Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
14 TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 
BÀI 2 CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 
Hướng dẫn học 
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau: 
 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia 
thảo luận trên diễn đàn. 
 Đọc tài liệu: 
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học 
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, 
chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông. 
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International 
Edition. NXB Prentice Hall 2012. 
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System, 
NXB Wiley. 
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th 
edition, NXB Thomson South Western. 
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email. 
 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. 
Nội dung 
Bài này tập trung vào việc giới thiệu sự cần thiết phải mô tả hệ thống thông tin kế toán 
bằng các công cụ khác nhau. Bài này đi sâu giới thiệu về hệ thống lưu đồ, hệ thống các sơ 
đồ hoặc biểu đồ diễn đạt dòng luân chuyển vật lý của chứng từ, cách thức hệ thống máy 
tính xử lý thông tin, trình tự luân chuyển dòng dữ liệu trong một hệ thống. 
Mục tiêu 
 Hiểu được ý nghĩa của việc mô tả hệ thống thông tin kế toán bằng các công cụ. 
 Nắm được những kỹ thuật mô tả hệ thống thông tin kế toán bằng các công cụ sơ đồ 
dòng dữ liệu và lưu đồ tài liệu, lưu đồ hệ thống để đọc, hiểu và mô tả hệ thống. 
 Phân tích ưu nhược điểm của các công cụ mô tả. 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 15 
Tình huống dẫn nhập 
Quy trình thanh toán tiền lương trong doanh nghiệp 
Hàng ngày các phòng ban, phân xưởng (bộ phận sử dụng lao động) theo dõi thời gian lao động 
của từng cán bộ, nhân viên trên Bảng chấm công. Cuối tháng Bảng chấm công được chuyển cho 
bộ phân tính lương ở Phòng Nhân sự 
Phòng Nhân sự theo dõi tình hình thay đổi số lượng lao động trong công ty, tuyển dụng thêm, 
điều chuyển công tác khác, sa thải và các thay đổi khác về vị trí công việc, hệ số lương của các 
cán bộ, nhân viên. 
Cuối tháng Phòng Nhân sự sử dụng Bảng chấm công do các bộ phận sử dụng lao động gửi đến 
cùng với Báo cáo tình hình biến động lao động trong tháng để lập Bảng thanh toán lương trong 
đó trình bày rõ tổng số tiền phải trả người lao động, số tiền khấu trừ lương, số còn phải trả người 
lao động và chuyển cho Phòng Kế toán. 
Phòng Kế toán tiến hành trả lương cho người lao động qua hệ thống ngân hàng VCB. 
Tổng hợp thông tin về chi phí lương được báo cáo Ban giám đốc. 
Thông tin về thu nhập của cán bộ, nhân viên được chuyển cho cơ quan thuế làm cơ sở xác định 
số thuế thu nhập cá nhân của từng người. 
1. Những bộ phận, cá nhân nào tham gia vào quá trình trên? 
2. Các chứng từ luân chuyển như thế nào? 
3. Mức độ tham gia của phần mềm? 
4. Đánh giá kiểm soát của quá trình xử lý trên? 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
16 TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 
2.1. Vai trò của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
Tài liệu hóa hệ thống thông tin kế toán là việc sử dụng các công cụ phù hợp để mô tả 
lại cấu trúc và toàn bộ hoạt động của hệ thống thông tin kế toán. Tài liệu hướng dẫn hệ 
thống thông tin kế toán có thể sử dụng các công cụ lời văn, các sơ đồ, lưu đồ và nhiều 
hình thức khác. Các công cụ này bao quát và giúp trả lời các câu hỏi: who, what, 
where, why, how về các bước công việc: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, 
thông tin đầu ra và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. Sử dụng các công cụ mô tả là 
cách tổ chức các hệ thống phức tạp thành đơn giản và dễ hiểu hơn với người sử dụng. 
Các công cụ phổ biến để mô tả hệ thống bao gồm các sơ đồ, lưu đồ, bảng biểu và các 
cách biểu diễn thông tin bằng đồ họa khác. 
 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán mang nhiều ý nghĩa như: 
o Mô tả hoàn chỉnh hệ thống thông tin kế toán 
Thật vậy, một nhân viên kế toán có thể không cần biết máy tính xử lý như thế 
nào trong mỗi phân hệ kế toán bởi rất khó để quan sát hệ thống, đặc biệt là khi 
hệ thống này được vi tính hóa. Tuy nhiên, họ cần phải hiểu được các thông tin 
đầu vào, quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin đầu ra của hệ thống thông tin 
kế toán. Do đó sử dụng các lời văn, hình ảnh minh họa sẽ giúp mô tả hoàn 
chỉnh hệ thống thông tin kế toán và giúp người sử dụng dễ tiếp thu hơn hoạt 
động của toàn bộ hệ thống. 
o Hướng dẫn sử dụng hệ thống 
Thông qua mô tả bằng hình ảnh, các tài liệu 
hướng dẫn cho biết dòng dữ liệu được xử lý logic 
như thế nào từ đó có những sự chuẩn bị về các 
thông tin cần thiết khi tiến hành sử dụng hệ thống. 
Các nhân viên sẽ dễ dàng nắm bắt được hệ thống 
để thao tác công việc và các nhà quản lý có thể tự 
tin tìm được các thông tin theo yêu cầu. 
o Giúp đánh giá hệ thống hiện tại và thiết kế hệ thống mới phù hợp hơn 
Thông qua bản mô tả hệ thống thông tin kế toán bằng hình ảnh hết sức sinh 
động, người sử dụng có thể rà soát, đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp hơn 
với thực tế công tác kế toán và sự phát triển của doanh nghiệp. Khi có lỗi 
chương trình, tài liệu hướng dẫn giúp khắc phục, chỉnh sửa lỗi. Khi cần nâng 
cấp, tài liệu hướng dẫn giúp người thiết kế hệ thống phát triển hệ thống mới 
trên cơ sở tương đồng với hệ thống cũ, giảm thiểu những thất bại của chương 
trình, tiết kiệm thời gian, làm giảm chi phí thiết kế và phát triển hệ thống. 
o Hỗ trợ kiểm toán 
Tài liệu hướng dẫn giúp tìm kiếm được các dấu vết kiểm toán. Khi xây dựng hệ 
thống thông tin kế toán, đồng thời cần tập trung vào xây dựng hệ thống kiểm 
soát nội bộ. Trong một số trường hợp tài liệu hướng dẫn giúp kiểm tra điểm 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 17 
mạnh, điểm yếu của việc kiểm soát hệ thống, từ đó kiểm toán viên có thể xác 
định được phạm vi kiểm toán và mức độ phức tạp của cuộc kiểm toán. Cũng 
dựa vào đây kiểm toán viên có thể theo dấu vết tìm lại các thông tin đã được 
trình bày trên báo cáo. 
 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán gồm: 
o Văn bản (Text); 
o Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD); 
o Lưu đồ tài liệu (Document Flowcharts – DF); 
o Lưu đồ hệ thống (System Flowcharts –SF). 
2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) 
 Khái niệm: Sơ đồ dòng dữ liệu là công cụ mô tả bằng hình ảnh các thành phần, 
các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần của hệ thống thông tin. Cụ thể, 
sơ đồ dòng dữ liệu mô tả các nguồn dữ liệu và điểm đến, quy trình xử lí, nơi lưu 
trữ dữ liệu và thông tin của hệ thống. 
 Vai trò của sơ đồ dòng dữ liệu DFD: 
o Mô tả hệ thống đang tồn tại hoặc thiết kế hệ thống mới. 
o Mô tả nội dung hoạt động, trình tự tiến hành các hoạt động trong hệ thống. 
o Đánh giá các nội dung hoạt động có đáp ứng được các chức năng cần thiết 
không? Có nhận diện được các hạn chế, rủi ro trong quá trình thực hiện các 
hoạt động không? 
 Các yếu tố cơ bản của sơ đồ dòng dữ liệu DFD: 
o Nguồn dữ liệu và điểm đến: là các đối tượng chuyển dữ liệu cho hệ thống xử 
lý hoặc nhận dữ liệu do hệ thống tạo ra. 
o Dòng dữ liệu: là sự vận động của dữ liệu vào hoặc ra một quá trình xử lý, một 
kho dữ liệu, một nguồn dữ liệu hoặc điểm đến. Dòng dữ liệu cho biết dữ liệu 
đã vận động như thế nào. Dòng dữ liệu bao gồm đường biểu diễn dòng, mũi tên 
chỉ hướng dịch chuyển của dữ liệu và tên của dòng. Các dòng dữ liệu khác 
nhau mang tên khác nhau. 
o Quá trình xử lý: là quá trình biến đổi dữ liệu. Từ dữ liệu đầu vào qua quá trình 
xứ lý được biến đổi thành thông tin đầu ra hoặc lưu trữ. 
o Lưu trữ dữ liệu: là kho dữ liệu các thông tin lưu trữ như các tập tài liệu, cặp 
hồ sơ, tệp thông tin trên đĩa Trong sơ đồ dòng dữ liệu có thể đặt kho dữ liệu 
ở nhiều chỗ nhằm giúp việc thể hiện các dòng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. 
Việc thâm nhập kho dữ liệu có thể phân làm 2 loại tùy theo mục đích hoặc là 
thâm nhập để cập nhật (lưu trữ dữ liệu) hoặc là thâm nhập để khai sử dụng dữ 
liệu. Khi khai thác sử dụng dữ liệu người ta dùng mũi tên hướng ra phía ngoài, 
khi lưu trữ cập nhật ta dùng mũi tên hướng vào phía trong. Cũng có một số 
trường hợp việc thâm nhập chứa 2 mục đích thì có thể dùng mũi tên 2 chiều. 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
18 TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 
 Các biểu tượng sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu DFD 
Biểu tượng Ý nghĩa của biểu tượng 
 Nguồn dữ liệu hoặc điểm đến 
 Dòng dữ liệu 
 Quá trình xử lý 
Lưu trữ dữ liệu 
 Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu DFD 
o Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát: là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội 
dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi 
ra (outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống. DFD tổng 
quát cho biết: 
 Hệ thống này là gì? 
 Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu? 
o Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết: chi tiết theo mức độ thấp hơn nhằm cung cấp thông 
tin cụ thể hơn cho người sử dụng. 
 Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu DFD 
o Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả 
o Bước 2: Lập bảng liệt kê các đối tượng và các hoạt động của từng đối tượng 
Xác định các đối tượng tham gia vào hoạt động trong đó: 
 Đối tượng bên trong là đối tượng tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ 
liệu trong hệ thống. 
 Đối tượng bên ngoài là đối tượng không tham gia thực hiện các hoạt động 
xử lý dữ liệu trong hệ thống. 
Xác định các hoạt động của từng đối tượng trong đó: 
 Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm lập chứng từ, nhập dữ liệu, sắp xếp, tính 
toán, tổng hợp, xác nhận, lưu trữ dữ liệu. 
 Hoạt động xử lý dữ liệu không bao gồm hoạt động chuyển nhận dữ liệu giữa 
các đối tượng, các hoạt động chức năng như nhập, xuất, mua, bán hàng hóa. 
Đối tượng Hoạt động 
o Bước 3: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu 
Đối với sơ đồ dòng dữ liệu khái quát: 
 Vẽ các hình chữ nhật (hình vuông) phản ảnh nguồn dữ liệu và đích đến. 
 Vẽ hình tròn phản ảnh quá trình xử lý dữ liệu. 
 Vẽ dòng dữ liệu nối các hình chữ nhật và hình tròn. Đặt tên cho các dòng 
dữ liệu. 
 Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu, nêu nội dung lưu trữ bên trong ký hiệu. 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 19 
Đối với sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết: 
 Vẽ các hình chữ nhật (hình vuông) phản ảnh nguồn dữ liệu và đích đến. 
 Vẽ hình tròn phản ảnh quá trình xử lý dữ liệu. Phân nhóm các hoạt động 
trên cơ sở: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng một nơi, cùng một thời điểm; 
Nhóm các hoạt động xảy ra khác nơi, cùng một thời điểm; Nhóm các hoạt 
động xảy ra có liên quan đến cùng một nội dung. 
 Vẽ dòng dữ liệu nối các hình chữ nhật và hình tròn. Đặt tên cho các dòng 
dữ liệu. 
 Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu, nêu nội dung lưu trữ bên trong ký hiệu. 
Đánh số các quá trình xử lý dữ liệu. 
o Bước 4: Kết thúc vẽ sơ đồ dòng dữ liệu 
Kiểm tra lại tính đầy đủ và chính xác của các đối tượng tham gia, dòng dữ liệu 
vào, dòng thông tin ra, quá trình xử lý, lưu trữ và đánh số các quá trình. 
Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu: 
 Hiểu rõ về hệ thống. Cần quan sát dòng thông tin và hỏi những người liên 
quan để có hiểu biết tường tận về hệ thống. 
 Bỏ qua các quy trình kiểm soát và hoạt động kiểm soát (ví dụ như sửa chữa 
sai sót). Chỉ một số quy trình có thể có những sai sót quan trọng mới nên 
đưa vào quy trình. 
 Xác định đúng giới hạn của hệ thống, nơi hệ thống bắt đầu và kết thúc. 
 Vẽ sơ đồ tổng quát trước, sơ đồ chi tiết sau. 
 Vẽ sơ đồ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. 
 Đặt tên các nguồn dữ liệu và điểm đến. Tránh sử dụng nhiều đường hoặc 
các đường cắt nhau. 
 Đặt tên cho các dòng dữ liệu, không đặt tên cho dòng vào/ra dữ liệu lưu trữ. 
 Một quá trình xử lý cần có ít nhất một dòng dữ liệu váo và một dòng dữ liệu ra. 
Tên của quá trình xử lý dữ liệu bao gồm động từ (update, prepare...). 
Ví dụ quy trình thanh toán tiền lương trong doanh nghiệp 
Bước 1, mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả: 
Hệ thống thông tin về tiền lương của một doanh nghiệp sẽ được tạo ra và cung cấp 
thông tin cho các đối tượng: người lao động, bộ phận chấm công, nhân sự, nhà 
quản lý, cơ quan thuế. 
Bước 2, lập bảng mô tả đối tượng và các hoạt động của đối tượng đó: 
Đối tượng Hoạt động 
Bộ phận sử dụng lao động Chấm công 
Bộ phận quản lý lao động Cập nhật dữ liệu thay đổi bảng lương 
Người lao động Nhận tiền và kiểm tra tiền lương được nhận 
Cơ quan thuế Thu thập thông tin thuế thu nhập cá nhân 
Nhà quản lý Thông tin bảng lương tổng hợp 
Bước 3, vẽ sơ đồ dòng dữ liệu ngữ cảnh: (chú ý chiều đi của các dòng dữ liệu: Đi 
vào đối với hoạt động lưu trữ, cập nhật, đi ra đối với hoạt động tiếp nhận thông tin). 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
20 TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 
Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết cấp 0 
Bước 4: Kết thúc, kiểm tra. 
Các bộ phận sử 
dụng lao động 
Người lao động Cơ quan Nhà nước Nhà quản lý 
3.0 Lập 
bảng lương
Dữ liệu 
chấm công 
Trả lương
Personel 
Changes 
Báo cáo Báo cáo nội bộ 
4.0 Lập báo 
cáo lương 
1.0 Xử lý 
chấm công 2.0 Cập nhật bảng 
lương 
Bộ phận nhân sự 
Tệp bảng lương 
Các bộ phận sử 
dụng lao động 
Bộ phận nhân sự 
Người lao động 
Cơ quan 
Nhà nước 
Nhà quản lý Hệ thống xử lý 
lương 
Dữ liệu 
chấm công 
Dữ liệu nhân 
Lương 
Các báo cáo 
Báo cáo 
nội bộ 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 21 
2.3. Lưu đồ (Flowchart) 
 Khái niệm: Lưu đồ là một hệ thống các biểu tượng hình vẽ được sắp xếp để mô tả 
quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) đồng thời mô tả 
các hoạt động chức năng như nhập, xuất, mua bán... gồm người thực hiện, các hoạt 
động, trình tự thực hiện) dòng đi của dữ liệu hay các bước xử lý của hệ thống. Lưu 
đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống. Lưu đồ là một 
trong những công cụ quan trọng để phát triển hệ thống thông tin kế toán. 
 Lưu đồ bao gồm: 
o Lưu đồ tài liệu (Document Flowcharts): Lưu đồ xử lý chứng từ được sử dụng 
để theo dõi quá trình lưu chuyển chứng từ trong một đơn vị, đó là mô tả quá 
trình từ lúc chứng từ được tạo lập bởi một cá nhân, phòng ban đến cuối quá 
trình sau khi chúng được xử lý. Lưu đồ tài liệu mô tả trình tự luân chuyển của 
chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu 
trữ trong xử lý thủ công hay bán thủ công. Cấu trúc của một sơ đồ xử lý 
chứng từ được bắt đầu từ việc xem xét các phòng ban hay các cá nhân cụ thể 
có liên quan đến từng quá trình cụ thể. 
o Lưu đồ hệ thống (System Flowchart): mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức 
xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính. Kết hợp lưu đồ 
tài liệu và lưu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động 
hữu hình và vô hình trong hệ thống. 
 Các biểu tượng sử dụng trong lưu đồ: 
o Nhóm biểu tượng đầu vào, đầu ra (Input/Output symbols): phản ảnh các thiết 
bị hoặc phương tiện cung cấp đầu vào hoặc các bản ghi chép đầu ra từ một quá 
trình xử lý cụ thể. 
Chứng từ đầu vào 1 liên hoặc nhiều liên bằng giấy 
Nhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay) 
 Sổ sách/Báo cáo đầu ra 
 Hiển thị trên màn hình 
o Nhóm biểu tượng xử lý (Processing symbols): phản ảnh loại thiết bị được sử 
dụng để xử lý dữ liệu hoặc xử lý thủ công. 
 Xử lý bằng máy tính 
 Xử lý thủ công 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
22 TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 
o Nhóm biểu tượng lưu trữ (Storage symbols): phản ảnh loại thiết bị được sử 
dụng để lưu trữ dữ liệu hoặc lưu trữ thủ công. 
Lưu trữ trong máy tính 
 Lưu trữ thủ công 
 N: Lưu trữ theo số thứ tự 
 A: Lưu trữ theo Alphabet 
 D: Lưu trữ theo ngày 
o Các biểu tượng khác: 
 Bắt đầu/Kết thúc 
 Điểm nối trong cùng 1 trang 
 Điểm nối sang trang sau 
 Phương pháp vẽ lưu đồ tài liệu 
o Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả. 
o Bước 2: Lập bảng liệt kê các đối tượng và các hoạt động của từng đối tượng. 
o Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột. 
 Mỗi đối tượng bên trong là một cột trong lưu đồ. 
 Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đối tượng bên trong hệ 
thống, hướng từ trái sang phải. 
o Bước 4: Mô tả các thành phần của từng cột. 
 Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng từ trên xuống dưới. 
 Xác định các thành phần theo thứ tự: Xác định các thành phần đi vào của hệ 
thống xử lý: các đối tượng bên ngoài, các chứng từ...; Xác định các hoạt động 
xử lý: thủ công hay bằng máy, diễn ra đồng thời hay không?; Xác định các 
thành phần đi ra của hệ thống xử lý: dòng thông tin mới tạo ra từ quá trình xử 
lý như các chứng từ, sổ, báo cáo được lập ra: Xác định phương thức lưu trữ: 
thủ công hay bằng máy. Sắp xếp theo thứ tự, theo ngày, theo abc. 
o Bước 5: Kết thúc vẽ lưu đồ. 
 Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin. 
 Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ 
nhiều các đường kẻ ngang/dọc. 
 Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử 
lý (nếu cần). 
 Kiểm tra lại tính đầy đủ và chính xác của các đối tượng tham gia, dòng dữ 
liệu vào, dòng thông tin ra, quá trình xử lý, lưu trữ. 
 Lưu đồ hệ thống (System Flowcharts) mô tả mối quan hệ giữa đầu vào, quá trình 
xử lý và đầu ra của một hệ thống thông tin kế toán. Lưu đồ hệ thống bắt đầu bằng 
việc nhận diện đầu vào của hệ thống. Mỗi đầu vào được theo sau bằng một quá 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 23 
trình xử lý như các bước thực hiện trên chứng từ. Mỗi quá trình xử lý được nối tiếp 
bằng các đầu ra – thông tin mới từ quá trình xử lý. Như vậy lưu đồ hệ thống có 
nguyên lý cơ bản Input – Process – Output như lưu đồ tài liệu. 
 Lưu đồ chương trình (Program Flowcharts) minh họa quá trình hoạt động logic 
được máy tính thực hiện. Lưu đồ chương trình cũng tuân thủ theo nguyên lý Input 
– Process – Output. 
 So sánh sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ 
o Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp: 
 Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự của chúng trong hoạt động 
của hệ thống. 
 Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập các hoạt động xử lý dự kiến. 
o Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp: 
 Nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng và xử lý theo các đối 
tượng, bộ phận liên quan. 
 Đánh giá khả năng kiểm soát của các quá trình kinh doanh. 
o Sự khác nhau giữa DFD và Flowcharts: 
Lưu đồ Sơ đồ dòng dữ liệu 
Nhấn mạnh khía cạnh vật lý của dữ liệu luân 
chuyển cũng như xử lý. 
Trình bày người tham gia trong quá trình 
luân chuyển và xử lý dữ liệu. 
Được dùng nhiều hơn khi mô tả hệ thống 
hiện hành. 
Sử dụng nhiều ký hiệu hơn. 
Nhấn mạnh sự luân chuyển logic của dữ liệu. 
Không trình bày phương tiện lưu trữ, xử lý, 
luân chuyển dữ liệu. 
Thường không trình bày người tham gia 
trong hệ thống. 
Được dùng nhiều hơn khi thiết kế hệ thống mới. 
Sử dụng ít ký hiệu hơn. 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
24 TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 
Tóm lược cuối bài 
 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán bao quát và giúp trả lời các câu hỏi: who, what, 
where, why, how về các bước công việc: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, thông tin 
đầu ra và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. Sử dụng các công cụ mô tả là cách tổ chức 
các hệ thống phức tạp thành đơn giản và dễ hiểu hơn với người sử dụng. Các công cụ phổ 
biến để mô tả hệ thống bao gồm các sơ đồ, lưu đồ, bảng biểu và các cách biểu diễn thông tin 
bằng đồ họa khác. 
 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin ké toán có vai trò: Mô tả hoàn chỉnh hệ thống thông tin 
kế toán, hướng dẫn sử dụng hệ thống, giúp đánh giá hệ thống hiện tại và thiết kế hệ thống 
mới phù hợp hơn và có khả năng hỗ trợ kiểm toán. 
 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán gồm: Văn bản (Text), Sơ đồ dòng dữ liệu (Data 
Flow Diagrams – DFD), Lưu đồ tài liệu (Document Flowcharts – DF), Lưu đồ hệ thống 
(System Flowcharts – SF). 
 Bài 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai2_v1.0015112224 25 
Câu hỏi ôn tập 
1. Cho biết ý nghĩa của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán. 
2. Cho biết các yếu tố cơ bản của một sơ đồ dòng dữ liệu. 
3. Trình bày các bước vẽ một sơ đồ dòng dữ liệu. 
4. So sánh sự khác nhau giữa sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ.