
cho doanh nghiệp. 
 Là đích đến của các tài liệu nghiệp vụ như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, 
hóa đơn bán hàng hay phiếu thu tiền; là nơi nhận hàng hóa và dịch vụ. 
o Thực thể ngân hàng: 
Thực hiện thanh toán qua ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng. 
o Bộ phận quản lý bán hàng: 
 Là nơi đưa ra các yêu cầu thông tin phục vụ nhu cầu quản lý doanh thu. 
 Là nơi nhận các báo cáo doanh thu. 
Hình 6.1 mô tả mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chu trình nghiệp vụ trong 
doanh nghiệp. 
Hình 6.1: Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán và mối quan hệ về mặt dữ liệu 
Các sự kiện kinh tế 
Chu trình 
bán hàng 
Chu trình 
báo cáo 
tài chính 
Chu trình 
tài chính 
Chu trình 
sản xuất 
Chu trình 
chi phí 
Báo cáo tài chính 
Các giao dịch 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
80 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 
 Chu trình bán hàng có mối quan hệ mật thiết về mặt dữ liệu với một số chu trình 
nghiệp vụ sau đây: 
o Quan hệ với chu trình chi phí. Tiếp nhận yêu cầu mua sắm nguyên vật liệu, 
hàng hóa dịch vụ đầu vào để đáp ứng đơn hàng đã được chấp nhận trong chu 
trình bán hàng. 
o Quan hệ với chu trình sản xuất. Lên kế hoạch sản xuất đáp ứng đơn hàng đã 
được chấp nhận trong chu trình bán hàng. 
o Quan hệ với chu trình báo cáo tài chính. Dữ liệu phản ánh các giao dịch thực 
hiện trong chu trình bán hàng sẽ được chuyển và xử lý tiếp theo bởi chu trình 
báo cáo tài chính. 
Để kiểm soát và quản lý được các chu trình nghiệp vụ kế toán, trong đó có chu trình 
bán hàng, chúng ta thực hiện mô tả các chu trình bằng các công cụ mô hình hóa trực 
quan khác nhau để có được những góc nhìn khác nhau về cùng một hệ thống. Phần nội 
dung sau đây mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ và góc độ 
dòng dữ liệu. 
6.1.2. Chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ 
Cũng như các chu trình kế toán khác, chu trình bán hàng bao gồm nhiều chức năng 
nghiệp vụ, trong đó mỗi chức năng nghiệp vụ là một hoạt động hay một hoạt động 
được thực hiện thường kì, theo một phương thức định sẵn, nhằm thực hiện một phần 
nhiệm vụ của tổ chức. Để mô tả các chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng, 
chúng ta sử dụng sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram) với các kí 
pháp hình chữ nhật tổ chức theo cấu trúc phân cấp, trong đó mỗi hình chữ nhật mô tả 
một chức năng nghiệp vụ (hình 6.2). Việc phân rã các chức năng nghiệp vụ sẽ được 
thực hiện cho tới khi đạt dược chức năng con tương ứng với một xử lý trên máy tính. 
Chu trình bán hàng gồm năm chức năng chính: 
(1) Xử lý đơn hàng; 
(2) Cung cấp hàng hóa, dịch vụ; 
(3) Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ; 
(4) Thu tiền; 
(5) Báo cáo doanh thu. 
Mỗi chức năng chính được phân rã thành những chức năng con ở mức chi tiết hơn. Cụ 
thể, chức năng Xử lý đơn hàng có ba chức năng con là Kiểm tra hàng hóa, Kiểm tra 
khách hàng và Thông báo kết quả. Chức năng Cung cấp hàng hóa, dịch vụ gồm hai 
chức năng con là Xuất kho và Giao hàng. Chức năng Lập hóa đơn và theo dõi công nợ 
gồm ba chức năng con là Đối chiếu xác nhận, Lập hóa đơn bán hàng, và Theo dõi 
công nợ. Chức năng Thu tiền gồm ba chức năng con là Lựa chọn thanh toán, Lập 
chứng từ thu, và Xác nhận thu tiền. Chức năng Báo cáo doanh thu gồm ba chức năng 
con là Trích xuất dữ liệu, Tính toán xử lý, và Lên báo cáo doanh thu. 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 81 
Hình 6.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng (BFD – Business Function Diagram) 
6.1.3. Chu trình bán hàng dưới góc độ xử lý thông tin 
Xử lý thông tin là quá trình xử lý các kiểu dữ liệu khác nhau (kiểu số, kí tự, hình 
ảnh) nhằm tạo ra các sản phẩm thông tin cho người sử dụng. Dưới góc độ xử lý 
thông tin, chu trình bán hàng là một hệ thống các hoạt động với các yếu tố đầu vào 
điển hình là các chứng từ kế toán, phản ánh các giao dịch liên quan đến bán hàng (đơn 
đặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng) và các yếu tố đầu ra là những báo cáo 
liên quan đến tài chính, thanh toán của khách hàng, nợ xấu, dự báo dòng tiền, báo cáo 
phân tích doanh thu (hình 6.3). 
Hình 6.3 Hệ thống xử lý giao dịch trong chu trình bán hàng 
Sau đây là mô tả chi tiết các yếu tố vào/ ra của hệ thống xử lý giao dịch trong chu 
trình bán hàng. 
 Đầu vào (input) 
Khi có khách đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện kiểm tra tồn kho hàng hóa 
và tình trạng công nợ khách hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, một lệnh 
bán hàng sẽ được lập thành nhiều liên để gửi tới các bộ phận sau đây: Bộ phận 
Cung cấp hàng hóa, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ. Bộ phận 
Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ sử dụng lệnh bán hàng này để lập 
hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng ghi nhận chi tiết hàng hóa, đơn giá và các 
điều khoản thanh toán, nội dung bán hàng đã thực hiện với khách hàng. Bộ phận 
Thu tiền sử dụng Lệnh bán hàng. 
Bên cạnh đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, đầu vào của chu trình 
bán hàng còn có phiếu giao hàng. Khi xuất kho hàng hóa để giao cho khách, bộ 
phận kho sẽ lập một chứng từ xuất (phiếu giao hàng). Chứng từ này được lập 
thành nhiều liên, trong đó có 1 liên có thể được gửi kèm theo hàng hóa giao cho 
khách, 1 liên chuyển cho bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở thu tiền của 
khách hàng. 
Báo cáo doanh thu, 
báo cáo tài chính Chứng từ bán hàng 
QUẢN LÝ DOANH THU 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
82 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 
Doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thu thập được về khách hàng và các giao dịch bán 
hàng để cải tiến hoạt động chăm sóc khách hàng. Bằng việc sử dụng phần mềm 
quản trị quan hệ khách hàng, doanh nghiệp sẽ thu thập, lưu trữ và sử dụng các dữ 
liệu bán hàng để cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng và củng cố lòng trung thành 
của khách hàng. 
 Đầu ra (Output) 
Xử lý các giao dịch bán hàng tạo ra nhiều sản phẩm thông tin đầu ra. Hệ thống 
thông tin kế toán sẽ sử dụng một số đầu ra này để tạo các báo cáo kế toán phục vụ 
công chúng (như báo cáo tài chính) cũng như các báo cáo nội bộ (báo cáo quản 
lý). Các báo cáo quản trị khá đa dạng về thể loại, chứa thông tin hỗ trợ quá trình ra 
quyết định. 
Một trong số sản phẩm đầu ra của là báo cáo thu tiền khách hàng. Báo cáo này 
tổng hợp các hóa đơn bán hàng của một khách hàng cụ thể và liệt kê tổng số tiền 
mà khách hàng còn nợ. 
Các báo cáo khác của chu trình bán hàng gồm có báo cáo công nợ theo hạn thanh 
toán, báo cáo nợ xấu, dự báo dòng tiền, danh sách khách hàng và nhiều báo cáo 
phân tích doanh thu. Báo cáo công nợ theo hạn thanh toán cho biết số dư công nợ 
phải thu theo chiều thời gian ("hiện thời," "30 ngày," "60 ngày," "90 ngày," và 
"120 ngày hoặc hơn"). Báo cáo nợ xấu cung cấp thông tin về các tài khoản khách 
hàng quá hạn thanh toán. Trong tình huống công nợ của một khách hàng không có 
khả năng thu thì tài khoản đó bị ghi vào nợ xấu. 
Toàn bộ dữ liệu có được từ các nguồn tài liệu gốc trong chu trình được dùng để 
lập dự báo thu tiền. Dữ liệu về doanh thu, điều khoản bán hàng, lịch sử thanh toán 
của một số nhất định các khách hàng, cũng như các thông tin có được từ các báo 
cáo phân tích theo thời gian hay các báo cáo thu tiền đều là yếu tố đầu vào của các 
dự báo này. 
Quản trị dữ liệu khách hàng là một chức năng quan trọng của hệ thống thông tin 
kế toán trong chu trình bán hàng. Chức năng này bao gồm thẩm định năng lực 
thanh toán và lịch sử thanh toán của khách hàng, quy định các hạn mức tín dụng 
cho mỗi khách hàng mới và theo dõi các hóa đơn nợ khó đòi của khách hàng. Bộ 
phận bán hàng và công nợ phải thu thẩm định các khách hàng mới nhằm chắc chắn 
rằng, khách hàng đó là thực tồn tại và cũng để kiểm tra khả năng thanh toán của 
các khách hàng này. Ở đây, có thể cần đến một thông báo về mức tín dụng, do một 
tổ chức tín dụng có uy tín cung cấp. Bộ phận bán hàng đưa ra một hạn mức tín 
dụng cho mỗi khách hàng mới dựa trên lịch sử tín dụng của khách hàng. Đều đặn, 
hệ thống thông tin kế toán cung cấp báo cáo danh sách khách hàng đã qua thẩm 
định với các thông tin sau đây: Mã khách hàng (nhận diện duy nhất), tên giao dịch, 
địa chỉ giao dịch, hạn mức tín dụng, các điều khoản thanh toán. 
Trong điều kiện thu thập và xử lý dữ liệu kế toán doanh thu dựa trên máy tính, 
chúng ta có cơ hội lên các báo cáo phân tích bán hàng rất đa dạng: tổng hợp doanh 
thu theo sản phẩm, theo hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ), hoặc theo vùng. 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 83 
6.1.4. Chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động nghiệp vụ 
Chu trình bán hàng trong hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động nghiệp 
vụ. Mỗi hoạt động nghiệp vụ là một tập các công việc có quan hệ logic với nhau, được 
định nghĩa rõ ràng, được thực hiện lặp đi lặp lại để hỗ trợ cho một hoặc nhiều chức 
năng nghiệp vụ. Mỗi hoạt động nghiệp vụ của chu trình bán hàng thực hiện biến các 
yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra, và có những ranh giới xác định (có điểm bắt 
đầu và điểm kết thúc). Sau đây là nội dung liên quan đến mô hình hóa chu trình bán 
hàng dưới góc độ dòng dữ liệu. 
Sau khi mô hình hóa chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng và thu được kết quả là 
sơ đồ chức năng nghiệp vụ BDF (xem hình 6.2), chúng ta có thể tiến hành vẽ sơ đồ 
dòng dữ liệu DFD. Về nguyên tắc, chúng ta có thể xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu DFD 
trên cơ sở chuyển đổi sơ dồ chức năng nghiệp vụ BFD, có đặc tả bổ sung các các thực 
thể ngoài cùng với các dòng dữ liệu vận động giữa các thực thể ngoài và hệ thống, 
cũng như giữa các hoạt động và kho dữ liệu bên trong hệ thống với nhau. Cần lưu ý 
rằng, sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD và sơ đồ dòng dữ liệu DFD phải hoàn toàn 
tương thích với nhau, theo đó mỗi chức năng có trong sơ đồ BDF (hình chữ nhật) sẽ 
được đặc tả bằng một hoạt động (hình tròn) trong sơ đồ DFD. Chức năng tổng thể 
trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức ngữ cảnh, các chức năng con mức 
dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức 0, các chức năng con 
mức tiếp theo mô tả mỗi chức năng con mức dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả 
trong sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động tương ứng 
Dưới góc độ hoạt động, chu trình bán hàng có thể được mô tả như sau: 
Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng dựa trên đơn đặt hàng đã được chấp nhận, trong 
đó mô tả chi tiết các mặt hàng cùng với giá cả và thông tin liên quan đến khách hàng 
như họ tên, địa chỉ giao hàng... Trong lệnh bán hàng chưa có thông tin về số lượng và 
cước vận chuyển hàng hoá. Các liên của lệnh bán hàng sẽ được gửi cho các bộ phận 
liên quan như: bộ phận kho (lập phiếu xuất kho), bộ phận giao hàng (lập phiếu giao 
hàng), bộ phận lập hoá đơn (lập hoá đơn bán hàng sau khi có xác nhận từ bộ phận giao 
hàng), và bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở đối chiếu và kiểm tra. 
Hoá đơn bán hàng do bộ phận lập hoá đơn lập và phải đặc tả rõ chủng loại và giá cả 
hàng xuất bán, xác định rõ trách nhiệm và hình thức thanh toán, các khoản chiết khấu 
và giảm giá nếu có. Hoá đơn bán hàng sau đó sẽ được gửi cho bộ phận theo dõi công 
nợ phải thu và được dùng để ghi sổ cái. Việc theo dõi công nợ phải thu của khách 
hàng có thể thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp 
của từng đối tượng công nợ. Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất 
nhiều các tài liệu, chứng từ khác nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ 
phận liên quan trong chu trình. 
Các hình vẽ 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, 6.8, 6.9 mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động 
nghiệp vụ ở những mức chi tiết khác nhau. Ngôn ngữ được sử dụng ở đây là sơ đồ 
dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) mô tả sự vận động của dữ liệu nghiệp vụ  ... u trình bán hàng 
Cũng như tất cả các chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm soát chu trình bán hàng là hết 
sức cần thiết. Mục tiêu của kiểm soát chu trình bán hàng là để đảm bảo rằng, tất cả các 
nghiệp vụ liên quan đều được theo dõi một cách đầy đủ và chính xác. Nói cách khác, 
có nhiều rủi ro khác nhau có thể xảy ra trong chu trình bán hàng, vấn đề là phải lường 
trước và nhận diện được các loại hình rủi ro đó và có biện pháp kiểm soát hiệu quả. Ví 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
94 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 
dụ, việc bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc khả năng 
thanh toán thấp sẽ dẫn đến nợ khó đòi. Trong trường hợp này, cần áp dụng thủ tục 
kiểm soát là kiểm tra chính xác tình trạng và khả năng thanh toán của khách hàng. Rủi 
ro mất tiền hàng sẽ dẫn đến sai lệch thông tin về nợ phải thu của khách, biện pháp 
kiểm soát cần được áp dụng là tách bạch các chức năng xét duyệt, theo dõi công nợ 
phải thu và thủ quỹ. 
6.3.1. Các rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm soát các hoạt động trong chu trình bán hàng 
 Mục tiêu kiểm soát: 
o Bán được hàng và tăng doanh thu nhưng phải đảm bảo an toàn tài chính. 
o Thực hiện kịp thời, đúng và chính xác theo lệnh bán hàng hoặc hợp đồng kinh 
tế, đảm bảo an toàn hàng hóa trong quá trình xuất kho và giao hàng cho khách. 
o Lập hóa đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng. 
 Theo dõi chính xác, kịp thời và đầy đủ công nợ phải thu của khách hàng 
o Ghi chép thu tiền kịp thời, chính xác. 
o Đảm bảo an toàn tiền thu của khách hàng. 
o Lên báo cáo đúng loại, theo đúng quy cách, cho đúng đối tượng vào đúng thời 
điểm được yêu cầu. 
Bảng 6.2: Rủi ro và kiểm soát trong chu trình bán hàng 
Hoạt Động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát 
Nhận đơn đặt hàng của 
khách hàng không đảm bảo 
tính pháp lý. 
Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và 
thực hiện bán hàng. 
Bán chịu cho khách hàng 
không có khả năng thanh 
toán. 
Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt 
nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng 
tồn kho trước khi chấp nhận bán hàng, kiểm 
tra tài chính và tín dụng khách hàng, và 
duyệt lệnh bán hàng. 
Hoạt động 
xử lý đơn 
hàng của 
khách hàng 
Chấp nhận đơn đặt hàng của 
khách hàng nhưng không có 
khả năng thực hiện. 
Cập nhật chính xác và kịp thời dữ liệu hàng 
tồn kho và công nợ khách hàng. 
Xuất kho, giao hàng sai số 
lượng, chủng loại, hoặc 
Phân chia trách nhiệm giữa xuất kho và giao hàng 
Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ 
trong quá trình xuất kho, giao hàng, đánh số 
chứng từ trước. 
Sai địa chỉ đối tượng nhận 
hàng, sai thời gian giao 
hàng. 
Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất 
kho, giao hàng. 
Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, 
giao hàng. 
Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho. 
Hoạt động xử 
lý cung cấp 
hàng hóa, 
dịch vụ 
Mất hàng hóa trong quá 
trình xuất kho, giao hàng.. 
Thực hiện kiểm kê kho hàng. 
Hoạt động xử 
lý ghi nhận bán 
hàng và theo 
dõi công nợ 
phải thu 
Trong hoạt động ghi nhận 
bán hàng: không lập hoặc 
không kịp thời lập hóa đơn 
bán hàng cho khách hàng. 
Phân chia trách nhiệm giữa lập hóa đơn, chứng 
từ bán hàng với xuất kho và giao hàng. 
Chỉ lập hóa đơn khi có chứng từ lệnh bán 
hàng/hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, 
phiếu giao hàng. 
Nên có danh mục bảng giá hàng hóa, dịch vụ 
để tham chiếu. 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 95 
Đối với hoạt động theo dõi 
công nợ phải thu: lập khống 
hóa đơn bán hàng, cập nhật 
và chuyển dữ liệu công nợ 
sai, không kịp thời. 
Cần đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/ hợp 
đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao 
hàng và hóa đơn bán hàng. 
Kiểm tra, tính toán hóa đơn chính xác, trước 
khi giao cho khách hàng. 
Chuyển dữ liệu, sổ chi tiết công nợ phải thu 
kịp thời, hàng ngày. 
Đối chiếu công nợ khách hàng định kì. 
Thất thoát tiền. Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi 
chép, theo dõi thu tiền. 
Hoạt động 
thu tiền Không ghi chép thu tiền, 
hoặc ghi chép không kịp 
thời, không chính xác. 
Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán. 
Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.. 
Báo cáo không đúng yêu cầu. 
Báo cáo không kịp thời. 
Ứng dụng hệ thống thông tin dựa trên máy 
tính và công nghệ mạng trong xử lý và chia 
sẻ dữ liệu kế toán. 
Hoạt động 
báo cáo 
Thông tin bị thất thoát. Áp dụng các thủ tục an toàn dữ liệu đối với 
hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính. 
6.3.2. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng 
 Kiểm soát tổng thể 
Kiểm soát chung trong chu trình bán hàng cần đảm bảo kiểm soát việc truy cập, sử 
dụng và khai thác dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối 
tượng nguồn lực trong chu trình. Chu trình bán hàng gồm bốn hoạt động cơ bản 
được thực hiện tuần tự là xử lý đơn hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, ghi nhận 
bán hàng và theo dõi công nợ và thu tiền, nên khi nhập dữ liệu ghi nhận các hoạt 
động này cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối 
tượng thực hiện. Mỗi hoạt động do một đối tượng thực hiện sẽ tạo ra cơ chế kiểm 
tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện chuỗi các hoạt động trong cùng 
một chu trình. 
Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức 
năng khai báo các tài khoản, các đối tượng quản lý của hoạt động (đối tượng công 
nợ, hàng hóa, nhân viên bán hàng, kho hàng) với chức năng nhập liệu nội dung 
của hoạt động. Các hoạt động của chu trình chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt 
động có liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý đã được kiểm tra và khai 
báo trước bởi người quản lý hệ thống. 
 Kiểm soát ứng dụng 
Kiểm soát mức này bao gồm các thủ tục thủ công và tự động nhằm đảm bảo rằng 
chỉ những dữ liệu hợp lệ mới được xử lý một cách đầy đủ và chính xác. Kiểm soát 
mức ứng dụng cần xuyên suốt quá trình xử lý và có thể được xếp thành ba nhóm: 
Kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát đầu ra. Sau đây là mô tả chi tiết 
về các hoạt động kiểm soát này. 
o Kiểm soát đầu vào 
Mục tiêu của kiểm soát đầu vào là để đảm bảo các nội dung dữ liệu được ghi 
nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ. Trong hệ thống thông tin kế toán 
dựa trên máy tính, nội dung dữ liệu các hoạt động của chu trình bán hàng được 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
96 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 
cập nhật vào hệ thống bằng hoạt động nhập chứng từ thông qua việc sử dụng 
các thiết bị nhập liệu thủ công hoặc tự động. Có thể nói, các biện pháp kiểm 
soát ứng dụng mạnh nhất được triển khai trong giai đoạn nhập liệu, đặc biệt là 
các hệ thống ghi nhận giao dịch bằng hình thức thủ công. Nguy cơ tiềm ẩn lỗi 
trong giai đoạn này thường cao hơn giai đoạn xử lý và đầu ra.Việc kiểm soát 
dữ liệu đầu vào để đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và đầy đủ phải càng sớm 
càng tốt. 
Bảng 6.3 tóm tắt một số nội dung dữ liệu cơ bản có trong các chứng từ của chu 
trình bán hàng và các thủ tục kiểm soát đầu vào cần vận dụng. 
Bảng 6.3: Các dữ liệu cơ bản trên các chứng từ trong chu trình bán hàng 
Nội dung dữ liệu Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát nhập liệu 
Ngày chứng từ (đặt 
hàng, xuất kho, hóa 
đơn bán hàng) 
Tính đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu. 
Tính hợp lệ: hợp lệ về kiểu dữ liệu (ngày/ 
tháng/năm), hợp lệ về giá trị (kì kế toán 
hiện hành). 
Chính xác: đúng ngày phát sinh nghiệp vụ. 
Quy định trình tự nhập liệu 
kiểu ngày chứng từ (thiết lập 
trước định dạng ngày). 
Kiểm soát kiểu dữ liệu. 
Số chứng từ (đặt 
hàng, xuất kho, hóa 
đơn bán hàng) 
Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu, không bỏ qua 
số chứng từ. 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu áp dụng cho 
mục Số chứng từ theo thiết kế. 
Chính xác: đúng số chứng từ theo thực tế 
phát sinh. 
Kiểm soát dữ liệu nhập vào. 
Mã khách hàng (đối 
tượng quản lý) 
Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy 
nhất đối tượng công nợ, không bỏ qua mục 
Mã khách hàng (phục vụ theo dõi công nợ 
và thanh toán). 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí 
tự...), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần 
tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng 
cho mục Mã khách hàng theo thiết kế. 
Chính xác: đúng đối tượng công nợ liên 
quan trong nghiệp vụ phát sinh. 
Khai báo trước các khách 
hàng đã qua thẩm định bằng 
một danh mục khách hàng. 
Đảm bảo mã nhận diện mỗi 
khách hàng là duy nhất, 
không trùng lắp. 
Cho phép tham chiếu đến các 
dữ liệu mô tả khách hàng khi 
mã khách đã xác định. 
Tên khách hàng, địa 
chỉ giao dịch, mã số 
thuế) 
Tính đầy đủ: nhập đủ các dữ liệu mô tả chi 
tiết đối tượng công nợ, không bỏ qua mục 
dữ liệu mô tả khách hàng. 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số, kí 
tự, hay ngày tháng...), đúng quy định về độ 
rộng mục liệu, thuộc vùng giá trị hợp lệ theo 
thiết kế. 
Chính xác: mô tả chính xác đối tượng công 
nợ liên quan trong nghiệp vụ phát sinh. 
Thiết lập cơ chế tham chiếu 
tự động đến tên khách hàng, 
địa chỉ giao dịch sau khi 
nhập mã khách hàng. 
Mã kho xuất bán Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy 
nhất kho xuất hàng hóa, không bỏ qua mục 
Mã kho (phục vụ quản lý hàng tồn kho). 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí 
tự), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần 
tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng 
cho mục Mã kho theo thiết kế. 
Chính xác: đúng kho, nơi xuất bán hàng 
hóa trong nghiệp vụ phát sinh. 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 97 
Mã hàng Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy 
nhất mặt hàng xuất bán, không bỏ qua mục 
Mã hàng (phục vụ theo dõi tồn kho). 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí 
tự), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần 
tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng 
cho mục Mã hàng theo thiết kế. 
Chính xác: đúng mặt hàng được xuất bán 
trong nghiệp vụ phát sinh. 
Khai báo trước các mặt hàng 
đã qua thẩm định bằng một 
danh mục hàng hóa. 
Đảm bảo mã nhận diện mỗi 
mặt hàng là duy nhất, không 
trùng lắp. 
Cho phép tham chiếu đến 
các dữ liệu mô tả hàng hóa 
khi mã hàng đã xác định. 
Tên hàng, đơn vị tính, 
nhóm hàng 
Tính đầy đủ: nhập đủ các dữ liệu mô tả chi 
tiết từng mặt hàng xuất bán, không bỏ qua 
mục dữ liệu mô tả hàng hóa. 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kí tự), đúng 
quy định về độ rộng mục liệu, thuộc vùng 
giá trị hợp lệ theo thiết kế. 
Chính xác: mô tả chính xác các mặt hàng 
xuất bán trong nghiệp vụ phát sinh. 
Thiết lập cơ chế tham chiếu 
tự động đến tên hàng, đơn vị 
tính, nhóm hàng sau khi 
nhập mã hàng. 
Số lượng đặt hàng, 
xuất kho, giao nhận, 
bán 
Tính đầy đủ: không bỏ qua mục Số lượng (trừ 
trường hợp, hàng hóa cung cấp là dịch vụ). 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số), 
thuộc vùng giá trị hợp lệ theo quy tắc. 
Chính xác: mô tả đúng số lượng hàng xuất 
bán trong nghiệp vụ phát sinh. 
Kiểm tra tính chính xác của 
dữ liệu nhập vào. 
Giá bán (ghi nhận 
doanh thu) 
Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu về giá bán, 
không bỏ qua giá bán (làm cơ sở theo dõi 
doanh thu và thuế GTGT). 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số), 
đúng giá bán quy định, thuộc vùng giá trị 
hợp lệ theo thiết kế. 
Chính xác: mô tả chính xác giá bán trong 
nghiệp vụ phát sinh. 
Khai báo trước giá bán hàng 
trong danh mục hàng hóa. 
Tự động truy xuất giá bán 
sau khi nhập Mã hàng. 
Giá xuất Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu về giá xuất, 
không bỏ qua giá xuất (làm cơ sở theo dõi 
giá vốn và tính chi phí giá thành). 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số). 
Chính xác: mô tả chính xác giá bán trong 
nghiệp vụ phát sinh. 
Quy định phương pháp tính 
giá xuất kho. 
Kiểm soát tự động tính giá 
xuất hàng hóa. 
Thành tiền Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu về thành tiền, 
không bỏ qua thành tiền làm cơ sở theo dõi 
doanh thu). 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số). 
Chính xác: mô tả chính xác số tiền trong 
nghiệp vụ phát sinh. 
Lập tổng kiểm soát. 
Kiểm soát kiểu dữ liệu. 
Các tài khoản (dùng 
cho hạch toán) 
Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy 
nhất tài khoản, không bỏ qua mục Mã tài 
khoản khi khi mô tả nội dung liên quan đến 
hạch toán. 
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí 
tự), đúng quy định mã hóa (kiểu phân 
cấp) theo thiết kế. 
Chính xác: đúng đối tượng công nợ liên 
quan trong nghiệp vụ phát sinh. 
Kiểm soát trình tự nhập liệu. 
Khai báo trước danh mục 
tài khoản. 
Khi hạch toán nội dung 
nghiệp vụ, chỉ chọn Mã tài 
khoản trong danh mục tài 
khoản đã khai báo, các dữ 
liệu mô tả tài khoản sẽ hiển 
thị tự động. 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
98 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 
o Kiểm soát xử lý 
Kiểm soát xử lý tập trung vào quá trình xử lý dữ liệu kế toán, sau khi dữ liệu 
được cập nhật vào hệ thống máy tính. Sử dụng kiểm soát con số tổng - Control 
Totals - với hai loại “tổng tài chính” và “tổng phi tài chính” có thể giúp kiểm 
tra tính đúng đắn của quá trình xử lý dữ liệu trên máy tính. 
Dữ liệu sau khi được hợp lệ hóa thường được xử lý tiếp để tạo ra các thông tin 
hữu ích cho quá trình ra quyết định. Vậy nên, cần có một thủ tục kiểm soát xử 
lý nhằm đảm bảo rằng các chương trình máy tính có đầy đủ các tính năng phục 
vụ nhu cầu xử lý liệu (kiểm soát xử lý dữ liệu - Data Manipulation Controls). 
o Kiểm soát đầu ra 
Sau khi dữ liệu được hệ thống máy tính xử lý, chúng thường được chuyển sang 
một số dạng: lưu trữ trên máy tính, hiển thị trên màn hình, hoặc in ra máy in. 
Mục tiêu của kiểm soát đầu ra là để đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và đầy đủ 
của thông tin đầu ra. Có hai dạng kiểm soát đầu ra trong môi trường ứng dụng 
công nghệ thông tin: (1) hợp lệ hóa các kết quả xử lý, (2) quản lý việc phân 
phối và sử dụng các kết quả đầu ra. 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 99 
Tóm lược cuối bài 
 Chu trình bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến doanh thu và theo dõi công nợ phải 
thu khách hàng. 
 Chu trình bán hàng có mối liên hệ chặt chẽ với các đối tượng và chu trình khác trong hệ 
thống thông tin kế toán doanh nghiệp. 
 Các hoạt động cụ thể của chu trình bán hàng bao gồm: nhận và xử lí đơn đặt hàng của khác 
hàng, giao hàng cho khách, lập hóa đơn doanh thu, thu tiền và theo dõi công nợ phải thu. 
 Cũng như tất cả các chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm soát chu trình bán hàng là hết sức 
cần thiết. Mục tiêu của kiểm soát chu trình bán hàng là để đảm bảo rằng, tất cả nghiệp vụ liên 
quan đều được theo dõi một cách đầy đủ và chính xác. Nói cách khác, có nhiều rủi ro khác 
nhau có thể xảy ra trong chu trình bán hàng, vấn đề là phải lường trước và nhận diện được 
các loại hình rủi ro đó và có biện pháp kiểm soát hiệu quả. 
 Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng 
100 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 
Câu hỏi ôn tập 
1. Cho biết các mục tiêu của chu trình bán hàng? 
2. Cho biết các hoạt động chủ yếu trong chu trình bán hàng và các biện pháp có thể làm tăng 
hiệu quả của các hoạt động này? 
3. Chu trình bán hàng có thể gặp các rủi ro gì và các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế và 
phòng chống các rủi ro đó?